Hopp til hovedinnhold
AgencyHandys saksfunksjon gir byrået ditt en strukturert måte å håndtere kundehenvendelser, problemer og forespørsler på. I stedet for at spørsmål forsvinner i e-posttråder eller chatmeldinger, finnes hver støtteforespørsel i en sak med emne, prioritet, ansvarlig og status — alt søkbart og sporbart fra ett dashbord. Både teamet og kundene dine kan opprette saker, og hele historikken for hver sak bevares slik at ingenting faller mellom stolene.

​
Tilgang til saksdashbordet

Klikk Saker i venstre sidefelt for å åpne saksdashbordet. Herfra kan du:
  • Opprette, redigere og slette saker
  • Søke etter saker etter emne, kundenavn eller ordre-ID
  • Se saksstatus og prioritet med ett blikk
  • Overvåke alle åpne, ventende og lukkede saker på tvers av byrået

​
Hva saker gjør

Håndtering av støtteforespørsler

Kunder og byråets teammedlemmer kan sende inn spørsmål, problemer eller forespørsler via sakssystemet. Alle innleveringer blir loggført og sporet.

Sporing av problemløsning

Tildel saker til teammedlemmer, angi prioriteter og oppdater statuser etter hvert som arbeidet skrider mot løsning. Alle holdes informert.

Kommunikasjonshistorikk

Hver sak bevarer en fullstendig historikk over handlinger, oppdateringer og interaksjoner. Gå gjennom tidligere kommunikasjon når som helst for kontekst eller revisjonsformål.

​
Opprette en sak

Både byråets teammedlemmer og kunder kan opprette saker. Opprettelsesprosessen er den samme for begge. Hvem kan opprette saker: Super Admin, Admin, PM og Kunde.
1

Åpne saksdashbordet

Klikk Saker i venstre sidefelt.
2

Klikk + Opprett sak

Klikk knappen + Opprett sak. Et skjema vises.
3

Velg kunden

Velg kundens navn fra nedtrekkslisten. Dette kobler saken til riktig kundeprofil.
4

Koble til en ordre (valgfritt)

Skriv inn ordre-ID for å knytte saken til en bestemt ordre. Dette er nyttig for fakturerings- eller prosjektrelaterte problemer. Du kan også opprette en sak uten ordre-ID for generelle henvendelser.
5

Fyll inn saksdetaljer

Fyll ut følgende felter:
FeltBeskrivelse
EmneEn kort, beskrivende tittel for saken
BeskrivelseEn detaljert forklaring av problemet eller forespørselen
Ansvarlig navnTeammedlemmet som er ansvarlig for å løse saken
PrioritetHastighet: Høyest, Høy, Normal, Lav eller Lavest
UtstedelsesdatoDatoen saken ble opprettet (registreres automatisk)
StatusGjeldende tilstand: Åpen, Venter eller Lukket
6

Klikk Opprett

Klikk Opprett for å lagre saken. Den vil vises i saksdashbordet umiddelbart.

​
Saksstatuser

Saker beveger seg gjennom tre statuser etter hvert som arbeidet skrider frem:
StatusBetydning
ÅpenSaken er innsendt og det arbeides aktivt med den
VenterArbeidet med saken er midlertidig satt på pause, typisk i påvente av mer informasjon
LukketProblemet er løst og saken er arkivert for referanse
Bruk statusen Venter når du avventer svar fra kunden eller en ekstern avhengighet. Dette holder saken synlig uten å fylle opp den aktive køen.

​
Redigere en sak

Byråets teammedlemmer kan oppdatere saksdetaljer når som helst for å reflektere ny informasjon, prioritetsendringer eller løsningsoppdateringer. Hvem kan redigere saker: Super Admin, Admin og PM. Kunder kan opprette saker, men kan ikke redigere dem.
Bare saker opprettet fra byråsiden kan redigeres. Saker innsendt av kunder kan ikke endres av kunden etter innsending.
1

Åpne saksdashbordet

Naviger til Saker i venstre sidefelt.
2

Velg saken som skal redigeres

Kryss av i avmerkingsboksen ved siden av saken du vil redigere. Knappen Rediger sak vil bli aktiv.
3

Klikk Rediger sak

Klikk knappen Rediger sak. Saksskjemaet åpnes med alle eksisterende detaljer forhåndsutfylt.
4

Gjør endringene dine

Oppdater felt som trenger endring — beskrivelse, prioritet, ansvarlig, status eller andre detaljer.
5

Lagre

Klikk Lagre for å anvende endringene. Saken oppdateres umiddelbart i dashbordet.
6

Kommuniser oppdateringer

Hvis endringen er vesentlig — for eksempel en prioritetseskalering eller bytte av ansvarlig — varsle de relevante teammedlemmene slik at de kan reagere på riktig måte.

​
Slette en sak

Fjern utdaterte eller unødvendige saker for å holde dashbordet ryddig og relevant. Hvem kan slette saker: Super Admin, Admin og PM.
1

Velg saken

I saksdashbordet, kryss av i avmerkingsboksen ved siden av saken du vil slette. Knappen Slett vil aktiveres.
2

Klikk Slett

Klikk Slett. En bekreftelsesdialog vises.
3

Bekreft slettingen

Bekreft beslutningen din i dialogen. Saken fjernes permanent fra systemet.
4

Bekreft fjerning

Sjekk saklisten eller søk etter saken etter emne eller ordre-ID for å bekrefte at den ikke lenger finnes.
Sletting av en sak er permanent og kan ikke angres. Før du sletter, sørg for at all viktig kommunikasjon eller løsningsnotater fra saken er dokumentert et annet sted.

​
Søke og filtrere saker

Bruk søkefeltet øverst i saksdashbordet for å finne saker raskt. Du kan søke etter:
  • Emne — sakstittelen
  • Kundenavn — alle saker fra en bestemt kunde
  • Ordre-ID — alle saker knyttet til en bestemt ordre

​
Beste praksis for bruk av saker

Bli enig om en prioritetsskala med teamet ditt før du begynner å opprette saker. Hvis «Høy» betyr forskjellige ting for forskjellige personer, bryter eskaleringsprosessene sammen. Bruk Høyest bare for problemer som blokkerer kundenes leveranser.
Å koble en sak til en ordre-ID gjør det mye enklere å spore hvilke kundeproblemer som påvirker hvilke prosjekter. Dette hjelper også ved gjennomgang av tidligere saker for en bestemt ordre.
Når et problem er løst, endre statusen til Lukket med en gang. Å la saker stå åpne etter løsning fyller opp den aktive køen og gjør det vanskeligere å oppdage pågående arbeid.
Når du venter på en kunde eller en tredjepart, sett saken til Venter i stedet for å la den stå åpen. Dette gir teamet ditt et tydelig signal om at ingen handling er nødvendig før et svar ankommer.