AgencyHandyで請求書を作成するのは、請求をクライアントとオーダーに直接結びつけるシンプルなプロセスです。クライアントを入力し、オーダーをリンクし、金額を設定し、メモを追加して送信 — すべて1つのフォームから行えます。送信後は、支払いステータスを追跡し、自動リマインダーを設定し、いつでもPDFとして請求書をダウンロードできます。
請求書を作成するにはスーパー管理者、管理者、またはPMである必要があります。請求書を生成する前に、ワークスペースに少なくとも1つのクライアントが存在している必要があります。
請求書プレフィックス設定
請求書の作成を開始する前に、請求書プレフィックスの設定を検討してください。プレフィックスはすべての請求書番号の前に表示され、エージェンシーに属する請求書として識別するのに役立ちます。
請求書設定を開く
請求書ダッシュボードで、右上隅の設定ボタンをクリックします。
プレフィックスを設定する
請求書プレフィックスフィールドに移動し、希望するプレフィックスを入力します（例：INV-またはエージェンシーのイニシャル）。
保存する
保存をクリックして、今後のすべての請求書にプレフィックスを適用します。
請求書の作成
請求書ダッシュボードを開く
左サイドバーの請求書をクリックして請求書ダッシュボードを開きます。
新しい請求書を開始する
+ 請求書を作成をクリックします。請求書作成フォームが開きます。
クライアントを選択する
ドロップダウンリストからクライアント名を選択します。これは必須フィールドです。そのクライアントに関連するすべてのオーダーIDが次のフィールドに自動的に表示されます。直接請求書（オーダーに紐付かない）を作成するには、オーダーIDフィールドを空のままにするか、独立メールを選択してクライアントリスト外の任意のメールアドレスに請求書を送信できます。
オーダーIDを選択する
請求するオーダーIDを選択します。これにより請求書がシステム内の正しいオーダーにリンクされます。直接請求書の場合はこのフィールドをスキップします。
請求先住所を入力する
請求先支払い住所を入力します：
- 国、都道府県、市区町村
- 郵便番号
- 番地（該当する場合）
この住所はコンプライアンスと明確性のために印刷された請求書に表示されます。 オーダーと財務の詳細を設定する
オーダー詳細で以下を入力します：| フィールド | 説明 |
|---|
| 通貨 | 支払いを受け取りたい通貨 |
| オーダーID – 金額 | オーダーに関連する金額 |
| 割引（%）と割引額 | 適用可能な割引を適用 |
| 支払済み金額 | クライアントがすでに支払った金額 |
| 未払い金額 | 残りの残高 |
| 合計金額 | オーダーの合計支払い金額 |
メモを追加する（任意）
メモフィールドに、クライアントへの追加コンテキストを追加します — 例：支払い指示、プロジェクト参照、または個人的なメッセージ。
詳細パネルを確認する
右側の詳細パネルには以下のリアルタイムサマリーが表示されます：
- 請求書ステータス（デフォルトは下書き）
- クライアント名、会社名、住所
- 請求先支払い住所
- サービス名とオーダーID
- 作成日と納期
- 合計金額
進める前にすべてを慎重に確認してください。 クライアントに送信するか下書きとして保存する
- クライアントに送信をクリックすると請求書がすぐにメールで送信されます。ステータスが下書きからオープンに自動的に変わります。
- 後で確定したい場合は下書きとして保存をクリックします。
エージェンシーのロゴと住所はシステムによって請求書に自動的に追加されます — 各請求書に手動で入力する必要はありません。
請求書ステータスの遷移
請求書が作成されると、定義されたステータスフローに従います。請求書のステータスを変更できるのはエージェンシーのみです。
下書き → オープン（クライアントに送信時）
オープン → 支払い済み（支払いを受領）
オープン → 無効（請求書のキャンセル）
オープン → 回収不能（債権の償却）
請求書は下書きステータスの間のみ編集できます。請求書がオープンに移行すると、編集できなくなります。変更が必要な場合は、請求書を無効にして新しいものを作成してください。
請求書の編集
請求書は下書きステータスの間のみ編集できます。
請求書を開く
請求書ダッシュボードで編集したい下書き請求書を見つけます。クリックするか、横のチェックボックスにチェックを入れます。
編集をクリックする
アクションメニューから編集オプションを選択します。既存の詳細がすべて事前に入力された状態で請求書フォームが開きます。
変更を加える
請求の詳細、サービスの説明、数量、金額、または支払い条件などのフィールドを更新します。
クライアントへの請求書送信
請求書を下書きとして保存して後で送信したい場合：
請求書を見つける
請求書ダッシュボードで送信したい下書き請求書を見つけます。
請求書を送信をクリックする
請求書を開いて請求書を送信ボタンをクリックします。AgencyHandyはクライアントの登録済みメールアドレスに請求書を送信します。
配送を確認する
請求書が正常に送信されたことを確認するメッセージを確認します。請求書のステータスがオープンに更新されます。
請求書が下書きステータスの場合にサービス名を更新すると、新しい名前が請求書に反映されます。ステータスが「オープン」、「支払い済み」、「回収不能」、「無効」に変わると、請求書上のサービス名はロックされ更新されなくなります。
請求書のダウンロードと印刷
エージェンシーとクライアントの両方がいつでも請求書をダウンロードできます。
請求書を開く
請求書ダッシュボードに移動し、ダウンロードしたい請求書を選択します。
ダウンロード/印刷にアクセスする
請求書アクションメニューからダウンロードまたは印刷オプションをクリックします。
形式を選択する
ダウンロードにはPDFを選択するか、物理的なコピーのためにプリンター設定を選択します。
保存または印刷する
ファイルをデバイスに保存するか、プリンターに送信します。印刷後、必要に応じて請求書をアーカイブするか関係者と共有します。
請求書へのリマインダーの設定
請求書リマインダー機能を使用すると、手動でフォローアップすることなく、期限前・期限時・期限超過の請求書についてクライアントに自動通知を送り、期限通りに支払いを受けることができます。
リマインダーはオープンステータスで納期が設定されている請求書にのみ機能します。
請求書設定を開く
請求書ダッシュボードの右上にある設定ボタンをクリックします。
リマインダー設定に移動する
左パネルのテンプレートセクションの一番下までスクロールし、編集をクリックしてリマインダー設定モーダルを開きます。
リマインダータイプを選択する
以下のいずれかを選択します：
- シーケンスリマインダー — 定義した間隔で一連のリマインダーを作成
- リマインダーを送信しない — 選択した請求書のリマインダーを無効化
リマインダーの詳細を設定する
シーケンス内の各リマインダーで：
- リマインダーテンプレートを選択（例：「請求書支払い予定リマインダー」）
- リマインド日を設定 — 例：納期の3日前または3日後
- 納期の前または後のどちらにトリガーするかを指定
必要に応じてリマインダーを追加する
+ 別のリマインダーを追加をクリックして完全なリマインダーシーケンスを作成します。リマインダーの横にある削除ボタンをクリックして削除します。
アクティブな請求書に適用する（任意）
新しい設定を現在「オープン」ステータスの請求書にも適用する場合は、これらのリマインダー設定を現在アクティブな請求書に適用するチェックボックスにチェックを入れます。
保存する
更新をクリックしてリマインダースケジュールを保存・有効化します。
直接請求書（オーダーIDなし）
オーダーを最初に作成せずにクライアントに素早く請求する必要がある場合は、直接請求書ワークフローを使用します。
新しい請求書を開始する
請求書 → 請求書を作成に移動します。
受信者タイプを選択する
受信者タイプとして個人または会社を選択します。
受信者を選択または入力する
- ドロップダウンから既存のクライアントを選択するか、
- 独立メールを選択してクライアントとして登録されていない任意のメールアドレスを入力
オーダーIDを空のままにする
オーダーIDフィールドをスキップします。AgencyHandyはオーダーに紐付かないスタンドアロン請求書を作成します。
項目、税金、割引を追加する
項目を追加をクリックして名前、数量、価格の項目を追加します。必要に応じて税率と割引を適用します。合計は自動的に更新されます。
請求先住所とメモを設定する
請求先支払い住所を入力し、クライアントへのメモを追加します。
送信または保存する
請求書を送信をクリックしてすぐに送信するか、下書きとして保存をクリックしてまず確認します。
直接請求書は、急ぎのリクエスト、コンサルティング通話、または通常のオーダーワークフロー外で請求する必要がある作業に最適です。スタンドアロン請求書の支払い追跡は手動で管理する必要があります。
