noreply@agencyhandy.com-avsender med din egen merkevarebaserte e-postadresse, konfigurere en dedikert SMTP-server for pålitelig levering, og tilpasse malene som brukes til klientvarsler, fakturaer, tilbud og mer. Riktig oppsett sikrer at e-postene dine når klientenes innbokser — ikke søppelpostmapper — og at alle meldinger gjenspeiler byråets identitet.
Bare superadministratorer og administratorer kan konfigurere e-postinnstillinger. Naviger til Workspace Config → E-postoppsett for å få tilgang til disse alternativene.
Oversikt over e-postoppsett-komponenter
Egendefinert e-postadresse
Angi avsendernavnet og e-postadressen som klienter ser når de mottar meldinger fra arbeidsområdet ditt.
DKIM- og SPF-poster
Legg til DNS-autentiseringsposter for å bevise at e-postene dine er legitime og forhindre at de flagges som søppelpost.
SMTP-server
Koble til din egen e-postserver (f.eks. Gmail, Outlook eller en server for eget domene) for å sende alle utgående e-poster fra AgencyHandy.
E-postmaler
Tilpass innhold, emnelinjer og merkevarebygging for alle automatiserte e-poster AgencyHandy sender til klienter.
Del 1: Sett opp en egendefinert e-postadresse
Før du konfigurerer avsender-e-posten din, trenger du et registrert domene med e-posthosting. Populære leverandører inkluderer Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail og Cloudflare Email Routing.Registrer et domene og sett opp e-posthosting
Hvis du ikke allerede har gjort det, registrer et domene hos en registrar (f.eks. GoDaddy, Namecheap, Cloudflare) og registrer deg for en e-posthosting-leverandør. Sørg for at du kan opprette og administrere e-postadresser på det domenet (f.eks.
hei@dittbyraa.no).Naviger til E-postoppsett i AgencyHandy
Logg inn på AgencyHandy. Gå til Workspace Config i venstre navigasjon, og klikk deretter på E-postoppsett.
Angi avsendernavn og e-post
I feltet Avsendernavn skriver du inn navnet klienter vil se som avsender (f.eks.
AgencyHandy Support eller byråets navn). I feltet Avsender-e-post skriver du inn den egendefinerte e-postadressen (f.eks. hei@dittbyraa.no). Klikk Lagre.Bekreft e-postadressen din
AgencyHandy sender en bekreftelseslenke til e-postadressen du oppga. Åpne innboksen din, finn bekreftelsesmeldingen og klikk på lenken for å bekrefte eierskap.
Konfigurer DKIM-, SPF- og DMARC-DNS-poster
Etter at du har lagret avsender-e-posten din, gir AgencyHandy deg DNS-postene du må legge til:
- SPF-post (TXT-type) — autoriserer AgencyHandy til å sende e-poster på vegne av domenet ditt.
- DKIM-poster (3 CNAME-poster) — legger kryptografiske signaturer til utgående e-poster slik at mottakende servere kan verifisere autentisitet.
- DMARC-post — definerer hvordan mottakende servere skal håndtere e-poster som ikke består autentiseringssjekker.
Del 2: Konfigurer DKIM og SPF (frittstående oppsett)
Hvis du trenger å generere eller regenerere DKIM- og SPF-poster uavhengig, følg denne veien: Workspace Config → E-poster → DKIM og SPF-oppsett → Generer DKIM- og SPF-poster. Legg deretter til postene i DNS-en din:| Posttype | DNS-type | Hva som skal konfigureres |
|---|---|---|
| SPF | TXT | Kopier Navn og Verdi fra AgencyHandy og legg til en ny TXT-post i DNS-en din |
| DKIM (×3) | CNAME | Kopier hvert Navn- og Verdi-par; legg til 3 separate CNAME-poster med proxy deaktivert |
DKIM- og SPF-poster kan ta alt fra 2 minutter til 2 timer å propagere. Hvis statusen fortsatt viser venter etter 2 timer, bekreft at postene ble lagt inn uten skrivefeil og at det ikke finnes motstridende poster.
Del 3: Sett opp SMTP
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) lar deg rute alle utgående AgencyHandy-e-poster gjennom din egen bekreftede e-postserver, noe som gir deg mer kontroll over leveringssikkerhet og merkevarebygging.Du kan bruke enten en egendefinert domenee-post eller en SMTP-e-postleverandør — ikke begge samtidig. Det er mulig å bytte mellom dem når som helst, men du må skrive inn e-postkonfigurasjonen din på nytt når du bytter tilbake til en egendefinert e-post.
Åpne SMTP-serverinnstillinger
Gå til Workspace Config → E-postoppsett, og klikk deretter på SMTP-server.
Bytt til SMTP-leverandør (hvis nødvendig)
Hvis du allerede har en egendefinert e-post konfigurert, vises en bekreftelsesdialog som spør om du vil bytte. Klikk Bytt til SMTP for å fortsette. Dette deaktiverer det eksisterende egendefinerte e-postoppsettet.
Skriv inn SMTP-legitimasjonen din
Fyll inn de obligatoriske feltene:
Klikk Lagre når du er ferdig.
| Felt | Eksempelverdi | Merknader |
|---|---|---|
| Vertsnavn | smtp.gmail.com | SMTP-serveradressen til e-postleverandøren din |
| Brukernavn | deg@dittdomene.no | Din fulle e-postadresse |
| Passord | App-passord | Bruk et app-spesifikt passord (se nedenfor) |
| Port | 465 eller 587 | 465 for SSL, 587 for TLS |
| Auto TLS | Slå av/på | Valgfritt — aktiverer automatisk TLS-oppgradering |
Generer et app-passord (Gmail-eksempel)
Hvis du bruker Gmail med tofaktorautentisering aktivert (nødvendig for app-passord):
- Gå til myaccount.google.com/security og bekreft at 2-trinnsbekreftelse er aktiv.
- Besøk myaccount.google.com/apppasswords.
- Klikk Velg app, velg E-post (eller skriv inn et egendefinert navn), klikk deretter Velg enhet og velg oppsettet ditt.
- Klikk Opprett — Google genererer et 16-tegns app-passord.
- Kopier passordet og lim det inn i Passord-feltet i AgencyHandys SMTP-innstillinger.
Bekreft oppsettet
Etter lagring viser AgencyHandy en suksessmelding som bekrefter «SMTP ble opprettet.» Lagret vert, brukernavn og portdetaljer vises på SMTP-innstillingssiden.
Del 4: Tilpass e-postmaler
AgencyHandy inkluderer ferdigbygde maler for alle automatiserte e-poster det sender. Du kan tilpasse hver enkelt for å matche merkevaretonen din og inkludere relevant dynamisk innhold. Tilgjengelige maler inkluderer:- Klientregistrering
- Send tilbud
- Oppgavegjennomgang
- Send faktura
- Faktura- og abonnementspåminnelser
- Varsler om opprettelse av støttesaker
Velg en mal å redigere
Den fullstendige listen over tilgjengelige maler vises. Klikk på en mal for å åpne konfigurasjonssiden.
Tilpass malens felt
Oppdater følgende etter behov:
- Avsender-e-post: Velg hvilken konfigurert e-postadresse som sender denne malen.
- Emne: Skriv en tydelig, kortfattet emnelinje.
- Innhold: Rediger meldingsinnholdet for å matche byråets tone og budskap.
- Dynamiske variabler: Sett inn plassholdere som
{{client_name}},{{company_name}}eller{{invoice_id}}for å automatisk fylle inn klientspesifikke data. - Lenker til sosiale medier: Legg til lenker til byråets sosiale profiler for å oppmuntre til engasjement.
Send en test-e-post
Klikk Send test for å sende en forhåndsvisning av malen til innboksen din. Bekreft formatering, innhold og at alle dynamiske variabler løses opp korrekt.
Viktige merknader
- SMTP og egendefinert e-post er gjensidig utelukkende. Bare én metode kan være aktiv om gangen per arbeidsområde.
- Skriv inn e-post på nytt ved bytte. Hvis du bytter fra SMTP tilbake til et egendefinert e-postoppsett, må du skrive inn de egendefinerte e-postlegitimasjonene dine på nytt.
- Feil SMTP-legitimasjon blokkerer alle utgående e-poster. Dobbeltsjekk vertsnavn, port, brukernavn og passord hvis e-poster slutter å bli sendt etter en SMTP-endring.
- DKIM/SPF-propagering tar tid. Vent opptil 2 timer og oppdater E-postoppsett-siden før du konkluderer med at det er en feil.
- Dynamiske variabler er skrifttypestavfølsomme. Bruk dem nøyaktig slik de vises i malredigereren for å sikre at de fylles ut korrekt.