Du må være Super Admin, Admin eller PM for å opprette fakturaer. Minst én klient må eksistere i arbeidsområdet ditt før du kan generere en faktura.
Innstillinger for fakturaprefix
Før du begynner å opprette fakturaer, bør du vurdere å konfigurere fakturaprefixet ditt. Prefixet vises foran hvert fakturanummer og hjelper med å identifisere fakturaer som tilhørende byrået ditt.1
Åpne fakturainnstillinger
Klikk på Innstillinger-knappen øverst til høyre i faktura-dashboardet.
2
Angi prefixet ditt
Naviger til feltet Fakturaprefix og skriv inn ønsket prefix (for eksempel
FAKT- eller initialene til byrået ditt).3
Lagre
Klikk på Lagre for å anvende prefixet på alle fremtidige fakturaer.
Opprette en faktura
1
Åpne faktura-dashboardet
Klikk på Fakturaer i venstre sidefelt for å åpne faktura-dashboardet.
2
Start en ny faktura
Klikk på + Opprett faktura. Fakturaopprettingsskjemaet åpnes.
3
Velg klienten
Velg klientens navn fra rullegardinlisten. Dette er et obligatorisk felt. Alle bestillings-IDer knyttet til denne klienten vil automatisk vises i neste felt.For å opprette en Direkte faktura (ikke knyttet til en bestilling), kan du la bestillings-ID-feltet stå tomt eller velge Uavhengig e-post for å fakturere en e-postadresse utenfor klientlisten din.
4
Velg bestillings-ID
Velg den spesifikke bestillings-IDen du fakturerer for. Dette kobler fakturaen til den riktige bestillingen i systemet. For direkte fakturaer, hopp over dette feltet.
5
Fyll inn faktureringsadressen
Fyll ut Faktureringsadresse:
- Land, delstat og by
- Postnummer
- Gateadresse (om aktuelt)
6
Angi bestillings- og finansdetaljer
Under Bestillingsdetaljer, fyll inn følgende:
For Direkte fakturaer, klikk på Legg til post for å legge til linjepost manuelt. Fyll inn postens navn, antall og pris. Du kan legge til flere poster. Bruk + Skattesatser for å bruke eller opprette skattesatser (inklusiv eller eksklusiv).
7
Legg til en merknad (valgfritt)
I Merknad-feltet, legg til eventuell tilleggskontekst for klienten — for eksempel betalingsinstruksjoner, prosjektreferanser eller en personlig melding.
8
Gjennomgå detaljer-panelet
Det høyre Detaljer-panelet gir deg et live sammendrag av:
- Fakturastatus (Utkast som standard)
- Klientnavn, firmanavn og adresse
- Faktureringsadresse
- Tjenestenavn og bestillings-ID
- Opprettet dato og forfallsdato
- Totalbeløp
9
Send til klient eller lagre som utkast
- Klikk på Send til klient for å sende fakturaen umiddelbart per e-post. Statusen endres automatisk fra Utkast til Åpen.
- Klikk på Lagre som utkast hvis du vil ferdigstille den senere.
Byråets logo og adresse legges automatisk til fakturaen av systemet — du trenger ikke å fylle dem inn manuelt på hver faktura.
Fakturastatusoverganger
Når en faktura er opprettet, følger den en definert statusflyt. Kun byrået kan flytte en faktura mellom statuser.Redigere en faktura
Du kan kun redigere en faktura mens den har statusen Utkast.1
Åpne fakturaen
I faktura-dashboardet, finn utkastfakturaen du vil redigere. Klikk på den eller huk av i avkrysningsboksen ved siden av den.
2
Klikk Rediger
Velg Rediger-alternativet fra handlingsmenyen. Fakturaskjemaet åpnes med alle eksisterende detaljer forhåndsutfylt.
3
Gjør endringene dine
Oppdater alle felt — faktureringsdetaljer, tjenestebeskrivelser, antall, beløp eller betalingsbetingelser.
4
Lagre
Klikk på Lagre for å anvende endringene.
Sende en faktura til en klient
Hvis du lagret fakturaen som et utkast og vil sende den senere:1
Finn fakturaen
I faktura-dashboardet, finn utkastfakturaen du vil sende.
2
Klikk Send faktura
Åpne fakturaen og klikk på knappen Send faktura. AgencyHandy leverer fakturaen til klientens e-postadresse som er registrert.
3
Bekreft levering
Se etter bekreftelsesmeldingen for å verifisere at fakturaen ble sendt. Fakturastatusen oppdateres til Åpen.
Hvis en faktura har statusen Utkast og du oppdaterer tjenestenavnet, vil det nye navnet gjenspeiles i fakturaen. Når statusen endres til Åpen, Betalt, Uinnkrevbar eller Annullert, låses tjenestenavnet på fakturaen og vil ikke oppdateres.
Laste ned og skrive ut en faktura
Både byrået og klienten kan laste ned en faktura når som helst.1
Åpne fakturaen
Gå til faktura-dashboardet og velg fakturaen du vil laste ned.
2
Gå til last ned/skriv ut
Klikk på Last ned eller Skriv ut-alternativet fra fakturahandlingsmenyen.
3
Velg formatet ditt
Velg PDF for nedlasting eller velg skriverinnstillingene dine for en fysisk kopi.
4
Lagre eller skriv ut
Lagre filen til enheten din eller send den til skriveren. Etter utskrift, arkiver fakturaen eller del den med interessenter etter behov.
Sette påminnelser på fakturaer
Fakturapåminnelsesfunksjonen lar deg automatisk varsle klienter om kommende, forfalne eller forfalte fakturaer slik at du får betalt til rett tid uten manuell oppfølging.Påminnelser fungerer kun på fakturaer med statusen Åpen og en angitt forfallsdato.
1
Åpne fakturainnstillinger
Klikk på Innstillinger-knappen øverst til høyre i faktura-dashboardet.
2
Naviger til påminnelsesinnstillinger
Bla ned til bunnen av Mal-seksjonen i venstre panel, og klikk deretter på Rediger for å åpne konfigurasjonsdialogen for påminnelser.
3
Velg en påminnelsestype
Velg ett av følgende:
- Sekvensert påminnelse — oppretter en serie påminnelser med intervaller du definerer
- Ikke send påminnelse — deaktiverer påminnelser for de valgte fakturaene
4
Konfigurer påminnelsesdetaljer
For hver påminnelse i sekvensen:
- Velg påminnelsesmalen (for eksempel “Kommende betalingspåminnelse for faktura”)
- Angi påminnelsesdatoen — for eksempel 3 dager før eller etter forfallsdatoen
- Angi om den utløses før eller etter forfallsdatoen
5
Legg til flere påminnelser om nødvendig
Klikk på + Legg til ny påminnelse for å bygge en fullstendig påminnelsessekvens. Klikk på Slett-knappen ved siden av en påminnelse for å fjerne den.
6
Bruk på aktive fakturaer (valgfritt)
Huk av i avkrysningsboksen for å bruke disse påminnelsesinnstillingene på aktive fakturaer hvis du vil at den nye konfigurasjonen skal gjelde fakturaer som allerede har statusen Åpen.
7
Lagre
Klikk på Oppdater for å lagre og aktivere påminnelsesplanen.
Direkte fakturaer (uten bestillings-ID)
Når du raskt trenger å fakturere en klient uten å opprette en bestilling først, bruk arbeidsflyten for direkte faktura.1
Start en ny faktura
Gå til Fakturaer → Opprett faktura.
2
Velg mottakertype
Velg Individuell eller Bedrift som mottakertype.
3
Velg eller skriv inn mottakeren
- Velg en eksisterende klient fra rullegardinmenyen, eller
- Velg Uavhengig e-post for å skrive inn en hvilken som helst e-postadresse — selv en som ikke er registrert som klient
4
La bestillings-ID-feltet stå tomt
Hopp over bestillings-ID-feltet. AgencyHandy oppretter en frittstående faktura som ikke er knyttet til noen bestilling.
5
Legg til poster, skatter og rabatter
Klikk på Legg til post for å legge til linjepost med navn, antall og priser. Bruk skattesatser og rabatter etter behov. Totalen oppdateres automatisk.
6
Angi faktureringsadresse og merknader
Fyll inn faktureringsadressen og legg til eventuelle merknader for klienten.
7
Send eller lagre
Klikk på Send faktura for å levere den umiddelbart, eller Lagre som utkast for å gjennomgå den først.