Sie müssen Super Admin, Admin oder PM sein, um Rechnungen zu erstellen. Mindestens ein Kunde muss in Ihrem Workspace vorhanden sein, bevor Sie eine Rechnung erstellen können.
Einstellungen für das Rechnungspräfix
Bevor Sie mit der Erstellung von Rechnungen beginnen, sollten Sie Ihr Rechnungspräfix konfigurieren. Das Präfix erscheint vor jeder Rechnungsnummer und hilft dabei, Rechnungen als zu Ihrer Agentur gehörig zu identifizieren.1
Rechnungseinstellungen öffnen
Klicken Sie im Rechnungs-Dashboard auf die Schaltfläche Einstellungen in der oberen rechten Ecke.
2
Präfix festlegen
Navigieren Sie zum Feld Rechnungspräfix und geben Sie das gewünschte Präfix ein (zum Beispiel
RE- oder die Initialen Ihrer Agentur).3
Speichern
Klicken Sie auf Speichern, um das Präfix auf alle zukünftigen Rechnungen anzuwenden.
Rechnung erstellen
1
Rechnungs-Dashboard öffnen
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Rechnungen, um das Rechnungs-Dashboard zu öffnen.
2
Neue Rechnung starten
Klicken Sie auf + Rechnung erstellen. Das Rechnungserstellungsformular wird geöffnet.
3
Kunden auswählen
Wählen Sie den Namen des Kunden aus der Dropdown-Liste aus. Dies ist ein Pflichtfeld. Alle mit diesem Kunden verknüpften Auftrags-IDs werden automatisch im nächsten Feld ausgefüllt.Um eine Direktrechnung zu erstellen (nicht mit einem Auftrag verknüpft), können Sie das Feld Auftrags-ID leer lassen oder Unabhängige E-Mail auswählen, um an eine E-Mail-Adresse außerhalb Ihrer Kundenliste zu rechnen.
4
Auftrags-ID auswählen
Wählen Sie die spezifische Auftrags-ID aus, für die Sie abrechnen. Dadurch wird die Rechnung mit dem richtigen Auftrag im System verknüpft. Bei Direktrechnungen überspringen Sie dieses Feld.
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Rechnungsadresse eingeben
Füllen Sie die Zahlungsadresse aus:
- Land, Bundesland/Kanton und Stadt
- Postleitzahl
- Straßenanschrift (falls zutreffend)
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Auftrags- und Finanzdetails festlegen
Geben Sie unter Auftragsdetails folgendes ein:
Klicken Sie bei Direktrechnungen auf Position hinzufügen, um Positionen manuell hinzuzufügen. Geben Sie Positionsname, Menge und Preis ein. Sie können mehrere Positionen hinzufügen. Verwenden Sie + Steuersätze, um Steuersätze anzuwenden oder zu erstellen (inklusive oder exklusive).
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Notiz hinzufügen (optional)
Fügen Sie im Feld Notiz zusätzliche Informationen für den Kunden hinzu – zum Beispiel Zahlungsanweisungen, Projektreferenzen oder eine persönliche Nachricht.
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Detailbereich überprüfen
Der Details-Bereich auf der rechten Seite gibt Ihnen eine Live-Zusammenfassung von:
- Rechnungsstatus (standardmäßig Entwurf)
- Kundenname, Firmenname und Adresse
- Zahlungsadresse
- Dienstleistungsname und Auftrags-ID
- Erstellungsdatum und Fälligkeitsdatum
- Gesamtbetrag
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An Kunden senden oder als Entwurf speichern
- Klicken Sie auf An Kunden senden, um die Rechnung sofort per E-Mail zu versenden. Der Status ändert sich automatisch von Entwurf auf Offen.
- Klicken Sie auf Als Entwurf speichern, wenn Sie sie später abschließen möchten.
Das Logo und die Adresse der Agentur werden automatisch vom System zur Rechnung hinzugefügt – Sie müssen diese nicht manuell auf jeder Rechnung eingeben.
Statusübergänge der Rechnung
Sobald eine Rechnung erstellt wurde, folgt sie einem definierten Statusablauf. Nur die Agentur kann eine Rechnung zwischen den Status bewegen.Rechnung bearbeiten
Sie können eine Rechnung nur bearbeiten, solange sie den Status Entwurf hat.1
Rechnung öffnen
Suchen Sie im Rechnungs-Dashboard die Entwurfsrechnung, die Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie darauf oder setzen Sie das Häkchen im Kontrollkästchen daneben.
2
Bearbeiten klicken
Wählen Sie die Option Bearbeiten aus dem Aktionsmenü. Das Rechnungsformular wird mit allen vorhandenen Details vorab ausgefüllt geöffnet.
3
Änderungen vornehmen
Aktualisieren Sie beliebige Felder – Rechnungsdetails, Dienstleistungsbeschreibungen, Mengen, Beträge oder Zahlungsbedingungen.
4
Speichern
Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen.
Rechnung an einen Kunden senden
Wenn Sie die Rechnung als Entwurf gespeichert haben und sie später senden möchten:1
Rechnung finden
Suchen Sie im Rechnungs-Dashboard die Entwurfsrechnung, die Sie senden möchten.
2
Rechnung senden klicken
Öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnung senden. AgencyHandy liefert die Rechnung an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Kunden.
3
Zustellung bestätigen
Überprüfen Sie die Bestätigungsmeldung, um sicherzustellen, dass die Rechnung erfolgreich gesendet wurde. Der Rechnungsstatus wird auf Offen aktualisiert.
Wenn sich eine Rechnung im Status Entwurf befindet und Sie den Dienstleistungsnamen aktualisieren, wird der neue Name in der Rechnung übernommen. Sobald der Status auf Offen, Bezahlt, Uneinbringlich oder Storniert geändert wird, ist der Dienstleistungsname auf der Rechnung gesperrt und wird nicht mehr aktualisiert.
Rechnung herunterladen und drucken
Sowohl die Agentur als auch der Kunde können eine Rechnung jederzeit herunterladen.1
Rechnung öffnen
Gehen Sie zum Rechnungs-Dashboard und wählen Sie die Rechnung aus, die Sie herunterladen möchten.
2
Herunterladen/Drucken aufrufen
Klicken Sie im Aktionsmenü der Rechnung auf die Option Herunterladen oder Drucken.
3
Format wählen
Wählen Sie PDF zum Herunterladen oder Ihre Druckereinstellungen für eine physische Kopie.
4
Speichern oder drucken
Speichern Sie die Datei auf Ihrem Gerät oder senden Sie sie an den Drucker. Archivieren Sie die Rechnung nach dem Drucken oder teilen Sie sie mit Beteiligten nach Bedarf.
Erinnerungen für Rechnungen einrichten
Die Rechnungserinnerungsfunktion ermöglicht es Ihnen, Kunden automatisch über bevorstehende, fällige oder überfällige Rechnungen zu benachrichtigen, damit Sie pünktlich bezahlt werden, ohne manuell nachfassen zu müssen.Erinnerungen funktionieren nur für Rechnungen mit dem Status Offen und einem festgelegten Fälligkeitsdatum.
1
Rechnungseinstellungen öffnen
Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen oben rechts im Rechnungs-Dashboard.
2
Zu den Erinnerungseinstellungen navigieren
Scrollen Sie zum unteren Ende des Abschnitts Vorlage im linken Bereich und klicken Sie dann auf Bearbeiten, um das Konfigurationsmodal für Erinnerungen zu öffnen.
3
Erinnerungstyp auswählen
Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
- Sequenzierte Erinnerung — erstellt eine Serie von Erinnerungen in von Ihnen definierten Intervallen
- Keine Erinnerung senden — deaktiviert Erinnerungen für die ausgewählten Rechnungen
4
Erinnerungsdetails konfigurieren
Für jede Erinnerung in der Sequenz:
- Erinnerungsvorlage auswählen (zum Beispiel „Erinnerung an bevorstehende Rechnungszahlung“)
- Erinnerungsdatum festlegen – zum Beispiel 3 Tage vor oder nach dem Fälligkeitsdatum
- Angeben, ob es vor oder nach dem Fälligkeitsdatum ausgelöst wird
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Bei Bedarf weitere Erinnerungen hinzufügen
Klicken Sie auf + Weitere Erinnerung hinzufügen, um eine vollständige Erinnerungssequenz zu erstellen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen neben einer Erinnerung, um sie zu entfernen.
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Auf aktive Rechnungen anwenden (optional)
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um diese Erinnerungseinstellungen auf aktuell aktive Rechnungen anzuwenden, wenn die neue Konfiguration auch Rechnungen abdecken soll, die bereits den Status Offen haben.
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Speichern
Klicken Sie auf Aktualisieren, um den Erinnerungsplan zu speichern und zu aktivieren.
Direktrechnungen (ohne Auftrags-ID)
Wenn Sie einem Kunden schnell eine Rechnung ausstellen müssen, ohne zuerst einen Auftrag zu erstellen, verwenden Sie den Direktrechnungs-Workflow.1
Neue Rechnung starten
Gehen Sie zu Rechnungen → Rechnung erstellen.
2
Empfängertyp auswählen
Wählen Sie Einzelperson oder Unternehmen als Empfängertyp.
3
Empfänger auswählen oder eingeben
- Wählen Sie einen bestehenden Kunden aus dem Dropdown aus, oder
- Wählen Sie Unabhängige E-Mail, um eine beliebige E-Mail-Adresse einzugeben – auch eine, die nicht als Kunde registriert ist
4
Auftrags-ID leer lassen
Überspringen Sie das Feld Auftrags-ID. AgencyHandy erstellt eine eigenständige Rechnung, die nicht mit einem Auftrag verknüpft ist.
5
Positionen, Steuern und Rabatte hinzufügen
Klicken Sie auf Position hinzufügen, um Positionen mit Namen, Mengen und Preisen hinzuzufügen. Wenden Sie Steuersätze und Rabatte nach Bedarf an. Der Gesamtbetrag wird automatisch aktualisiert.
6
Rechnungsadresse und Notizen eingeben
Geben Sie die Zahlungsadresse ein und fügen Sie Notizen für den Kunden hinzu.
7
Senden oder speichern
Klicken Sie auf Rechnung senden, um sie sofort zu versenden, oder auf Als Entwurf speichern, um sie zuerst zu überprüfen.