Для создания счетов необходима роль Супер-администратора, Администратора или Менеджера проекта. Перед созданием счёта в вашем рабочем пространстве должен существовать хотя бы один клиент.
Настройки префикса счёта
Перед началом создания счетов рассмотрите возможность настройки префикса счёта. Префикс отображается перед каждым номером счёта и помогает идентифицировать счета как принадлежащие вашему агентству.1
Откройте настройки счетов
В дашборде счетов нажмите кнопку Settings в правом верхнем углу.
2
Установите префикс
Перейдите в поле Invoice Prefix и введите нужный префикс (например,
INV- или инициалы вашего агентства).3
Сохраните
Нажмите Save, чтобы применить префикс ко всем будущим счетам.
Создание счёта
1
Откройте дашборд счетов
Нажмите Invoices на левой боковой панели, чтобы открыть дашборд счетов.
2
Начните создание нового счёта
Нажмите + Create Invoice. Откроется форма создания счёта.
3
Выберите клиента
Выберите имя клиента из выпадающего списка. Это обязательное поле. Все ID заказов, связанных с этим клиентом, автоматически заполнятся в следующем поле.Для создания прямого счёта (не привязанного к заказу) можно оставить поле ID заказа пустым или выбрать Independent Email, чтобы выставить счёт на любой адрес электронной почты за пределами вашего списка клиентов.
4
Выберите ID заказа
Выберите конкретный ID заказа, за который выставляете счёт. Это связывает счёт с нужным заказом в системе. Для прямых счетов пропустите это поле.
5
Введите платёжный адрес
Заполните поле Bill Payment Address:
- Страна, штат и город
- Почтовый индекс
- Улица (если применимо)
6
Установите данные заказа и финансовые детали
В разделе Order Details введите следующее:
Для прямых счетов нажмите Add Item, чтобы добавить позиции вручную. Введите название позиции, количество и цену. Вы можете добавить несколько позиций. Используйте + Tax Rates для применения или создания налоговых ставок (включительно или исключительно).
7
Добавьте заметку (необязательно)
В поле Note добавьте любой дополнительный контекст для клиента — например, инструкции по оплате, ссылки на проект или личное сообщение.
8
Проверьте панель деталей
Правая панель Details предоставляет актуальную сводку:
- Статус счёта (по умолчанию Draft)
- Имя клиента, название компании и адрес
- Платёжный адрес
- Название услуги и ID заказа
- Дата создания и срок оплаты
- Общая сумма
9
Отправьте клиенту или сохраните как черновик
- Нажмите Send to Client, чтобы немедленно отправить счёт по электронной почте. Статус автоматически изменится с Draft на Open.
- Нажмите Save as Draft, если хотите доработать его позже.
Логотип и адрес агентства добавляются в счёт автоматически системой — вам не нужно вводить их вручную в каждом счёте.
Переходы статусов счёта
После создания счёт следует определённому потоку статусов. Только агентство может переводить счёт между статусами.Редактирование счёта
Редактировать счёт можно только в статусе Draft.1
Откройте счёт
В дашборде счетов найдите черновой счёт, который хотите отредактировать. Нажмите на него или установите флажок рядом с ним.
2
Нажмите «Редактировать»
Выберите опцию Edit в меню действий. Форма счёта откроется с заранее заполненными всеми существующими данными.
3
Внесите изменения
Обновите любые поля — платёжные данные, описания услуг, количества, суммы или условия оплаты.
4
Сохраните
Нажмите Save, чтобы применить изменения.
Отправка счёта клиенту
Если вы сохранили счёт как черновик и хотите отправить его позже:1
Найдите счёт
В дашборде счетов найдите черновой счёт, который хотите отправить.
2
Нажмите «Отправить счёт»
Откройте счёт и нажмите кнопку Send Invoice. AgencyHandy доставит счёт на адрес электронной почты клиента, указанный в системе.
3
Подтвердите доставку
Проверьте подтверждающее сообщение, чтобы убедиться в успешной отправке счёта. Статус счёта обновится до Open.
Если счёт находится в статусе Draft и вы обновляете название услуги, новое название будет отражено в счёте. После перехода в статус Open, Paid, Uncollectable или Void название услуги в счёте фиксируется и обновляться не будет.
Скачивание и печать счёта
Как агентство, так и клиент могут скачать счёт в любое время.1
Откройте счёт
Перейдите в дашборд счетов и выберите счёт, который хотите скачать.
2
Перейдите к скачиванию/печати
Нажмите опцию Download или Print в меню действий счёта.
3
Выберите формат
Выберите PDF для скачивания или настройте параметры принтера для физической копии.
4
Сохраните или распечатайте
Сохраните файл на устройство или отправьте на принтер. После печати заархивируйте счёт или поделитесь им с заинтересованными сторонами по необходимости.
Настройка напоминаний по счетам
Функция напоминаний по счетам позволяет автоматически уведомлять клиентов о предстоящих, текущих или просроченных счетах, чтобы вы получали оплату вовремя без ручного сопровождения.Напоминания работают только для счетов в статусе Open с установленным сроком оплаты.
1
Откройте настройки счетов
Нажмите кнопку Settings в правом верхнем углу дашборда счетов.
2
Перейдите к настройкам напоминаний
Прокрутите вниз раздела Template на левой панели, затем нажмите Edit, чтобы открыть модальное окно конфигурации напоминаний.
3
Выберите тип напоминания
Выберите один из следующих вариантов:
- Sequenced Reminder — создаёт серию напоминаний с определёнными вами интервалами
- Don’t Send Reminder — отключает напоминания для выбранных счетов
4
Настройте детали напоминания
Для каждого напоминания в серии:
- Выберите шаблон напоминания (например, «Напоминание о предстоящей оплате счёта»)
- Установите дату напоминания — например, за 3 дня до или после срока оплаты
- Укажите, срабатывает ли оно до или после срока оплаты
5
При необходимости добавьте дополнительные напоминания
Нажмите + Add Another Reminder, чтобы создать полную серию напоминаний. Нажмите кнопку Delete рядом с любым напоминанием, чтобы его удалить.
6
Применить к активным счетам (необязательно)
Установите флажок, чтобы применить эти настройки напоминаний к уже активным счетам, если хотите, чтобы новая конфигурация охватывала счета, уже находящиеся в статусе Open.
7
Сохраните
Нажмите Update, чтобы сохранить и активировать расписание напоминаний.
Прямые счета (без ID заказа)
Если вам нужно быстро выставить счёт клиенту без предварительного создания заказа, используйте процесс прямого выставления счёта.1
Начните создание нового счёта
Перейдите в Invoices → Create Invoice.
2
Выберите тип получателя
Выберите Individual или Company в качестве типа получателя.
3
Выберите или введите получателя
- Выберите существующего клиента из выпадающего списка, или
- Выберите Independent Email, чтобы ввести любой адрес электронной почты — даже не зарегистрированный как клиент
4
Оставьте поле ID заказа пустым
Пропустите поле ID заказа. AgencyHandy создаст самостоятельный счёт, не привязанный ни к какому заказу.
5
Добавьте позиции, налоги и скидки
Нажмите Add Item для добавления позиций с названиями, количеством и ценами. При необходимости примените налоговые ставки и скидки. Итоговая сумма обновляется автоматически.
6
Укажите платёжный адрес и заметки
Введите платёжный адрес и добавьте любые заметки для клиента.
7
Отправьте или сохраните
Нажмите Send Invoice для немедленной доставки или Save as Draft для предварительной проверки.