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Der Kunden-Bereich des CRM von AgencyHandy ist Ihre zentrale Anlaufstelle für jede Organisation oder Einzelperson, die die Interessentenphase hinter sich gelassen hat. Hier können Sie Kundenprofile manuell oder in großen Mengen erstellen, Kontaktdaten aktuell halten, aktuelle Aufträge und Rechnungen verfolgen, Kunden in benutzerdefinierte Kategorien segmentieren und den Portal-Zugriff überwachen — alles aus einer Listenansicht heraus.
Sie benötigen die Rolle Super-Admin oder Admin, um Kundenprofile zu erstellen, zu bearbeiten, zu importieren oder zu konfigurieren. Manager können Kundendetails und Aktivitätsprotokolle einsehen.

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Kundenprofil erstellen

Wenn Sie einen neuen Kunden anlegen, erstellt AgencyHandy für diesen ein Portal-Konto und sendet eine sichere Anmeldungseinladung.
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Zu Kunden navigieren

Melden Sie sich in Ihrem AgencyHandy-Konto an, klicken Sie dann in der linken Seitenleiste auf CRM und wählen Sie die Registerkarte Kunden.
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Erstellungsformular öffnen

Klicken Sie oben rechts auf + Kunden erstellen. Ein Formular öffnet sich.
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Kundeninformationen eingeben

Füllen Sie die Kundendaten aus:
  • Vorname / Nachname (obligatorisch)
  • E-Mail (obligatorisch — wird zum Senden der Portal-Einladung verwendet)
  • Unternehmensname
  • Telefonnummer
  • Land, Bundesland, Stadt, PLZ
  • Kategorie — weisen Sie eine bestehende Konfigurationskategorie zu, falls zutreffend
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Profil speichern

Klicken Sie auf Erstellen. Das Profil wird sofort zu Ihrer Kundenliste hinzugefügt.
Nach der Profilerstellung erhält der Kunde eine E-Mail mit einer sicheren Anmelde-URL. Ein Klick auf diese URL aktiviert sein Portal-Konto und ermöglicht ihm die erstmalige Anmeldung.

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Kunden aus CSV importieren

Wenn Sie von einer anderen Plattform migrieren oder eine Tabelle mit bestehenden Kunden haben, können Sie diese alle auf einmal importieren.
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Auf Importieren klicken

Klicken Sie in der Kundenliste oben rechts auf die Schaltfläche Importieren.
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CSV-Datei hochladen

Ziehen Sie Ihre Datei per Drag-and-Drop auf den Upload-Bereich oder klicken Sie, um sie zu suchen und auszuwählen. AgencyHandy akzeptiert CSV-Dateien mit den folgenden Feldern:
  • Kundenname (erforderlich)
  • E-Mail (erforderlich)
  • Unternehmensname
  • Land
  • Bundesland
  • Stadt
  • PLZ
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Spalten zuordnen

AgencyHandy erkennt automatisch Spaltennamen, die mit seinen Feldnamen übereinstimmen. Verwenden Sie für nicht übereinstimmende Spalten die Dropdown-Menüs, um sie manuell den richtigen Systemfeldern zuzuordnen.
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Vorschau ansehen und bestätigen

Überprüfen Sie die Vorschautabelle, um Formatierungsprobleme zu erkennen, bevor die Daten gespeichert werden.
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Import abschließen

Klicken Sie auf Speichern. Eine Bestätigungsmeldung erscheint, sobald alle Datensätze erfolgreich importiert wurden.
Wenn Ihre Tabellenspaltennamen genau mit den Feldnamen von AgencyHandy übereinstimmen (z. B. „email“, „company name“), wird der Mapper automatisch ausgefüllt — keine manuelle Zuordnung erforderlich.

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Kunden exportieren

Sichern Sie Ihre Kundendatenbank oder teilen Sie sie mit Stakeholdern, indem Sie sie als CSV oder Excel exportieren.
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Auf Exportieren klicken

Klicken Sie in der Kundenliste oben rechts auf die Schaltfläche Exportieren.
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Export anpassen

Wählen Sie, welche Spalten enthalten sein sollen — wählen Sie Alle Spalten für einen vollständigen Export oder wählen Sie bestimmte Felder wie Name, Kontaktdaten, Unternehmen oder Adresse aus.
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Format auswählen

Wählen Sie CSV oder XLSX je nach Verwendungszweck.
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Datei herunterladen

Klicken Sie auf Exportieren. Die Datei wird generiert und auf Ihr Gerät heruntergeladen. Speichern Sie sie sicher, um Kundendaten zu schützen.

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Kundenprofil bearbeiten

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Kunden auswählen

Klicken Sie in der Kundenliste auf das Kontrollkästchen neben dem Kunden, den Sie aktualisieren möchten, oder klicken Sie direkt auf seinen Namen, um sein Profil zu öffnen.
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Bearbeitungsmodus aufrufen

Klicken Sie oben rechts im Kundenprofil auf die Schaltfläche Bearbeiten. Ein Bearbeitungsformular erscheint.
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Informationen aktualisieren

Ändern Sie beliebige Felder — Name, E-Mail, Telefon, Adresse, Unternehmen oder Kategorie.
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Änderungen speichern

Klicken Sie auf Aktualisieren. Eine Bestätigungsmeldung bestätigt, dass das Profil erfolgreich gespeichert wurde.

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Suchen, Sortieren und Filtern

Die Kundenliste bietet Ihnen mehrere Werkzeuge, um den richtigen Kunden schnell zu finden:

Nach Name suchen

Geben Sie den Namen eines Kunden in die Suchleiste ein, um die Liste sofort zu filtern.

Nach Unternehmen filtern

Grenzen Sie die Liste auf Kunden ein, die mit einem bestimmten Unternehmen verbunden sind.

Nach E-Mail filtern

Finden Sie einen Kunden, wenn Sie seine E-Mail-Adresse kennen, aber nicht seinen Namen.

Nach Status filtern

Zeigen Sie nur aktive, inaktive oder eingeladene Kunden an.

Alphabetisch sortieren

Sortieren Sie die vollständige Kundenliste A–Z oder Z–A nach Namen zur schnellen Übersicht.

Nach Kategorie filtern

Zeigen Sie nur Kunden an, die einer bestimmten Konfigurationskategorie zugewiesen sind.

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Kundenaktivität verfolgen

Im Kundenprofil finden Sie Registerkarten, die Ihnen ein aktuelles Bild der Interaktion dieses Kunden mit Ihrer Agentur geben:
Zeigen Sie einen Verlauf aller vom Kunden platzierten Aufträge an, einschließlich Dienstleistungsname, Paket, Status und Datum. Dies gibt Ihnen einen schnellen Überblick über dessen Kaufhistorie, ohne das CRM verlassen zu müssen.
Sehen Sie alle Support- oder Servicetickets, die der Kunde eingereicht hat. Verwenden Sie diese Ansicht, um Antworten zu priorisieren und sicherzustellen, dass keine Anfrage unbeachtet bleibt.
Rufen Sie ein Protokoll aller für den Kunden erstellten Rechnungen ab, einschließlich des Zahlungsstatus. Dies hilft Ihnen, ausstehende Salden und den Rechnungsverlauf an einem Ort zu überwachen.

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Kundenkonfiguration (Kategorien)

Die Kundenkonfiguration ermöglicht es Ihnen, farbcodierte Kategorien zu erstellen, um Ihre Kundenliste zu segmentieren — zum Beispiel Hohe Priorität, Retainer oder In der Warteschleife. Kategorien erscheinen als Filteroptionen in der Kundenliste, sodass Sie sofort die richtige Gruppe aufrufen können.
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Konfiguration öffnen

Klicken Sie im Kunden-Bereich auf die Schaltfläche Konfiguration.
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Neue Kategorie erstellen

Klicken Sie auf + Kategorie erstellen.
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Kategoriedetails eingeben

  • Kategoriename — eine eindeutige, beschreibende Bezeichnung (z. B. Unternehmenskunden)
  • Kurzbeschreibung — eine kurze Notiz, die den Zweck der Kategorie erklärt
  • Farbe — wählen Sie eine unverwechselbare Farbe für schnelle visuelle Erkennung
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Kategorie speichern

Klicken Sie auf Erstellen. Die Kategorie steht nun zur Zuweisung beim Bearbeiten von Kundenprofilen zur Verfügung.
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Kunden der Kategorie zuweisen

Öffnen Sie ein beliebiges Kundenprofil, klicken Sie auf Bearbeiten, wählen Sie das Feld Kategorie und wählen Sie die entsprechende Kategorie. Klicken Sie auf Aktualisieren, um zu speichern.
Verwenden Sie konsistente Farbkonventionen für Kategorien — zum Beispiel Rot für dringende Kunden und Grün für vollständig eingebundene Konten — um die Liste auf einen Blick erfassbar zu machen.

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Kundenaktivitätsprotokoll

Das Aktivitätsprotokoll zeichnet jedes Anmelde- und Abmeldeereignis für das Portal-Konto eines Kunden auf und bietet Ihnen einen klaren Prüfpfad seiner Interaktion. So rufen Sie das Protokoll auf:
  1. Gehen Sie zu Kunden und öffnen Sie das Profil eines bestimmten Kunden.
  2. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste des Profils auf die Registerkarte Aktivitätsprotokoll.
  3. Überprüfen Sie die chronologische Liste der Authentifizierungsereignisse.
Was das Protokoll zeigt:
  • Genaues Datum und Zeitstempel jeder Anmeldung
  • Genaues Datum und Zeitstempel jeder Abmeldung
  • Ein laufender Verlauf aller Authentifizierungsereignisse
Das Protokoll wird in Echtzeit aktualisiert und kann nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Kunden haben keinen Zugriff auf ihr eigenes Aktivitätsprotokoll — es dient nur der administrativen und Compliance-Übersicht.
Derzeit erfasst das Aktivitätsprotokoll nur Authentifizierungsereignisse (Anmeldung und Abmeldung). Im Portal durchgeführte Aktionen — wie das Anzeigen von Aufträgen — werden hier noch nicht protokolliert.

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Kunden per E-Mail kontaktieren

Sie können eine E-Mail an jeden Kunden direkt aus seinem Profil senden, ohne AgencyHandy zu verlassen. Öffnen Sie das Kundenprofil und verwenden Sie die Option E-Mail, um Ihre Nachricht zu verfassen. Das Feld An ist mit der E-Mail-Adresse des Kunden vorausgefüllt.

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Kundenimpersonation

Admins können ein Kundenkonto imitieren, um genau zu sehen, was der Kunde in seinem Portal sieht — nützlich für die Fehlerbehebung bei Zugriffsproblemen oder um einem Kunden während eines Support-Anrufs durch einen Prozess zu führen. Suchen Sie nach der Option Imitieren im Kundenprofil.
Verwenden Sie die Impersonation nur für Supportzwecke. Alle während der Impersonation eines Kunden durchgeführten Aktionen werden in seinem Namen ausgeführt und in seinem Konto erfasst.

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Unternehmenskonten (B2B)

Wenn Sie mit Unternehmen statt Einzelpersonen arbeiten, können Sie in einem Kundenprofil einen Unternehmensnamen festlegen, um Kontakte unter derselben Organisation zu gruppieren. Die Kundenliste kann nach Unternehmen gefiltert werden, sodass alle Kontakte eines bestimmten Kontos leicht gemeinsam angezeigt werden können.