Du måste vara Super Admin, Admin eller PM för att skapa fakturor. Minst en klient måste finnas i din arbetsyta innan du kan generera en faktura.
Inställningar för fakturaprefix
Innan du börjar skapa fakturor bör du konfigurera ditt fakturaprefix. Prefixet visas före varje fakturanummer och hjälper till att identifiera fakturor som tillhörande din byrå.1
Öppna fakturainställningar
Klicka på knappen Inställningar i det övre högra hörnet i fakturainstrumentpanelen.
2
Ange ditt prefix
Navigera till fältet Fakturaprefix och ange det prefix du vill ha (till exempel
FAKT- eller din byrås initialer).3
Spara
Klicka på Spara för att tillämpa prefixet på alla framtida fakturor.
Skapa en faktura
1
Öppna fakturainstrumentpanelen
Klicka på Fakturor i den vänstra sidopanelen för att öppna fakturainstrumentpanelen.
2
Starta en ny faktura
Klicka på + Skapa faktura. Formuläret för att skapa faktura öppnas.
3
Välj klienten
Välj klientens namn från rullgardinsmenyn. Detta är ett obligatoriskt fält. Alla beställnings-ID:n kopplade till den klienten fylls automatiskt i nästa fält.För att skapa en Direktfaktura (inte kopplad till en beställning) kan du lämna fältet Beställnings-ID tomt eller välja Oberoende e-post för att fakturera valfri e-postadress utanför din klientlista.
4
Välj beställnings-ID
Välj det specifika beställnings-ID du fakturerar för. Detta kopplar fakturan till rätt beställning i systemet. För direktfakturor, hoppa över detta fält.
5
Ange faktureringsadress
Fyll i Faktureringsadress:
- Land, stat och stad
- Postnummer
- Gatuadress (om tillämpligt)
6
Ange beställnings- och ekonomiska uppgifter
Under Beställningsuppgifter anger du följande:
För Direktfakturor klickar du på Lägg till post för att lägga till radposter manuellt. Ange postnamn, kvantitet och pris. Du kan lägga till flera poster. Använd + Skattesatser för att tillämpa eller skapa skattesatser (inkluderande eller exkluderande).
7
Lägg till en anteckning (valfritt)
I fältet Anteckning lägger du till ytterligare sammanhang för klienten — till exempel betalningsinstruktioner, projektreferenser eller ett personligt meddelande.
8
Granska detaljpanelen
Den Detalj-panelen till höger ger dig en liveöversikt över:
- Fakturastatus (Utkast som standard)
- Klientnamn, företagsnamn och adress
- Faktureringsadress
- Tjänstnamn och beställnings-ID
- Skapat datum och förfallodatum
- Totalt belopp
9
Skicka till klient eller spara som utkast
- Klicka på Skicka till klient för att e-posta fakturan omedelbart. Statusen ändras automatiskt från Utkast till Öppen.
- Klicka på Spara som utkast om du vill slutföra den senare.
Byråns logotyp och adress läggs till fakturan automatiskt av systemet — du behöver inte ange dem manuellt på varje faktura.
Statusövergångar för fakturor
När en faktura har skapats följer den ett definierat statusflöde. Endast byrån kan flytta en faktura mellan statusar.Redigera en faktura
Du kan redigera en faktura endast när den är i Utkast-status.1
Öppna fakturan
I fakturainstrumentpanelen hittar du utkastfakturan du vill redigera. Klicka på den eller markera kryssrutan bredvid den.
2
Klicka på Redigera
Välj alternativet Redigera från åtgärdsmenyn. Fakturaformuläret öppnas med alla befintliga uppgifter förifyllda.
3
Gör dina ändringar
Uppdatera valfria fält — faktureringsuppgifter, tjänstbeskrivningar, kvantiteter, belopp eller betalningsvillkor.
4
Spara
Klicka på Spara för att tillämpa dina ändringar.
Skicka en faktura till en klient
Om du sparade fakturan som ett utkast och vill skicka den senare:1
Hitta fakturan
I fakturainstrumentpanelen hittar du utkastfakturan du vill skicka.
2
Klicka på Skicka faktura
Öppna fakturan och klicka på knappen Skicka faktura. AgencyHandy levererar fakturan till klientens registrerade e-postadress.
3
Bekräfta leverans
Kontrollera bekräftelsemeddelandet för att verifiera att fakturan skickades. Fakturastatusen uppdateras till Öppen.
Om en faktura är i Utkast-status och du uppdaterar tjänstnamnet återspeglas det nya namnet i fakturan. När statusen ändras till Öppen, Betald, Indrivbar eller Annullerad låses tjänstnamnet på fakturan och uppdateras inte.
Ladda ned och skriva ut en faktura
Både byrån och klienten kan ladda ned en faktura när som helst.1
Öppna fakturan
Gå till fakturainstrumentpanelen och välj fakturan du vill ladda ned.
2
Öppna nedladdning/utskrift
Klicka på alternativet Ladda ned eller Skriv ut från fakturans åtgärdsmeny.
3
Välj ditt format
Välj PDF för nedladdning eller välj dina skrivarinställningar för en fysisk kopia.
4
Spara eller skriv ut
Spara filen på din enhet eller skicka den till skrivaren. Efter utskrift, arkivera fakturan eller dela den med intressenter efter behov.
Ange påminnelser för fakturor
Fakturapåminnelsefunktionen låter dig automatiskt meddela klienter om kommande, förfallna eller överskridna fakturor så att du får betalt i tid utan manuell uppföljning.Påminnelser fungerar bara på fakturor med statusen Öppen och ett angivet förfallodatum.
1
Öppna fakturainställningar
Klicka på knappen Inställningar längst upp till höger i fakturainstrumentpanelen.
2
Navigera till påminnelseinställningar
Bläddra till botten av Mall-avsnittet i den vänstra panelen och klicka sedan på Redigera för att öppna konfigurationsmodalen för påminnelser.
3
Välj en påminnelsetyp
Välj ett av följande:
- Sekventiell påminnelse — skapar en serie påminnelser vid intervall du definierar
- Skicka inte påminnelse — inaktiverar påminnelser för de valda fakturorna
4
Konfigurera påminnelseuppgifter
För varje påminnelse i sekvensen:
- Välj påminnelsemall (till exempel “Kommande fakturapåminnelse”)
- Ange påminnelsedatum — till exempel 3 dagar före eller efter förfallodatumet
- Ange om det utlöses före eller efter förfallodatumet
5
Lägg till fler påminnelser vid behov
Klicka på + Lägg till ytterligare påminnelse för att bygga en fullständig påminnelsesekvens. Klicka på knappen Ta bort bredvid valfri påminnelse för att ta bort den.
6
Tillämpa på aktiva fakturor (valfritt)
Markera kryssrutan för att tillämpa dessa påminnelseinställningar på för närvarande aktiva fakturor om du vill att den nya konfigurationen ska gälla fakturor som redan är i Öppen-status.
7
Spara
Klicka på Uppdatera för att spara och aktivera påminnelseschemat.
Direktfakturor (utan beställnings-ID)
När du snabbt behöver fakturera en klient utan att först skapa en beställning använder du arbetsflödet för direktfaktura.1
Starta en ny faktura
Gå till Fakturor → Skapa faktura.
2
Välj mottagartyp
Välj Individ eller Företag som mottagartyp.
3
Välj eller ange mottagaren
- Välj en befintlig klient från rullgardinsmenyn, eller
- Välj Oberoende e-post för att skriva in valfri e-postadress — även en som inte är registrerad som klient
4
Lämna beställnings-ID tomt
Hoppa över fältet Beställnings-ID. AgencyHandy skapar en fristående faktura som inte är kopplad till någon beställning.
5
Lägg till poster, skatter och rabatter
Klicka på Lägg till post för att lägga till radposter med namn, kvantiteter och priser. Tillämpa skattesatser och rabatter efter behov. Totalen uppdateras automatiskt.
6
Ange faktureringsadress och anteckningar
Ange faktureringsadressen och lägg till eventuella anteckningar för klienten.
7
Skicka eller spara
Klicka på Skicka faktura för att leverera den omedelbart, eller Spara som utkast för att granska den först.