Rollekrav
| Handling | Hvem kan gjøre det |
|---|---|
| Opprette oppgaver | Super Admin, Admin, Prosjektleder |
| Redigere oppgaver | Super Admin, Admin, Prosjektleder |
| Slette oppgaver | Super Admin, Admin, Prosjektleder |
| Se oppgaver til gjennomgang / ferdig | Super Admin, Admin, PM, Klient |
| Sende og svare på tilbakemelding | Super Admin, Admin, PM |
| Logge tid på oppgaver | Alle tildelte brukere (Super Admins og Admins kan logge på vegne av andre) |
| Be om en oppgave (klient) | Klient |
| Godkjenne / avvise forespurte oppgaver | Super Admin, Admin |
Ansatte som er tildelt en bestilling kan se oppgaver som har statusen Til gjennomgang eller Ferdig. Oppgaver med statusen Pågående er ikke synlige for ansatte.
Opprett en oppgave
Åpne bestillingen
Naviger til Bestillinger i venstre sidefelt og klikk på bestillingen der du vil legge til en oppgave.
Legg til en ny oppgave
Inne i bestillingen, bla ned til Oppgaver-seksjonen og klikk på + Legg til ny oppgave. Et oppgaveopprettingsskjema vil vises.
Fyll inn oppgavedetaljene
Fyll ut de tilgjengelige feltene:
| Felt | Merknader |
|---|---|
| Oppgavenavn | En tydelig, kortfattet tittel for arbeidsposten |
| Beskrivelse | Detaljert kontekst, krav eller instruksjoner |
| Ansvarlig | Teammedlemmet som er ansvarlig for å fullføre oppgaven |
| Etikett | Kategorisk merkelapp for organisering av oppgaver (f.eks. Design, Tekst) |
| Startdato | Når arbeidet med oppgaven begynner |
| Forfallsdato | Når oppgaven må være fullført |
| Klientgjennomgang påkrevd | Avkrysningsboks som krever at klienten godkjenner oppgaven før den markeres som Ferdig — avhuket som standard |
| Vedlegg | Referansefiler eller støttemateriale |
Oppgavestatuser
Oppgaver beveger seg gjennom følgende statuser:- Pågående — Oppgaven arbeides det med (ikke synlig for klienter eller ansatte)
- Til gjennomgang — Oppgaven er sendt inn for gjennomgang; synlig for klienter
- Ferdig — Oppgaven er godkjent og fullført
Når en klient eller anmelder avviser en oppgave fra Til gjennomgang, går statusen automatisk tilbake til Pågående.
Oppgavemodal og aktivitetsside
Å klikke på en oppgave åpner Oppgavemodalens, en fullstendig detaljvisning som fungerer som oppgavens aktivitetssenter. Herfra kan du se og administrere:- Gjeldende status, ansvarlig, startdato og forfallsdato
- Oppgavebeskrivelse og eventuelle vedlagte filer
- Alle tilbakemeldingstråder og svar
- En fullstendig aktivitetslogg som viser hver oppdatering, kommentar og statusendring på oppgaven
Rediger en oppgave
For å oppdatere en oppgaves detaljer etter at den er opprettet, åpne oppgavemodalens og endre de relevante feltene (navn, beskrivelse, ansvarlig, datoer, etikett eller vedlegg). Lagre endringene for å anvende oppdateringen. Kun Super Admins, Admins og PM-er kan redigere oppgaver.Slett en oppgave
For å slette en oppgave, åpne den og bruk slettevalget i oppgavens handlingsmeny. Sletting er permanent — alle tilhørende tidslogger og filversjoner fjernes sammen med oppgaven.Tidssporing
AgencyHandy inkluderer innebygd tidssporing slik at teamet ditt kan logge timer direkte mot oppgaver — uten eksternt verktøy.Starte tidtakeren
Start tidtakeren
Klikk på Start tidtaker. Tidtakeren begynner å kjøre og viser oppgavenavnet, tid som har gått i sanntid og total tid logget.
Du kan kun ha én aktiv tidtaker kjørende om gangen. Å starte en ny tidtaker setter automatisk den eksisterende på pause.
Manuell tidsregistrering
Hvis du trenger å logge tid i etterkant, klikk på Manuell tidsregistrering på oppgaven og fyll inn:- Dato
- Starttid og sluttid (eller en Varighet i timer og minutter)
- Merknader (valgfritt)
Arbeidslogger
Klikk på Arbeidslogg-knappen ved siden av tidtakeren for å se en fullstendig oversikt over alle tidsregistreringer på oppgaven, inkludert dato, start-/sluttider, total aktiv tid og eventuelle merknader. Admins og Super Admins kan slette enhver post; vanlige brukere kan kun slette sine egne.Timelister
Naviger til Timelister fra venstre sidefelt for en tverrsnittvisning av all logget tid. Du kan filtrere etter oppgavenavn, bestillings-ID, ansvarlig eller datoperiode (daglig, ukentlig, månedlig), og gruppere resultater etter teammedlem, tjenestenavn eller oppgavenavn. Du kan også starte en tidtaker eller legge til en manuell post direkte fra timeliste-visningen.Filfeedback
AgencyHandy’s filfeedback-system lar deg og dine klienter legge igjen presise, visuelle kommentarer på leveranser — direkte inne i oppgaver. Det støtter bilder, PDF-er, videoer og live-nettsteder, med versjonskontroll og tråddede diskusjoner innebygd.Laste opp en fil for gjennomgang
Åpne oppgaven, klikk på ➕-ikonet i Vedlegg-seksjonen, og last opp et bilde, PDF, video eller lim inn en live nettside-URL.Legge igjen tilbakemelding etter filtype
Bilder og PDF-er Åpne filen og bruk annotasjonsverktøylinjen (Pil, Linje, Rektangel, Uthevning) for å markere spesifikke områder. Velg et område, skriv inn kommentaren din, og velg om du vil dele den med teamet ditt, klienten, eller begge. Du kan også angre eller gjøre om annotasjoner og endre annotasjonsfarger. Videoer Åpne videoen og sett den på pause på det nøyaktige bildet der tilbakemeldingen din gjelder. Skriv inn kommentaren — videoen setter seg automatisk på pause mens du skriver. Tilbakemeldingen er tidsstemplet til det øyeblikket. Du kan fjerne tidsstempelet for å legge igjen en generell kommentar i stedet. Live-nettsteder Legg til nettsidens URL i oppgaven ved hjelp av ➕-knappen, og installer AgencyHandy-nettleserutvidelsen. Åpne nettstedet i Visningsmodus (interaktiv) eller bytt til Gjennomgangsmodus for å ta et skjermbilde og annotere det med tegne-, tekst- eller figurverktøy.Kommentarhandlinger
Hver kommentar har en trepunkts-meny med alternativer for å:- Redigere kommentaren
- Kopiere svaret
- Slette kommentaren
- Begrense synligheten til det interne teamet
Løse tilbakemelding
Klikk på ✓-knappen på en kommentar for å markere den som Løst. Løste kommentarer forblir synlige for referanse og kan gjenåpnes. Du mottar et varsel når en kommentar du la igjen løses av noen andre.Filversjoner
Klikk på Last opp ny versjon for å legge til en revidert fil. Tidligere versjoner og deres tilbakemelding bevares og er tilgjengelige fra versjonsrullegardinmenyen. Når du åpner en eldre versjon, varsler AgencyHandy deg om at en nyere versjon finnes. Du kan merke hver fil som Trenger gjennomgang eller Godkjent for å kommunisere gjennomgangsstatus med et blikk.Klienter kan kun legge igjen tilbakemelding på filer hvis avkrysningsboksen Klientgjennomgang påkrevd er aktivert på oppgaven. Filfeedback er kun tilgjengelig inne i oppgaver eller bestillinger — ikke i tjenestekatalogen eller profilbilder.
Klientforespurte oppgaver
Klienter kan sende inn oppgaveforespørsler fra portalen sin, noe som gir dem en strukturert måte å fremme tilleggsbehov på uten å omgå godkjenningsprosessen din.Klientarbeidsflyt
Gå til Forespørsler
Klienten klikker på Forespørsler i sidefeltet i klientportalen — eller bruker knappen + Be om en oppgave direkte inne i en bestilling.
Fyll ut forespørselsskjemaet
Klienten oppgir:
- Bestilling (obligatorisk — forespørsler må være knyttet til en eksisterende bestilling)
- Oppgavenavn (obligatorisk)
- Beskrivelse (valgfritt)
- Vedlegg (valgfritt — opptil 1 GB; formater inkluderer PDF, DOCX, JPG, PNG, MP4, ZIP og mer)
- Start- og sluttdatoer (valgfritt)
Byråarbeidsflyt
Se innkommende forespørsler
Klikk på Forespørsler i sidefeltet i byråportalen. Alle ventende forespørsler vises i en listevisning. Du kan filtrere etter klient eller bestillings-ID, sortere alfabetisk eller etter utstedelsesdato, og bruke Innstillinger for å vise eller skjule kolonner.
Gjennomgå forespørselen
Klikk på en forespørsel for å lese beskrivelsen og forhåndsvise eventuelle vedlegg før du tar en beslutning.
Godkjenn eller avvis
Bruk handlingsknappene ved siden av hver forespørsel for å godkjenne eller avvise individuelt — eller bruk massehandlingene øverst til høyre for å godkjenne eller avvise alle forespørsler på én gang.
- Godkjente forespørsler blir aktive oppgaver i bestillingen og følger den normale oppgavearbeidsflyten.
- Avviste forespørsler forblir loggede med statusen Avvist og legges ikke til i bestillingen.
Klienter kan ikke omgå godkjenningstrinnet. En forespørsel krever alltid byrå-handling før den blir en aktiv oppgave. Ventende forespørsler forblir synlige for både klienten og byrået inntil en beslutning er tatt.
Alle oppgaver-visning
I tillegg til å administrere oppgaver inne i individuelle bestillinger, kan du se oppgaver på tvers av alle bestillinger fra én enkelt skjerm. Naviger til Oppgaver i venstre sidefelt for å få tilgang til Alle oppgaver-siden. Herfra kan du:- Se alle oppgaver du har synlighet på, uavhengig av hvilken bestilling den tilhører
- Filtrere og sortere etter status, ansvarlig, forfallsdato eller bestilling
- Raskt identifisere forsinkede eller risikoutsatte poster på tvers av hele arbeidsbelastningen din