Zugriff auf das Ticket-Dashboard
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Tickets, um das Ticket-Dashboard zu öffnen. Von hier aus können Sie:- Tickets erstellen, bearbeiten und löschen
- Tickets nach Betreff, Kundenname oder Auftrags-ID suchen
- Ticket-Status und Priorität auf einen Blick einsehen
- Alle offenen, zurückgestellten und geschlossenen Tickets der Agentur überwachen
Was Tickets leisten
Verwaltung von Support-Anfragen
Kunden und Agentur-Teammitglieder können Fragen, Probleme oder Anfragen über das Ticketsystem einreichen. Jede Einreichung wird protokolliert und nachverfolgt.
Nachverfolgung der Problemlösung
Weisen Sie Tickets Teammitgliedern zu, legen Sie Prioritäten fest und aktualisieren Sie den Status, während die Arbeit zur Lösung fortschreitet. Alle bleiben informiert.
Kommunikationsverlauf
Jedes Ticket enthält einen vollständigen Verlauf aller Aktionen, Aktualisierungen und Interaktionen. Frühere Kommunikationen können jederzeit für Kontext oder Prüfungszwecke eingesehen werden.
Ein Ticket erstellen
Sowohl Agentur-Teammitglieder als auch Kunden können Tickets erstellen. Der Erstellungsprozess ist für beide gleich. Wer kann Tickets erstellen: Super Admin, Admin, PM und Kunde.Auf + Ticket erstellen klicken
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Ticket erstellen. Ein Formular wird angezeigt.
Den Kunden auswählen
Wählen Sie den Namen des Kunden aus der Dropdown-Liste. Dies verknüpft das Ticket mit dem richtigen Kundenprofil.
Mit einem Auftrag verknüpfen (optional)
Geben Sie die Auftrags-ID ein, um das Ticket mit einem bestimmten Auftrag zu verknüpfen. Dies ist hilfreich bei abrechnungs- oder projektbezogenen Problemen. Sie können ein Ticket auch ohne Auftrags-ID für allgemeine Anfragen erstellen.
Ticket-Details ausfüllen
Füllen Sie die folgenden Felder aus:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Betreff | Ein kurzer, beschreibender Titel für das Ticket |
| Beschreibung | Eine detaillierte Erläuterung des Problems oder der Anfrage |
| Name des Bearbeiters | Das Teammitglied, das für die Lösung dieses Tickets verantwortlich ist |
| Priorität | Dringlichkeitsstufe: Höchste, Hoch, Normal, Niedrig oder Niedrigste |
| Erstellungsdatum | Das Datum, an dem das Ticket erstellt wurde (wird automatisch erfasst) |
| Status | Aktueller Zustand: Offen, Zurückgestellt oder Geschlossen |
Ticket-Status
Tickets durchlaufen drei Status, während die Arbeit voranschreitet:| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Offen | Das Ticket wurde eingereicht und wird aktiv bearbeitet |
| Zurückgestellt | Die Arbeit am Ticket ist vorübergehend pausiert, typischerweise weil weitere Informationen abgewartet werden |
| Geschlossen | Das Problem wurde gelöst und das Ticket wird zur Referenz archiviert |
Ein Ticket bearbeiten
Agentur-Teammitglieder können Ticket-Details jederzeit aktualisieren, um neue Informationen, Prioritätsänderungen oder Lösungsaktualisierungen widerzuspiegeln. Wer kann Tickets bearbeiten: Super Admin, Admin und PM. Kunden können Tickets erstellen, aber nicht bearbeiten.Nur Tickets, die auf Agenturseite erstellt wurden, können bearbeitet werden. Von Kunden eingereichte Tickets können nach der Einreichung nicht vom Kunden geändert werden.
Das zu bearbeitende Ticket auswählen
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Ticket, das Sie bearbeiten möchten. Die Schaltfläche Ticket bearbeiten wird aktiv.
Auf Ticket bearbeiten klicken
Klicken Sie auf die Schaltfläche Ticket bearbeiten. Das Ticket-Formular öffnet sich mit allen vorhandenen Details vorausgefüllt.
Änderungen vornehmen
Aktualisieren Sie alle Felder, die geändert werden müssen — die Beschreibung, Priorität, den Bearbeiter, den Status oder andere Details.
Speichern
Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen anzuwenden. Das Ticket wird sofort im Dashboard aktualisiert.
Ein Ticket löschen
Entfernen Sie veraltete oder unnötige Tickets, um das Dashboard übersichtlich und relevant zu halten. Wer kann Tickets löschen: Super Admin, Admin und PM.Das Ticket auswählen
Aktivieren Sie im Ticket-Dashboard das Kontrollkästchen neben dem Ticket, das Sie löschen möchten. Die Schaltfläche Löschen wird aktiv.
Löschung bestätigen
Bestätigen Sie Ihre Entscheidung im Dialog. Das Ticket wird dauerhaft aus dem System entfernt.
Tickets suchen und filtern
Verwenden Sie die Suchleiste oben im Ticket-Dashboard, um Tickets schnell zu finden. Sie können suchen nach:- Betreff — dem Ticket-Titel
- Kundenname — alle Tickets eines bestimmten Kunden
- Auftrags-ID — alle Tickets, die mit einem bestimmten Auftrag verknüpft sind
Best Practices für die Verwendung von Tickets
Prioritätsstufen einheitlich festlegen
Prioritätsstufen einheitlich festlegen
Einigen Sie sich mit Ihrem Team auf eine Prioritätsskala, bevor Sie mit dem Erstellen von Tickets beginnen. Wenn “Hoch” für verschiedene Personen unterschiedliche Bedeutungen hat, brechen Eskalations-Workflows zusammen. Verwenden Sie “Höchste” nur für Probleme, die Kundenlieferungen blockieren.
Tickets nach Möglichkeit mit Aufträgen verknüpfen
Tickets nach Möglichkeit mit Aufträgen verknüpfen
Das Verknüpfen eines Tickets mit einer Auftrags-ID macht es viel einfacher nachzuverfolgen, welches Kundenproblem welches Projekt betrifft. Dies hilft auch beim Überprüfen vergangener Tickets für einen bestimmten Auftrag.
Tickets nach der Lösung umgehend schließen
Tickets nach der Lösung umgehend schließen
Sobald ein Problem gelöst ist, ändern Sie den Status sofort auf Geschlossen. Das Offenlassen von Tickets nach der Lösung bläht Ihre aktive Warteschlange auf und macht es schwieriger, echte laufende Arbeiten zu erkennen.
Den Status Zurückgestellt für Wartezeiten verwenden
Den Status Zurückgestellt für Wartezeiten verwenden
Wenn Sie auf einen Kunden oder eine dritte Partei warten, setzen Sie das Ticket auf Zurückgestellt anstatt es Offen zu lassen. Dies gibt Ihrem Team ein klares Signal, dass keine Aktion erforderlich ist, bis eine Antwort eingeht.