Rollkrav
| Åtgärd | Vem kan göra det |
|---|---|
| Skapa uppgifter | Super Admin, Admin, Projektledare |
| Redigera uppgifter | Super Admin, Admin, Projektledare |
| Ta bort uppgifter | Super Admin, Admin, Projektledare |
| Visa uppgifter under granskning / klara | Super Admin, Admin, PM, Klient |
| Skicka och svara på återkoppling | Super Admin, Admin, PM |
| Logga tid på uppgifter | Alla tilldelade användare (Super Admins och Admins kan logga för andras räkning) |
| Begära en uppgift (klient) | Klient |
| Godkänna / avvisa begärda uppgifter | Super Admin, Admin |
Anställda som tilldelats en beställning kan se uppgifter med statusen Under granskning eller Klar. Uppgifter med statusen Pågående är inte synliga för anställda.
Skapa en uppgift
Öppna beställningen
Navigera till Beställningar i den vänstra sidopanelen och klicka på beställningen där du vill lägga till en uppgift.
Lägg till en ny uppgift
Inuti beställningen bläddrar du till avsnittet Uppgifter och klickar på + Lägg till ny uppgift. Ett formulär för att skapa uppgifter visas.
Fyll i uppgiftsuppgifterna
Fyll i de tillgängliga fälten:
| Fält | Anteckningar |
|---|---|
| Uppgiftsnamn | En tydlig, kortfattad titel för arbetsposten |
| Beskrivning | Detaljerat sammanhang, krav eller instruktioner |
| Tilldelad | Teammedlemmen som ansvarar för att slutföra uppgiften |
| Etikett | Kategorisk tagg för att organisera uppgifter (t.ex. Design, Text) |
| Startdatum | När arbetet med uppgiften påbörjas |
| Förfallodatum | När uppgiften måste vara slutförd |
| Klientgranskning krävs | Kryssruta som kräver att klienten godkänner uppgiften innan den markeras som Klar — markerad som standard |
| Bilagor | Referensfiler eller stödmaterial |
Uppgiftsstatusar
Uppgifter rör sig genom följande statusar:- Pågående — Uppgiften arbetas på (inte synlig för klienter eller anställda)
- Under granskning — Uppgiften har skickats in för granskning; synlig för klienter
- Klar — Uppgiften har godkänts och slutförts
När en klient eller granskare avvisar en uppgift från Under granskning återgår statusen automatiskt till Pågående.
Uppgiftsmodal och aktivitetssida
Att klicka på en uppgift öppnar Uppgiftsmodalen, en detaljvy som fungerar som uppgiftens aktivitetsnav. Härifrån kan du se och hantera:- Aktuell status, tilldelad, startdatum och förfallodatum
- Uppgiftsbeskrivning och eventuella bifogade filer
- Alla återkopplingstrådar och svar
- En komplett aktivitetslogg som visar varje uppdatering, kommentar och statusändring på uppgiften
Redigera en uppgift
För att uppdatera en uppgifts uppgifter efter att den har skapats öppnar du uppgiftsmodalen och ändrar relevanta fält (namn, beskrivning, tilldelad, datum, etikett eller bilagor). Spara dina ändringar för att tillämpa uppdateringen. Endast Super Admins, Admins och PM:ar kan redigera uppgifter.Ta bort en uppgift
För att ta bort en uppgift öppnar du den och använder borttagningsalternativet i uppgiftens åtgärdsmeny. Borttagning är permanent — alla associerade tidsloggar och filversioner tas bort tillsammans med uppgiften.Tidsspårning
AgencyHandy inkluderar inbyggd tidsspårning så att ditt team kan logga timmar direkt mot uppgifter — inget externt verktyg krävs.Starta timern
Starta timern
Klicka på Starta timer. Timern börjar köra och visar uppgiftsnamnet, förfluten tid i realtid och total loggad tid.
Du kan bara ha en aktiv timer igång åt gången. Att starta en ny timer pausar automatiskt en befintlig.
Manuell tidsregistrering
Om du behöver logga tid i efterhand klickar du på Manuell tidsregistrering på uppgiften och anger:- Datum
- Starttid och sluttid (eller en Varaktighet i timmar och minuter)
- Anteckningar (valfritt)
Arbetsloggar
Klicka på knappen Arbetslogg bredvid timern för att se en fullständig uppdelning av alla tidsposter på uppgiften, inklusive datum, start-/sluttider, total aktiv tid och eventuella anteckningar. Admins och Super Admins kan ta bort vilken post som helst; vanliga användare kan bara ta bort sina egna.Tidrapporter
Navigera till Tidrapporter från den vänstra sidopanelen för en vy över all loggad tid för alla beställningar. Du kan filtrera efter uppgiftsnamn, beställnings-ID, tilldelad eller datumintervall (dagligen, veckovis, månadsvis) och gruppera resultat efter teammedlem, tjänstnamn eller uppgiftsnamn. Du kan också starta en timer eller lägga till en manuell post direkt från vyn Tidrapporter.Filåterkoppling
AgencyHandy:s filåterkopplingssystem låter dig och dina klienter lämna precisa, visuella kommentarer om leveranser — direkt inuti uppgifter. Det stöder bilder, PDF:er, videor och live-webbplatser, med versionskontroll och trådade diskussioner inbyggda.Ladda upp en fil för granskning
Öppna uppgiften, klicka på ikonen ➕ i avsnittet Bilagor och ladda upp en bild, PDF, video eller klistra in en live-webbplats-URL.Lämna återkoppling efter filtyp
Bilder och PDF:er Öppna filen och använd annoteringsfältet (Pil, Linje, Rektangel, Markera) för att markera specifika områden. Välj ett område, skriv din kommentar och välj om du vill dela den med ditt team, klienten eller båda. Du kan också ångra eller göra om annoteringar och ändra annoteringsfärger. Videor Öppna videon och pausa den vid den exakta bildrutan där din återkoppling gäller. Skriv din kommentar — videon pausas automatiskt medan du skriver. Återkopplingen tidsstämplas till det ögonblicket. Du kan ta bort tidsstämpeln för att lämna en allmän kommentar istället. Live-webbplatser Lägg till webbplatsens URL till uppgiften med knappen ➕, installera sedan AgencyHandy-webbläsartillägget. Öppna webbplatsen i Visningsläge (interaktivt) eller växla till Granskningsläge för att ta en skärmdump och annotera den med rit-, text- eller formverktyg.Kommentarsåtgärder
Varje kommentar har en meny med tre punkter med alternativ för att:- Redigera kommentaren
- Kopiera svaret
- Ta bort kommentaren
- Begränsa synlighet till det interna teamet
Lösa återkoppling
Klicka på knappen ✓ på en kommentar för att markera den som Löst. Lösta kommentarer förblir synliga som referens och kan öppnas igen. Du får ett meddelande när en kommentar du lämnade löses av någon annan.Filversioner
Klicka på Ladda upp ny version för att lägga till en reviderad fil. Tidigare versioner och deras återkoppling bevaras och är tillgängliga från versionsmenyn. När du öppnar en äldre version meddelar AgencyHandy dig att en nyare version finns. Du kan märka varje fil som Behöver granskning eller Godkänd för att kommunicera granskningsstatus på ett ögonblick.Klienter kan bara lämna återkoppling på filer om kryssrutan Klientgranskning krävs är aktiverad på uppgiften. Filåterkoppling är tillgänglig endast inuti uppgifter eller beställningar — inte i tjänstkatalogen eller profilbilder.
Klientbeställda uppgifter
Klienter kan skicka in uppgiftsbegäranden från sin portal, vilket ger dem ett strukturerat sätt att lyfta fram ytterligare behov utan att kringgå din godkännandeprocess.Klientarbetsflöde
Åtkomst till begäranden
Klienten klickar på Begäranden i sin Klientportal-sidopanel — eller använder knappen + Begär en uppgift direkt inuti en beställning.
Fyll i begärandeformuläret
Klienten anger:
- Beställning (obligatoriskt — begäranden måste vara kopplade till en befintlig beställning)
- Uppgiftsnamn (obligatoriskt)
- Beskrivning (valfritt)
- Bilagor (valfritt — upp till 1 GB; format inkluderar PDF, DOCX, JPG, PNG, MP4, ZIP och mer)
- Start- och slutdatum (valfritt)
Byråarbetsflöde
Visa inkommande begäranden
Klicka på Begäranden i byråportalens sidopanel. Alla väntande begäranden visas i en listvy. Du kan filtrera efter klient eller beställnings-ID, sortera alfabetiskt eller efter utgivningsdatum och använda Inställningar för att visa eller dölja kolumner.
Granska begäran
Klicka på en begäran för att läsa beskrivningen och förhandsgranska eventuella bilagor innan du fattar ett beslut.
Godkänn eller avvisa
Använd åtgärdsknapparna bredvid varje begäran för att godkänna eller avvisa individuellt — eller använd massåtgärderna längst upp till höger för att godkänna eller avvisa alla begäranden på en gång.
- Godkända begäranden blir aktiva uppgifter i beställningen och följer det normala uppgiftsarbetsflödet.
- Avvisade begäranden förblir loggade med statusen Avvisad och läggs inte till i beställningen.
Klienter kan inte kringgå godkännandesteget. En begäran kräver alltid byrååtgärd innan den blir en aktiv uppgift. Väntande begäranden förblir synliga för både klienten och byrån tills ett beslut fattas.
Vy för alla uppgifter
Utöver att hantera uppgifter inuti enskilda beställningar kan du se uppgifter för alla beställningar från en enda skärm. Navigera till Uppgifter i den vänstra sidopanelen för att komma åt sidan Alla uppgifter. Härifrån kan du:- Se varje uppgift du har insyn i, oavsett vilken beställning den tillhör
- Filtrera och sortera efter status, tilldelad, förfallodatum eller beställning
- Snabbt identifiera försenade eller riskfyllda poster för hela din arbetsbelastning