Przejdź do głównej treści
Funkcja zgłoszeń w AgencyHandy daje Twojej agencji ustrukturyzowany sposób obsługi zapytań, problemów i próśb klientów. Zamiast pozwalać, by pytania ginęły w wątkach e-mailowych lub czatach, każde zgłoszenie o wsparcie znajduje się w tickecie z tematem, priorytetem, osobą przypisaną i statusem — wszystko jest przeszukiwalne i śledzone z jednego panelu. Zarówno Twój zespół, jak i klienci mogą tworzyć zgłoszenia, a pełna historia każdego z nich jest zachowywana, dzięki czemu nic nie umknie uwadze.

​
Dostęp do panelu zgłoszeń

Kliknij Zgłoszenia na lewym pasku bocznym, aby otworzyć panel zgłoszeń. Stąd możesz:
  • Tworzyć, edytować i usuwać zgłoszenia
  • Wyszukiwać zgłoszenia według tematu, nazwy klienta lub ID zamówienia
  • Przeglądać status i priorytet zgłoszeń na pierwszy rzut oka
  • Monitorować wszystkie otwarte, wstrzymane i zamknięte zgłoszenia w całej agencji

​
Do czego służą zgłoszenia

Zarządzanie zgłoszeniami wsparcia

Klienci i członkowie zespołu agencji mogą przesyłać pytania, problemy lub prośby za pośrednictwem systemu zgłoszeń. Każde zgłoszenie jest rejestrowane i śledzone.

Śledzenie rozwiązywania problemów

Przypisuj zgłoszenia do członków zespołu, ustawiaj priorytety i aktualizuj statusy w miarę postępu prac nad rozwiązaniem. Wszyscy są na bieżąco.

Historia komunikacji

Każde zgłoszenie zawiera pełną historię działań, aktualizacji i interakcji. Przeglądaj wcześniejszą komunikację w dowolnym momencie w celach informacyjnych lub audytowych.

​
Tworzenie zgłoszenia

Zarówno członkowie zespołu agencji, jak i klienci mogą tworzyć zgłoszenia. Proces tworzenia jest taki sam dla obu stron. Kto może tworzyć zgłoszenia: Super Admin, Admin, PM i Klient.
1

Otwórz panel zgłoszeń

Kliknij Zgłoszenia na lewym pasku bocznym.
2

Kliknij + Utwórz zgłoszenie

Kliknij przycisk + Utwórz zgłoszenie. Pojawi się formularz.
3

Wybierz klienta

Wybierz nazwę klienta z listy rozwijanej. Spowoduje to powiązanie zgłoszenia z właściwym profilem klienta.
4

Powiąż z zamówieniem (opcjonalnie)

Wprowadź ID zamówienia, aby powiązać zgłoszenie z konkretnym zamówieniem. Jest to przydatne w przypadku problemów dotyczących rozliczeń lub projektu. Możesz też utworzyć zgłoszenie bez ID zamówienia dla ogólnych zapytań.
5

Wypełnij szczegóły zgłoszenia

Wypełnij następujące pola:
6

Kliknij Utwórz

Kliknij Utwórz, aby zapisać zgłoszenie. Pojawi się ono natychmiast w panelu zgłoszeń.

​
Statusy zgłoszeń

Zgłoszenia przechodzą przez trzy statusy w miarę postępu prac:
Używaj statusu Wstrzymane, gdy czekasz na odpowiedź klienta lub zależność zewnętrzną. Dzięki temu zgłoszenie pozostaje widoczne bez zaśmiecania aktywnej kolejki.

​
Edytowanie zgłoszenia

Członkowie zespołu agencji mogą w dowolnym momencie aktualizować szczegóły zgłoszenia, aby odzwierciedlić nowe informacje, zmiany priorytetów lub aktualizacje dotyczące rozwiązania. Kto może edytować zgłoszenia: Super Admin, Admin i PM. Klienci mogą tworzyć zgłoszenia, ale nie mogą ich edytować.
Edytować można tylko zgłoszenia utworzone po stronie agencji. Zgłoszenia przesłane przez klientów nie mogą być modyfikowane przez klienta po złożeniu.
1

Otwórz panel zgłoszeń

Przejdź do Zgłoszeń na lewym pasku bocznym.
2

Wybierz zgłoszenie do edycji

Zaznacz pole wyboru obok zgłoszenia, które chcesz edytować. Przycisk Edytuj zgłoszenie stanie się aktywny.
3

Kliknij Edytuj zgłoszenie

Kliknij przycisk Edytuj zgłoszenie. Formularz zgłoszenia otworzy się ze wszystkimi istniejącymi danymi.
4

Wprowadź zmiany

Zaktualizuj wszystkie pola wymagające zmiany — opis, priorytet, osobę przypisaną, status lub inne szczegóły.
5

Zapisz

Kliknij Zapisz, aby zastosować zmiany. Zgłoszenie zostaje natychmiast zaktualizowane w panelu.
6

Poinformuj o zmianach

Jeśli zmiana jest znacząca — na przykład eskalacja priorytetu lub zmiana osoby przypisanej — powiadom odpowiednich członków zespołu, aby mogli odpowiednio zareagować.

​
Usuwanie zgłoszenia

Usuń nieaktualne lub niepotrzebne zgłoszenia, aby panel był przejrzysty i aktualny. Kto może usuwać zgłoszenia: Super Admin, Admin i PM.
1

Wybierz zgłoszenie

W panelu zgłoszeń zaznacz pole wyboru obok zgłoszenia, które chcesz usunąć. Przycisk Usuń stanie się aktywny.
2

Kliknij Usuń

Kliknij Usuń. Pojawi się okno dialogowe z prośbą o potwierdzenie.
3

Potwierdź usunięcie

Potwierdź swoją decyzję w oknie dialogowym. Zgłoszenie zostanie trwale usunięte z systemu.
4

Zweryfikuj usunięcie

Sprawdź listę zgłoszeń lub wyszukaj zgłoszenie według tematu lub ID zamówienia, aby potwierdzić, że już nie istnieje.
Usunięcie zgłoszenia jest trwałe i nie można go cofnąć. Przed usunięciem upewnij się, że wszelka ważna komunikacja lub notatki dotyczące rozwiązania z tego zgłoszenia zostały udokumentowane w innym miejscu.

​
Wyszukiwanie i filtrowanie zgłoszeń

Użyj paska wyszukiwania na górze panelu zgłoszeń, aby szybko znaleźć zgłoszenia. Możesz wyszukiwać według:
  • Tematu — tytułu zgłoszenia
  • Nazwy klienta — wszystkich zgłoszeń od konkretnego klienta
  • ID zamówienia — wszystkich zgłoszeń powiązanych z konkretnym zamówieniem

​
Najlepsze praktyki korzystania ze zgłoszeń

Uzgodnij skalę priorytetów z zespołem przed rozpoczęciem tworzenia zgłoszeń. Jeśli „Wysoki” oznacza dla różnych osób różne rzeczy, procedury eskalacji przestają działać. Używaj priorytetu Najwyższy tylko w przypadku problemów blokujących dostarczenie wyników klientowi.
Połączenie zgłoszenia z ID zamówienia znacznie ułatwia śledzenie, który problem klienta wpływa na który projekt. Pomaga to również podczas przeglądania poprzednich zgłoszeń dla konkretnego zamówienia.
Gdy problem zostanie rozwiązany, natychmiast zmień status na Zamknięte. Pozostawianie otwartych zgłoszeń po rozwiązaniu problemu zawyża aktywną kolejkę i utrudnia dostrzeżenie faktycznych prac w toku.
Gdy czekasz na klienta lub podmiot trzeci, ustaw zgłoszenie na Wstrzymane, zamiast pozostawiać je Otwartym. Daje to zespołowi wyraźny sygnał, że żadne działanie nie jest potrzebne do czasu nadejścia odpowiedzi.