Rollenanforderungen
| Aktion | Wer kann sie durchführen |
|---|---|
| Aufgaben erstellen | Super Admin, Admin, Projektmanager |
| Aufgaben bearbeiten | Super Admin, Admin, Projektmanager |
| Aufgaben löschen | Super Admin, Admin, Projektmanager |
| Aufgaben in Überprüfung / Erledigt anzeigen | Super Admin, Admin, PM, Kunde |
| Feedback senden und darauf antworten | Super Admin, Admin, PM |
| Zeit für Aufgaben erfassen | Alle zugewiesenen Benutzer (Super Admins und Admins können im Namen anderer erfassen) |
| Aufgabe anfordern (Kunde) | Kunde |
| Angeforderte Aufgaben genehmigen / ablehnen | Super Admin, Admin |
Mitarbeiter, die einem Auftrag zugewiesen sind, können Aufgaben sehen, die den Status In Überprüfung oder Erledigt haben. Aufgaben mit dem Status In Bearbeitung sind für Mitarbeiter nicht sichtbar.
Aufgabe erstellen
Auftrag öffnen
Navigieren Sie in der linken Seitenleiste zu Aufträge und klicken Sie auf den Auftrag, zu dem Sie eine Aufgabe hinzufügen möchten.
Neue Aufgabe hinzufügen
Scrollen Sie im Auftrag zum Abschnitt Aufgaben und klicken Sie auf + Neue Aufgabe hinzufügen. Ein Aufgabenerstellungsformular wird angezeigt.
Aufgabendetails ausfüllen
Füllen Sie die verfügbaren Felder aus:
| Feld | Hinweise |
|---|---|
| Aufgabenname | Ein klarer, prägnanter Titel für den Arbeitsvorgang |
| Beschreibung | Detaillierter Kontext, Anforderungen oder Anweisungen |
| Verantwortlicher | Das Teammitglied, das für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist |
| Bezeichnung | Kategorisches Tag zur Organisation von Aufgaben (z. B. Design, Text) |
| Startdatum | Wann die Arbeit an der Aufgabe beginnt |
| Fälligkeitsdatum | Wann die Aufgabe abgeschlossen sein muss |
| Kundenüberprüfung erforderlich | Kontrollkästchen, das die Genehmigung des Kunden erfordert, bevor die Aufgabe als Erledigt markiert wird – standardmäßig aktiviert |
| Anhänge | Referenzdateien oder unterstützende Materialien |
Aufgabenstatus
Aufgaben durchlaufen die folgenden Status:- In Bearbeitung — Die Aufgabe wird bearbeitet (für Kunden oder Mitarbeiter nicht sichtbar)
- In Überprüfung — Die Aufgabe wurde zur Überprüfung eingereicht; für Kunden sichtbar
- Erledigt — Die Aufgabe wurde genehmigt und abgeschlossen
Wenn ein Kunde oder Prüfer eine Aufgabe aus dem Status In Überprüfung ablehnt, wird der Status automatisch auf In Bearbeitung zurückgesetzt.
Aufgaben-Modal und Aktivitätsseite
Durch Klicken auf eine Aufgabe öffnet sich das Aufgaben-Modal, eine Detailansicht, die als Aktivitätszentrum der Aufgabe dient. Von hier aus können Sie Folgendes einsehen und verwalten:- Aktuellen Status, Verantwortlichen, Startdatum und Fälligkeitsdatum
- Aufgabenbeschreibung und alle angehängten Dateien
- Alle Feedback-Threads und Antworten
- Ein vollständiges Aktivitätsprotokoll mit jeder Aktualisierung, jedem Kommentar und jeder Statusänderung der Aufgabe
Aufgabe bearbeiten
Um die Details einer Aufgabe nach ihrer Erstellung zu aktualisieren, öffnen Sie das Aufgaben-Modal und ändern Sie die relevanten Felder (Name, Beschreibung, Verantwortlicher, Termine, Bezeichnung oder Anhänge). Speichern Sie Ihre Änderungen, um die Aktualisierung anzuwenden. Nur Super Admins, Admins und PMs können Aufgaben bearbeiten.Aufgabe löschen
Um eine Aufgabe zu löschen, öffnen Sie sie und verwenden Sie die Löschoption im Aktionsmenü der Aufgabe. Das Löschen ist dauerhaft – alle zugehörigen Zeitprotokolle und Dateiversionen werden zusammen mit der Aufgabe entfernt.Zeiterfassung
AgencyHandy enthält eine integrierte Zeiterfassung, mit der Ihr Team Stunden direkt bei Aufgaben protokollieren kann – kein externes Tool erforderlich.Timer starten
Aufgabe öffnen
Gehen Sie zu Aufträge → Aufgaben und öffnen Sie die Aufgabe, für die Sie die Zeit erfassen möchten.
Timer starten
Klicken Sie auf Timer starten. Der Timer beginnt zu laufen und zeigt den Aufgabennamen, die verstrichene Echtzeit und die gesamte protokollierte Zeit an.
Sie können immer nur einen aktiven Timer gleichzeitig laufen haben. Das Starten eines neuen Timers pausiert automatisch jeden bestehenden.
Manuelle Zeiteingabe
Wenn Sie Zeit rückwirkend protokollieren müssen, klicken Sie auf Manuelle Zeiteingabe bei der Aufgabe und geben Sie ein:- Datum
- Startzeit und Endzeit (oder eine Dauer in Stunden und Minuten)
- Notizen (optional)
Arbeitsprotokolle
Klicken Sie auf die Schaltfläche Arbeitsprotokoll neben dem Timer, um eine vollständige Aufschlüsselung aller Zeiteinträge für die Aufgabe zu sehen, einschließlich Datum, Start-/Endzeiten, gesamter aktiver Zeit und Notizen. Admins und Super Admins können jeden Eintrag löschen; normale Benutzer können nur ihre eigenen löschen.Arbeitszeitnachweise
Navigieren Sie in der linken Seitenleiste zu Arbeitszeitnachweise, um eine auftragsübergreifende Ansicht aller protokollierten Zeiten zu erhalten. Sie können nach Aufgabenname, Auftrags-ID, Verantwortlichem oder Datumsbereich (täglich, wöchentlich, monatlich) filtern und Ergebnisse nach Teammitglied, Dienstleistungsname oder Aufgabenname gruppieren. Sie können auch direkt aus der Arbeitszeitnachweise-Ansicht einen Timer starten oder einen manuellen Eintrag hinzufügen.Datei-Feedback
Das Datei-Feedback-System von AgencyHandy ermöglicht es Ihnen und Ihren Kunden, präzise, visuelle Kommentare zu Lieferobjekten direkt in Aufgaben zu hinterlassen. Es unterstützt Bilder, PDFs, Videos und Live-Websites mit integrierter Versionskontrolle und Thread-Diskussionen.Datei zur Überprüfung hochladen
Öffnen Sie die Aufgabe, klicken Sie auf das ➕-Symbol im Abschnitt Anhänge und laden Sie ein Bild, ein PDF, ein Video hoch oder fügen Sie eine Live-Website-URL ein.Feedback nach Dateityp hinterlassen
Bilder und PDFs Öffnen Sie die Datei und verwenden Sie die Anmerkungswerkzeugleiste (Pfeil, Linie, Rechteck, Hervorhebung), um bestimmte Bereiche zu markieren. Wählen Sie einen Bereich aus, geben Sie Ihren Kommentar ein und wählen Sie, ob Sie ihn mit Ihrem Team, dem Kunden oder beiden teilen möchten. Sie können Anmerkungen auch rückgängig machen oder wiederholen und Anmerkungsfarben ändern. Videos Öffnen Sie das Video und halten Sie es an dem genauen Frame an, auf den sich Ihr Feedback bezieht. Geben Sie Ihren Kommentar ein – das Video pausiert automatisch, während Sie tippen. Das Feedback wird auf diesen Moment zeitgestempelt. Sie können den Zeitstempel entfernen, um stattdessen einen allgemeinen Kommentar zu hinterlassen. Live-Websites Fügen Sie die Website-URL mit der ➕-Schaltfläche zur Aufgabe hinzu und installieren Sie dann die AgencyHandy-Browsererweiterung. Öffnen Sie die Website im Ansichtsmodus (interaktiv) oder wechseln Sie in den Überprüfungsmodus, um einen Screenshot zu erstellen und ihn mit Zeichen-, Text- oder Formwerkzeugen zu kommentieren.Kommentaraktionen
Jeder Kommentar hat ein Drei-Punkte-Menü mit Optionen zum:- Bearbeiten des Kommentars
- Kopieren der Antwort
- Löschen des Kommentars
- Einschränken der Sichtbarkeit auf das interne Team
Feedback auflösen
Klicken Sie auf die ✓-Schaltfläche bei einem Kommentar, um ihn als Aufgelöst zu markieren. Aufgelöste Kommentare bleiben zur Referenz sichtbar und können wieder geöffnet werden. Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn ein von Ihnen hinterlassener Kommentar von jemand anderem aufgelöst wird.Dateiversionen
Klicken Sie auf Neue Version hochladen, um eine überarbeitete Datei hinzuzufügen. Frühere Versionen und ihr Feedback werden gespeichert und sind über das Versions-Dropdown zugänglich. Beim Öffnen einer älteren Version informiert AgencyHandy Sie, dass eine neuere Version vorhanden ist. Sie können jede Datei als Überprüfung erforderlich oder Genehmigt kennzeichnen, um den Überprüfungsstatus auf einen Blick zu kommunizieren.Kunden können nur dann Feedback zu Dateien hinterlassen, wenn das Kontrollkästchen Kundenüberprüfung erforderlich bei der Aufgabe aktiviert ist. Datei-Feedback ist nur innerhalb von Aufgaben oder Aufträgen verfügbar – nicht im Dienstleistungskatalog oder in Profilbildern.
Kundenseitig angeforderte Aufgaben
Kunden können Aufgabenanforderungen über ihr Portal einreichen, was ihnen eine strukturierte Möglichkeit gibt, zusätzliche Bedürfnisse zu äußern, ohne Ihren Genehmigungsprozess zu umgehen.Workflow des Kunden
Anforderungen aufrufen
Der Kunde klickt in der Seitenleiste seines Kundenportals auf Anforderungen – oder verwendet die Schaltfläche + Aufgabe anfordern direkt innerhalb eines Auftrags.
Anforderungsformular ausfüllen
Der Kunde gibt folgendes an:
- Auftrag (Pflichtfeld – Anforderungen müssen mit einem bestehenden Auftrag verknüpft sein)
- Aufgabenname (Pflichtfeld)
- Beschreibung (optional)
- Anhänge (optional – bis zu 1 GB; Formate umfassen PDF, DOCX, JPG, PNG, MP4, ZIP und mehr)
- Start- und Enddaten (optional)
Workflow der Agentur
Eingehende Anforderungen anzeigen
Klicken Sie in der Seitenleiste des Agenturportals auf Anforderungen. Alle ausstehenden Anforderungen erscheinen in einer Listenansicht. Sie können nach Kunde oder Auftrags-ID filtern, alphabetisch oder nach Ausgabedatum sortieren und mit Einstellungen Spalten ein- oder ausblenden.
Anforderung überprüfen
Klicken Sie auf eine Anforderung, um die Beschreibung zu lesen und alle Anhänge in der Vorschau anzuzeigen, bevor Sie eine Entscheidung treffen.
Genehmigen oder ablehnen
Verwenden Sie die Aktionsschaltflächen neben jeder Anforderung, um einzeln zu genehmigen oder abzulehnen – oder verwenden Sie die Massenaktionen oben rechts, um alle Anforderungen auf einmal zu genehmigen oder abzulehnen.
- Genehmigte Anforderungen werden zu aktiven Aufgaben im Auftrag und folgen dem normalen Aufgaben-Workflow.
- Abgelehnte Anforderungen bleiben mit dem Status Abgelehnt protokolliert und werden dem Auftrag nicht hinzugefügt.
Kunden können den Genehmigungsschritt nicht umgehen. Eine Anforderung erfordert immer eine Agenturentscheidung, bevor sie zu einer aktiven Aufgabe wird. Ausstehende Anforderungen sind für Kunden und Agentur sichtbar, bis eine Entscheidung getroffen wird.
Alle Aufgaben anzeigen
Neben der Verwaltung von Aufgaben in einzelnen Aufträgen können Sie Aufgaben über alle Aufträge hinweg auf einem einzigen Bildschirm anzeigen. Navigieren Sie in der linken Seitenleiste zu Aufgaben, um die Seite Alle Aufgaben aufzurufen. Von hier aus können Sie:- Alle Aufgaben anzeigen, auf die Sie Zugriff haben, unabhängig von dem Auftrag, zu dem sie gehören
- Nach Status, Verantwortlichem, Fälligkeitsdatum oder Auftrag filtern und sortieren
- Überfällige oder gefährdete Elemente in Ihrer gesamten Arbeitslast schnell identifizieren