Dostęp do panelu zgłoszeń
Kliknij Zgłoszenia na lewym pasku bocznym, aby otworzyć panel zgłoszeń. Stąd możesz:- Tworzyć, edytować i usuwać zgłoszenia
- Wyszukiwać zgłoszenia według tematu, nazwy klienta lub ID zamówienia
- Przeglądać status i priorytet zgłoszeń na pierwszy rzut oka
- Monitorować wszystkie otwarte, wstrzymane i zamknięte zgłoszenia w całej agencji
Do czego służą zgłoszenia
Zarządzanie zgłoszeniami wsparcia
Klienci i członkowie zespołu agencji mogą przesyłać pytania, problemy lub prośby za pośrednictwem systemu zgłoszeń. Każde zgłoszenie jest rejestrowane i śledzone.
Śledzenie rozwiązywania problemów
Przypisuj zgłoszenia do członków zespołu, ustawiaj priorytety i aktualizuj statusy w miarę postępu prac nad rozwiązaniem. Wszyscy są na bieżąco.
Historia komunikacji
Każde zgłoszenie zawiera pełną historię działań, aktualizacji i interakcji. Przeglądaj wcześniejszą komunikację w dowolnym momencie w celach informacyjnych lub audytowych.
Tworzenie zgłoszenia
Zarówno członkowie zespołu agencji, jak i klienci mogą tworzyć zgłoszenia. Proces tworzenia jest taki sam dla obu stron. Kto może tworzyć zgłoszenia: Super Admin, Admin, PM i Klient.Wybierz klienta
Wybierz nazwę klienta z listy rozwijanej. Spowoduje to powiązanie zgłoszenia z właściwym profilem klienta.
Powiąż z zamówieniem (opcjonalnie)
Wprowadź ID zamówienia, aby powiązać zgłoszenie z konkretnym zamówieniem. Jest to przydatne w przypadku problemów dotyczących rozliczeń lub projektu. Możesz też utworzyć zgłoszenie bez ID zamówienia dla ogólnych zapytań.
Wypełnij szczegóły zgłoszenia
Wypełnij następujące pola:
| Pole | Opis |
|---|---|
| Temat | Krótki, opisowy tytuł zgłoszenia |
| Opis | Szczegółowe wyjaśnienie problemu lub prośby |
| Osoba przypisana | Członek zespołu odpowiedzialny za rozwiązanie tego zgłoszenia |
| Priorytet | Poziom pilności: Najwyższy, Wysoki, Normalny, Niski lub Najniższy |
| Data zgłoszenia | Data utworzenia zgłoszenia (rejestrowana automatycznie) |
| Status | Bieżący stan: Otwarte, Wstrzymane lub Zamknięte |
Statusy zgłoszeń
Zgłoszenia przechodzą przez trzy statusy w miarę postępu prac:| Status | Znaczenie |
|---|---|
| Otwarte | Zgłoszenie zostało przesłane i jest aktywnie obsługiwane |
| Wstrzymane | Praca nad zgłoszeniem jest tymczasowo wstrzymana, zazwyczaj w oczekiwaniu na więcej informacji |
| Zamknięte | Problem został rozwiązany, a zgłoszenie jest zarchiwizowane do wglądu |
Edytowanie zgłoszenia
Członkowie zespołu agencji mogą w dowolnym momencie aktualizować szczegóły zgłoszenia, aby odzwierciedlić nowe informacje, zmiany priorytetów lub aktualizacje dotyczące rozwiązania. Kto może edytować zgłoszenia: Super Admin, Admin i PM. Klienci mogą tworzyć zgłoszenia, ale nie mogą ich edytować.Edytować można tylko zgłoszenia utworzone po stronie agencji. Zgłoszenia przesłane przez klientów nie mogą być modyfikowane przez klienta po złożeniu.
Wybierz zgłoszenie do edycji
Zaznacz pole wyboru obok zgłoszenia, które chcesz edytować. Przycisk Edytuj zgłoszenie stanie się aktywny.
Kliknij Edytuj zgłoszenie
Kliknij przycisk Edytuj zgłoszenie. Formularz zgłoszenia otworzy się ze wszystkimi istniejącymi danymi.
Wprowadź zmiany
Zaktualizuj wszystkie pola wymagające zmiany — opis, priorytet, osobę przypisaną, status lub inne szczegóły.
Zapisz
Kliknij Zapisz, aby zastosować zmiany. Zgłoszenie zostaje natychmiast zaktualizowane w panelu.
Usuwanie zgłoszenia
Usuń nieaktualne lub niepotrzebne zgłoszenia, aby panel był przejrzysty i aktualny. Kto może usuwać zgłoszenia: Super Admin, Admin i PM.Wybierz zgłoszenie
W panelu zgłoszeń zaznacz pole wyboru obok zgłoszenia, które chcesz usunąć. Przycisk Usuń stanie się aktywny.
Potwierdź usunięcie
Potwierdź swoją decyzję w oknie dialogowym. Zgłoszenie zostanie trwale usunięte z systemu.
Wyszukiwanie i filtrowanie zgłoszeń
Użyj paska wyszukiwania na górze panelu zgłoszeń, aby szybko znaleźć zgłoszenia. Możesz wyszukiwać według:- Tematu — tytułu zgłoszenia
- Nazwy klienta — wszystkich zgłoszeń od konkretnego klienta
- ID zamówienia — wszystkich zgłoszeń powiązanych z konkretnym zamówieniem
Najlepsze praktyki korzystania ze zgłoszeń
Ustalaj poziomy priorytetów konsekwentnie
Ustalaj poziomy priorytetów konsekwentnie
Uzgodnij skalę priorytetów z zespołem przed rozpoczęciem tworzenia zgłoszeń. Jeśli „Wysoki” oznacza dla różnych osób różne rzeczy, procedury eskalacji przestają działać. Używaj priorytetu Najwyższy tylko w przypadku problemów blokujących dostarczenie wyników klientowi.
Powiązuj zgłoszenia z zamówieniami, gdy to możliwe
Powiązuj zgłoszenia z zamówieniami, gdy to możliwe
Połączenie zgłoszenia z ID zamówienia znacznie ułatwia śledzenie, który problem klienta wpływa na który projekt. Pomaga to również podczas przeglądania poprzednich zgłoszeń dla konkretnego zamówienia.
Zamykaj zgłoszenia niezwłocznie po rozwiązaniu
Zamykaj zgłoszenia niezwłocznie po rozwiązaniu
Gdy problem zostanie rozwiązany, natychmiast zmień status na Zamknięte. Pozostawianie otwartych zgłoszeń po rozwiązaniu problemu zawyża aktywną kolejkę i utrudnia dostrzeżenie faktycznych prac w toku.
Używaj statusu Wstrzymane w okresach oczekiwania
Używaj statusu Wstrzymane w okresach oczekiwania
Gdy czekasz na klienta lub podmiot trzeci, ustaw zgłoszenie na Wstrzymane, zamiast pozostawiać je Otwartym. Daje to zespołowi wyraźny sygnał, że żadne działanie nie jest potrzebne do czasu nadejścia odpowiedzi.