Åtkomst till ärendeinstrumentpanelen
Klicka på Ärenden i den vänstra sidofältet för att öppna ärendeinstrumentpanelen. Härifrån kan du:- Skapa, redigera och radera ärenden
- Söka ärenden efter ämne, klientnamn eller order-ID
- Se ärendestatus och prioritering på ett ögonblick
- Övervaka alla öppna, pausade och stängda ärenden inom byrån
Vad ärenden gör
Hantering av supportförfrågningar
Klienter och byråteamets medlemmar kan skicka in frågor, problem eller förfrågningar via ärendesystemet. Varje inlämning loggas och spåras.
Spårning av problemlösning
Tilldela ärenden till teammedlemmar, ange prioriteringar och uppdatera statusar allteftersom arbetet fortskrider mot lösning. Alla hålls informerade.
Kommunikationshistorik
Varje ärende upprätthåller en fullständig historik över åtgärder, uppdateringar och interaktioner. Granska tidigare kommunikation när som helst för kontext eller granskningsändamål.
Skapa ett ärende
Både byråteamets medlemmar och klienter kan skapa ärenden. Processen för att skapa ärenden är densamma för båda. Vem kan skapa ärenden: Super Admin, Admin, PM och Klient.Välj klient
Välj klientens namn från rullgardinslistan. Detta kopplar ärendet till rätt klientprofil.
Länka till en order (valfritt)
Ange order-ID för att koppla ärendet till en specifik order. Detta är användbart vid fakturerings- eller projektrelaterade problem. Du kan också skapa ett ärende utan ett order-ID för allmänna förfrågningar.
Fyll i ärendedetaljer
Fyll i följande fält:
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Ämne | En kort, beskrivande rubrik för ärendet |
| Beskrivning | En detaljerad förklaring av problemet eller förfrågan |
| Ansvarigs namn | Den teammedlem som ansvarar för att lösa detta ärende |
| Prioritering | Brådskande nivå: Högst, Hög, Normal, Låg eller Lägst |
| Utfärdandedatum | Datumet då ärendet skapades (registreras automatiskt) |
| Status | Aktuellt tillstånd: Öppen, Pausad eller Stängd |
Ärendestatusar
Ärenden passerar tre statusar allteftersom arbetet fortskrider:| Status | Innebörd |
|---|---|
| Öppen | Ärendet har skickats in och arbetas aktivt med |
| Pausad | Arbetet med ärendet är tillfälligt pausat, vanligtvis i väntan på mer information |
| Stängd | Problemet har lösts och ärendet är arkiverat för referens |
Redigera ett ärende
Byråteamets medlemmar kan när som helst uppdatera ärendedetaljer för att återspegla ny information, prioritetsändringar eller upplösningsuppdateringar. Vem kan redigera ärenden: Super Admin, Admin och PM. Klienter kan skapa ärenden men kan inte redigera dem.Endast ärenden skapade från byråsidan kan redigeras. Ärenden inskickade av klienter kan inte ändras av klienten efter inlämning.
Välj ärendet att redigera
Markera kryssrutan bredvid det ärende du vill redigera. Knappen Redigera ärende aktiveras.
Klicka på Redigera ärende
Klicka på knappen Redigera ärende. Ärendeformuläret öppnas med alla befintliga detaljer förifyllda.
Gör dina ändringar
Uppdatera eventuella fält som behöver ändras — beskrivningen, prioriteringen, den ansvarige, statusen eller andra detaljer.
Spara
Klicka på Spara för att tillämpa dina ändringar. Ärendet uppdateras omedelbart i instrumentpanelen.
Radera ett ärende
Ta bort inaktuella eller onödiga ärenden för att hålla instrumentpanelen ren och relevant. Vem kan radera ärenden: Super Admin, Admin och PM.Välj ärendet
I ärendeinstrumentpanelen, markera kryssrutan bredvid det ärende du vill radera. Knappen Radera aktiveras.
Söka och filtrera ärenden
Använd sökfältet längst upp i ärendeinstrumentpanelen för att hitta ärenden snabbt. Du kan söka efter:- Ämne — ärendets rubrik
- Klientnamn — alla ärenden från en specifik klient
- Order-ID — alla ärenden kopplade till en specifik order
Bästa praxis för användning av ärenden
Ange prioritetsnivåer konsekvent
Ange prioritetsnivåer konsekvent
Kom överens om en prioritetsskala med ditt team innan du börjar skapa ärenden. Om “Hög” betyder olika saker för olika personer bryter eskaleringsarbetsflöden samman. Använd Högst endast för problem som blockerar klientleveranser.
Länka ärenden till order när möjligt
Länka ärenden till order när möjligt
Att koppla ett ärende till ett order-ID gör det mycket lättare att spåra vilket klientproblem som påverkar vilket projekt. Detta hjälper också när du granskar tidigare ärenden för en specifik order.
Stäng ärenden omedelbart efter lösning
Stäng ärenden omedelbart efter lösning
När ett problem är löst, ändra statusen till Stängd direkt. Att lämna ärenden öppna efter lösning ökar din aktiva kö och gör det svårare att se genuint pågående arbete.
Använd Pausad-statusen för vänteperioder
Använd Pausad-statusen för vänteperioder
När du väntar på en klient eller tredje part, ange ärendet till Pausad istället för att lämna det Öppet. Detta ger ditt team en tydlig signal om att ingen åtgärd behövs tills ett svar anländer.