Hopp til hovedinnhold
Å opprette en faktura i AgencyHandy er en enkel prosess som knytter faktureringen din direkte til klienter og bestillinger. Du fyller inn klienten, kobler bestillingen, angir beløp, legger til eventuelle merknader og sender — alt fra ett enkelt skjema. Når den er sendt, kan du spore betalingsstatus, sette opp automatiserte påminnelser og laste ned fakturaen som PDF når som helst.
Du må være Super Admin, Admin eller PM for å opprette fakturaer. Minst én klient må eksistere i arbeidsområdet ditt før du kan generere en faktura.

​
Innstillinger for fakturaprefix

Før du begynner å opprette fakturaer, bør du vurdere å konfigurere fakturaprefixet ditt. Prefixet vises foran hvert fakturanummer og hjelper med å identifisere fakturaer som tilhørende byrået ditt.
1

Åpne fakturainnstillinger

Klikk på Innstillinger-knappen øverst til høyre i faktura-dashboardet.
2

Angi prefixet ditt

Naviger til feltet Fakturaprefix og skriv inn ønsket prefix (for eksempel FAKT- eller initialene til byrået ditt).
3

Lagre

Klikk på Lagre for å anvende prefixet på alle fremtidige fakturaer.

​
Opprette en faktura

1

Åpne faktura-dashboardet

Klikk på Fakturaer i venstre sidefelt for å åpne faktura-dashboardet.
2

Start en ny faktura

Klikk på + Opprett faktura. Fakturaopprettingsskjemaet åpnes.
3

Velg klienten

Velg klientens navn fra rullegardinlisten. Dette er et obligatorisk felt. Alle bestillings-IDer knyttet til denne klienten vil automatisk vises i neste felt.For å opprette en Direkte faktura (ikke knyttet til en bestilling), kan du la bestillings-ID-feltet stå tomt eller velge Uavhengig e-post for å fakturere en e-postadresse utenfor klientlisten din.
4

Velg bestillings-ID

Velg den spesifikke bestillings-IDen du fakturerer for. Dette kobler fakturaen til den riktige bestillingen i systemet. For direkte fakturaer, hopp over dette feltet.
5

Fyll inn faktureringsadressen

Fyll ut Faktureringsadresse:
  • Land, delstat og by
  • Postnummer
  • Gateadresse (om aktuelt)
Denne adressen vises på den utskrevne fakturaen for samsvar og klarhet.
6

Angi bestillings- og finansdetaljer

Under Bestillingsdetaljer, fyll inn følgende:
FeltBeskrivelse
ValutaValutaen du ønsker å bli betalt i
Bestillings-ID – BeløpDen monetære verdien knyttet til bestillingen
Rabatt (%) og RabattbeløpBruk eventuelle gjeldende rabatter
Betalt beløpBeløp klienten allerede har betalt
Skyldig beløpGjenværende utestående saldo
TotalbeløpDet totale betalbare beløpet for bestillingen
For Direkte fakturaer, klikk på Legg til post for å legge til linjepost manuelt. Fyll inn postens navn, antall og pris. Du kan legge til flere poster. Bruk + Skattesatser for å bruke eller opprette skattesatser (inklusiv eller eksklusiv).
7

Legg til en merknad (valgfritt)

I Merknad-feltet, legg til eventuell tilleggskontekst for klienten — for eksempel betalingsinstruksjoner, prosjektreferanser eller en personlig melding.
8

Gjennomgå detaljer-panelet

Det høyre Detaljer-panelet gir deg et live sammendrag av:
  • Fakturastatus (Utkast som standard)
  • Klientnavn, firmanavn og adresse
  • Faktureringsadresse
  • Tjenestenavn og bestillings-ID
  • Opprettet dato og forfallsdato
  • Totalbeløp
Gjennomgå alt nøye før du fortsetter.
9

Send til klient eller lagre som utkast

  • Klikk på Send til klient for å sende fakturaen umiddelbart per e-post. Statusen endres automatisk fra Utkast til Åpen.
  • Klikk på Lagre som utkast hvis du vil ferdigstille den senere.
Byråets logo og adresse legges automatisk til fakturaen av systemet — du trenger ikke å fylle dem inn manuelt på hver faktura.

​
Fakturastatusoverganger

Når en faktura er opprettet, følger den en definert statusflyt. Kun byrået kan flytte en faktura mellom statuser. 
Utkast → Åpen (når sendt til klient)
Åpen  → Betalt           (betaling mottatt)
Åpen  → Annullert        (faktura kansellert)
Åpen  → Uinnkrevbar      (gjeld avskrevet)
Fakturaer kan kun redigeres mens de har statusen Utkast. Når en faktura flyttes til Åpen, kan du ikke redigere den. Hvis du trenger å gjøre endringer, annuller fakturaen og opprett en ny.

​
Redigere en faktura

Du kan kun redigere en faktura mens den har statusen Utkast.
1

Åpne fakturaen

I faktura-dashboardet, finn utkastfakturaen du vil redigere. Klikk på den eller huk av i avkrysningsboksen ved siden av den.
2

Klikk Rediger

Velg Rediger-alternativet fra handlingsmenyen. Fakturaskjemaet åpnes med alle eksisterende detaljer forhåndsutfylt.
3

Gjør endringene dine

Oppdater alle felt — faktureringsdetaljer, tjenestebeskrivelser, antall, beløp eller betalingsbetingelser.
4

Lagre

Klikk på Lagre for å anvende endringene.

​
Sende en faktura til en klient

Hvis du lagret fakturaen som et utkast og vil sende den senere:
1

Finn fakturaen

I faktura-dashboardet, finn utkastfakturaen du vil sende.
2

Klikk Send faktura

Åpne fakturaen og klikk på knappen Send faktura. AgencyHandy leverer fakturaen til klientens e-postadresse som er registrert.
3

Bekreft levering

Se etter bekreftelsesmeldingen for å verifisere at fakturaen ble sendt. Fakturastatusen oppdateres til Åpen.
Hvis en faktura har statusen Utkast og du oppdaterer tjenestenavnet, vil det nye navnet gjenspeiles i fakturaen. Når statusen endres til Åpen, Betalt, Uinnkrevbar eller Annullert, låses tjenestenavnet på fakturaen og vil ikke oppdateres.

​
Laste ned og skrive ut en faktura

Både byrået og klienten kan laste ned en faktura når som helst.
1

Åpne fakturaen

Gå til faktura-dashboardet og velg fakturaen du vil laste ned.
2

Gå til last ned/skriv ut

Klikk på Last ned eller Skriv ut-alternativet fra fakturahandlingsmenyen.
3

Velg formatet ditt

Velg PDF for nedlasting eller velg skriverinnstillingene dine for en fysisk kopi.
4

Lagre eller skriv ut

Lagre filen til enheten din eller send den til skriveren. Etter utskrift, arkiver fakturaen eller del den med interessenter etter behov.

​
Sette påminnelser på fakturaer

Fakturapåminnelsesfunksjonen lar deg automatisk varsle klienter om kommende, forfalne eller forfalte fakturaer slik at du får betalt til rett tid uten manuell oppfølging.
Påminnelser fungerer kun på fakturaer med statusen Åpen og en angitt forfallsdato.
1

Åpne fakturainnstillinger

Klikk på Innstillinger-knappen øverst til høyre i faktura-dashboardet.
2

Naviger til påminnelsesinnstillinger

Bla ned til bunnen av Mal-seksjonen i venstre panel, og klikk deretter på Rediger for å åpne konfigurasjonsdialogen for påminnelser.
3

Velg en påminnelsestype

Velg ett av følgende:
  • Sekvensert påminnelse — oppretter en serie påminnelser med intervaller du definerer
  • Ikke send påminnelse — deaktiverer påminnelser for de valgte fakturaene
4

Konfigurer påminnelsesdetaljer

For hver påminnelse i sekvensen:
  • Velg påminnelsesmalen (for eksempel “Kommende betalingspåminnelse for faktura”)
  • Angi påminnelsesdatoen — for eksempel 3 dager før eller etter forfallsdatoen
  • Angi om den utløses før eller etter forfallsdatoen
5

Legg til flere påminnelser om nødvendig

Klikk på + Legg til ny påminnelse for å bygge en fullstendig påminnelsessekvens. Klikk på Slett-knappen ved siden av en påminnelse for å fjerne den.
6

Bruk på aktive fakturaer (valgfritt)

Huk av i avkrysningsboksen for å bruke disse påminnelsesinnstillingene på aktive fakturaer hvis du vil at den nye konfigurasjonen skal gjelde fakturaer som allerede har statusen Åpen.
7

Lagre

Klikk på Oppdater for å lagre og aktivere påminnelsesplanen.

​
Direkte fakturaer (uten bestillings-ID)

Når du raskt trenger å fakturere en klient uten å opprette en bestilling først, bruk arbeidsflyten for direkte faktura.
1

Start en ny faktura

Gå til Fakturaer → Opprett faktura.
2

Velg mottakertype

Velg Individuell eller Bedrift som mottakertype.
3

Velg eller skriv inn mottakeren

  • Velg en eksisterende klient fra rullegardinmenyen, eller
  • Velg Uavhengig e-post for å skrive inn en hvilken som helst e-postadresse — selv en som ikke er registrert som klient
4

La bestillings-ID-feltet stå tomt

Hopp over bestillings-ID-feltet. AgencyHandy oppretter en frittstående faktura som ikke er knyttet til noen bestilling.
5

Legg til poster, skatter og rabatter

Klikk på Legg til post for å legge til linjepost med navn, antall og priser. Bruk skattesatser og rabatter etter behov. Totalen oppdateres automatisk.
6

Angi faktureringsadresse og merknader

Fyll inn faktureringsadressen og legg til eventuelle merknader for klienten.
7

Send eller lagre

Klikk på Send faktura for å levere den umiddelbart, eller Lagre som utkast for å gjennomgå den først.
Direkte fakturaer er perfekt for hasteforespørsler, konsulentkall eller arbeid du trenger å fakturere utenfor den normale bestillingsarbeidsflyten. Betalingssporing for frittstående fakturaer må administreres manuelt.