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Mit Guthaben können Sie Dienstleistungen über ein Vorauszahlungssystem anbieten. Sie erstellen Guthabenpakete mit einem Preis, legen Umrechnungskurse fest, die bestimmen, wie viele Guthaben eine Währungseinheit kauft, und Kunden erwerben Guthaben im Voraus. Wenn ein Kunde einen Dienst bestellt oder eine Rechnung bezahlt, wandelt AgencyHandy den Preis in Guthaben um, zieht den erforderlichen Betrag ab und erfasst jede Transaktion in einem vollständigen Prüfpfad.

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So funktioniert das Guthabensystem

Das Guthabensystem hat drei Komponenten:
  • Guthabenpakete: Guthaben-Bündel, die Kunden kaufen (z. B. 500 Guthaben für 50 $).
  • Umrechnungskurse: Regeln, die den Währungspreis eines Dienstes in Guthaben umrechnen (z. B. 1 USD = 10 Guthaben).
  • Guthabensaldo: das verfügbare Guthaben, das ein Kunde für Dienste oder Rechnungen ausgeben kann.
Beispiel: Ein Dienst kostet 3,51 $ und der Umrechnungskurs beträgt 1 USD = 10 Guthaben. 3,51 $ × 10 = 35,1 Guthaben → aufgerundet auf 36 Guthaben AgencyHandy rundet immer auf das nächste ganze Guthaben auf.

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Guthabenzahlungen aktivieren

Bevor Kunden Guthaben kaufen oder nutzen können, müssen Sie die Funktion aktivieren.
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Zu Guthaben navigieren

Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Guthaben.
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Schalter einschalten

Aktivieren Sie den Schalter Guthabenzahlung erlauben.
Bei Aktivierung können Kunden:
  • Ihr Guthaben-Widget im Kundenportal sehen.
  • Auf die Guthaben-Seite zugreifen und Pakete kaufen.
  • Guthabenanfragen einreichen.
  • Mit Guthaben kaufen beim Bestellen von Diensten verwenden.
  • Mit Guthaben bezahlen auf Rechnungen verwenden.
Bei Deaktivierung werden das Guthaben-Widget und alle Guthabenoptionen im Kundenportal ausgeblendet. Bestehende Guthabensalden bleiben erhalten, und Kunden können weiterhin andere Zahlungsmethoden nutzen.

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Guthabenpakete erstellen

Guthabenpakete sind das, was Kunden kaufen, um Guthaben auf ihr Konto zu laden.
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Guthabenpaket-Einstellungen öffnen

Gehen Sie zu Guthaben → Einstellungen → Guthabenpakete.
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Paket hinzufügen

Klicken Sie auf + Paket.
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Details ausfüllen

Geben Sie einen Paketnamen, die Anzahl der enthaltenen Guthaben, die Währung und den Preis ein.
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Speichern

Klicken Sie auf Erstellen.

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Umrechnungskurse verwalten

Umrechnungskurse bestimmen, wie viele Guthaben für einen Dienst basierend auf seinem Währungspreis erforderlich sind. Sie können pro Währung einen anderen Kurs festlegen.
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Umrechnungskurs-Einstellungen öffnen

Gehen Sie zu Guthaben → Einstellungen → Umrechnungskurse.
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Kurs hinzufügen

Klicken Sie auf + Umrechnungskurs hinzufügen.
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Kurs konfigurieren

Wählen Sie eine Währung und geben Sie die Anzahl der Guthaben ein, die einer Einheit dieser Währung entsprechen.
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Speichern

Klicken Sie auf Speichern.
Beispielkurse:
Pro Währung kann jeweils nur ein aktiver Umrechnungskurs existieren.

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Automatische vs. manuelle Guthabenkäufe

Wie Guthaben dem Konto eines Kunden gutgeschrieben werden, hängt von der verwendeten Zahlungsmethode ab. Automatisch (keine Genehmigung erforderlich):
  • Stripe
  • PayPal
Guthaben wird sofort nach erfolgreicher Zahlung gutgeschrieben. Manuell (erfordert Genehmigung der Agentur):
  • Banküberweisung
  • Kryptowährung
Wenn ein Kunde über eine manuelle Methode zahlt, wird eine Guthabenanfrage erstellt. Sie müssen diese prüfen und genehmigen, bevor Guthaben hinzugefügt wird.

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Guthabenanfragen verwalten

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Guthabenanfragen öffnen

Gehen Sie zu Abrechnung → Guthaben.
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Ausstehende Anfragen suchen

Prüfen Sie den Kundennamen, den Zahlungsbetrag und die Anzahl der angeforderten Guthaben.
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Genehmigen oder ablehnen

Klicken Sie auf Annehmen, um das Guthaben hinzuzufügen, oder auf Ablehnen, um abzulehnen.
Anfragestatus:
  • Ausstehend: eingereicht und wartet auf Prüfung.
  • Angenommen: genehmigt; Guthaben wurde dem Saldo des Kunden hinzugefügt.
  • Abgelehnt: zurückgewiesen; kein Guthaben wurde hinzugefügt.

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Kundenguthaben anzeigen

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Kundenprofil öffnen

Gehen Sie zu Kunden und klicken Sie auf den Namen eines Kunden.
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Zur Registerkarte Guthaben wechseln

Wählen Sie die Registerkarte Guthaben.
Die Registerkarte Guthaben zeigt den verfügbaren Saldo des Kunden, den vollständigen Transaktionsverlauf, den laufenden Saldo und Transaktionsreferenzen.

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Guthabentransaktionen verstehen

Jede Guthabenaktivität wird im Transaktionsverlauf des Kunden erfasst. Eingang: dem Konto hinzugefügtes Guthaben:
  • Kauf eines Guthabenpakets
  • Genehmigte Guthabenanfrage
Ausgang: vom Konto abgezogenes Guthaben:
  • Mit Guthaben gekaufter Dienst
  • Mit Guthaben bezahlte Rechnung
Jede Transaktion zeigt Datum, Typ, Referenz, Guthabenbetrag und laufenden Saldo und bietet so einen vollständigen Prüfpfad.