noreply@agencyhandy.com送信者を独自のブランドメールアドレスに置き換え、安定した配信のための専用SMTPサーバーを設定し、クライアント通知・請求書・提案書などに使用するテンプレートをカスタマイズできます。正しく設定することで、メールがクライアントのスパムフォルダではなく受信トレイに届くようになり、すべてのメッセージにエージェンシーのアイデンティティが反映されます。
メール設定を変更できるのは、スーパー管理者と管理者のみです。ワークスペース設定 → メール設定からアクセスしてください。
メール設定コンポーネントの概要
カスタムメールアドレス
ワークスペースからメッセージを受け取る際にクライアントに表示される送信者名とメールアドレスを設定します。
DKIM と SPF レコード
メールの正当性を証明し、スパムとして判定されないようにするためのDNS認証レコードを追加します。
SMTPサーバー
独自のメールサーバー（Gmail、Outlook、またはカスタムドメインサーバーなど）を接続し、AgencyHandyからのすべての送信メールをそこ経由で送信します。
メールテンプレート
AgencyHandyがクライアントに送信するすべての自動メールのコンテンツ、件名、ブランドをカスタマイズします。
パート1：カスタムメールアドレスの設定
送信者メールを設定する前に、メールホスティング付きの登録済みドメインが必要です。代表的なプロバイダーには、Google Workspace、Microsoft 365、Zoho Mail、Cloudflare Email Routingなどがあります。ドメインを登録してメールホスティングを設定する
まだ行っていない場合は、レジストラ（GoDaddy、Namecheap、Cloudflareなど）でドメインを登録し、メールホスティングプロバイダーに申し込んでください。そのドメインでメールアドレス（例：
hello@youragency.com）を作成・管理できることを確認してください。送信者名とメールを入力する
送信者名フィールドに、クライアントに表示される送信者名（例：
AgencyHandy サポートまたはエージェンシー名）を入力します。送信者メールフィールドにカスタムメールアドレス（例：hello@youragency.com）を入力し、保存をクリックします。DKIM、SPF、DMARC DNSレコードを設定する
送信者メールを保存すると、AgencyHandyが追加すべきDNSレコードを提供します：
- SPFレコード（TXTタイプ）— AgencyHandyがドメインを代行してメールを送信することを許可します。
- DKIMレコード（CNAMEレコード×3）— 送信メールに暗号署名を付加し、受信サーバーが正当性を検証できるようにします。
- DMARCレコード— 認証チェックに失敗したメールを受信サーバーがどのように処理するかを定義します。
パート2：DKIM と SPF の設定（単独セットアップ）
DKIMおよびSPFレコードを独立して生成または再生成する必要がある場合は、以下の手順に従ってください： ワークスペース設定 → メール → DKIM & SPF 設定 → DKIM と SPF レコードを生成 次に、DNSにレコードを追加します：| レコードタイプ | DNS タイプ | 設定内容 |
|---|---|---|
| SPF | TXT | AgencyHandyから名前と値をコピーし、DNSに新しいTXTレコードを追加する |
| DKIM（×3） | CNAME | 各名前と値のペアをコピーし、プロキシを無効にして3つの別々のCNAMEレコードを追加する |
DKIMとSPFレコードの伝播には2分〜2時間かかる場合があります。2時間経ってもステータスが保留中のままの場合は、レコードが誤字なく入力されており、競合するレコードが存在しないことを確認してください。
パート3：SMTPの設定
SMTP（Simple Mail Transfer Protocol）を使用すると、AgencyHandyからのすべての送信メールを独自の確認済みメールサーバー経由でルーティングでき、到達性とブランディングをより細かく制御できます。カスタムドメインメールまたはSMTPメールプロバイダーのいずれか一方のみ使用できます。同時に両方を使用することはできません。いつでも切り替えることは可能ですが、カスタムメールに戻す際はメール設定を再入力する必要があります。
SMTPプロバイダーに切り替える（必要な場合）
すでにカスタムメールが設定されている場合、SMTPに切り替えるかどうかを確認するポップアップが表示されます。SMTPに切り替えをクリックして続行します。これにより既存のカスタムメール設定は無効になります。
SMTP認証情報を入力する
必要なフィールドを入力します：
完了したら保存をクリックします。
| フィールド | 入力例 | 備考 |
|---|---|---|
| ホスト名 | smtp.gmail.com | メールプロバイダーのSMTPサーバーアドレス |
| ユーザー名 | you@yourdomain.com | メールアドレス全体 |
| パスワード | アプリパスワード | アプリ専用パスワードを使用（以下参照） |
| ポート | 465 または 587 | 465はSSL用、587はTLS用 |
| 自動TLS | オン/オフ切替 | オプション — 自動TLSアップグレードを有効にする |
アプリパスワードを生成する（Gmailの例）
2段階認証が有効なGmailを使用している場合（アプリパスワードに必要）：
- myaccount.google.com/securityに移動し、2段階認証がアクティブであることを確認します。
- myaccount.google.com/apppasswordsにアクセスします。
- アプリを選択をクリックし、メールを選択（またはカスタム名を入力）してから、デバイスを選択をクリックしてセットアップを選択します。
- 作成をクリックすると、Googleが16文字のアプリパスワードを生成します。
- パスワードをコピーし、AgencyHandyのSMTP設定のパスワードフィールドに貼り付けます。
設定を確認する
保存後、AgencyHandyに_「SMTPが正常に作成されました。」_という成功メッセージが表示されます。保存したホスト、ユーザー名、ポートの詳細がSMTP設定ページに表示されます。
パート4：メールテンプレートのカスタマイズ
AgencyHandyには、送信するすべての自動メール用のテンプレートが事前に用意されています。ブランドのトーンに合わせて各テンプレートをカスタマイズし、関連する動的コンテンツを含めることができます。 利用可能なテンプレート：- クライアント登録
- 提案書送信
- タスクレビュー
- 請求書送信
- 請求書とサブスクリプションのリマインダー
- サポートチケット作成通知
テンプレートフィールドをカスタマイズする
必要に応じて以下を更新します：
- 送信者メール： このテンプレートを送信する設定済みメールアドレスを選択します。
- 件名： 明確で簡潔な件名を記述します。
- 本文： エージェンシーのトーンとメッセージに合わせてメッセージ内容を編集します。
- 動的変数：
{{client_name}}、{{company_name}}、{{invoice_id}}などのプレースホルダーを挿入して、クライアント固有のデータを自動入力します。 - ソーシャルメディアリンク： エンゲージメントを促進するために、エージェンシーのソーシャルプロフィールへのリンクを追加します。
重要事項
- SMTPとカスタムメールは同時に使用できません。 ワークスペースごとに一度にアクティブにできる方法は1つだけです。
- 切り替え時にメールを再入力します。 SMTPからカスタムメール設定に戻す場合は、カスタムメールの認証情報を再入力する必要があります。
- SMTP認証情報が誤っていると、すべての送信メールがブロックされます。 SMTPの変更後にメールの送信が停止した場合は、ホスト名、ポート、ユーザー名、パスワードを再確認してください。
- DKIM/SPFの伝播には時間がかかります。 エラーがあると断定する前に、最大2時間待ってメール設定ページを更新してください。
- 動的変数は大文字・小文字を区別します。 テンプレートエディターに表示されているとおりに正確に使用し、正しく入力されるようにしてください。