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Le système de facturation par abonnement d’AgencyHandy vous permet d’automatiser l’ensemble du flux de revenus récurrents. Lorsqu’un client s’abonne à un service, la plateforme crée un ID d’abonnement, génère des commandes et émet des factures automatiquement à chaque cycle de facturation — qu’il soit quotidien, hebdomadaire, mensuel ou annuel. Vous restez aux commandes : vous pouvez consulter les détails des abonnements, suivre l’historique des paiements, gérer les paiements échoués et annuler des abonnements lorsque c’est nécessaire, le tout depuis AgencyHandy.

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Comment fonctionne la facturation par abonnement

Le cycle de vie d’un abonnement dans AgencyHandy suit six étapes clés.
1

Créer un service par abonnement

Accédez à Services et cliquez sur Create New Service. Sélectionnez Subscription comme type de service.Définissez :
  • Billing Cycle — Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel ou Annuel
  • Renewal Behavior — Créer une nouvelle commande, Mettre à jour la commande existante, ou Conserver inchangé
  • Pricing & Payment Method — PayPal, Stripe ou Manuel
Cliquez sur Publish pour rendre le service disponible.
2

Le client achète l'abonnement

Le client sélectionne le service par abonnement, passe au paiement et choisit un mode de paiement.AgencyHandy effectue automatiquement les actions suivantes :
  • Crée un ID d’abonnement
  • Génère une commande
  • Émet une facture
Pour les paiements PayPal ou Stripe, la facture est marquée Paid instantanément. Pour le paiement manuel, la facture reste Open jusqu’à ce que l’agence confirme la réception.
3

Facturation récurrente automatisée

À chaque date de renouvellement, AgencyHandy traite le paiement automatiquement (pour PayPal/Stripe) et génère la facture suivante.Si le paiement réussit, la facture est marquée Paid. S’il échoue :
  • La facture reste Open
  • Le client reçoit une notification de paiement échoué
  • L’agence reçoit une alerte pour réessayer ou demander des informations de paiement mises à jour
4

Gérer les abonnements actifs

Accédez à Subscription Management dans la barre latérale gauche pour afficher tous les abonnements actifs et inactifs. Sélectionnez un abonnement pour voir tous ses détails.
5

Gérer les annulations

Lorsque vous annulez un abonnement, vous pouvez choisir de :
  • Annuler complètement — arrêter toute facturation et commande futures
  • Conserver la dernière commande active en cours — laisser le client continuer à recevoir le service jusqu’à l’échéance de la période en cours
Pour supprimer entièrement un service, tous les abonnements actifs sur ce service doivent d’abord être annulés.
6

Notifications

Le système envoie automatiquement :
  • Des rappels de renouvellement avant la prochaine date de facturation
  • Des confirmations de paiement après les prélèvements réussis
  • Des alertes de paiement échoué au client et aux administrateurs de l’agence

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Page de détails de l’abonnement

La page de détails de l’abonnement vous donne une vue complète de tout abonnement individuel — du service et du forfait jusqu’à chaque facture et chaque entrée du journal d’événements.

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Comment y accéder

  1. Accédez à Subscriptions dans la barre latérale gauche
  2. Cliquez sur n’importe quel abonnement de la liste pour ouvrir sa page de détails

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Ce que vous pouvez voir

  • Nom du service et nom du forfait
  • Nom du client
  • Cycle de facturation (par exemple, Mensuel, Annuel)
  • Date de lancement et date de fin
  • Statut de l’abonnement (Actif ou Inactif)
Un même abonnement peut avoir plusieurs commandes et factures liées. Les factures rattachées aux abonnements se mettent à jour dynamiquement lorsque les paiements sont reçus.

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Changer de plan

Utilisez Change plan pour passer un abonnement actif à un autre forfait, une autre quantité ou un autre prix. Les changements de plan ne sont disponibles que pour les abonnements Stripe.
1

Ouvrez la boîte de dialogue

Ouvrez la page de détails de l’abonnement et cliquez sur Change plan.
2

Choisissez le nouveau forfait

Sous New package, sélectionnez un forfait et définissez la Quantity. Les forfaits sont regroupés par service, et le forfait actuel est marqué (current).
3

Choisissez quand le changement s'applique

Sous When should it take effect?, choisissez :
  • Immediately — une montée en gamme facture immédiatement la différence au prorata pour le reste du cycle en cours. Une baisse de gamme ne facture rien et n’émet aucun avoir.
  • At the next renewal — rien n’est facturé maintenant. Le nouveau prix s’applique à partir de la prochaine date de facturation.
Si le forfait comporte un nombre fixe de cycles, choisissez aussi comment la Remaining term est comptée.
4

Vérifiez le récapitulatif et appliquez

Consultez le Summary, puis cliquez sur Change plan now ou Schedule change.
Un changement planifié s’affiche sous forme d’avis en haut de la boîte de dialogue, avec le nouveau forfait, la date, ainsi que le service et le prix personnalisé lorsqu’ils changent. Pour l’annuler avant le renouvellement, cliquez sur Cancel change.

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Passer à un autre service

Vous pouvez transférer un abonnement vers un forfait d’un autre service du même espace de travail. Le forfait de l’autre service doit utiliser la même devise et le même cycle de facturation que l’abonnement actuel. Les forfaits qui ne correspondent pas sont affichés mais ne peuvent pas être sélectionnés. Lorsque vous choisissez un forfait d’un autre service, la boîte de dialogue affiche Cet abonnement passera à suivi du nom du service. Boîte de dialogue Change plan avec les forfaits regroupés par service Après le changement :
  • L’abonnement et ses futures commandes appartiennent au nouveau service.
  • Les tâches existantes restent inchangées. Les tâches par défaut du nouveau service ne sont pas ajoutées.

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Définir un prix personnalisé

Cochez Prix personnalisé pour facturer votre propre prix unitaire au lieu du prix du forfait. Vous pouvez saisir jusqu’à 2 décimales, ou des nombres entiers pour les devises sans décimales comme le JPY. Champ de prix personnalisé dans la boîte de dialogue Change plan Stripe facture le prix personnalisé. Les renouvellements suivants le conservent jusqu’à ce que vous changiez à nouveau de plan sans prix personnalisé. Le Summary affiche le Prix personnalisé par unité et le Service. Récapitulatif du changement de plan avec le prix personnalisé et le nouveau service

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Limites

  • Les changements de plan ne fonctionnent qu’avec les abonnements Stripe.
  • Le changement de cycle de facturation n’est pas pris en charge. Par exemple, vous ne pouvez pas passer d’un abonnement mensuel à un forfait annuel.
  • Un abonnement ne contient qu’un seul forfait. Pour facturer plusieurs éléments sur un même abonnement, utilisez les add-ons de service.

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Prise en charge de Wise pour les factures d’abonnement manuelles

Si vous encaissez des paiements internationaux, vous pouvez intégrer un lien de paiement Wise directement dans les factures d’abonnement. Cela offre aux clients un moyen pratique de payer sans avoir à configurer manuellement un virement bancaire.

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Prérequis

  • Un compte AgencyHandy actif
  • Un compte Wise actif avec un lien de paiement valide généré

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Étapes pour ajouter un lien Wise à une facture

1

Ouvrir la section Invoice

Cliquez sur Invoices dans la barre latérale gauche, puis sur + Create Invoice.
2

Sélectionner le client et la commande

Choisissez le client dans la liste déroulante. Tous les ID de commande associés apparaîtront. Sélectionnez l’ID de commande pertinent et saisissez le montant et tous les éléments facturés.
3

Appliquer les remises et les taxes

Ajoutez tout pourcentage de remise applicable, montant de remise, montant payé, montant dû et détails de TVA/taxe. Incluez l’adresse de facturation et les notes selon les besoins.
4

Ajouter le lien de paiement Wise

Dans la section Payment Method, sélectionnez Wise comme option de paiement. Collez votre lien de paiement Wise dans le champ prévu à cet effet.
5

Enregistrer la facture

Cliquez sur Save pour finaliser la facture. Le lien de paiement Wise apparaîtra dans la facture afin que le client puisse payer directement.
Vérifiez toujours votre lien de paiement Wise et les totaux de la facture avant d’enregistrer. Assurez-vous que les détails de la commande, les remises et les informations fiscales sont exacts pour éviter les erreurs de facturation.

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Remarques importantes sur la facturation par abonnement

Seuls les Super Admins et les Admins peuvent annuler des abonnements. Les clients ne peuvent pas annuler leurs propres abonnements — ils doivent demander l’annulation auprès de l’agence.
Une fois un abonnement créé, son ID d’abonnement ne peut pas être modifié. Cela garantit un suivi cohérent tout au long de la durée de vie de l’abonnement.
Lorsqu’un paiement échoue, la facture reste Open et une nouvelle commande est créée pour la période échouée. Le statut de l’abonnement reste Actif jusqu’à ce qu’un administrateur réessaie manuellement le paiement ou annule l’abonnement.
Si un client paie en dehors de Stripe ou PayPal (par exemple, par virement bancaire), l’administrateur doit marquer manuellement la facture comme Paid dans AgencyHandy. Le système ne le fait pas automatiquement pour les paiements manuels.
Si un client démarre un paiement d’abonnement mais ne le finalise pas, il reste dans le système en tant que Lead jusqu’à ce qu’il s’abonne avec succès.
Les dates d’échéance des factures d’abonnement sont définies automatiquement en fonction du cycle de facturation que vous avez configuré (par exemple, les factures mensuelles sont dues un mois après la date de lancement).