Для создания счетов необходима роль Супер-администратора, Администратора или Менеджера проекта. Перед созданием счёта в вашем рабочем пространстве должен существовать хотя бы один клиент.
Настройки префикса счёта
Перед началом создания счетов рассмотрите возможность настройки префикса счёта. Префикс отображается перед каждым номером счёта и помогает идентифицировать счета как принадлежащие вашему агентству.Установите префикс
Перейдите в поле Invoice Prefix и введите нужный префикс (например,
INV- или инициалы вашего агентства).Создание счёта
Выберите клиента
Выберите имя клиента из выпадающего списка. Это обязательное поле. Все ID заказов, связанных с этим клиентом, автоматически заполнятся в следующем поле.Для создания прямого счёта (не привязанного к заказу) можно оставить поле ID заказа пустым или выбрать Independent Email, чтобы выставить счёт на любой адрес электронной почты за пределами вашего списка клиентов.
Выберите ID заказа
Выберите конкретный ID заказа, за который выставляете счёт. Это связывает счёт с нужным заказом в системе. Для прямых счетов пропустите это поле.
Введите платёжный адрес
Заполните поле Bill Payment Address:
- Страна, штат и город
- Почтовый индекс
- Улица (если применимо)
Установите данные заказа и финансовые детали
В разделе Order Details введите следующее:
Для прямых счетов нажмите Add Item, чтобы добавить позиции вручную. Введите название позиции, количество и цену. Вы можете добавить несколько позиций. Используйте + Tax Rates для применения или создания налоговых ставок (включительно или исключительно).
| Поле | Описание |
|---|---|
| Currency | Валюта, в которой вы хотите получить оплату |
| Order ID – Amount | Денежная стоимость, связанная с заказом |
| Discount (%) и Discount Amount | Применяемые скидки |
| Paid Amount | Сумма, уже оплаченная клиентом |
| Due Amount | Оставшийся непогашенный остаток |
| Total Amount | Полная сумма к оплате по заказу |
Добавьте заметку (необязательно)
В поле Note добавьте любой дополнительный контекст для клиента — например, инструкции по оплате, ссылки на проект или личное сообщение.
Проверьте панель деталей
Правая панель Details предоставляет актуальную сводку:
- Статус счёта (по умолчанию Draft)
- Имя клиента, название компании и адрес
- Платёжный адрес
- Название услуги и ID заказа
- Дата создания и срок оплаты
- Общая сумма
Логотип и адрес агентства добавляются в счёт автоматически системой — вам не нужно вводить их вручную в каждом счёте.
Переходы статусов счёта
После создания счёт следует определённому потоку статусов. Только агентство может переводить счёт между статусами.Редактирование счёта
Редактировать счёт можно только в статусе Draft.Откройте счёт
В дашборде счетов найдите черновой счёт, который хотите отредактировать. Нажмите на него или установите флажок рядом с ним.
Нажмите «Редактировать»
Выберите опцию Edit в меню действий. Форма счёта откроется с заранее заполненными всеми существующими данными.
Внесите изменения
Обновите любые поля — платёжные данные, описания услуг, количества, суммы или условия оплаты.
Отправка счёта клиенту
Если вы сохранили счёт как черновик и хотите отправить его позже:Нажмите «Отправить счёт»
Откройте счёт и нажмите кнопку Send Invoice. AgencyHandy доставит счёт на адрес электронной почты клиента, указанный в системе.
Если счёт находится в статусе Draft и вы обновляете название услуги, новое название будет отражено в счёте. После перехода в статус Open, Paid, Uncollectable или Void название услуги в счёте фиксируется и обновляться не будет.
Скачивание и печать счёта
Как агентство, так и клиент могут скачать счёт в любое время.Настройка напоминаний по счетам
Функция напоминаний по счетам позволяет автоматически уведомлять клиентов о предстоящих, текущих или просроченных счетах, чтобы вы получали оплату вовремя без ручного сопровождения.Напоминания работают только для счетов в статусе Open с установленным сроком оплаты.
Перейдите к настройкам напоминаний
Прокрутите вниз раздела Template на левой панели, затем нажмите Edit, чтобы открыть модальное окно конфигурации напоминаний.
Выберите тип напоминания
Выберите один из следующих вариантов:
- Sequenced Reminder — создаёт серию напоминаний с определёнными вами интервалами
- Don’t Send Reminder — отключает напоминания для выбранных счетов
Настройте детали напоминания
Для каждого напоминания в серии:
- Выберите шаблон напоминания (например, «Напоминание о предстоящей оплате счёта»)
- Установите дату напоминания — например, за 3 дня до или после срока оплаты
- Укажите, срабатывает ли оно до или после срока оплаты
При необходимости добавьте дополнительные напоминания
Нажмите + Add Another Reminder, чтобы создать полную серию напоминаний. Нажмите кнопку Delete рядом с любым напоминанием, чтобы его удалить.
Применить к активным счетам (необязательно)
Установите флажок, чтобы применить эти настройки напоминаний к уже активным счетам, если хотите, чтобы новая конфигурация охватывала счета, уже находящиеся в статусе Open.
Прямые счета (без ID заказа)
Если вам нужно быстро выставить счёт клиенту без предварительного создания заказа, используйте процесс прямого выставления счёта.Выберите или введите получателя
- Выберите существующего клиента из выпадающего списка, или
- Выберите Independent Email, чтобы ввести любой адрес электронной почты — даже не зарегистрированный как клиент
Оставьте поле ID заказа пустым
Пропустите поле ID заказа. AgencyHandy создаст самостоятельный счёт, не привязанный ни к какому заказу.
Добавьте позиции, налоги и скидки
Нажмите Add Item для добавления позиций с названиями, количеством и ценами. При необходимости примените налоговые ставки и скидки. Итоговая сумма обновляется автоматически.