Musisz być Super Adminem, Adminem lub PM, aby tworzyć faktury. Przed wygenerowaniem faktury w Twoim obszarze roboczym musi istnieć co najmniej jeden klient.
Ustawienia prefiksu faktury
Przed rozpoczęciem tworzenia faktur rozważ skonfigurowanie prefiksu faktury. Prefiks pojawia się przed każdym numerem faktury i pomaga identyfikować faktury jako należące do Twojej agencji.1
Otwórz Ustawienia faktur
W Panelu faktur kliknij przycisk Ustawienia w prawym górnym rogu.
2
Ustaw swój prefiks
Przejdź do pola Prefiks faktury i wpisz żądany prefiks (na przykład
FV- lub inicjały Twojej agencji).3
Zapisz
Kliknij Zapisz, aby zastosować prefiks do wszystkich przyszłych faktur.
Tworzenie faktury
1
Otwórz Panel faktur
Kliknij Faktury na lewym pasku bocznym, aby otworzyć Panel faktur.
2
Rozpocznij nową fakturę
Kliknij + Utwórz fakturę. Otworzy się formularz tworzenia faktury.
3
Wybierz klienta
Wybierz nazwę klienta z listy rozwijanej. To jest pole wymagane. Wszystkie ID zleceń powiązane z tym klientem automatycznie pojawią się w następnym polu.Aby utworzyć Fakturę bezpośrednią (niepowiązaną ze zleceniem), możesz pozostawić pole ID zlecenia puste lub wybrać Niezależny adres e-mail, aby wystawić fakturę na dowolny adres e-mail spoza listy klientów.
4
Wybierz ID zlecenia
Wybierz konkretne ID zlecenia, za które wystawiasz fakturę. Łączy to fakturę z odpowiednim zleceniem w systemie. W przypadku faktur bezpośrednich pomiń to pole.
5
Wprowadź adres do rozliczeń
Wypełnij Adres do rozliczeń:
- Kraj, stan i miasto
- Kod pocztowy
- Adres ulicy (jeśli dotyczy)
6
Ustaw szczegóły zlecenia i dane finansowe
W sekcji Szczegóły zlecenia wprowadź następujące informacje:
W przypadku Faktur bezpośrednich kliknij Dodaj pozycję, aby ręcznie dodać pozycje. Wprowadź nazwę pozycji, ilość i cenę. Możesz dodać wiele pozycji. Użyj + Stawki podatkowe, aby zastosować lub utworzyć stawki podatkowe (wliczone lub dodatkowe).
7
Dodaj notatkę (opcjonalnie)
W polu Notatka dodaj dowolny dodatkowy kontekst dla klienta — na przykład instrukcje dotyczące płatności, referencje projektowe lub wiadomość osobistą.
8
Przejrzyj panel szczegółów
Panel Szczegóły po prawej stronie daje Ci aktualne podsumowanie:
- Status faktury (domyślnie Szkic)
- Nazwa klienta, nazwa firmy i adres
- Adres do rozliczeń
- Nazwa usługi i ID zlecenia
- Data utworzenia i termin płatności
- Łączna kwota
9
Wyślij do klienta lub zapisz jako szkic
- Kliknij Wyślij do klienta, aby natychmiast wysłać fakturę pocztą e-mail. Status automatycznie zmienia się z Szkic na Otwarta.
- Kliknij Zapisz jako szkic, jeśli chcesz sfinalizować ją później.
Logo i adres agencji są automatycznie dodawane do faktury przez system — nie musisz ich ręcznie wprowadzać na każdej fakturze.
Przejścia statusów faktur
Po utworzeniu faktury podąża ona zdefiniowanym przepływem statusów. Tylko agencja może zmieniać status faktury.Edytowanie faktury
Fakturę możesz edytować tylko wtedy, gdy ma status Szkic.1
Otwórz fakturę
W Panelu faktur znajdź fakturę w trybie szkicu, którą chcesz edytować. Kliknij ją lub zaznacz pole wyboru obok niej.
2
Kliknij Edytuj
Wybierz opcję Edytuj z menu akcji. Formularz faktury otworzy się z wstępnie wypełnionymi wszystkimi istniejącymi szczegółami.
3
Wprowadź zmiany
Zaktualizuj dowolne pola — dane do rozliczeń, opisy usług, ilości, kwoty lub warunki płatności.
4
Zapisz
Kliknij Zapisz, aby zastosować zmiany.
Wysyłanie faktury do klienta
Jeśli zapisałeś fakturę jako szkic i chcesz wysłać ją później:1
Znajdź fakturę
W Panelu faktur zlokalizuj fakturę w trybie szkicu, którą chcesz wysłać.
2
Kliknij Wyślij fakturę
Otwórz fakturę i kliknij przycisk Wyślij fakturę. AgencyHandy dostarcza fakturę na adres e-mail klienta zapisany w systemie.
3
Potwierdź dostarczenie
Sprawdź komunikat potwierdzający, aby zweryfikować, że faktura została wysłana pomyślnie. Status faktury zmienia się na Otwarta.
Jeśli faktura ma status Szkic i zaktualizujesz nazwę usługi, nowa nazwa zostanie odzwierciedlona w fakturze. Gdy status zmieni się na Otwarta, Opłacona, Nieściągalna lub Anulowana, nazwa usługi na fakturze jest zablokowana i nie będzie aktualizowana.
Pobieranie i drukowanie faktury
Zarówno agencja, jak i klient mogą pobrać fakturę w dowolnym momencie.1
Otwórz fakturę
Przejdź do Panelu faktur i wybierz fakturę, którą chcesz pobrać.
2
Otwórz opcje pobierania/drukowania
Kliknij opcję Pobierz lub Drukuj z menu akcji faktury.
3
Wybierz format
Wybierz PDF do pobierania lub wybierz ustawienia drukarki dla kopii papierowej.
4
Zapisz lub wydrukuj
Zapisz plik na swoim urządzeniu lub wyślij go do drukarki. Po wydrukowaniu zarchiwizuj fakturę lub udostępnij ją zainteresowanym stronom w razie potrzeby.
Ustawianie przypomnień dotyczących faktur
Funkcja przypomnień o fakturze pozwala automatycznie powiadamiać klientów o nadchodzących, wymagalnych lub przeterminowanych fakturach, dzięki czemu otrzymujesz płatności na czas bez ręcznego śledzenia.Przypomnienia działają tylko w przypadku faktur o statusie Otwarta z ustawionym terminem płatności.
1
Otwórz Ustawienia faktur
Kliknij przycisk Ustawienia w prawym górnym rogu Panelu faktur.
2
Przejdź do ustawień przypomnień
Przewiń do dolnej części sekcji Szablon w lewym panelu, a następnie kliknij Edytuj, aby otworzyć modal konfiguracji przypomnień.
3
Wybierz typ przypomnienia
Wybierz jedną z następujących opcji:
- Sekwencjonowane przypomnienie — tworzy serię przypomnień w określonych przez Ciebie odstępach czasu
- Nie wysyłaj przypomnień — wyłącza przypomnienia dla wybranych faktur
4
Skonfiguruj szczegóły przypomnień
Dla każdego przypomnienia w sekwencji:
- Wybierz szablon przypomnienia (na przykład „Przypomnienie o nadchodzącej płatności faktury”)
- Ustaw datę przypomnienia — na przykład 3 dni przed lub po terminie płatności
- Określ, czy ma być wyzwalane przed czy po terminie płatności
5
Dodaj więcej przypomnień w razie potrzeby
Kliknij + Dodaj kolejne przypomnienie, aby zbudować pełną sekwencję przypomnień. Kliknij przycisk Usuń obok dowolnego przypomnienia, aby je usunąć.
6
Zastosuj do aktywnych faktur (opcjonalnie)
Zaznacz pole wyboru, aby zastosować te ustawienia przypomnień do aktualnie aktywnych faktur, jeśli chcesz, aby nowa konfiguracja obejmowała faktury już o statusie Otwarta.
7
Zapisz
Kliknij Aktualizuj, aby zapisać i aktywować harmonogram przypomnień.
Faktury bezpośrednie (bez ID zlecenia)
Gdy musisz szybko rozliczyć klienta bez wcześniejszego tworzenia zlecenia, skorzystaj z procesu Faktury bezpośredniej.1
Rozpocznij nową fakturę
Przejdź do Faktury → Utwórz fakturę.
2
Wybierz typ odbiorcy
Wybierz Osoba fizyczna lub Firma jako typ odbiorcy.
3
Wybierz lub wprowadź odbiorcę
- Wybierz istniejącego klienta z listy rozwijanej, lub
- Wybierz Niezależny adres e-mail, aby wpisać dowolny adres e-mail — nawet taki, który nie jest zarejestrowany jako klient
4
Pozostaw pole ID zlecenia puste
Pomiń pole ID zlecenia. AgencyHandy tworzy samodzielną fakturę niepowiązaną z żadnym zleceniem.
5
Dodaj pozycje, podatki i rabaty
Kliknij Dodaj pozycję, aby dodać pozycje z nazwami, ilościami i cenami. W razie potrzeby zastosuj stawki podatkowe i rabaty. Łączna kwota aktualizuje się automatycznie.
6
Ustaw adres do rozliczeń i notatki
Wprowadź adres do rozliczeń i dodaj wszelkie notatki dla klienta.
7
Wyślij lub zapisz
Kliknij Wyślij fakturę, aby dostarczyć ją natychmiast, lub Zapisz jako szkic, aby najpierw ją przejrzeć.