Vous devez être Super Admin, Admin ou PM pour créer des factures. Au moins un client doit exister dans votre espace de travail avant de pouvoir générer une facture.
Paramètres du préfixe de facture
Avant de commencer à créer des factures, envisagez de configurer votre préfixe de facture. Le préfixe apparaît avant chaque numéro de facture et aide à identifier les factures comme appartenant à votre agence.1
Ouvrir les paramètres de facture
Dans le tableau de bord des factures, cliquez sur le bouton Settings dans le coin supérieur droit.
2
Définir votre préfixe
Accédez au champ Invoice Prefix et saisissez le préfixe souhaité (par exemple,
INV- ou les initiales de votre agence).3
Enregistrer
Cliquez sur Save pour appliquer le préfixe à toutes les factures futures.
Créer une facture
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Ouvrir le tableau de bord des factures
Cliquez sur Invoices dans la barre latérale gauche pour ouvrir le tableau de bord des factures.
2
Démarrer une nouvelle facture
Cliquez sur + Create Invoice. Le formulaire de création de facture s’ouvrira.
3
Sélectionner le client
Choisissez le nom du client dans la liste déroulante. C’est un champ obligatoire. Tous les ID de commande associés à ce client se rempliront automatiquement dans le champ suivant.Pour créer une facture directe (non liée à une commande), vous pouvez laisser le champ ID de commande vide ou sélectionner Independent Email pour facturer n’importe quelle adresse e-mail en dehors de votre liste de clients.
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Sélectionner l'ID de commande
Sélectionnez l’ID de commande spécifique que vous facturez. Cela relie la facture à la commande correcte dans le système. Pour les factures directes, ignorez ce champ.
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Saisir l'adresse de facturation
Renseignez l’Bill Payment Address :
- Pays, État/Région et Ville
- Code postal
- Adresse (le cas échéant)
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Définir les détails de la commande et financiers
Sous Order Details, saisissez les éléments suivants :
Pour les factures directes, cliquez sur Add Item pour ajouter manuellement des lignes. Saisissez le nom de l’article, la quantité et le prix. Vous pouvez ajouter plusieurs articles. Utilisez + Tax Rates pour appliquer ou créer des taux de taxe (incluse ou exclue).
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Ajouter une note (facultatif)
Dans le champ Note, ajoutez tout contexte supplémentaire pour le client — par exemple, des instructions de paiement, des références de projet ou un message personnel.
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Examiner le panneau de détails
Le panneau Details sur la droite vous donne un résumé en direct de :
- Le statut de la facture (Draft par défaut)
- Le nom du client, le nom de l’entreprise et l’adresse
- L’adresse de facturation
- Le nom du service et l’ID de commande
- La date de création et la date d’échéance
- Le montant total
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Envoyer au client ou enregistrer en brouillon
- Cliquez sur Send to Client pour envoyer la facture par e-mail immédiatement. Le statut passe automatiquement de Draft à Open.
- Cliquez sur Save as Draft si vous souhaitez la finaliser plus tard.
Le logo et l’adresse de l’agence sont ajoutés à la facture automatiquement par le système — vous n’avez pas besoin de les saisir manuellement sur chaque facture.
Transitions de statut des factures
Une fois une facture créée, elle suit un flux de statuts défini. Seule l’agence peut faire passer une facture d’un statut à un autre.Modifier une facture
Vous ne pouvez modifier une facture que tant qu’elle est au statut Draft.1
Ouvrir la facture
Dans le tableau de bord des factures, trouvez la facture en brouillon que vous souhaitez modifier. Cliquez dessus ou cochez la case située à côté.
2
Cliquer sur Edit
Sélectionnez l’option Edit dans le menu d’actions. Le formulaire de facture s’ouvrira avec tous les détails existants pré-remplis.
3
Apporter vos modifications
Mettez à jour n’importe quel champ — détails de facturation, descriptions de service, quantités, montants ou conditions de paiement.
4
Enregistrer
Cliquez sur Save pour appliquer vos modifications.
Envoyer une facture à un client
Si vous avez enregistré la facture en brouillon et souhaitez l’envoyer plus tard :1
Trouver la facture
Dans le tableau de bord des factures, repérez la facture en brouillon que vous souhaitez envoyer.
2
Cliquer sur Send Invoice
Ouvrez la facture et cliquez sur le bouton Send Invoice. AgencyHandy délivre la facture à l’adresse e-mail enregistrée du client.
3
Confirmer l'envoi
Recherchez le message de confirmation pour vérifier que la facture a bien été envoyée. Le statut de la facture passe à Open.
Si une facture est au statut Draft et que vous mettez à jour le nom du service, le nouveau nom sera reflété dans la facture. Une fois que le statut passe à Open, Paid, Uncollectable ou Void, le nom du service sur la facture est verrouillé et ne sera pas mis à jour.
Télécharger et imprimer une facture
L’agence et le client peuvent tous deux télécharger une facture à tout moment.1
Ouvrir la facture
Accédez au tableau de bord des factures et sélectionnez la facture que vous souhaitez télécharger.
2
Accéder au téléchargement/impression
Cliquez sur l’option Download ou Print dans le menu d’actions de la facture.
3
Choisir votre format
Sélectionnez PDF pour le téléchargement ou choisissez les paramètres de votre imprimante pour une copie physique.
4
Enregistrer ou imprimer
Enregistrez le fichier sur votre appareil ou envoyez-le à l’imprimante. Après l’impression, archivez la facture ou partagez-la avec les parties prenantes selon les besoins.
Configurer des rappels sur les factures
La fonctionnalité de rappel de facture vous permet de notifier automatiquement les clients au sujet des factures à venir, dues ou en retard afin d’être payé à temps sans relance manuelle.Les rappels ne fonctionnent que sur les factures qui ont un statut Open et une date d’échéance définie.
1
Ouvrir les paramètres de facture
Cliquez sur le bouton Settings en haut à droite du tableau de bord des factures.
2
Accéder aux paramètres de rappel
Faites défiler jusqu’au bas de la section Template dans le panneau de gauche, puis cliquez sur Edit pour ouvrir la fenêtre de configuration des rappels.
3
Choisir un type de rappel
Sélectionnez l’une des options suivantes :
- Sequenced Reminder — crée une série de rappels à des intervalles que vous définissez
- Don’t Send Reminder — désactive les rappels pour les factures sélectionnées
4
Configurer les détails du rappel
Pour chaque rappel de la séquence :
- Choisissez le modèle de rappel (par exemple, « Upcoming Invoice Payment Reminder »)
- Définissez la date de rappel — par exemple, 3 jours avant ou après la date d’échéance
- Précisez s’il se déclenche avant ou après la date d’échéance
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Ajouter d'autres rappels si nécessaire
Cliquez sur + Add Another Reminder pour construire une séquence de rappels complète. Cliquez sur le bouton Delete à côté de n’importe quel rappel pour le supprimer.
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Appliquer aux factures actives (facultatif)
Cochez la case pour appliquer ces paramètres de rappel aux factures actuellement actives si vous souhaitez que la nouvelle configuration couvre les factures déjà au statut Open.
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Enregistrer
Cliquez sur Update pour enregistrer et activer le calendrier de rappels.
Factures directes (sans ID de commande)
Lorsque vous devez facturer rapidement un client sans créer d’abord une commande, utilisez le flux de travail des factures directes.1
Démarrer une nouvelle facture
Accédez à Invoices → Create Invoice.
2
Choisir le type de destinataire
Sélectionnez Individual ou Company comme type de destinataire.
3
Sélectionner ou saisir le destinataire
- Choisissez un client existant dans la liste déroulante, ou
- Sélectionnez Independent Email pour saisir n’importe quelle adresse e-mail — même une qui n’est pas enregistrée comme client
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Laisser l'ID de commande vide
Ignorez le champ ID de commande. AgencyHandy crée une facture autonome non liée à une commande.
5
Ajouter des articles, des taxes et des remises
Cliquez sur Add Item pour ajouter des lignes avec des noms, des quantités et des prix. Appliquez des taux de taxe et des remises selon les besoins. Le total se met à jour automatiquement.
6
Définir l'adresse de facturation et les notes
Saisissez l’adresse de facturation et ajoutez d’éventuelles notes pour le client.
7
Envoyer ou enregistrer
Cliquez sur Send Invoice pour la délivrer immédiatement, ou sur Save as Draft pour l’examiner d’abord.