noreply@agencyhandy.com med din egen varumärkesanpassade e-postadress, konfigurera en dedikerad SMTP-server för tillförlitlig leverans och anpassa mallarna som används för klientaviseringar, fakturor, offerter med mera. Att konfigurera detta korrekt säkerställer att dina e-postmeddelanden når klienternas inkorg — inte skräppostmappen — och att varje meddelande speglar din byrås identitet.
Endast superadministratörer och administratörer kan konfigurera e-postinställningar. Gå till Workspace Config → Email Setup för att komma åt dessa alternativ.
Översikt över e-postinställningarnas komponenter
Anpassad e-postadress
Ange det avsändarnamn och den e-postadress som klienter ser när de får meddelanden från din arbetsyta.
DKIM- och SPF-poster
Lägg till DNS-autentiseringsposter för att bevisa att dina e-postmeddelanden är legitima och förhindra att de flaggas som skräppost.
SMTP-server
Anslut din egen e-postserver (t.ex. Gmail, Outlook eller en anpassad domänserver) för att skicka alla utgående e-postmeddelanden från AgencyHandy.
E-postmallar
Anpassa innehåll, ämnesrader och varumärkesprofilering för varje automatiserat e-postmeddelande som AgencyHandy skickar till klienter.
Del 1: Konfigurera en anpassad e-postadress
Innan du konfigurerar din avsändaradress behöver du en registrerad domän med e-postvärd. Populära leverantörer inkluderar Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail och Cloudflare Email Routing.Registrera en domän och konfigurera e-postvärd
Om du inte redan har gjort det, registrera en domän hos en registrar (t.ex. GoDaddy, Namecheap, Cloudflare) och registrera dig hos en e-postvärdleverantör. Se till att du kan skapa och hantera e-postadresser på den domänen (t.ex.
hello@youragency.com).Gå till Email Setup i AgencyHandy
Logga in på AgencyHandy. Gå till Workspace Config i vänsternavigeringen och klicka sedan på Email Setup.
Ange ditt avsändarnamn och din e-postadress
I fältet Sender Name skriver du det namn som klienter ser som avsändare (t.ex.
AgencyHandy Support eller din byrås namn). I fältet Sender Email anger du den anpassade e-postadressen (t.ex. hello@youragency.com). Klicka på Save.Verifiera din e-postadress
AgencyHandy skickar en verifieringslänk till den e-postadress du angav. Öppna din inkorg, hitta verifieringsmeddelandet och klicka på länken för att bekräfta ägarskapet.
Konfigurera DKIM-, SPF- och DMARC-DNS-poster
Efter att du sparat din avsändaradress tillhandahåller AgencyHandy de DNS-poster du behöver lägga till:
- SPF-post (TXT-typ) — auktoriserar AgencyHandy att skicka e-post på uppdrag av din domän.
- DKIM-poster (3 CNAME-poster) — lägger till kryptografiska signaturer på utgående e-post så att mottagande servrar kan verifiera äktheten.
- DMARC-post — definierar hur mottagande servrar ska hantera e-post som misslyckas med autentiseringskontroller.
Del 2: Konfigurera DKIM och SPF (fristående inställning)
Om du behöver generera eller regenerera DKIM- och SPF-poster separat följer du den här vägen: Workspace Config → Emails → DKIM & SPF Setup → Generate DKIM and SPF records. Lägg sedan till posterna i din DNS:| Posttyp | DNS-typ | Vad som ska konfigureras |
|---|---|---|
| SPF | TXT | Kopiera Name och Value från AgencyHandy och lägg till en ny TXT-post i din DNS |
| DKIM (×3) | CNAME | Kopiera varje Name- och Value-par; lägg till 3 separata CNAME-poster med proxy inaktiverat |
DKIM- och SPF-poster kan ta allt från 2 minuter till 2 timmar att propagera. Om statusen fortfarande visar väntande efter 2 timmar, kontrollera att posterna angavs utan stavfel och att inga motstridiga poster finns.
Del 3: Konfigurera SMTP
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) låter dig dirigera alla utgående AgencyHandy-e-postmeddelanden via din egen verifierade e-postserver, vilket ger dig mer kontroll över leveransbarhet och varumärkesprofilering.Du kan använda antingen en anpassad domänadress eller en SMTP-e-postleverantör — inte båda samtidigt. Det går att byta mellan dem när som helst, men du måste ange dina e-postkonfigurationsuppgifter igen om du byter tillbaka till en anpassad e-postadress.
Öppna SMTP-serverinställningarna
Gå till Workspace Config → Email Setup och klicka sedan på SMTP Server.
Byt till SMTP-leverantör (vid behov)
Om du redan har en anpassad e-postadress konfigurerad visas en bekräftelsepopup som frågar om du vill byta. Klicka på Switch to SMTP för att fortsätta. Detta inaktiverar den befintliga anpassade e-postkonfigurationen.
Ange dina SMTP-uppgifter
Fyll i de obligatoriska fälten:
Klicka på Save när du är klar.
| Fält | Exempelvärde | Anteckningar |
|---|---|---|
| Host Name | smtp.gmail.com | Din e-postleverantörs SMTP-serveradress |
| User Name | you@yourdomain.com | Din fullständiga e-postadress |
| Password | Applösenord | Använd ett appspecifikt lösenord (se nedan) |
| Port | 465 eller 587 | 465 för SSL, 587 för TLS |
| Auto TLS | Aktivera/inaktivera | Valfritt — aktiverar automatisk TLS-uppgradering |
Generera ett applösenord (Gmail-exempel)
Om du använder Gmail med tvåfaktorsautentisering aktiverad (krävs för applösenord):
- Gå till myaccount.google.com/security och bekräfta att tvåstegsverifiering är aktiv.
- Besök myaccount.google.com/apppasswords.
- Klicka på Select app, välj Mail (eller ange ett anpassat namn), klicka sedan på Select device och välj din konfiguration.
- Klicka på Create — Google genererar ett 16-teckens applösenord.
- Kopiera lösenordet och klistra in det i fältet Password i AgencyHandy’s SMTP-inställningar.
Bekräfta konfigurationen
Efter att ha sparat visar AgencyHandy ett meddelande som bekräftar “SMTP is created successfully.” Dina sparade uppgifter för värd, användarnamn och port visas på SMTP-inställningssidan.
Del 4: Anpassa e-postmallar
AgencyHandy innehåller förbyggda mallar för varje automatiserat e-postmeddelande det skickar. Du kan anpassa var och en för att matcha din varumärkeston och inkludera relevant dynamiskt innehåll. Tillgängliga mallar inkluderar:- Klientregistrering
- Skicka offert
- Uppgiftsgranskning
- Skicka faktura
- Faktura- och prenumerationspåminnelser
- Aviseringar om ärendeskapande
Välj en mall att redigera
Den fullständiga listan över tillgängliga mallar visas. Klicka på valfri mall för att öppna dess konfigurationssida.
Anpassa mallfälten
Uppdatera följande efter behov:
- Sender Email: Välj vilken konfigurerad e-postadress som skickar den här mallen.
- Subject: Skriv en tydlig och koncis ämnesrad.
- Body: Redigera meddelandeinnehållet så att det matchar din byrås ton och budskap.
- Dynamic Variables: Infoga platshållare som
{{client_name}},{{company_name}}eller{{invoice_id}}för att automatiskt fylla i klientspecifik data. - Social Media Links: Lägg till länkar till din byrås sociala profiler för att uppmuntra engagemang.
Skicka ett testmeddelande
Klicka på Send Test för att skicka en förhandsvisning av mallen till din inkorg. Verifiera formatering, innehåll och att alla dynamiska variabler löses korrekt.
Viktiga anteckningar
- SMTP och anpassad e-post utesluter varandra. Endast en metod kan vara aktiv åt gången per arbetsyta.
- Ange e-post igen vid byte. Om du byter från SMTP tillbaka till en anpassad e-postkonfiguration måste du ange dina anpassade e-postuppgifter igen.
- Felaktiga SMTP-uppgifter blockerar alla utgående e-postmeddelanden. Dubbelkolla värdnamn, port, användarnamn och lösenord om e-postmeddelanden slutar skickas efter en SMTP-ändring.
- DKIM/SPF-propagering tar tid. Vänta upp till 2 timmar och uppdatera sidan Email Setup innan du drar slutsatsen att det finns ett fel.
- Dynamiska variabler är skiftlägeskänsliga. Använd dem exakt som de visas i mallredigeraren för att säkerställa att de fylls i korrekt.