Зачем нужны формы сбора требований
Без структурированного процесса сбора требований важные детали теряются в переписке или просто никогда не собираются. Форма сбора требований:- Стандартизирует брифинг — каждый проект начинается с одинаковым качеством информации.
- Сокращает лишние переговоры — вы получаете необходимое заранее, так что работа может начаться немедленно.
- Формирует ожидания — клиенты обдумывают свои требования до начала проекта, что ведёт к более чёткому объёму работ и меньшему числу циклов правок.
- Хранится внутри заказа — все ответы сохраняются в привязке к заказу в AgencyHandy, так что ваша команда всегда знает, где их найти.
Два способа создать форму сбора требований
Вы можете создать форму сбора требований либо при настройке услуги, либо независимо в разделе Формы, а затем прикрепить её позже.- Из услуги
- Из раздела Формы
Это наиболее прямой путь при настройке новой услуги, когда вы хотите, чтобы форма сбора требований была готова с первого дня.
Открыть или создать услугу
Перейдите в раздел Услуги и откройте существующую услугу или создайте новую.
Перейти к настройкам формы сбора требований
В настройках услуги найдите вкладку или раздел Форма сбора требований (иногда обозначается как Требования).
Добавить поля
Нажмите Добавить поле и выберите тип поля, наиболее подходящий для нужной информации. Смотрите справочник по типам полей ниже для полного списка.
Настроить каждое поле
Дайте каждому полю чёткое название и при необходимости добавьте текст-заполнитель или вспомогательные инструкции для направления ответа клиента. Отметьте поле как Обязательное, если оно должно быть заполнено до отправки формы.
Доступные типы полей
Текстовые поля и поля для развёрнутых ответов
Текстовые поля и поля для развёрнутых ответов
| Тип поля | Ограничение символов | Лучше всего подходит для |
|---|---|---|
| Краткий ответ | 120 символов | Названия проектов, краткие метки, однострочные ответы |
| Абзац | 500 символов | Развёрнутые брифы, вводные описания |
| Форматированный текст | Гибкое | Подробные технические условия, в которых полезны жирный шрифт, курсив или списки |
Поля выбора
Поля выбора
| Тип поля | Описание |
|---|---|
| Множественный выбор (флажок) | Позволяет клиентам отмечать все подходящие варианты — удобно для выбора форматов результатов работы, целевых платформ или стилевых предпочтений |
| Выбор (переключатель) | Позволяет клиентам выбрать ровно один вариант — идеально для взаимоисключающих выборов, например предпочтительного языка или уровня пакета |
Поля для дат и файлов
Поля для дат и файлов
| Тип поля | Описание |
|---|---|
| Дата | Выбор даты для дедлайнов, дат запуска или дат событий |
| Прикрепить файл | Позволяет клиентам загружать справочные файлы, например логотипы, руководства по фирменному стилю или примеры материалов |
| Таблица | Для ввода массовых данных, например списков ключевых слов, каталогов товаров или данных о местоположениях |
Как клиенты заполняют формы сбора требований
После того как клиент завершает оформление заказа, к которому прикреплена форма сбора требований, AgencyHandy автоматически предлагает форму как следующий обязательный шаг. Вот что происходит:- Клиент видит предложение заполнить форму сбора требований для своего нового заказа.
- Он заполняет каждое поле, при необходимости загружая нужные файлы.
- После заполнения всех обязательных полей он нажимает Отправить.
- Ответы сохраняются в привязке к заказу в AgencyHandy, и ваша команда получает уведомление.
Если клиент пропустил форму сбора требований при оформлении заказа, он может вернуться к ней в любое время из своего клиентского портала в разделе соответствующего заказа. Вы также можете видеть, заполнена ли форма, на странице сведений о заказе в панели управления.
Советы по созданию эффективных форм сбора требований
- Используйте вспомогательный текст в сложных полях, чтобы точно объяснить, какой формат или уровень детализации вам нужен.
- Отмечайте действительно критически важные поля как Обязательные, но избегайте отмечать всё обязательным, иначе клиенты могут почувствовать себя перегруженными.
- Протестируйте форму самостоятельно с точки зрения клиента до её прикрепления к активной услуге — создайте тестовый заказ и заполните форму, чтобы проверить процесс.
- Обновляйте формы при изменении процесса — вы можете редактировать форму сбора требований в любое время, и обновлённая версия будет применяться ко всем будущим заказам.