Warum Aufnahmeformulare wichtig sind
Ohne einen strukturierten Aufnahmeprozess gehen wichtige Details in E-Mail-Threads verloren oder werden schlicht nie erfasst. Ein Aufnahmeformular:- Standardisiert das Briefing — jedes Projekt beginnt mit der gleichen Informationsqualität.
- Reduziert Rückfragen — Sie erhalten von Anfang an, was Sie brauchen, sodass die Arbeit sofort beginnen kann.
- Setzt Erwartungen — Kunden denken ihre Anforderungen durch, bevor das Projekt startet, was zu einem klareren Umfang und weniger Überarbeitungsrunden führt.
- Ist im Auftrag eingebettet — alle Antworten werden gegen den Auftrag in AgencyHandy gespeichert, sodass Ihr Team immer weiß, wo es suchen muss.
Zwei Wege, ein Aufnahmeformular zu erstellen
Sie können ein Aufnahmeformular entweder beim Einrichten einer Dienstleistung erstellen oder unabhängig davon im Bereich Formulare und es später anhängen.- Aus einer Dienstleistung
- Aus dem Bereich Formulare
Dies ist der direkteste Weg, wenn Sie eine neue Dienstleistung einrichten und das Aufnahmeformular von Anfang an bereit haben möchten.
Eine Dienstleistung öffnen oder erstellen
Navigieren Sie zu Dienstleistungen und öffnen Sie eine bestehende Dienstleistung oder erstellen Sie eine neue.
Zu den Aufnahmeformular-Einstellungen wechseln
Suchen Sie in den Dienstleistungseinstellungen den Tab oder Abschnitt Aufnahmeformular (manchmal als Anforderungen bezeichnet).
Felder hinzufügen
Klicken Sie auf Feld hinzufügen und wählen Sie den Feldtyp, der am besten zu den benötigten Informationen passt. Eine vollständige Liste finden Sie in der Feldtyp-Referenz unten.
Jedes Feld konfigurieren
Geben Sie jedem Feld eine klare Beschriftung und fügen Sie bei Bedarf Platzhaltertext oder Hilfsinstruktionen hinzu, um die Antwort des Kunden zu lenken. Markieren Sie das Feld als Erforderlich, wenn es ausgefüllt sein muss, bevor das Formular eingereicht werden kann.
Verfügbare Feldtypen
Text- und Langform-Felder
Text- und Langform-Felder
| Feldtyp | Zeichenlimit | Am besten geeignet für |
|---|---|---|
| Kurze Antwort | 120 Zeichen | Projektnamen, schnelle Beschriftungen, einzeilige Antworten |
| Absatz | 500 Zeichen | Offene Briefings, Hintergrundbeschreibungen |
| Formatierter Text | Flexibel | Detaillierte Spezifikationen, die von Fettdruck, Kursivschrift oder Listen profitieren |
Auswahlfelder
Auswahlfelder
| Feldtyp | Beschreibung |
|---|---|
| Mehrfachauswahl (Kontrollkästchen) | Ermöglicht Kunden, alle zutreffenden Optionen anzukreuzen — nützlich für die Auswahl von Lieferformaten, Zielplattformen oder Stilpräferenzen |
| Auswahl (Optionsfeld) | Ermöglicht Kunden, genau eine Option auszuwählen — ideal für exklusive Entscheidungen wie bevorzugte Sprache oder Paketstaf |
Datum- und Dateifelder
Datum- und Dateifelder
| Feldtyp | Beschreibung |
|---|---|
| Datum | Eine Datumsauswahl für Fristen, Launch-Daten oder Veranstaltungsdaten |
| Datei anhängen | Ermöglicht Kunden das Hochladen von Referenzdateien wie Logos, Markenrichtlinien oder Beispiel-Assets |
| Tabelle | Für Massendateneingaben wie Keyword-Listen, Produktkataloge oder Standortdaten |
Wie Kunden Aufnahmeformulare ausfüllen
Nachdem ein Kunde die Kaufabwicklung für eine Bestellung mit angehängtem Aufnahmeformular abgeschlossen hat, präsentiert AgencyHandy das Formular automatisch als nächsten erforderlichen Schritt. Hier ist, was passiert:- Der Kunde sieht eine Aufforderung, das Aufnahmeformular für seine neue Bestellung auszufüllen.
- Er arbeitet sich durch jedes Feld und lädt dabei alle erforderlichen Dateien hoch.
- Sobald alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, klickt er auf Einreichen.
- Die Antworten werden gegen den Auftrag in AgencyHandy gespeichert und Ihr Team wird benachrichtigt.
Wenn ein Kunde das Aufnahmeformular beim Checkout überspringt, kann er jederzeit über sein Kundenportal unter dem entsprechenden Auftrag darauf zurückkehren. Sie können auch von der Auftragsdetailseite in Ihrem Dashboard aus sehen, ob das Formular ausgefüllt wurde.
Tipps für effektive Aufnahmeformulare
- Verwenden Sie Hilfetext bei komplexen Feldern, um genau zu erklären, welches Format oder welchen Detailgrad Sie benötigen.
- Markieren Sie wirklich kritische Felder als Pflichtfelder, aber vermeiden Sie es, alles als erforderlich zu markieren, da sich Kunden sonst überfordert fühlen könnten.
- Testen Sie das Formular selbst aus der Perspektive des Kunden, bevor Sie es an eine aktive Dienstleistung anhängen — geben Sie eine Testbestellung auf und füllen Sie das Formular aus, um den Ablauf zu überprüfen.
- Aktualisieren Sie Formulare, wenn sich Ihr Prozess ändert — Sie können ein Aufnahmeformular jederzeit bearbeiten, und die aktualisierte Version wird für alle zukünftigen Bestellungen verwendet.