Endast superadministratörer och administratörer kan skapa och skicka offerter. Projektledare kan visa offerter men kan inte skicka dem.
Offertinstrumentpanel
För att öppna offertinstrumentpanelen klickar du på Proposals i vänster sidopanel. Instrumentpanelen listar alla dina skickade och mottagna offerter och visar:- Status — Utkast, Skickat, Accepterat eller Väntande
- Skapandedatum, skickningsdatum och utgångsdatum
- Visningsstatus — om klienten har öppnat offerten
- Åtgärdsmeny för att redigera, skicka, dela eller ta bort varje offert
Skapa en offert
Klicka på Create Proposal för att öppna offertbyggaren. Den är organiserad i tre avsnitt: Overview, Terms & Conditions och Setup.Översikt
Översiktsavsnittet är där du bygger offertens innehåll och prissättning.Offert- och klientinformation
Fyll i följande fält längst upp i offerten:- Proposal Name och Proposal ID
- Client or Lead — stöder flera e-postadresser; markera en som primär
- Company Name och Address (land, delstat, stad, postnummer, ytterligare uppgifter)
- Assignee, Send Date och Expiry Date
Innehållsblock
Varje innehållsblock använder en inbyggd redigerare så att du kan skräddarsy texten för varje klient:- Introduction — sätt scenen och kontexten för uppdraget
- About Us — lyft fram din byrås expertis
- What You Get — definiera omfattning och leveranser tydligt
- Guarantee — beskriv eventuella garantier eller åtaganden
Erbjudanden — tjänster, paket, tillägg och skatter
Avsnittet Erbjudanden är där du konfigurerar prissättningen.Tjänster
Tjänster
Lägg till en eller flera tjänster i offerten. För varje tjänst kan du:
- Välja en pristyp: Engång eller Prenumeration
- Välja tjänstvalutan (olika tjänster kan använda olika valutor i samma offert)
Paket
Paket
Inom varje tjänst lägger du till befintliga paket eller skapar nya direkt. För varje paket definierar du:
- Paketnamn
- Antal och pris per enhet
- Totalt belopp
Tillägg
Tillägg
Bifoga valfria tillägg till valfri tjänst. Tillägg visas som extrafunktioner som klienter kan se tillsammans med kärnservicepriset. Du kan skapa nya tillägg direkt från offertbyggaren utan att lämna formuläret.
Poster
Poster
Lägg till engångsposter med definierad kvantitet och enhetspris. Poster är användbara för ad hoc-kostnader som installationsavgifter eller engångsleveranser.
Skattesatser
Skattesatser
Tillämpa befintliga skattesatser eller skapa nya direkt från offerten. Välj om varje skatt är Exklusiv (läggs ovanpå priset) eller Inklusiv (redan inkluderad). Skatter beräknas per tjänst.
Villkor
Använd avsnittet Villkor för att lägga till offertspecifikt juridiskt språk. Inkludera avbokningspolicyer, återbetalningsvillkor, användningsrättigheter och eventuella andra villkor som är relevanta för uppdraget. Det här avsnittet hjälper till att säkerställa att båda parter förstår sina skyldigheter innan godkännande.Inställningar
Inställningsavsnittet styr vad som händer efter att offerten har skickats.Åtgärd efter godkännande
Välj vad AgencyHandy gör när offerten godkänns: Do Nothing, eller Create Order & Invoice automatiskt.
Påminnelser
Konfigurera påminnelseaviseringar för att puffa klienter som inte svarat innan utgångsdatumet.
Lösenordsskydd
Lägg till ett lösenord till den offentliga offerttlänken så att bara den avsedda mottagaren kan se den.
Kommentarer
Tillåt klienter att lämna kommentarer på den offentliga offertvyn för enklare diskussion fram och tillbaka.
Skicka en offert
När som helst under skapandet kan du spara offerten som ett Utkast eller Förhandsgranska den. När den är klar klickar du på Send för att leverera den till klienten eller leadet. Efter att ha skickat:- En offentlig länk genereras automatiskt
- Offertstatusen uppdateras från Draft till Sent
- AgencyHandy spårar om klienten har visat offerten
Skicka en offert med ett specifikt paket
Om du vill skicka en snabb offert kopplad direkt till ett specifikt tjänstepaket, använder du genvägsformuläret Create Proposal:Fyll i offertformuläret
Ange klientens namn och välj tjänsten. Om tjänsten har flera paket visas de automatiskt — välj det lämpliga.Tilldela eventuellt en Chef till offerten.
Lägg till beställningsuppgifter
Skriv en Order Brief (obligatorisk) som beskriver vad klienten kommer att få. Bifoga eventuella stödfiler upp till 1 GB.
Ange prissättning och villkor
Bekräfta pristypen (engång eller prenumeration), ange löptid, antal, budget och valuta. Lägg till eventuella Villkor som är relevanta för offerten.
Dubbelkolla den automatiskt ifyllda prissättningen och löptiden innan du klickar på Skapa. När den skickats kan klienten acceptera, avvisa eller ladda ned offerten från sitt mottagna avsnitt.
Offertstatusens livscykel
| Status | Innebörd |
|---|---|
| Draft | Offerten har skapats men har inte skickats ännu. |
| Sent | Offerten har levererats till klienten eller leadet. |
| Pending | Klienten har granskat och skickat tillbaka offerten för diskussion. |
| Accepted | Endera parten har formellt accepterat offertvillkoren. En beställning skapas automatiskt om detta är konfigurerat. |
| Rejected | Endera parten har avvisat offerten. Avsändaren får en avisering med anledningen. |
Acceptera en offert
Antingen byrån eller klienten kan acceptera en mottagen offert. När godkännandet sker skapar AgencyHandy automatiskt en beställning (om det är konfigurerat i Inställningar).Om byrån är den som accepterar får superadministratörer och administratörer aviseringar. Om klienten accepterar meddelar AgencyHandy byråns superadministratörs- och administratörsanvändare.
Avvisa en offert
Om de föreslagna villkoren, prissättningen eller omfattningen inte uppfyller dina krav kan du avvisa offerten och ange en anledning.Offentlig offertvy
När du skickar en offert får klienter en länk till en offentlig vy där de kan:- Granska alla tjänster, prissättning, paket och skatter
- Acceptera eller avvisa offerten
- Lämna kommentarer (om kommentarer är aktiverade)
- Komma åt offerten säkert med ett lösenord (om lösenordsskydd är aktiverat)
Ytterligare anteckningar
Flera e-postadresser och leads
Flera e-postadresser och leads
Du kan lägga till flera e-postadresser till en enda offert och markera en som primär kontakt. Offerter fungerar med både registrerade klienter och oregistrerade leads.
Automatiskt genererade beställningar och fakturor
Automatiskt genererade beställningar och fakturor
När du konfigurerar avsnittet Inställningar till “Create Order & Invoice” vid godkännande genererar AgencyHandy automatiskt den länkade beställningen och fakturan i det ögonblick en offert accepteras — inga manuella steg krävs.
Spårning av offertaktivitet
Spårning av offertaktivitet
Varje offert inkluderar ett fullständigt aktivitetsspår. Du kan se när offerten skapades, skickades, visades, accepterades eller avvisades, allt inifrån AgencyHandy.