Wymagania dotyczące ról
| Czynność | Kto może to zrobić |
|---|---|
| Tworzenie zadań | Super Admin, Admin, Project Manager |
| Edytowanie zadań | Super Admin, Admin, Project Manager |
| Usuwanie zadań | Super Admin, Admin, Project Manager |
| Wyświetlanie zadań w przeglądzie / zakończonych | Super Admin, Admin, PM, Klient |
| Wysyłanie i odpowiadanie na opinie | Super Admin, Admin, PM |
| Rejestrowanie czasu w zadaniach | Wszyscy przypisani użytkownicy (Super Adminowie i Adminowie mogą rejestrować w imieniu innych) |
| Zlecanie zadania (klient) | Klient |
| Zatwierdzanie / odrzucanie zleconych zadań | Super Admin, Admin |
Pracownicy przypisani do zlecenia mogą zobaczyć zadania o statusie W przeglądzie lub Zakończone. Zadania o statusie W toku nie są widoczne dla pracowników.
Utwórz zadanie
Otwórz zlecenie
Przejdź do Zleceń na lewym pasku bocznym i kliknij zlecenie, do którego chcesz dodać zadanie.
Dodaj nowe zadanie
W zleceniu przewiń do sekcji Zadania i kliknij + Dodaj nowe zadanie. Pojawi się formularz tworzenia zadania.
Wypełnij szczegóły zadania
Uzupełnij dostępne pola:
| Pole | Uwagi |
|---|---|
| Nazwa zadania | Jasny, zwięzły tytuł elementu pracy |
| Opis | Szczegółowy kontekst, wymagania lub instrukcje |
| Osoba odpowiedzialna | Członek zespołu odpowiedzialny za wykonanie zadania |
| Etykieta | Znacznik kategorii do organizowania zadań (np. Design, Treści) |
| Data rozpoczęcia | Kiedy rozpoczyna się praca nad zadaniem |
| Termin wykonania | Kiedy zadanie musi być zakończone |
| Wymagany przegląd klienta | Pole wyboru wymagające zatwierdzenia zadania przez klienta przed oznaczeniem go jako Zakończone — domyślnie zaznaczone |
| Załączniki | Pliki referencyjne lub materiały pomocnicze |
Statusy zadań
Zadania przechodzą przez następujące statusy:- W toku — zadanie jest realizowane (niewidoczne dla klientów ani pracowników)
- W przeglądzie — zadanie zostało przesłane do przeglądu; widoczne dla klientów
- Zakończone — zadanie zostało zatwierdzone i ukończone
Gdy klient lub recenzent odrzuci zadanie z poziomu W przeglądzie, jego status automatycznie wraca do W toku.
Okno dialogowe zadania i strona aktywności
Kliknięcie dowolnego zadania otwiera Okno dialogowe zadania — szczegółowy widok służący jako centrum aktywności zadania. Stąd możesz zobaczyć i zarządzać:- Aktualnym statusem, osobą odpowiedzialną, datą rozpoczęcia i terminem wykonania
- Opisem zadania i wszelkimi załączonymi plikami
- Wszystkimi wątkami opinii i odpowiedziami
- Kompletnym dziennikiem aktywności pokazującym każdą aktualizację, komentarz i zmianę statusu zadania
Edytuj zadanie
Aby zaktualizować szczegóły zadania po jego utworzeniu, otwórz okno dialogowe zadania i zmodyfikuj odpowiednie pola (nazwa, opis, osoba odpowiedzialna, daty, etykieta lub załączniki). Zapisz zmiany, aby zastosować aktualizację. Tylko Super Adminowie, Adminowie i PM-owie mogą edytować zadania.Usuń zadanie
Aby usunąć zadanie, otwórz je i użyj opcji usuwania w menu akcji zadania. Usunięcie jest trwałe — wszystkie powiązane dzienniki czasu i wersje plików są usuwane wraz z zadaniem.Śledzenie czasu
AgencyHandy zawiera wbudowane śledzenie czasu, dzięki czemu Twój zespół może rejestrować godziny bezpośrednio w zadaniach — bez potrzeby korzystania z zewnętrznego narzędzia.Uruchamianie timera
Uruchom timer
Kliknij Uruchom timer. Timer zaczyna działać i wyświetla nazwę zadania, bieżący czas oraz łączny zarejestrowany czas.
Możesz mieć tylko jeden aktywny timer w danym momencie. Uruchomienie nowego timera automatycznie wstrzymuje istniejący.
Ręczne wprowadzanie czasu
Jeśli musisz zarejestrować czas wstecz, kliknij Ręczne wprowadzanie czasu w zadaniu i wprowadź:- Datę
- Godzinę rozpoczęcia i zakończenia (lub Czas trwania w godzinach i minutach)
- Notatki (opcjonalnie)
Dzienniki pracy
Kliknij przycisk Dziennik pracy obok timera, aby zobaczyć pełne zestawienie wszystkich wpisów czasu dla zadania, w tym datę, godziny rozpoczęcia/zakończenia, łączny aktywny czas i wszelkie notatki. Adminowie i Super Adminowie mogą usuwać dowolny wpis; zwykli użytkownicy mogą usuwać tylko własne wpisy.Karty pracy
Przejdź do Kart pracy na lewym pasku bocznym, aby uzyskać widok zbiorczy wszystkich zarejestrowanych czasów w różnych zleceniach. Możesz filtrować według nazwy zadania, ID zlecenia, osoby odpowiedzialnej lub zakresu dat (dziennie, tygodniowo, miesięcznie) oraz grupować wyniki według członka zespołu, nazwy usługi lub nazwy zadania. Możesz również uruchomić timer lub dodać ręczny wpis bezpośrednio z widoku Kart pracy.Opinie dotyczące plików
System opinii dotyczących plików w AgencyHandy pozwala Tobie i Twoim klientom zostawiać precyzyjne, wizualne komentarze dotyczące wyników pracy — bezpośrednio w zadaniach. Obsługuje obrazy, pliki PDF, wideo i aktywne strony internetowe, z wbudowaną kontrolą wersji i wątkowymi dyskusjami.Przesyłanie pliku do przeglądu
Otwórz zadanie, kliknij ikonę ➕ w sekcji Załączniki i prześlij obraz, PDF, wideo lub wklej adres URL aktywnej strony internetowej.Zostawianie opinii według typu pliku
Obrazy i pliki PDF Otwórz plik i użyj paska narzędzi adnotacji (Strzałka, Linia, Prostokąt, Podkreślenie), aby oznaczyć konkretne obszary. Zaznacz region, wpisz komentarz i wybierz, czy chcesz go udostępnić swojemu zespołowi, klientowi czy obu stronom. Możesz również cofać lub ponawiać adnotacje oraz zmieniać ich kolory. Wideo Otwórz wideo i zatrzymaj je w dokładnej klatce, do której odnosi się Twoja opinia. Wpisz komentarz — wideo automatycznie zatrzymuje się podczas pisania. Opinia jest oznaczona sygnaturą czasową w tym momencie. Możesz usunąć sygnaturę czasową, aby zamiast tego zostawić ogólny komentarz. Aktywne strony internetowe Dodaj adres URL strony do zadania za pomocą przycisku ➕, a następnie zainstaluj rozszerzenie przeglądarki AgencyHandy. Otwórz stronę w Trybie podglądu (interaktywny) lub przełącz się na Tryb recenzji, aby zrobić zrzut ekranu i adnotować go narzędziami rysowania, tekstu lub kształtów.Czynności dotyczące komentarzy
Każdy komentarz ma menu z trzema kropkami z opcjami:- Edycja komentarza
- Kopiowanie odpowiedzi
- Usunięcie komentarza
- Ograniczenie widoczności tylko do wewnętrznego zespołu
Rozwiązywanie opinii
Kliknij przycisk ✓ w komentarzu, aby oznaczyć go jako Rozwiązany. Rozwiązane komentarze pozostają widoczne w celach referencyjnych i można je ponownie otworzyć. Otrzymujesz powiadomienie, gdy komentarz, który zostawiłeś, zostanie rozwiązany przez kogoś innego.Wersje plików
Kliknij Prześlij nową wersję, aby dodać poprawiony plik. Poprzednie wersje i ich opinie są zachowane i dostępne z listy rozwijanej wersji. Podczas otwierania starszej wersji AgencyHandy informuje Cię, że istnieje nowsza wersja. Możesz oznaczać każdy plik jako Wymaga przeglądu lub Zatwierdzone, aby na pierwszy rzut oka komunikować status przeglądu.Klienci mogą zostawiać opinie dotyczące plików tylko wtedy, gdy pole wyboru Wymagany przegląd klienta jest włączone w zadaniu. Opinie dotyczące plików są dostępne tylko w zadaniach lub zleceniach — nie w katalogu usług ani obrazach profilu.
Zadania zlecone przez klientów
Klienci mogą składać zlecenia zadań ze swojego portalu, dając im ustrukturyzowany sposób zgłaszania dodatkowych potrzeb bez pomijania procesu zatwierdzania.Proces po stronie klienta
Dostęp do Zleceń
Klient klika Zlecenia na pasku bocznym Portalu Klienta — lub używa przycisku + Zleć zadanie bezpośrednio w zleceniu.
Wypełnij formularz zlecenia
Klient podaje:
- Zlecenie (obowiązkowe — zlecenia zadań muszą być powiązane z istniejącym zleceniem)
- Nazwa zadania (obowiązkowe)
- Opis (opcjonalnie)
- Załączniki (opcjonalnie — do 1 GB; formaty obejmują PDF, DOCX, JPG, PNG, MP4, ZIP i inne)
- Daty rozpoczęcia i zakończenia (opcjonalnie)
Proces po stronie agencji
Wyświetl przychodzące zlecenia
Kliknij Zlecenia na pasku bocznym Portalu Agencji. Wszystkie oczekujące zlecenia pojawiają się w widoku listy. Możesz filtrować według klienta lub ID zlecenia, sortować alfabetycznie lub według daty zgłoszenia, oraz używać Preferencji do pokazywania lub ukrywania kolumn.
Przejrzyj zlecenie
Kliknij zlecenie, aby przeczytać opis i wyświetlić podgląd załączników przed podjęciem decyzji.
Zatwierdź lub odrzuć
Użyj przycisków akcji obok każdego zlecenia, aby zatwierdzić lub odrzucić je indywidualnie — lub użyj zbiorczych akcji w prawym górnym rogu, aby zatwierdzić lub odrzucić wszystkie zlecenia naraz.
- Zatwierdzone zlecenia stają się aktywnymi zadaniami w zleceniu i podążają normalnym procesem pracy z zadaniami.
- Odrzucone zlecenia pozostają zarejestrowane ze statusem Odrzucone i nie są dodawane do zlecenia.
Klienci nie mogą pominąć etapu zatwierdzania. Zlecenie zawsze wymaga działania agencji, zanim stanie się aktywnym zadaniem. Oczekujące zlecenia pozostają widoczne zarówno dla klienta, jak i agencji do momentu podjęcia decyzji.
Widok wszystkich zadań
Poza zarządzaniem zadaniami w poszczególnych zleceniach możesz przeglądać zadania ze wszystkich zleceń na jednym ekranie. Przejdź do Zadań na lewym pasku bocznym, aby uzyskać dostęp do strony Wszystkie zadania. Stąd możesz:- Zobaczyć każde zadanie, które jest dla Ciebie widoczne, niezależnie od tego, do którego zlecenia należy
- Filtrować i sortować według statusu, osoby odpowiedzialnej, terminu wykonania lub zlecenia
- Szybko identyfikować opóźnione lub zagrożone elementy w całym obciążeniu pracą