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Das Abonnementabrechnungssystem von AgencyHandy ermöglicht es Ihnen, den gesamten wiederkehrenden Umsatz-Workflow zu automatisieren. Wenn ein Kunde eine Dienstleistung abonniert, erstellt die Plattform eine Abonnement-ID, generiert Aufträge und stellt in jedem Abrechnungszyklus automatisch Rechnungen aus – ob täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich. Sie behalten die Kontrolle: Sie können Abonnementdetails einsehen, den Zahlungsverlauf überwachen, fehlgeschlagene Zahlungen bearbeiten und Abonnements bei Bedarf kündigen – alles innerhalb von AgencyHandy.

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Wie die Abonnementabrechnung funktioniert

Der Abonnementlebenszyklus in AgencyHandy folgt sechs Schlüsselphasen.
1

Abonnementbasierte Dienstleistung erstellen

Navigieren Sie zu Dienstleistungen und klicken Sie auf Neue Dienstleistung erstellen. Wählen Sie Abonnement als Dienstleistungstyp.Definieren Sie:
  • Abrechnungszyklus — Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich
  • Verlängerungsverhalten — Neuen Auftrag erstellen, Bestehenden Auftrag aktualisieren oder Unverändert belassen
  • Preisgestaltung & Zahlungsmethode — PayPal, Stripe oder Manuell
Klicken Sie auf Veröffentlichen, um die Dienstleistung verfügbar zu machen.
2

Kunde erwirbt das Abonnement

Der Kunde wählt die Abonnement-Dienstleistung aus, geht zur Kasse und wählt eine Zahlungsmethode.AgencyHandy erstellt automatisch:
  • Eine Abonnement-ID
  • Einen Auftrag
  • Eine Rechnung
Bei PayPal- oder Stripe-Zahlungen wird die Rechnung sofort als Bezahlt markiert. Bei manueller Zahlung bleibt die Rechnung Offen, bis die Agentur den Eingang bestätigt.
3

Automatisierte wiederkehrende Abrechnung

An jedem Verlängerungsdatum verarbeitet AgencyHandy die Zahlung automatisch (für PayPal/Stripe) und generiert die nächste Rechnung.Wenn die Zahlung erfolgreich ist, wird die Rechnung als Bezahlt markiert. Wenn sie fehlschlägt:
  • Die Rechnung bleibt Offen
  • Der Kunde erhält eine Benachrichtigung über fehlgeschlagene Zahlung
  • Die Agentur erhält eine Benachrichtigung, die Zahlung zu wiederholen oder aktualisierte Zahlungsdetails anzufordern
4

Aktive Abonnements verwalten

Navigieren Sie in der linken Seitenleiste zur Abonnementverwaltung, um alle aktiven und inaktiven Abonnements anzuzeigen. Wählen Sie ein beliebiges Abonnement aus, um dessen vollständige Details zu sehen.
5

Stornierungen bearbeiten

Wenn Sie ein Abonnement kündigen, können Sie wählen:
  • Vollständig kündigen — alle zukünftigen Abrechnungen und Aufträge stoppen
  • Den letzten aktiven Auftrag weiterlaufen lassen — dem Kunden ermöglichen, die Dienstleistung bis zur Deadline der aktuellen Periode weiter zu erhalten
Um eine Dienstleistung vollständig zu löschen, müssen alle aktiven Abonnements dieser Dienstleistung zuerst gekündigt werden.
6

Benachrichtigungen

Das System sendet automatisch:
  • Verlängerungserinnerungen vor dem nächsten Abrechnungsdatum
  • Zahlungsbestätigungen nach erfolgreichen Abbuchungen
  • Benachrichtigungen über fehlgeschlagene Zahlung an den Kunden und die Agentur-Admins

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Abonnement-Detailseite

Die Abonnement-Detailseite gibt Ihnen ein vollständiges Bild eines einzelnen Abonnements – von der Dienstleistung und dem Paket bis hin zu jeder Rechnung und jedem Ereignisprotokoll-Eintrag.

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Zugriff

  1. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Abonnements
  2. Klicken Sie auf ein beliebiges Abonnement aus der Liste, um seine Detailseite zu öffnen

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Was Sie sehen können

  • Dienstleistungsname und Paketname
  • Kundenname
  • Abrechnungszyklus (z. B. Monatlich, Jährlich)
  • Startdatum und Enddatum
  • Abonnement-Status (Aktiv oder Inaktiv)
Ein einzelnes Abonnement kann mehrere verknüpfte Aufträge und Rechnungen haben. Mit Abonnements verknüpfte Rechnungen werden dynamisch aktualisiert, wenn Zahlungen eingehen.

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Plan ändern

Mit Change plan stellen Sie ein aktives Abonnement auf ein anderes Paket, eine andere Menge oder einen anderen Preis um. Planänderungen sind nur für Stripe-Abonnements verfügbar.
1

Dialog öffnen

Öffnen Sie die Detailseite des Abonnements und klicken Sie auf Change plan.
2

Neues Paket auswählen

Wählen Sie unter New package ein Paket aus und legen Sie die Quantity fest. Die Pakete sind nach Leistung gruppiert, das aktuelle ist mit (current) markiert.
3

Zeitpunkt wählen

Wählen Sie unter When should it take effect?:
  • Immediately – bei einem Upgrade wird die anteilige Differenz für den Rest des aktuellen Zyklus sofort berechnet. Ein Downgrade kostet nichts und erzeugt keine Gutschrift.
  • At the next renewal – jetzt wird nichts berechnet. Der neue Preis gilt ab dem nächsten Abrechnungsdatum.
Hat das Paket eine feste Anzahl von Zyklen, wählen Sie außerdem, wie die Remaining term gezählt wird.
4

Zusammenfassung prüfen und anwenden

Prüfen Sie die Summary und klicken Sie dann auf Change plan now oder Schedule change.
Eine geplante Änderung erscheint als Hinweis oben im Dialog, mit dem neuen Paket, dem Datum sowie der Leistung und dem individuellen Preis, falls sich diese ändern. Um sie vor der Verlängerung rückgängig zu machen, klicken Sie auf Cancel change.

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Zu einer anderen Leistung wechseln

Sie können ein Abonnement auf ein Paket einer anderen Leistung im selben Workspace umstellen. Das Paket der anderen Leistung muss dieselbe Währung und denselben Abrechnungszyklus wie das aktuelle Abonnement haben. Nicht passende Pakete werden angezeigt, lassen sich aber nicht auswählen. Wählen Sie ein Paket einer anderen Leistung, zeigt der Dialog Dieses Abonnement wechselt zu und den Namen der Leistung. Dialog Change plan mit nach Leistung gruppierten Paketen Nach der Änderung gilt:
  • Das Abonnement und seine künftigen Bestellungen gehören zur neuen Leistung.
  • Vorhandene Aufgaben bleiben unverändert. Die Standardaufgaben der neuen Leistung werden nicht hinzugefügt.

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Individuellen Preis festlegen

Aktivieren Sie Individueller Preis, um statt des Paketpreises einen eigenen Preis pro Einheit zu berechnen. Sie können bis zu 2 Nachkommastellen eingeben, bei Währungen ohne Nachkommastellen wie JPY nur ganze Zahlen. Feld für den individuellen Preis im Dialog Change plan Stripe berechnet den individuellen Preis. Spätere Verlängerungen behalten ihn bei, bis Sie den Plan erneut ohne individuellen Preis ändern. Die Summary zeigt den Individueller Preis pro Einheit und die Leistung. Zusammenfassung mit individuellem Preis und neuer Leistung

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Einschränkungen

  • Planänderungen funktionieren nur für Stripe-Abonnements.
  • Der Abrechnungszyklus lässt sich nicht ändern. Sie können zum Beispiel ein monatliches Abonnement nicht auf ein jährliches Paket umstellen.
  • Ein Abonnement enthält ein Paket. Um mehrere Positionen über ein Abonnement abzurechnen, verwenden Sie Leistungs-Add-ons.

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Wise-Unterstützung für manuelle Abonnementrechnungen

Wenn Sie internationale Zahlungen akzeptieren, können Sie einen Wise-Zahlungslink direkt in Abonnementrechnungen einbetten. Dies gibt Kunden eine bequeme Möglichkeit zu zahlen, ohne manuell eine Banküberweisung einrichten zu müssen.

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Voraussetzungen

  • Ein aktives AgencyHandy-Konto
  • Ein aktives Wise-Konto mit einem gültigen generierten Zahlungslink
1

Rechnungsbereich öffnen

Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Rechnungen, dann auf + Rechnung erstellen.
2

Kunden und Auftrag auswählen

Wählen Sie den Kunden aus dem Dropdown aus. Alle zugehörigen Auftrags-IDs werden angezeigt. Wählen Sie die relevante Auftrags-ID aus und geben Sie den Betrag und die abzurechnenden Positionen ein.
3

Rabatte und Steuern anwenden

Fügen Sie einen eventuellen Rabattprozentsatz, Rabattbetrag, bezahlten Betrag, fälligen Betrag und MwSt./Steuerdetails hinzu. Geben Sie bei Bedarf Rechnungsadresse und Notizen an.
4

Wise-Zahlungslink hinzufügen

Wählen Sie im Abschnitt Zahlungsmethode die Option Wise als Zahlungsoption aus. Fügen Sie Ihren Wise-Zahlungslink in das dafür vorgesehene Feld ein.
5

Rechnung speichern

Klicken Sie auf Speichern, um die Rechnung abzuschließen. Der Wise-Zahlungslink erscheint in der Rechnung, sodass der Kunde direkt zahlen kann.
Überprüfen Sie immer Ihren Wise-Zahlungslink und die Rechnungssummen, bevor Sie speichern. Vergewissern Sie sich, dass Auftragsdetails, Rabatte und Steuerinformationen korrekt sind, um Abrechnungsfehler zu vermeiden.

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Wichtige Hinweise zur Abonnementabrechnung

Nur Super Admins und Admins können Abonnements kündigen. Kunden können ihre eigenen Abonnements nicht kündigen – sie müssen eine Kündigung über die Agentur beantragen.
Sobald ein Abonnement erstellt wurde, kann seine Abonnement-ID nicht mehr bearbeitet werden. Dies gewährleistet eine konsistente Nachverfolgung während der gesamten Laufzeit des Abonnements.
Wenn eine Zahlung fehlschlägt, bleibt die Rechnung Offen und für den fehlgeschlagenen Zeitraum wird ein neuer Auftrag erstellt. Der Abonnementstatus bleibt Aktiv, bis ein Admin die Zahlung manuell wiederholt oder das Abonnement kündigt.
Wenn ein Kunde außerhalb von Stripe oder PayPal zahlt (z. B. per Banküberweisung), muss der Admin die Rechnung in AgencyHandy manuell als Bezahlt markieren. Das System erledigt dies nicht automatisch für manuelle Zahlungen.
Wenn ein Kunde einen Abonnement-Checkout startet, aber die Zahlung nicht abschließt, verbleibt er im System als Lead, bis er erfolgreich abonniert.
Fälligkeitsdaten für Abonnementrechnungen werden automatisch basierend auf dem von Ihnen konfigurierten Abrechnungszyklus festgelegt (z. B. sind monatliche Rechnungen einen Monat nach dem Startdatum fällig).