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Bevor Ihr Team mit der Lieferung beginnen kann, benötigen Sie das vollständige Bild: Ziele, Fristen, Markenrichtlinien, Referenzmaterialien und alle anderen Details, die für das Projekt jedes Kunden einzigartig sind. Aufnahmeformulare ermöglichen es Ihnen, genau festzulegen, welche Informationen gesammelt werden sollen, und dieses Formular direkt an eine Dienstleistung anzuhängen — sodass AgencyHandy den Kunden in dem Moment auffordert, es auszufüllen, wenn er eine Bestellung aufgibt. Kein Nachjagen von E-Mails, keine unvollständigen Briefings.

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Warum Aufnahmeformulare wichtig sind

Ohne einen strukturierten Aufnahmeprozess gehen wichtige Details in E-Mail-Threads verloren oder werden schlicht nie erfasst. Ein Aufnahmeformular:
  • Standardisiert das Briefing — jedes Projekt beginnt mit der gleichen Informationsqualität.
  • Reduziert Rückfragen — Sie erhalten von Anfang an, was Sie brauchen, sodass die Arbeit sofort beginnen kann.
  • Setzt Erwartungen — Kunden denken ihre Anforderungen durch, bevor das Projekt startet, was zu einem klareren Umfang und weniger Überarbeitungsrunden führt.
  • Ist im Auftrag eingebettet — alle Antworten werden gegen den Auftrag in AgencyHandy gespeichert, sodass Ihr Team immer weiß, wo es suchen muss.

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Zwei Wege, ein Aufnahmeformular zu erstellen

Sie können ein Aufnahmeformular entweder beim Einrichten einer Dienstleistung erstellen oder unabhängig davon im Bereich Formulare und es später anhängen.
Dies ist der direkteste Weg, wenn Sie eine neue Dienstleistung einrichten und das Aufnahmeformular von Anfang an bereit haben möchten.
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Eine Dienstleistung öffnen oder erstellen

Navigieren Sie zu Dienstleistungen und öffnen Sie eine bestehende Dienstleistung oder erstellen Sie eine neue.
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Zu den Aufnahmeformular-Einstellungen wechseln

Suchen Sie in den Dienstleistungseinstellungen den Tab oder Abschnitt Aufnahmeformular (manchmal als Anforderungen bezeichnet).
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Felder hinzufügen

Klicken Sie auf Feld hinzufügen und wählen Sie den Feldtyp, der am besten zu den benötigten Informationen passt. Eine vollständige Liste finden Sie in der Feldtyp-Referenz unten.
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Jedes Feld konfigurieren

Geben Sie jedem Feld eine klare Beschriftung und fügen Sie bei Bedarf Platzhaltertext oder Hilfsinstruktionen hinzu, um die Antwort des Kunden zu lenken. Markieren Sie das Feld als Erforderlich, wenn es ausgefüllt sein muss, bevor das Formular eingereicht werden kann.
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Vorschau und Speichern

Verwenden Sie die Vorschau-Option, um das Formular aus der Perspektive des Kunden zu sehen, und klicken Sie dann auf Speichern, um es an die Dienstleistung anzuhängen.

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Verfügbare Feldtypen

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Wie Kunden Aufnahmeformulare ausfüllen

Nachdem ein Kunde die Kaufabwicklung für eine Bestellung mit angehängtem Aufnahmeformular abgeschlossen hat, präsentiert AgencyHandy das Formular automatisch als nächsten erforderlichen Schritt. Hier ist, was passiert:
  1. Der Kunde sieht eine Aufforderung, das Aufnahmeformular für seine neue Bestellung auszufüllen.
  2. Er arbeitet sich durch jedes Feld und lädt dabei alle erforderlichen Dateien hoch.
  3. Sobald alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, klickt er auf Einreichen.
  4. Die Antworten werden gegen den Auftrag in AgencyHandy gespeichert und Ihr Team wird benachrichtigt.
Wenn ein Kunde das Aufnahmeformular beim Checkout überspringt, kann er jederzeit über sein Kundenportal unter dem entsprechenden Auftrag darauf zurückkehren. Sie können auch von der Auftragsdetailseite in Ihrem Dashboard aus sehen, ob das Formular ausgefüllt wurde.

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Tipps für effektive Aufnahmeformulare

Halten Sie Ihr Aufnahmeformular fokussiert — fragen Sie nur nach Informationen, die Sie tatsächlich verwenden werden. Lange Formulare reduzieren die Abschlussraten. Wenn Sie viele Details benötigen, unterteilen Sie das Formular in logische Abschnitte mit klaren Überschriften.
  • Verwenden Sie Hilfetext bei komplexen Feldern, um genau zu erklären, welches Format oder welchen Detailgrad Sie benötigen.
  • Markieren Sie wirklich kritische Felder als Pflichtfelder, aber vermeiden Sie es, alles als erforderlich zu markieren, da sich Kunden sonst überfordert fühlen könnten.
  • Testen Sie das Formular selbst aus der Perspektive des Kunden, bevor Sie es an eine aktive Dienstleistung anhängen — geben Sie eine Testbestellung auf und füllen Sie das Formular aus, um den Ablauf zu überprüfen.
  • Aktualisieren Sie Formulare, wenn sich Ihr Prozess ändert — Sie können ein Aufnahmeformular jederzeit bearbeiten, und die aktualisierte Version wird für alle zukünftigen Bestellungen verwendet.