noreply@agencyhandy.com med din egen varumärkesanpassade e-postadress, konfigurera en dedikerad SMTP-server för tillförlitlig leverans och anpassa mallarna som används för klientaviseringar, fakturor, offerter med mera. Att konfigurera detta korrekt säkerställer att dina e-postmeddelanden når klienternas inkorg — inte skräppostmappen — och att varje meddelande speglar din byrås identitet.
Endast superadministratörer och administratörer kan konfigurera e-postinställningar. Gå till Workspace Config → Email Setup för att komma åt dessa alternativ.
Översikt över e-postinställningarnas komponenter
Anpassad e-postadress
Ange det avsändarnamn och den e-postadress som klienter ser när de får meddelanden från din arbetsyta.
DKIM- och SPF-poster
Lägg till DNS-autentiseringsposter för att bevisa att dina e-postmeddelanden är legitima och förhindra att de flaggas som skräppost.
SMTP-server
Anslut din egen e-postserver (t.ex. Gmail, Outlook eller en anpassad domänserver) för att skicka alla utgående e-postmeddelanden från AgencyHandy.
E-postmallar
Anpassa innehåll, ämnesrader och varumärkesprofilering för varje automatiserat e-postmeddelande som AgencyHandy skickar till klienter.
Del 1: Konfigurera en anpassad e-postadress
Innan du konfigurerar din avsändaradress behöver du en registrerad domän med e-postvärd. Populära leverantörer inkluderar Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail och Cloudflare Email Routing.1
Registrera en domän och konfigurera e-postvärd
Om du inte redan har gjort det, registrera en domän hos en registrar (t.ex. GoDaddy, Namecheap, Cloudflare) och registrera dig hos en e-postvärdleverantör. Se till att du kan skapa och hantera e-postadresser på den domänen (t.ex.
hello@youragency.com).2
Gå till Email Setup i AgencyHandy
Logga in på AgencyHandy. Gå till Workspace Config i vänsternavigeringen och klicka sedan på Email Setup.
3
Ange ditt avsändarnamn och din e-postadress
I fältet Sender Name skriver du det namn som klienter ser som avsändare (t.ex.
AgencyHandy Support eller din byrås namn). I fältet Sender Email anger du den anpassade e-postadressen (t.ex. hello@youragency.com). Klicka på Save.4
Verifiera din e-postadress
AgencyHandy skickar en verifieringslänk till den e-postadress du angav. Öppna din inkorg, hitta verifieringsmeddelandet och klicka på länken för att bekräfta ägarskapet.
5
Konfigurera DKIM-, SPF- och DMARC-DNS-poster
Efter att du sparat din avsändaradress tillhandahåller AgencyHandy de DNS-poster du behöver lägga till:
- SPF-post (TXT-typ) — auktoriserar AgencyHandy att skicka e-post på uppdrag av din domän.
- DKIM-poster (3 CNAME-poster) — lägger till kryptografiska signaturer på utgående e-post så att mottagande servrar kan verifiera äktheten.
- DMARC-post — definierar hur mottagande servrar ska hantera e-post som misslyckas med autentiseringskontroller.
6
Bekräfta aktiv status
Återgå till sidan Email Setup i AgencyHandy. När alla DNS-poster har propagerats (detta kan ta mellan 2 minuter och 2 timmar), uppdateras e-poststatusen från Pending till att visa en grön bockmarkering ✅. Din anpassade e-postadress är nu aktiv.
Del 2: Konfigurera DKIM och SPF (fristående inställning)
Om du behöver generera eller regenerera DKIM- och SPF-poster separat följer du den här vägen: Workspace Config → Emails → DKIM & SPF Setup → Generate DKIM and SPF records. Lägg sedan till posterna i din DNS:DKIM- och SPF-poster kan ta allt från 2 minuter till 2 timmar att propagera. Om statusen fortfarande visar väntande efter 2 timmar, kontrollera att posterna angavs utan stavfel och att inga motstridiga poster finns.
Del 3: Konfigurera SMTP
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) låter dig dirigera alla utgående AgencyHandy-e-postmeddelanden via din egen verifierade e-postserver, vilket ger dig mer kontroll över leveransbarhet och varumärkesprofilering.Du kan använda antingen en anpassad domänadress eller en SMTP-e-postleverantör — inte båda samtidigt. Det går att byta mellan dem när som helst, men du måste ange dina e-postkonfigurationsuppgifter igen om du byter tillbaka till en anpassad e-postadress.
1
Öppna SMTP-serverinställningarna
Gå till Workspace Config → Email Setup och klicka sedan på SMTP Server.
2
Byt till SMTP-leverantör (vid behov)
Om du redan har en anpassad e-postadress konfigurerad visas en bekräftelsepopup som frågar om du vill byta. Klicka på Switch to SMTP för att fortsätta. Detta inaktiverar den befintliga anpassade e-postkonfigurationen.
3
Ange dina SMTP-uppgifter
Fyll i de obligatoriska fälten:
Klicka på Save när du är klar.
4
Generera ett applösenord (Gmail-exempel)
Om du använder Gmail med tvåfaktorsautentisering aktiverad (krävs för applösenord):
- Gå till myaccount.google.com/security och bekräfta att tvåstegsverifiering är aktiv.
- Besök myaccount.google.com/apppasswords.
- Klicka på Select app, välj Mail (eller ange ett anpassat namn), klicka sedan på Select device och välj din konfiguration.
- Klicka på Create — Google genererar ett 16-teckens applösenord.
- Kopiera lösenordet och klistra in det i fältet Password i AgencyHandy’s SMTP-inställningar.
5
Bekräfta konfigurationen
Efter att ha sparat visar AgencyHandy ett meddelande som bekräftar “SMTP is created successfully.” Dina sparade uppgifter för värd, användarnamn och port visas på SMTP-inställningssidan.
6
Testa SMTP-anslutningen
Klicka på knappen Test och ange en mottagares e-postadress. AgencyHandy skickar ett testmeddelande till den adressen. Kontrollera inkorgen för bekräftelsemeddelandet: “This is a confirmation that your email setup in Agency Handy is working properly.”
Del 4: Anpassa e-postmallar
AgencyHandy innehåller förbyggda mallar för varje automatiserat e-postmeddelande det skickar. Du kan anpassa var och en för att matcha din varumärkeston och inkludera relevant dynamiskt innehåll. Tillgängliga mallar inkluderar:- Klientregistrering
- Skicka offert
- Uppgiftsgranskning
- Skicka faktura
- Faktura- och prenumerationspåminnelser
- Aviseringar om ärendeskapande
1
Öppna e-postmallar
Gå till Workspace Config → Emails och välj sedan Email Template från undermenyn.
2
Välj en mall att redigera
Den fullständiga listan över tillgängliga mallar visas. Klicka på valfri mall för att öppna dess konfigurationssida.
3
Anpassa mallfälten
Uppdatera följande efter behov:
- Sender Email: Välj vilken konfigurerad e-postadress som skickar den här mallen.
- Subject: Skriv en tydlig och koncis ämnesrad.
- Body: Redigera meddelandeinnehållet så att det matchar din byrås ton och budskap.
- Dynamic Variables: Infoga platshållare som
{{client_name}},{{company_name}}eller{{invoice_id}}för att automatiskt fylla i klientspecifik data. - Social Media Links: Lägg till länkar till din byrås sociala profiler för att uppmuntra engagemang.
4
Skicka ett testmeddelande
Klicka på Send Test för att skicka en förhandsvisning av mallen till din inkorg. Verifiera formatering, innehåll och att alla dynamiska variabler löses korrekt.
5
Spara dina ändringar
Klicka på Save Changes för att tillämpa den uppdaterade mallen. Den nya versionen används för alla framtida automatiserade e-postmeddelanden som matchar den malltypen.
Viktiga anteckningar
- SMTP och anpassad e-post utesluter varandra. Endast en metod kan vara aktiv åt gången per arbetsyta.
- Ange e-post igen vid byte. Om du byter från SMTP tillbaka till en anpassad e-postkonfiguration måste du ange dina anpassade e-postuppgifter igen.
- Felaktiga SMTP-uppgifter blockerar alla utgående e-postmeddelanden. Dubbelkolla värdnamn, port, användarnamn och lösenord om e-postmeddelanden slutar skickas efter en SMTP-ändring.
- DKIM/SPF-propagering tar tid. Vänta upp till 2 timmar och uppdatera sidan Email Setup innan du drar slutsatsen att det finns ett fel.
- Dynamiska variabler är skiftlägeskänsliga. Använd dem exakt som de visas i mallredigeraren för att säkerställa att de fylls i korrekt.