Wer Rechnungen erstellen kann
Nur Benutzer mit den folgenden Rollen können Rechnungen erstellen und verwalten:- Super Admin
- Admin
- Projektmanager (PM)
Rechnungs-Dashboard
Um das Rechnungs-Dashboard zu öffnen, klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Rechnungen. Von hier aus können Sie:- Rechnungen erstellen, bearbeiten und löschen
- Rechnungen nach Kundenname, Auftrags-ID oder Dienstleistungsname suchen
- Die Rechnungsliste filtern und sortieren
- Den Rechnungsstatus auf einen Blick anzeigen
- Rechnungseinstellungen einschließlich der Präfixkonfiguration aufrufen
Was Rechnungen leisten
Abrechnung & Rechnungsstellung
Erstellen und senden Sie professionelle Rechnungen für jede Dienstleistung oder jedes Produkt, das Sie Kunden liefern, mit voller Kontrolle über Beträge, Rabatte und Fälligkeitsdaten.
Zahlungsverfolgung
Überwachen Sie, ob Rechnungen angesehen, bezahlt oder überfällig sind. Das System erfasst automatisch Zahlungsdaten und Stornierungsdaten, wenn sich Status ändern.
Wiederkehrende Abrechnung
Automatisieren Sie die Rechnungsgenerierung für abonnementbasierte Dienstleistungen. AgencyHandy generiert und liefert wiederkehrende Rechnungen in jedem Abrechnungszyklus ohne manuellen Eingriff.
Projektintegration
Verknüpfen Sie Rechnungen direkt mit Aufträgen und Dienstleistungen, sodass die Abrechnung immer mit der zugrunde liegenden Arbeit verbunden ist. Abrechenbare Positionen können genau zu jeder Rechnung hinzugefügt werden.
Rechnungsstatus
Jede Rechnung durchläuft einen definierten Lebenszyklus. Das Verstehen dieser Status hilft Ihnen, Ihre Forderungen effektiv zu verwalten.| Status | Beschreibung |
|---|---|
| Entwurf | Die Rechnung wurde erstellt, aber noch nicht abgeschlossen. Sie können jeden Teil davon bearbeiten. Sobald sie bereit ist, schließen Sie sie ab, indem Sie den Status auf Offen ändern. Entwurfsrechnungen, die nicht mit einem Abonnement verknüpft sind, können gelöscht werden. |
| Offen / Unbezahlt | Die Rechnung ist abgeschlossen und wartet auf Zahlung. Die Agentur sendet diese an den Kunden, der sie ansehen und bezahlen kann. Sie können eine offene Rechnung in Bezahlt, Storniert oder Uneinbringlich ändern. |
| Bezahlt | Die Rechnung wurde bezahlt. Das System erfasst das Zahlungsdatum automatisch, wenn Sie eine Rechnung als Bezahlt markieren. |
| Storniert | Die Rechnung wurde annulliert. Das System erfasst das Stornierungsdatum automatisch. |
| Uneinbringlich | Der Kunde wird voraussichtlich nicht zahlen. Behandeln Sie dies als Forderungsausfall in Ihrem Buchhaltungsprozess. |
Wenn Sie eine Rechnung mithilfe der Schaltfläche An Kunden senden an einen Kunden senden, ändert sich der Status automatisch von Entwurf auf Offen. Nur die Agentur kann den Status von Offen auf Bezahlt, Storniert oder Uneinbringlich ändern.
Direktrechnungen (ohne Auftrags-ID)
AgencyHandy unterstützt Direktrechnungen – Rechnungen, die nicht mit einem bestehenden Auftrag verknüpft sind. Dies ist nützlich für einmalige Abrechnungen, Ad-hoc-Zahlungen oder die Rechnungsstellung an Kontakte, die noch nicht als Kunden in Ihrem System registriert sind. Wesentliche Funktionen von Direktrechnungen:- Rechnungen ohne Auswahl einer Auftrags-ID senden
- Beliebige bestehende Kunden in Rechnung stellen oder Unabhängige E-Mail verwenden, um an jede E-Mail-Adresse zu senden
- Positionen, Steuern und Rabatte manuell hinzufügen
- Sofort senden oder als Entwurf speichern
Rechnungen exportieren
Sie können Ihre Rechnungsliste für externe Buchhaltungstools oder zur Dokumentation exportieren. Der Export enthält alle sichtbaren Spalten: Rechnungs-ID, Kundenname, Dienstleistung, Beträge, Status und Daten. Rufen Sie die Exportoption im Rechnungs-Dashboard auf.Rechnungseinstellungen
Konfigurieren Sie globale Rechnungseinstellungen über die Schaltfläche Einstellungen in der oberen rechten Ecke des Rechnungs-Dashboards. Dazu gehören:- Rechnungspräfix – passen Sie das Präfix an, das vor jeder Rechnungsnummer erscheint
- Erinnerungsvorlagen – richten Sie automatische Zahlungserinnerungen für offene Rechnungen ein
Verwandte Funktionen
Rechnung erstellen
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen, Ausfüllen und Senden einer Rechnung.
Abonnements
Wie die wiederkehrende Abrechnung funktioniert und wie Abonnement-Rechnungen verwaltet werden.
Support-Tickets
Bearbeiten Sie Fragen zur Abrechnung von Kunden über das Support-Ticket-System.