noreply@agencyhandy.com własnym brandowanym adresem e-mail, skonfigurowanie dedykowanego serwera SMTP dla niezawodnego dostarczania wiadomości oraz dostosowanie szablonów używanych do powiadomień dla klientów, faktur, ofert i nie tylko. Prawidłowa konfiguracja zapewnia, że Twoje e-maile trafiają do skrzynki odbiorczej klientów — a nie do folderu ze spamem — i że każda wiadomość odzwierciedla tożsamość Twojej agencji.
Tylko Super Administratorzy i Administratorzy mogą konfigurować ustawienia e-mail. Przejdź do Konfiguracja obszaru roboczego → Konfiguracja e-mail, aby uzyskać dostęp do tych opcji.
Przegląd elementów konfiguracji e-mail
Własny adres e-mail
Ustaw nazwę nadawcy i adres e-mail, które klienci widzą, gdy otrzymują wiadomości z Twojego obszaru roboczego.
Rekordy DKIM i SPF
Dodaj rekordy uwierzytelniania DNS, aby potwierdzić autentyczność Twoich e-maili i zapobiec oznaczaniu ich jako spam.
Serwer SMTP
Podłącz własny serwer pocztowy (np. Gmail, Outlook lub serwer domeny niestandardowej), aby wysyłać wszystkie wychodzące e-maile z AgencyHandy.
Szablony e-mail
Dostosuj treść, tematy i branding dla każdego automatycznego e-maila, który AgencyHandy wysyła do klientów.
Część 1: Konfiguracja własnego adresu e-mail
Przed skonfigurowaniem adresu e-mail nadawcy potrzebujesz zarejestrowanej domeny z hostingiem poczty e-mail. Popularne dostawcy to Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail i Cloudflare Email Routing.1
Zarejestruj domenę i skonfiguruj hosting poczty e-mail
Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, zarejestruj domenę u rejestratora (np. GoDaddy, Namecheap, Cloudflare) i zarejestruj się u dostawcy hostingu poczty e-mail. Upewnij się, że możesz tworzyć adresy e-mail w tej domenie i zarządzać nimi (np.
hello@twojagencja.com).2
Przejdź do Konfiguracji e-mail w AgencyHandy
Zaloguj się do AgencyHandy. Przejdź do Konfiguracja obszaru roboczego w lewej nawigacji, a następnie kliknij Konfiguracja e-mail.
3
Wprowadź nazwę nadawcy i adres e-mail
W polu Nazwa nadawcy wpisz nazwę, którą klienci zobaczą jako nadawcę (np.
Wsparcie AgencyHandy lub nazwa Twojej agencji). W polu E-mail nadawcy wprowadź własny adres e-mail (np. hello@twojagencja.com). Kliknij Zapisz.4
Zweryfikuj swój adres e-mail
AgencyHandy wysyła link weryfikacyjny na podany adres e-mail. Otwórz skrzynkę odbiorczą, znajdź wiadomość weryfikacyjną i kliknij link, aby potwierdzić własność.
5
Skonfiguruj rekordy DNS DKIM, SPF i DMARC
Po zapisaniu adresu e-mail nadawcy AgencyHandy udostępnia rekordy DNS, które musisz dodać:
- Rekord SPF (typ TXT) — upoważnia AgencyHandy do wysyłania e-maili w imieniu Twojej domeny.
- Rekordy DKIM (3 rekordy CNAME) — dodają kryptograficzne podpisy do wychodzących e-maili, aby serwery odbierające mogły zweryfikować autentyczność.
- Rekord DMARC — określa, jak serwery odbiorców powinny obsługiwać e-maile, które nie przeszły weryfikacji.
6
Potwierdź status aktywny
Wróć do strony Konfiguracja e-mail w AgencyHandy. Gdy wszystkie rekordy DNS zostaną rozpropagowane (może to potrwać od 2 minut do 2 godzin), status e-mail zmieni się z Oczekujący na zielony znacznik wyboru ✅. Twój własny adres e-mail jest teraz aktywny.
Część 2: Konfiguracja DKIM i SPF (konfiguracja samodzielna)
Jeśli chcesz wygenerować lub ponownie wygenerować rekordy DKIM i SPF niezależnie, postępuj według tej ścieżki: Konfiguracja obszaru roboczego → E-maile → Konfiguracja DKIM i SPF → Wygeneruj rekordy DKIM i SPF. Następnie dodaj rekordy do swojego DNS:Propagacja rekordów DKIM i SPF może potrwać od 2 minut do 2 godzin. Jeśli status nadal jest oczekujący po 2 godzinach, sprawdź, czy rekordy zostały wprowadzone bez błędów i czy nie istnieją sprzeczne rekordy.
Część 3: Konfiguracja SMTP
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) umożliwia kierowanie wszystkich wychodzących e-maili AgencyHandy przez własny zweryfikowany serwer pocztowy, zapewniając większą kontrolę nad dostarczalnością i brandingiem.Możesz używać albo E-maila z domeną niestandardową, albo Dostawcy e-mail SMTP — nie obu jednocześnie. Przełączanie między nimi jest możliwe w dowolnym momencie, ale przy powrocie do własnego adresu e-mail konieczne będzie ponowne wprowadzenie konfiguracji e-mail.
1
Otwórz ustawienia serwera SMTP
Przejdź do Konfiguracja obszaru roboczego → Konfiguracja e-mail, a następnie kliknij Serwer SMTP.
2
Przełącz na dostawcę SMTP (jeśli potrzeba)
Jeśli masz już skonfigurowany własny adres e-mail, pojawi się okno potwierdzenia z pytaniem, czy chcesz się przełączyć. Kliknij Przełącz na SMTP, aby kontynuować. To wyłącza istniejącą konfigurację własnego adresu e-mail.
3
Wprowadź dane uwierzytelniające SMTP
Wypełnij wymagane pola:
Po zakończeniu kliknij Zapisz.
4
Wygeneruj hasło do aplikacji (przykład Gmail)
Jeśli używasz Gmail z włączonym uwierzytelnianiem dwuetapowym (wymaganym do haseł aplikacji):
- Przejdź do myaccount.google.com/security i potwierdź, że weryfikacja dwuetapowa jest aktywna.
- Odwiedź myaccount.google.com/apppasswords.
- Kliknij Wybierz aplikację, wybierz Poczta (lub wprowadź niestandardową nazwę), a następnie kliknij Wybierz urządzenie i wybierz swoją konfigurację.
- Kliknij Utwórz — Google generuje 16-znakowe hasło do aplikacji.
- Skopiuj hasło i wklej je w pole Hasło w ustawieniach SMTP AgencyHandy.
5
Potwierdź konfigurację
Po zapisaniu AgencyHandy wyświetla komunikat o powodzeniu potwierdzający „SMTP został pomyślnie utworzony.” Zapisane dane hosta, nazwy użytkownika i portu pojawiają się na stronie ustawień SMTP.
6
Przetestuj połączenie SMTP
Kliknij przycisk Test i wprowadź adres e-mail odbiorcy. AgencyHandy wysyła testowy e-mail na ten adres. Sprawdź skrzynkę odbiorczą, czy zawiera wiadomość potwierdzającą: „To jest potwierdzenie, że konfiguracja poczty e-mail w Agency Handy działa prawidłowo.”
Część 4: Dostosowywanie szablonów e-mail
AgencyHandy zawiera gotowe szablony dla każdego automatycznego e-maila, który wysyła. Możesz dostosować każdy z nich, aby pasował do tonu Twojej marki i zawierał odpowiednie dynamiczne treści. Dostępne szablony obejmują:- Rejestracja klienta
- Wyślij ofertę
- Przegląd zadania
- Wyślij fakturę
- Przypomnienia o fakturach i subskrypcjach
- Powiadomienia o utworzeniu zgłoszenia
1
Otwórz szablony e-mail
Przejdź do Konfiguracja obszaru roboczego → E-maile, a następnie wybierz Szablon e-mail z podmenu.
2
Wybierz szablon do edycji
Wyświetlana jest pełna lista dostępnych szablonów. Kliknij dowolny szablon, aby otworzyć jego stronę konfiguracji.
3
Dostosuj pola szablonu
Zaktualizuj następujące elementy według potrzeb:
- E-mail nadawcy: Wybierz, który skonfigurowany adres e-mail wysyła ten szablon.
- Temat: Napisz jasny, zwięzły temat wiadomości.
- Treść: Edytuj zawartość wiadomości, aby pasowała do tonu i przekazu Twojej agencji.
- Zmienne dynamiczne: Wstaw symbole zastępcze takie jak
{{client_name}},{{company_name}}lub{{invoice_id}}, aby automatycznie uzupełniać dane specyficzne dla klienta. - Linki do mediów społecznościowych: Dodaj linki do profili społecznościowych Twojej agencji, aby zachęcić do interakcji.
4
Wyślij testowy e-mail
Kliknij Wyślij test, aby wysłać podgląd szablonu na swój adres e-mail. Sprawdź formatowanie, treść i czy wszystkie zmienne dynamiczne są prawidłowo wypełniane.
5
Zapisz zmiany
Kliknij Zapisz zmiany, aby zastosować zaktualizowany szablon. Nowa wersja będzie używana dla wszystkich przyszłych automatycznych e-maili pasujących do tego typu szablonu.
Ważne informacje
- SMTP i własny adres e-mail wzajemnie się wykluczają. W danym momencie dla obszaru roboczego może być aktywna tylko jedna metoda.
- Ponowne wprowadzenie adresu e-mail przy zmianie. Jeśli przełączysz się z SMTP z powrotem na konfigurację własnego adresu e-mail, musisz ponownie wprowadzić dane logowania własnego adresu e-mail.
- Nieprawidłowe dane uwierzytelniające SMTP blokują wszystkie wychodzące e-maile. Sprawdź dokładnie nazwę hosta, port, nazwę użytkownika i hasło, jeśli e-maile przestały być wysyłane po zmianie SMTP.
- Propagacja DKIM/SPF zajmuje czas. Poczekaj do 2 godzin i odśwież stronę Konfiguracja e-mail przed stwierdzeniem, że wystąpił błąd.
- Zmienne dynamiczne rozróżniają wielkość liter. Używaj ich dokładnie tak, jak pokazano w edytorze szablonów, aby zapewnić ich prawidłowe wypełnianie.