noreply@agencyhandy.com на ваш собственный брендированный адрес, настроить выделенный SMTP-сервер для надёжной доставки и настроить шаблоны для уведомлений клиентов, счетов, коммерческих предложений и многого другого. Правильная настройка гарантирует, что ваши письма попадут во входящие клиентов, а не в папку со спамом, и каждое сообщение будет отражать фирменный стиль вашего агентства.
Настраивать параметры почты могут только Суперадминистраторы и Администраторы. Перейдите в Настройки рабочего пространства → Настройка почты, чтобы получить доступ к этим параметрам.
Обзор компонентов настройки почты
Пользовательский адрес электронной почты
Задайте имя отправителя и адрес электронной почты, которые клиенты видят при получении сообщений из вашего рабочего пространства.
Записи DKIM и SPF
Добавьте DNS-записи аутентификации, чтобы подтвердить подлинность ваших писем и предотвратить их попадание в спам.
SMTP-сервер
Подключите собственный почтовый сервер (например, Gmail, Outlook или сервер с пользовательским доменом) для отправки всех исходящих писем из AgencyHandy.
Шаблоны писем
Настройте содержимое, темы и оформление каждого автоматического письма, которое AgencyHandy отправляет клиентам.
Часть 1: Настройка пользовательского адреса электронной почты
Перед настройкой адреса отправителя вам понадобится зарегистрированный домен с почтовым хостингом. Популярные провайдеры включают Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail и Cloudflare Email Routing.Зарегистрируйте домен и настройте почтовый хостинг
Если вы ещё не сделали этого, зарегистрируйте домен у регистратора (например, GoDaddy, Namecheap, Cloudflare) и подпишитесь на провайдера почтового хостинга. Убедитесь, что вы можете создавать адреса электронной почты на этом домене и управлять ими (например,
hello@youragency.com).Перейдите к настройке почты в AgencyHandy
Войдите в AgencyHandy. Перейдите в раздел Настройки рабочего пространства в левой навигационной панели и нажмите Настройка почты.
Введите имя отправителя и адрес электронной почты
В поле Имя отправителя введите имя, которое клиенты будут видеть как имя отправителя (например,
AgencyHandy Support или название вашего агентства). В поле Адрес отправителя введите пользовательский адрес электронной почты (например, hello@youragency.com). Нажмите Сохранить.Подтвердите адрес электронной почты
AgencyHandy отправит ссылку для подтверждения на указанный вами адрес. Откройте входящие, найдите сообщение с подтверждением и перейдите по ссылке, чтобы подтвердить право владения.
Настройте DNS-записи DKIM, SPF и DMARC
После сохранения адреса отправителя AgencyHandy предоставит вам DNS-записи, которые необходимо добавить:
- Запись SPF (тип TXT) — разрешает AgencyHandy отправлять письма от имени вашего домена.
- Записи DKIM (3 записи CNAME) — добавляют криптографические подписи к исходящим письмам, чтобы принимающие серверы могли проверить их подлинность.
- Запись DMARC — определяет, как серверы получателей должны обрабатывать письма, не прошедшие проверку аутентификации.
Часть 2: Настройка DKIM и SPF (автономная настройка)
Если вам нужно создать или пересоздать записи DKIM и SPF отдельно, следуйте этому пути: Настройки рабочего пространства → Почта → Настройка DKIM и SPF → Создать записи DKIM и SPF. Затем добавьте записи в DNS:| Тип записи | Тип DNS | Что настроить |
|---|---|---|
| SPF | TXT | Скопируйте Имя и Значение из AgencyHandy и добавьте новую TXT-запись в DNS |
| DKIM (×3) | CNAME | Скопируйте каждую пару Имя и Значение; добавьте 3 отдельные записи CNAME с отключённым прокси |
Распространение записей DKIM и SPF может занять от 2 минут до 2 часов. Если статус по-прежнему отображается как ожидающий через 2 часа, убедитесь, что записи введены без опечаток и что не существует конфликтующих записей.
Часть 3: Настройка SMTP
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) позволяет направлять все исходящие письма AgencyHandy через ваш собственный проверенный почтовый сервер, предоставляя вам больший контроль над доставляемостью и брендингом.Вы можете использовать либо Пользовательский доменный адрес, либо Провайдера SMTP — не оба одновременно. Переключение между ними возможно в любое время, но при возврате к пользовательскому адресу электронной почты вам потребуется повторно ввести конфигурацию.
Откройте настройки SMTP-сервера
Перейдите в Настройки рабочего пространства → Настройка почты, затем нажмите SMTP-сервер.
Переключитесь на провайдера SMTP (при необходимости)
Если у вас уже настроен пользовательский адрес электронной почты, появится всплывающее окно с запросом подтверждения переключения. Нажмите Переключиться на SMTP для продолжения. Это отключит существующую настройку пользовательского адреса.
Введите учётные данные SMTP
Заполните обязательные поля:
По завершении нажмите Сохранить.
| Поле | Пример значения | Примечания |
|---|---|---|
| Имя хоста | smtp.gmail.com | Адрес SMTP-сервера вашего почтового провайдера |
| Имя пользователя | you@yourdomain.com | Ваш полный адрес электронной почты |
| Пароль | Пароль приложения | Используйте пароль для конкретного приложения (см. ниже) |
| Порт | 465 или 587 | 465 для SSL, 587 для TLS |
| Авто TLS | Вкл/выкл | Необязательно — включает автоматическое обновление до TLS |
Создайте пароль приложения (пример для Gmail)
Если вы используете Gmail с включённой двухфакторной аутентификацией (обязательна для паролей приложений):
- Перейдите на myaccount.google.com/security и убедитесь, что двухэтапная аутентификация активна.
- Посетите myaccount.google.com/apppasswords.
- Нажмите Выбрать приложение, выберите Почта (или введите пользовательское название), затем нажмите Выбрать устройство и выберите свою конфигурацию.
- Нажмите Создать — Google сгенерирует пароль из 16 символов.
- Скопируйте пароль и вставьте его в поле Пароль в настройках SMTP AgencyHandy.
Подтвердите настройку
После сохранения AgencyHandy отображает сообщение об успехе: «SMTP успешно создан.» Сохранённые данные хоста, имени пользователя и порта отображаются на странице настроек SMTP.
Часть 4: Настройка шаблонов писем
AgencyHandy включает готовые шаблоны для каждого автоматического письма, которое он отправляет. Вы можете настроить каждый из них в соответствии с тоном вашего бренда и включить соответствующий динамический контент. Доступные шаблоны включают:- Регистрация клиента
- Отправка коммерческого предложения
- Проверка задачи
- Отправка счёта
- Напоминания о счёте и подписке
- Уведомления о создании тикета
Откройте шаблоны писем
Перейдите в Настройки рабочего пространства → Почта, затем выберите Шаблон письма из подменю.
Выберите шаблон для редактирования
Отображается полный список доступных шаблонов. Нажмите на любой шаблон, чтобы открыть его страницу конфигурации.
Настройте поля шаблона
При необходимости обновите следующие поля:
- Адрес отправителя: Выберите, с какого настроенного адреса электронной почты будет отправляться этот шаблон.
- Тема: Напишите чёткую и краткую тему письма.
- Тело: Отредактируйте содержимое сообщения в соответствии с тоном и стилем вашего агентства.
- Динамические переменные: Вставьте заполнители, такие как
{{client_name}},{{company_name}}или{{invoice_id}}, для автоматического заполнения данными клиента. - Ссылки на социальные сети: Добавьте ссылки на профили вашего агентства в социальных сетях для повышения вовлечённости.
Отправьте тестовое письмо
Нажмите Отправить тест, чтобы отправить предварительный просмотр шаблона в свои входящие. Проверьте форматирование, содержимое и правильность разрешения всех динамических переменных.
Важные примечания
- SMTP и пользовательская почта являются взаимоисключающими. Только один метод может быть активен в рабочем пространстве одновременно.
- Повторно введите адрес при переключении. Если вы переключитесь с SMTP обратно на пользовательскую почту, вам потребуется повторно ввести учётные данные пользовательской почты.
- Неверные учётные данные SMTP блокируют все исходящие письма. Проверьте имя хоста, порт, имя пользователя и пароль, если письма перестали отправляться после изменения SMTP.
- Распространение записей DKIM/SPF требует времени. Подождите до 2 часов и обновите страницу настройки почты, прежде чем делать вывод о наличии ошибки.
- Динамические переменные чувствительны к регистру. Используйте их точно так, как показано в редакторе шаблонов, чтобы обеспечить их правильное заполнение.