Hoppa till huvudinnehåll
Att skapa en faktura i AgencyHandy är en enkel process som kopplar din fakturering direkt till klienter och beställningar. Du fyller i klienten, kopplar beställningen, anger belopp, lägger till eventuella anteckningar och skickar — allt från ett enda formulär. När fakturan är skickad kan du spåra betalningsstatus, ange automatiska påminnelser och ladda ned fakturan som PDF när som helst.
Du måste vara Super Admin, Admin eller PM för att skapa fakturor. Minst en klient måste finnas i din arbetsyta innan du kan generera en faktura.

​
Inställningar för fakturaprefix

Innan du börjar skapa fakturor bör du konfigurera ditt fakturaprefix. Prefixet visas före varje fakturanummer och hjälper till att identifiera fakturor som tillhörande din byrå.
1

Öppna fakturainställningar

Klicka på knappen Inställningar i det övre högra hörnet i fakturainstrumentpanelen.
2

Ange ditt prefix

Navigera till fältet Fakturaprefix och ange det prefix du vill ha (till exempel FAKT- eller din byrås initialer).
3

Spara

Klicka på Spara för att tillämpa prefixet på alla framtida fakturor.

​
Skapa en faktura

1

Öppna fakturainstrumentpanelen

Klicka på Fakturor i den vänstra sidopanelen för att öppna fakturainstrumentpanelen.
2

Starta en ny faktura

Klicka på + Skapa faktura. Formuläret för att skapa faktura öppnas.
3

Välj klienten

Välj klientens namn från rullgardinsmenyn. Detta är ett obligatoriskt fält. Alla beställnings-ID:n kopplade till den klienten fylls automatiskt i nästa fält.För att skapa en Direktfaktura (inte kopplad till en beställning) kan du lämna fältet Beställnings-ID tomt eller välja Oberoende e-post för att fakturera valfri e-postadress utanför din klientlista.
4

Välj beställnings-ID

Välj det specifika beställnings-ID du fakturerar för. Detta kopplar fakturan till rätt beställning i systemet. För direktfakturor, hoppa över detta fält.
5

Ange faktureringsadress

Fyll i Faktureringsadress:
  • Land, stat och stad
  • Postnummer
  • Gatuadress (om tillämpligt)
Denna adress visas på den utskrivna fakturan för efterlevnad och tydlighet.
6

Ange beställnings- och ekonomiska uppgifter

Under Beställningsuppgifter anger du följande:
FältBeskrivning
ValutaDen valuta du vill bli betald i
Beställnings-ID – BeloppDet monetära värdet kopplat till beställningen
Rabatt (%) och RabattbeloppTillämpa eventuella tillämpliga rabatter
Betalt beloppEventuellt belopp som klienten redan har betalat
Förfallet beloppDet utestående saldot
Totalt beloppDet totala beloppet som ska betalas för beställningen
För Direktfakturor klickar du på Lägg till post för att lägga till radposter manuellt. Ange postnamn, kvantitet och pris. Du kan lägga till flera poster. Använd + Skattesatser för att tillämpa eller skapa skattesatser (inkluderande eller exkluderande).
7

Lägg till en anteckning (valfritt)

I fältet Anteckning lägger du till ytterligare sammanhang för klienten — till exempel betalningsinstruktioner, projektreferenser eller ett personligt meddelande.
8

Granska detaljpanelen

Den Detalj-panelen till höger ger dig en liveöversikt över:
  • Fakturastatus (Utkast som standard)
  • Klientnamn, företagsnamn och adress
  • Faktureringsadress
  • Tjänstnamn och beställnings-ID
  • Skapat datum och förfallodatum
  • Totalt belopp
Granska allt noggrant innan du fortsätter.
9

Skicka till klient eller spara som utkast

  • Klicka på Skicka till klient för att e-posta fakturan omedelbart. Statusen ändras automatiskt från Utkast till Öppen.
  • Klicka på Spara som utkast om du vill slutföra den senare.
Byråns logotyp och adress läggs till fakturan automatiskt av systemet — du behöver inte ange dem manuellt på varje faktura.

​
Statusövergångar för fakturor

När en faktura har skapats följer den ett definierat statusflöde. Endast byrån kan flytta en faktura mellan statusar. 
Utkast → Öppen (när skickad till klient)
Öppen  → Betald           (betalning mottagen)
Öppen  → Annullerad       (faktura avbruten)
Öppen  → Indrivbar        (skuld avskriven)
Fakturor kan bara redigeras när de är i Utkast-status. När en faktura har flyttats till Öppen kan du inte redigera den. Om du behöver göra ändringar, annullera fakturan och skapa en ny.

​
Redigera en faktura

Du kan redigera en faktura endast när den är i Utkast-status.
1

Öppna fakturan

I fakturainstrumentpanelen hittar du utkastfakturan du vill redigera. Klicka på den eller markera kryssrutan bredvid den.
2

Klicka på Redigera

Välj alternativet Redigera från åtgärdsmenyn. Fakturaformuläret öppnas med alla befintliga uppgifter förifyllda.
3

Gör dina ändringar

Uppdatera valfria fält — faktureringsuppgifter, tjänstbeskrivningar, kvantiteter, belopp eller betalningsvillkor.
4

Spara

Klicka på Spara för att tillämpa dina ändringar.

​
Skicka en faktura till en klient

Om du sparade fakturan som ett utkast och vill skicka den senare:
1

Hitta fakturan

I fakturainstrumentpanelen hittar du utkastfakturan du vill skicka.
2

Klicka på Skicka faktura

Öppna fakturan och klicka på knappen Skicka faktura. AgencyHandy levererar fakturan till klientens registrerade e-postadress.
3

Bekräfta leverans

Kontrollera bekräftelsemeddelandet för att verifiera att fakturan skickades. Fakturastatusen uppdateras till Öppen.
Om en faktura är i Utkast-status och du uppdaterar tjänstnamnet återspeglas det nya namnet i fakturan. När statusen ändras till Öppen, Betald, Indrivbar eller Annullerad låses tjänstnamnet på fakturan och uppdateras inte.

​
Ladda ned och skriva ut en faktura

Både byrån och klienten kan ladda ned en faktura när som helst.
1

Öppna fakturan

Gå till fakturainstrumentpanelen och välj fakturan du vill ladda ned.
2

Öppna nedladdning/utskrift

Klicka på alternativet Ladda ned eller Skriv ut från fakturans åtgärdsmeny.
3

Välj ditt format

Välj PDF för nedladdning eller välj dina skrivarinställningar för en fysisk kopia.
4

Spara eller skriv ut

Spara filen på din enhet eller skicka den till skrivaren. Efter utskrift, arkivera fakturan eller dela den med intressenter efter behov.

​
Ange påminnelser för fakturor

Fakturapåminnelsefunktionen låter dig automatiskt meddela klienter om kommande, förfallna eller överskridna fakturor så att du får betalt i tid utan manuell uppföljning.
Påminnelser fungerar bara på fakturor med statusen Öppen och ett angivet förfallodatum.
1

Öppna fakturainställningar

Klicka på knappen Inställningar längst upp till höger i fakturainstrumentpanelen.
2

Navigera till påminnelseinställningar

Bläddra till botten av Mall-avsnittet i den vänstra panelen och klicka sedan på Redigera för att öppna konfigurationsmodalen för påminnelser.
3

Välj en påminnelsetyp

Välj ett av följande:
  • Sekventiell påminnelse — skapar en serie påminnelser vid intervall du definierar
  • Skicka inte påminnelse — inaktiverar påminnelser för de valda fakturorna
4

Konfigurera påminnelseuppgifter

För varje påminnelse i sekvensen:
  • Välj påminnelsemall (till exempel “Kommande fakturapåminnelse”)
  • Ange påminnelsedatum — till exempel 3 dagar före eller efter förfallodatumet
  • Ange om det utlöses före eller efter förfallodatumet
5

Lägg till fler påminnelser vid behov

Klicka på + Lägg till ytterligare påminnelse för att bygga en fullständig påminnelsesekvens. Klicka på knappen Ta bort bredvid valfri påminnelse för att ta bort den.
6

Tillämpa på aktiva fakturor (valfritt)

Markera kryssrutan för att tillämpa dessa påminnelseinställningar på för närvarande aktiva fakturor om du vill att den nya konfigurationen ska gälla fakturor som redan är i Öppen-status.
7

Spara

Klicka på Uppdatera för att spara och aktivera påminnelseschemat.

​
Direktfakturor (utan beställnings-ID)

När du snabbt behöver fakturera en klient utan att först skapa en beställning använder du arbetsflödet för direktfaktura.
1

Starta en ny faktura

Gå till Fakturor → Skapa faktura.
2

Välj mottagartyp

Välj Individ eller Företag som mottagartyp.
3

Välj eller ange mottagaren

  • Välj en befintlig klient från rullgardinsmenyn, eller
  • Välj Oberoende e-post för att skriva in valfri e-postadress — även en som inte är registrerad som klient
4

Lämna beställnings-ID tomt

Hoppa över fältet Beställnings-ID. AgencyHandy skapar en fristående faktura som inte är kopplad till någon beställning.
5

Lägg till poster, skatter och rabatter

Klicka på Lägg till post för att lägga till radposter med namn, kvantiteter och priser. Tillämpa skattesatser och rabatter efter behov. Totalen uppdateras automatiskt.
6

Ange faktureringsadress och anteckningar

Ange faktureringsadressen och lägg till eventuella anteckningar för klienten.
7

Skicka eller spara

Klicka på Skicka faktura för att leverera den omedelbart, eller Spara som utkast för att granska den först.
Direktfakturor är perfekta för brådskande förfrågningar, konsultsamtal eller arbete du behöver fakturera utanför det normala beställningsarbetsflödet. Betalningsspårning för fristående fakturor måste hanteras manuellt.