Требования к ролям
| Действие | Кто может выполнять |
|---|---|
| Создание задач | Супер-администратор, Администратор, Менеджер проекта |
| Редактирование задач | Супер-администратор, Администратор, Менеджер проекта |
| Удаление задач | Супер-администратор, Администратор, Менеджер проекта |
| Просмотр задач на проверке / выполненных | Супер-администратор, Администратор, Менеджер проекта, Клиент |
| Отправка и ответ на обратную связь | Супер-администратор, Администратор, Менеджер проекта |
| Запись времени по задачам | Все назначенные пользователи (Супер-администраторы и Администраторы могут вести учёт от имени других) |
| Запрос задачи (клиент) | Клиент |
| Одобрение / отклонение запрошенных задач | Супер-администратор, Администратор |
Сотрудники, назначенные на заказ, могут видеть задачи в статусах In Review или Done. Задачи в статусе In Progress сотрудникам не видны.
Создание задачи
Откройте заказ
Перейдите в раздел Orders на левой боковой панели и нажмите на заказ, в который хотите добавить задачу.
Добавьте новую задачу
Внутри заказа прокрутите до раздела Tasks и нажмите + Add New Task. Откроется форма создания задачи.
Заполните данные задачи
Заполните доступные поля:
| Поле | Примечания |
|---|---|
| Task Name | Чёткое, лаконичное название рабочего элемента |
| Description | Подробный контекст, требования или инструкции |
| Assignee | Участник команды, ответственный за выполнение задачи |
| Label | Категориальный тег для организации задач (например, Design, Copy) |
| Start Date | Дата начала работы над задачей |
| Due Date | Срок завершения задачи |
| Client Review Required | Флажок, требующий одобрения клиента перед переводом задачи в статус Done — по умолчанию установлен |
| Attachments | Справочные файлы или вспомогательные материалы |
Статусы задач
Задачи проходят следующие статусы:- In Progress — Задача выполняется (не видна клиентам и сотрудникам)
- In Review — Задача отправлена на проверку; видна клиентам
- Done — Задача одобрена и завершена
Когда клиент или проверяющий отклоняет задачу из статуса In Review, её статус автоматически возвращается в In Progress.
Модальное окно задачи и страница активности
При нажатии на любую задачу открывается Модальное окно задачи — подробное представление, которое служит центром активности задачи. Здесь вы можете просматривать и управлять:- Текущим статусом, исполнителем, датой начала и сроком выполнения
- Описанием задачи и прикреплёнными файлами
- Всеми ветками обратной связи и ответами
- Полным журналом активности, отражающим каждое обновление, комментарий и изменение статуса задачи
Редактирование задачи
Чтобы обновить данные задачи после её создания, откройте модальное окно задачи и измените нужные поля (название, описание, исполнитель, сроки, метка или вложения). Сохраните изменения для применения обновления. Редактировать задачи могут только Супер-администраторы, Администраторы и Менеджеры проекта.Удаление задачи
Чтобы удалить задачу, откройте её и воспользуйтесь опцией удаления в меню действий задачи. Удаление является постоянным — все связанные журналы времени и версии файлов удаляются вместе с задачей.Отслеживание времени
AgencyHandy включает встроенное отслеживание времени, позволяющее вашей команде регистрировать часы непосредственно по задачам — без необходимости использовать внешние инструменты.Запуск таймера
Запустите таймер
Нажмите Start Timer. Таймер начнёт работу и отобразит название задачи, текущее прошедшее время и общее зафиксированное время.
Одновременно может работать только один активный таймер. Запуск нового таймера автоматически приостанавливает существующий.
Ручной ввод времени
Если вам нужно задним числом зарегистрировать время, нажмите Manual Time Entry в задаче и введите:- Date — дату
- Start Time and End Time — время начала и окончания (или Duration — продолжительность в часах и минутах)
- Notes — заметки (необязательно)
Журналы работ
Нажмите кнопку Work Log рядом с таймером, чтобы увидеть полную разбивку всех записей времени по задаче, включая дату, время начала/окончания, общее активное время и любые заметки. Администраторы и Супер-администраторы могут удалять любые записи; обычные пользователи могут удалять только свои собственные.Табели учёта рабочего времени
Перейдите в раздел Timesheets на левой боковой панели для просмотра всего зарегистрированного времени по всем заказам. Вы можете фильтровать по названию задачи, ID заказа, исполнителю или диапазону дат (ежедневно, еженедельно, ежемесячно), а также группировать результаты по участнику команды, названию услуги или названию задачи. Также можно запустить таймер или добавить запись вручную прямо из представления табеля учёта рабочего времени.Обратная связь по файлам
Система обратной связи по файлам AgencyHandy позволяет вам и вашим клиентам оставлять точные визуальные комментарии к результатам работы — непосредственно внутри задач. Она поддерживает изображения, PDF, видео и живые веб-сайты со встроенным контролем версий и структурированными обсуждениями.Загрузка файла на проверку
Откройте задачу, нажмите значок ➕ в разделе Attachments и загрузите изображение, PDF, видео или вставьте URL живого веб-сайта.Оставление обратной связи по типу файла
Изображения и PDF Откройте файл и воспользуйтесь панелью инструментов аннотации (Arrow, Line, Rectangle, Highlight) для разметки конкретных областей. Выделите область, введите комментарий и выберите, кому его показать: своей команде, клиенту или обоим. Вы также можете отменять и повторять аннотации, а также менять их цвет. Видео Откройте видео и поставьте его на паузу в точном кадре, к которому относится ваша обратная связь. Введите комментарий — видео автоматически останавливается во время ввода. Обратная связь привязывается к этому моменту по времени. Вы можете убрать временну́ю метку, чтобы оставить общий комментарий. Живые веб-сайты Добавьте URL сайта в задачу с помощью кнопки ➕, затем установите браузерное расширение AgencyHandy. Откройте сайт в View Mode (интерактивном режиме) или переключитесь в Review Mode, чтобы сделать снимок экрана и нанести аннотации с помощью инструментов рисования, текста или форм.Действия с комментариями
У каждого комментария есть меню с тремя точками, предоставляющее возможности:- Редактировать комментарий
- Скопировать ответ
- Удалить комментарий
- Ограничить видимость только внутренней командой
Разрешение обратной связи
Нажмите кнопку ✓ на комментарии, чтобы отметить его как Resolved. Разрешённые комментарии остаются видимыми для справки и могут быть снова открыты. Вы получите уведомление, когда кто-то другой разрешит оставленный вами комментарий.Версии файлов
Нажмите Upload New Version, чтобы добавить исправленный файл. Предыдущие версии и их обратная связь сохраняются и доступны в выпадающем списке версий. При открытии более старой версии AgencyHandy уведомит вас о существовании более новой версии. Вы можете пометить каждый файл как Needs Review или Approved, чтобы сразу сигнализировать о статусе проверки.Клиенты могут оставлять обратную связь по файлам только если в задаче установлен флажок Client Review Required. Обратная связь по файлам доступна только внутри задач или заказов — не в каталоге услуг и не в изображениях профиля.
Задачи по запросу клиента
Клиенты могут отправлять запросы на задачи из своего портала, что даёт им структурированный способ сообщать о дополнительных потребностях без обхода вашего процесса согласования.Процесс для клиента
Перейдите в раздел «Запросы»
Клиент нажимает Requests на боковой панели своего Клиентского портала — или использует кнопку + Request a Task непосредственно внутри заказа.
Заполните форму запроса
Клиент указывает:
- Order (обязательно — запросы должны быть привязаны к существующему заказу)
- Task Name (обязательно)
- Description (необязательно)
- Attachments (необязательно — до 1 ГБ; форматы включают PDF, DOCX, JPG, PNG, MP4, ZIP и другие)
- Start and End Dates (необязательно)
Процесс для агентства
Просмотрите входящие запросы
Нажмите Requests на боковой панели портала агентства. Все ожидающие запросы отображаются в виде списка. Вы можете фильтровать по клиенту или ID заказа, сортировать по алфавиту или дате поступления, а также использовать Preferences для отображения или скрытия столбцов.
Ознакомьтесь с запросом
Нажмите на запрос, чтобы прочитать описание и просмотреть вложения перед принятием решения.
Одобрите или отклоните
Используйте кнопки действий рядом с каждым запросом для одобрения или отклонения по отдельности — или воспользуйтесь массовыми действиями в правом верхнем углу для одобрения или отклонения всех запросов сразу.
- Одобренные запросы становятся активными задачами в заказе и следуют обычному рабочему процессу задач.
- Отклонённые запросы остаются в журнале со статусом Rejected и не добавляются в заказ.
Клиенты не могут обойти этап согласования. Запрос всегда требует действия агентства, прежде чем стать активной задачей. Ожидающие запросы остаются видимыми как для клиента, так и для агентства до принятия решения.
Представление всех задач
Помимо управления задачами внутри отдельных заказов, вы можете просматривать задачи по всем заказам на одном экране. Перейдите в раздел Tasks на левой боковой панели, чтобы открыть страницу All Tasks. Отсюда вы можете:- Просматривать все задачи, к которым у вас есть доступ, независимо от принадлежности к заказу
- Фильтровать и сортировать по статусу, исполнителю, сроку или заказу
- Быстро выявлять просроченные или находящиеся под угрозой срыва позиции по всей вашей нагрузке