Hoppa till huvudinnehåll
AgencyHandy’s ärendefunktion ger din byrå ett strukturerat sätt att hantera klientförfrågningar, problem och önskemål. Istället för att låta frågor försvinna i e-posttrådar eller chattar finns varje supportförfrågan i ett ärende med ämne, prioritering, ansvarig och status — allt sökbart och spårbart från en instrumentpanel. Både ditt team och dina klienter kan skapa ärenden, och den fullständiga historiken för varje ärende bevaras så att inget faller mellan stolarna.

​
Åtkomst till ärendeinstrumentpanelen

Klicka på Ärenden i den vänstra sidofältet för att öppna ärendeinstrumentpanelen. Härifrån kan du:
  • Skapa, redigera och radera ärenden
  • Söka ärenden efter ämne, klientnamn eller order-ID
  • Se ärendestatus och prioritering på ett ögonblick
  • Övervaka alla öppna, pausade och stängda ärenden inom byrån

​
Vad ärenden gör

Hantering av supportförfrågningar

Klienter och byråteamets medlemmar kan skicka in frågor, problem eller förfrågningar via ärendesystemet. Varje inlämning loggas och spåras.

Spårning av problemlösning

Tilldela ärenden till teammedlemmar, ange prioriteringar och uppdatera statusar allteftersom arbetet fortskrider mot lösning. Alla hålls informerade.

Kommunikationshistorik

Varje ärende upprätthåller en fullständig historik över åtgärder, uppdateringar och interaktioner. Granska tidigare kommunikation när som helst för kontext eller granskningsändamål.

​
Skapa ett ärende

Både byråteamets medlemmar och klienter kan skapa ärenden. Processen för att skapa ärenden är densamma för båda. Vem kan skapa ärenden: Super Admin, Admin, PM och Klient.
1

Öppna ärendeinstrumentpanelen

Klicka på Ärenden i det vänstra sidofältet.
2

Klicka på + Skapa ärende

Klicka på knappen + Skapa ärende. Ett formulär visas.
3

Välj klient

Välj klientens namn från rullgardinslistan. Detta kopplar ärendet till rätt klientprofil.
4

Länka till en order (valfritt)

Ange order-ID för att koppla ärendet till en specifik order. Detta är användbart vid fakturerings- eller projektrelaterade problem. Du kan också skapa ett ärende utan ett order-ID för allmänna förfrågningar.
5

Fyll i ärendedetaljer

Fyll i följande fält:
6

Klicka på Skapa

Klicka på Skapa för att spara ärendet. Det visas omedelbart i ärendeinstrumentpanelen.

​
Ärendestatusar

Ärenden passerar tre statusar allteftersom arbetet fortskrider:
Använd statusen Pausad när du väntar på ett klientsvar eller ett externt beroende. Detta håller ärendet synligt utan att belamra den aktiva kön.

​
Redigera ett ärende

Byråteamets medlemmar kan när som helst uppdatera ärendedetaljer för att återspegla ny information, prioritetsändringar eller upplösningsuppdateringar. Vem kan redigera ärenden: Super Admin, Admin och PM. Klienter kan skapa ärenden men kan inte redigera dem.
Endast ärenden skapade från byråsidan kan redigeras. Ärenden inskickade av klienter kan inte ändras av klienten efter inlämning.
1

Öppna ärendeinstrumentpanelen

Navigera till Ärenden i det vänstra sidofältet.
2

Välj ärendet att redigera

Markera kryssrutan bredvid det ärende du vill redigera. Knappen Redigera ärende aktiveras.
3

Klicka på Redigera ärende

Klicka på knappen Redigera ärende. Ärendeformuläret öppnas med alla befintliga detaljer förifyllda.
4

Gör dina ändringar

Uppdatera eventuella fält som behöver ändras — beskrivningen, prioriteringen, den ansvarige, statusen eller andra detaljer.
5

Spara

Klicka på Spara för att tillämpa dina ändringar. Ärendet uppdateras omedelbart i instrumentpanelen.
6

Kommunicera uppdateringar

Om ändringen är betydande — till exempel en prioritetshöjning eller byte av ansvarig — meddela de relevanta teammedlemmarna så att de kan svara på lämpligt sätt.

​
Radera ett ärende

Ta bort inaktuella eller onödiga ärenden för att hålla instrumentpanelen ren och relevant. Vem kan radera ärenden: Super Admin, Admin och PM.
1

Välj ärendet

I ärendeinstrumentpanelen, markera kryssrutan bredvid det ärende du vill radera. Knappen Radera aktiveras.
2

Klicka på Radera

Klicka på Radera. En bekräftelsedialog visas.
3

Bekräfta raderingen

Bekräfta ditt beslut i dialogen. Ärendet tas bort permanent från systemet.
4

Verifiera borttagningen

Kontrollera ärendelistan eller sök efter ärendet via ämne eller order-ID för att bekräfta att det inte längre finns.
Radering av ett ärende är permanent och kan inte ångras. Innan du raderar, se till att all viktig kommunikation eller lösningstecken från ärendet har dokumenterats på annan plats.

​
Söka och filtrera ärenden

Använd sökfältet längst upp i ärendeinstrumentpanelen för att hitta ärenden snabbt. Du kan söka efter:
  • Ämne — ärendets rubrik
  • Klientnamn — alla ärenden från en specifik klient
  • Order-ID — alla ärenden kopplade till en specifik order

​
Bästa praxis för användning av ärenden

Kom överens om en prioritetsskala med ditt team innan du börjar skapa ärenden. Om “Hög” betyder olika saker för olika personer bryter eskaleringsarbetsflöden samman. Använd Högst endast för problem som blockerar klientleveranser.
Att koppla ett ärende till ett order-ID gör det mycket lättare att spåra vilket klientproblem som påverkar vilket projekt. Detta hjälper också när du granskar tidigare ärenden för en specifik order.
När ett problem är löst, ändra statusen till Stängd direkt. Att lämna ärenden öppna efter lösning ökar din aktiva kö och gör det svårare att se genuint pågående arbete.
När du väntar på en klient eller tredje part, ange ärendet till Pausad istället för att lämna det Öppet. Detta ger ditt team en tydlig signal om att ingen åtgärd behövs tills ett svar anländer.