Pipeline-Phasen
Jeder Lead, den Sie erstellen, startet in der Phase Neu und kann vorwärts bewegt werden, wenn sich Ihre Beziehung entwickelt:| Phase | Bedeutung |
|---|---|
| Neu | Lead ist gerade in die Pipeline eingetreten |
| Kontaktiert | Sie haben mindestens einmal Kontakt aufgenommen |
| Qualifiziert | Lead erfüllt Ihre Zielkunden-Kriterien |
| In Bearbeitung | Aktive Gespräche sind im Gange |
| Angebot gesendet | Ein formelles Angebot wurde übermittelt |
| Verhandlung | Konditionen werden besprochen |
| Kunde | Bereit zur Konvertierung in ein Kundenkonto |
Das Verschieben eines Leads in die Phase Kunde auf dem Board konvertiert ihn nicht automatisch — Sie müssen innerhalb der Lead-Karte noch auf In Kunden umwandeln klicken, um ihn auf die Registerkarte Kunden zu übertragen.
Lead erstellen
Das Leads-Board öffnen
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf CRM und wählen Sie dann die Registerkarte Leads. Das Kanban-Board lädt mit allen Ihren bestehenden Pipeline-Phasen.
Auf Lead erstellen klicken
Wählen Sie oben rechts auf dem Board die Schaltfläche + Lead erstellen. Ein Erstellungsformular öffnet sich.
Lead-Details ausfüllen
Füllen Sie die folgenden Felder aus. Name und E-Mail sind obligatorisch; alles andere ist optional, aber für bessere Filterung und Berichterstattung empfohlen.
- Vorname / Nachname (obligatorisch)
- E-Mail (obligatorisch)
- Unternehmensname
- Kategorie
- Status — legt die anfängliche Kanban-Phase fest (Standard: Neu)
- Quelle — z. B. Facebook, Website (max. 50 Zeichen; Text darüber hinaus wird mit einem Tooltip abgeschnitten)
- Lead-Wert — geschätzter Auftragswert
- Telefonnummer
- Website
- Zugewiesener Mitarbeiter — Teammitglied, das für diesen Lead verantwortlich ist
- Letzte Interaktion — Datum des letzten Kontakts
- Adresse — Land, Bundesland, Stadt, PLZ
- Anhänge — PDFs, JPEGs, PNGs und Textdateien können direkt im Lead-Modal in der Vorschau angezeigt werden; nicht unterstützte Formate fordern zum Download auf
Leads auf dem Kanban-Board verfolgen
Sobald Leads auf dem Board vorhanden sind, haben Sie mehrere Möglichkeiten, mit ihnen zu arbeiten:- Drag-and-Drop — greifen Sie eine Lead-Karte und legen Sie sie in eine andere Phasenspalte, um den aktuellen Status widerzuspiegeln.
- Auf eine Karte klicken — öffnet das Lead-Detail-Modal, wo Sie alle Felder bearbeiten, Notizen einsehen, das Aktivitätsprotokoll prüfen, eine E-Mail senden oder in einen Kunden umwandeln können.
- Lead-Details drucken — verwenden Sie die Schaltfläche Drucken oben rechts im Lead-Modal, um eine druckbare Zusammenfassung zu erstellen.
Lead bearbeiten
Öffnen Sie eine Lead-Karte und klicken Sie auf Bearbeiten (oder aktualisieren Sie direkt die Kontaktinformations- oder Notizfelder im Modal). Änderungen werden sofort gespeichert und im Aktivitätsprotokoll aufgezeichnet.Wenn eine E-Mail-Adresse bereits sowohl als Kunde als auch als Lead existiert, kann dieser Lead nicht in einen Kunden umgewandelt werden. Beheben Sie das Duplikat, bevor Sie eine Konvertierung versuchen.
Lead in Kunden umwandeln
Leads filtern und suchen
Verwenden Sie die Symbolleiste oberhalb des Kanban-Boards, um Ihre Ansicht einzugrenzen:Suchleiste
Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail ein, um übereinstimmende Leads sofort über alle Pipeline-Phasen hinweg anzuzeigen.
Zugewiesener Mitarbeiter
Filtern Sie das Board, um nur Leads anzuzeigen, die einem bestimmten Teammitglied zugewiesen sind.
Lead-Wert
Eingrenzen nach geschätzter Auftragsgröße, um hochwertige Interessenten zu priorisieren.
Datum der letzten Interaktion
Identifizieren Sie Leads, die zuletzt nicht kontaktiert wurden und ein Follow-up benötigen.
Quelle
Zeigen Sie nur Leads aus einem bestimmten Kanal an, z. B. Website oder Facebook.
Leads per E-Mail kontaktieren
Sie können E-Mails direkt vom Kanban-Board oder aus einem Lead-Modal heraus verfassen und senden — kein externer E-Mail-Client erforderlich.| Feld | Details |
|---|---|
| An | Vorausgefüllt mit der E-Mail-Adresse des Leads |
| Betreff | Obligatorisch; maximal 250 Zeichen |
| Inhalt | Rich-Text-Editor; maximal 10.000 Zeichen |
| Anhänge | Bis zu 5 Dateien; Gesamtgrößenlimit 25 MB |
Notizen
Jeder Lead enthält einen dedizierten Bereich Notizen im Detail-Modal. Notizen sind bearbeitbar und löschbar, und jede Notiz zeigt den Namen des Teammitglieds, das sie verfasst hat, sowie einen Zeitstempel. Verwenden Sie Notizen, um Gesprächszusammenfassungen, Kundenpräferenzen oder Follow-up-Erinnerungen zu protokollieren, die das gesamte Team einsehen kann.Leads importieren
Bringen Sie eine bestehende Interessentenliste in AgencyHandy mit einer CSV- oder Excel-Datei in großen Mengen ein.Datei hochladen
Ziehen Sie Ihre CSV- oder Excel-Datei per Drag-and-Drop oder suchen Sie sie. Die Datei muss mindestens eine Spalte Name und E-Mail enthalten.
Spalten zuordnen
Der Importer zeigt einen Spalten-Mapper an. Ordnen Sie jede Spalte in Ihrer Datei dem entsprechenden AgencyHandy-Feld zu. Optionale zuordnungsfähige Felder umfassen: Quelle, Lead-Wert, Telefonnummer, Unternehmensname und Adresse.
Leads exportieren
Exportieren Sie Ihre Pipeline-Daten für Berichte, Backups oder die Integration mit anderen Tools.Spalten auswählen
Wählen Sie Alle Spalten, um alle Felder zu exportieren, oder Benutzerdefinierte Spalten, um nur die benötigten Daten auszuwählen.
Aktivitätsprotokoll
Jede an einem Lead vorgenommene Änderung wird automatisch im Reiter Aktivitätsprotokoll im Lead-Modal aufgezeichnet. Das Protokoll erfasst:- Benutzer — welches Teammitglied die Änderung vorgenommen hat
- Details — was geändert wurde, zum Beispiel „Status von ‚Neu’ auf ‚Kontaktiert’ geändert“
- Anhang-Uploads, Notizenhinzufügungen und Feldbearbeitungen
Automatisierte Erinnerungen und Aufgaben
AgencyHandy sendet automatisierte Benachrichtigungen, wenn ein Lead in einer Phase über eine konfigurierbare Anzahl von Tagen hinaus inaktiv war — zum Beispiel „Nachfassen bei [Lead-Name].“ Wichtige Aktionen wie das Senden eines Angebots können auch automatisch Aufgaben im Aufgabenmanager erstellen, um Ihren Lieferprozess auf Kurs zu halten.Webhooks für Lead-Ereignisse
AgencyHandy löst Webhook-Ereignisse für die folgenden Lead-Aktionen aus, sodass Sie externe CRM-Systeme, Automatisierungstools oder Datenpipelines verbinden können:Lead.Created
Lead.Created
Wird ausgelöst, wenn ein neuer Lead erstellt wird. Payload enthält: Lead-ID, Status, Quelle, zugewiesener Mitarbeiter und Zeitstempel.
Lead.Updated
Lead.Updated
Wird ausgelöst, wenn ein Feld eines Leads aktualisiert wird. Payload enthält dieselben Felder sowie eine Zusammenfassung der Änderungen.
Lead.Deleted
Lead.Deleted
Wird ausgelöst, wenn ein Lead aus dem System gelöscht wird. Payload enthält die Lead-ID und den Lösch-Zeitstempel.
Berichtskennzahlen
Verfolgen Sie den Zustand Ihrer Pipeline mit integrierten Berichtskennzahlen:- Anzahl der Leads pro Phase
- Konvertierungsrate von Lead zu Kunde
- Durchschnittliche Zeit, die ein Lead in jeder Phase verbringt
- Leistungsstärkste Mitarbeiter nach Konvertierungsvolumen