Varför intakeformulär är viktiga
Utan en strukturerad intakeprocess grävs viktiga detaljer ned i e-posttrådar eller samlas helt enkelt aldrig in. Ett intakeformulär:- Standardiserar briefing — varje projekt börjar med samma informationskvalitet.
- Minskar fram-och-tillbaka — du får vad du behöver i förväg, så arbetet kan börja omedelbart.
- Sätter förväntningar — klienter tänker igenom sina krav innan projektet startar, vilket leder till tydligare scope och färre revisionscykler.
- Finns inuti ordern — alla svar lagras mot ordern i AgencyHandy, så ditt team vet alltid var man ska leta.
Två sätt att skapa ett intakeformulär
Du kan bygga ett intakeformulär antingen när du konfigurerar en tjänst, eller självständigt från avsnittet Formulär och sedan koppla det senare.- Från en tjänst
- Från avsnittet Formulär
Detta är den mest direkta vägen när du konfigurerar en ny tjänst och vill ha intakeformuläret klart från dag ett.
Gå till intakeformulärinställningarna
Inuti tjänsteinställningarna, hitta fliken eller avsnittet Intakeformulär (ibland märkt Krav).
Lägg till dina fält
Klicka på Lägg till fält och välj den fälttyp som bäst passar den information du behöver. Se fälttypsreferensen nedan för en fullständig lista.
Konfigurera varje fält
Ge varje fält en tydlig etikett och, om det är till hjälp, lägg till platshållartext eller hjälpinstruktioner för att vägleda klientens svar. Markera fältet Obligatoriskt om det måste fyllas i innan formuläret kan skickas in.
Tillgängliga fälttyper
Text och långformsfält
Text och långformsfält
| Fälttyp | Teckengräns | Bäst lämpad för |
|---|---|---|
| Kortsvar | 120 tecken | Projektnamn, snabba etiketter, enkla svar |
| Stycke | 500 tecken | Öppna briefar, bakgrundsbeskrivningar |
| Formaterad text | Flexibel | Detaljerade specifikationer som drar nytta av fet, kursiv eller listor |
Valfält
Valfält
| Fälttyp | Beskrivning |
|---|---|
| Flerval (Kryssruta) | Låter klienter markera alla alternativ som gäller — användbart för att välja leveransformat, målplattformar eller stilpreferenser |
| Val (Radioknapp) | Låter klienter välja exakt ett alternativ — idealiskt för exklusiva val som föredraget språk eller paketnivå |
Datum- och filfält
Datum- och filfält
| Fälttyp | Beskrivning |
|---|---|
| Datum | En datumväljare för deadlines, lanseringsdatum eller evenemangsdatum |
| Bifoga fil | Låter klienter ladda upp referensfiler som logotyper, varumärkesguider eller exempeltillgångar |
| Kalkylblad | För massdatainmatning som nyckelordslistor, produktkataloger eller platsdata |
Hur klienter fyller i intakeformulär
Efter att en klient har slutfört utcheckning på en order som har ett intakeformulär kopplat, presenterar AgencyHandy automatiskt formuläret som nästa obligatoriska steg. Det här händer:- Klienten ser en uppmaning att fylla i intakeformuläret för sin nya order.
- De arbetar sig igenom varje fält och laddar upp eventuella nödvändiga filer längs vägen.
- När alla obligatoriska fält är ifyllda klickar de på Skicka in.
- Svaren sparas mot ordern i AgencyHandy och ditt team meddelas.
Om en klient hoppar över intakeformuläret vid utcheckning kan de återvända till det när som helst från sin klientportal under den relevanta ordern. Du kan också se om formuläret har fyllts i från orderdetaljsidan i din instrumentpanel.
Tips för effektiva intakeformulär
- Använd hjälptext på komplexa fält för att förklara exakt vilket format eller vilken detaljnivå du behöver.
- Markera genuint kritiska fält som Obligatoriska men undvik att markera allt som obligatoriskt, annars kan klienter känna sig överväldigade.
- Testa formuläret själv från klientens perspektiv innan du kopplar det till en aktiv tjänst — skicka in en testorder och fyll i formuläret för att kontrollera flödet.
- Uppdatera formulär när din process förändras — du kan redigera ett intakeformulär när som helst och den uppdaterade versionen tillämpas på alla framtida order.