Je hebt een Superbeheerder- of Beheerder-rol nodig om klantprofielen aan te maken, te bewerken, te importeren of te configureren. Managers kunnen klantgegevens en activiteitenlogboeken bekijken.
Een klantprofiel aanmaken
Wanneer je een nieuwe klant onboardt, maakt AgencyHandy een portaalaccount voor hen aan en stuurt een beveiligde inloguitnodiging.1
Ga naar Klanten
Log in op je AgencyHandy-account, klik vervolgens op CRM in de linker zijbalk en selecteer het tabblad Klanten.
2
Open het aanmaakformulier
Klik op + Klant aanmaken rechtsboven. Er wordt een formulier geopend.
3
Voer klantgegevens in
Vul de gegevens van de klant in:
- Voornaam / Achternaam (verplicht)
- E-mail (verplicht — wordt gebruikt om de portaaluitnodiging te versturen)
- Bedrijfsnaam
- Telefoonnummer
- Land, Staat, Stad, Postcode
- Categorie — wijs een bestaande configuratiecategorie toe indien van toepassing
4
Sla het profiel op
Klik op Aanmaken. Het profiel wordt onmiddellijk toegevoegd aan je klantenlijst.
Nadat je het profiel hebt aangemaakt, ontvangt de klant een e-mail met een beveiligde inlog-URL. Door op die URL te klikken, wordt hun portaalaccount geactiveerd en kunnen ze voor het eerst inloggen.
Klanten importeren vanuit CSV
Als je migreert vanuit een ander platform of een spreadsheet met bestaande klanten hebt, kun je ze allemaal tegelijk importeren.1
Klik op Importeren
Klik in de klantenlijst op de knop Importeren rechtsboven.
2
Upload je CSV-bestand
Sleep je bestand naar het uploadgebied of klik om het te bladeren en selecteren. AgencyHandy accepteert CSV-bestanden met de volgende velden:
- Klantnaam (verplicht)
- E-mail (verplicht)
- Bedrijfsnaam
- Land
- Staat
- Stad
- Postcode
3
Wijs je kolommen toe
AgencyHandy detecteert automatisch kolomnamen die overeenkomen met zijn veldnamen. Gebruik voor niet-overeenkomende kolommen de vervolgkeuzemenu’s om ze handmatig toe te wijzen aan de juiste systeemvelden.
4
Bekijk een voorbeeld en bevestig
Bekijk de voorbeeldtabel om eventuele opmaakproblemen op te sporen voordat de gegevens worden opgeslagen.
5
Voltooi de import
Klik op Opslaan. Er verschijnt een bevestigingsbericht zodra alle records succesvol zijn geïmporteerd.
Klanten exporteren
Maak een back-up van je klantendatabase of deel deze met belanghebbenden door te exporteren naar CSV of Excel.1
Klik op Exporteren
Klik in de klantenlijst op de knop Exporteren rechtsboven.
2
Pas je export aan
Kies welke kolommen je wilt opnemen — selecteer Alle kolommen voor een volledige export, of kies specifieke velden zoals naam, contactgegevens, bedrijf of adres.
3
Kies een formaat
Selecteer CSV of XLSX afhankelijk van het beoogde gebruik.
4
Download het bestand
Klik op Exporteren. Het bestand wordt gegenereerd en gedownload naar je apparaat. Bewaar het veilig om klantgegevens te beschermen.
Een klantprofiel bewerken
1
Selecteer de klant
Klik in de klantenlijst op het selectievakje naast de klant die je wilt bijwerken, of klik direct op diens naam om het profiel te openen.
2
Activeer de bewerkingsmodus
Klik op de knop Bewerken rechtsboven in het klantprofiel. Er verschijnt een bewerkingsformulier.
3
Werk de gegevens bij
Pas alle velden aan — naam, e-mail, telefoon, adres, bedrijf of categorie.
4
Sla je wijzigingen op
Klik op Bijwerken. Een bevestigingsbericht bevestigt dat het profiel succesvol is opgeslagen.
Zoeken, sorteren en filteren
De klantenlijst biedt je diverse hulpmiddelen om snel de juiste klant te vinden:Zoeken op naam
Typ de naam van een klant in de zoekbalk om de lijst direct te filteren.
Filteren op bedrijf
Verklein de lijst tot klanten die zijn gekoppeld aan een specifiek bedrijf.
Filteren op e-mail
Zoek een klant wanneer je zijn e-mailadres kent maar niet zijn naam.
Filteren op status
Toon alleen actieve, inactieve of uitgenodigde klanten.
Alfabetisch sorteren
Sorteer de volledige klantenlijst A–Z of Z–A op naam voor snel naslagwerk.
Filteren op categorie
Toon alleen klanten die zijn toegewezen aan een specifieke configuratiecategorie.
Klantactiviteit volgen
In elk klantprofiel vind je tabbladen die je een actueel beeld geven van de betrokkenheid van die klant bij je bureau:Recente opdrachten
Recente opdrachten
Bekijk een geschiedenis van alle opdrachten die door de klant zijn geplaatst, inclusief dienstnaam, pakket, status en datum. Dit geeft je een snel overzicht van hun aankoopgeschiedenis zonder de CRM te verlaten.
Recente tickets
Recente tickets
Bekijk alle ondersteunings- of servicetickets die door de klant zijn ingediend. Gebruik deze weergave om reacties te prioriteren en ervoor te zorgen dat geen enkel verzoek door de mazen valt.
Recente facturen
Recente facturen
Bekijk een logboek van alle facturen die voor de klant zijn gegenereerd, inclusief betalingsstatus. Dit helpt je om openstaande saldi en factuurgeschiedenis op één plek bij te houden.
Klantconfiguratie (categorieën)
Klantconfiguratie laat je kleurgecodeerde categorieën aanmaken om je klantenlijst te segmenteren — bijvoorbeeld Hoge prioriteit, Retainer of In de wacht. Categorieën verschijnen als filteropties in de klantenlijst zodat je de juiste groep onmiddellijk kunt ophalen.1
Open Configuratie
Klik in de sectie Klanten op de knop Configuratie.
2
Maak een nieuwe categorie aan
Klik op + Categorie aanmaken.
3
Voer categoriegegevens in
- Categorienaam — een uniek, beschrijvend label (bijv. Enterprise-klanten)
- Korte beschrijving — een korte notitie die het doel van de categorie uitlegt
- Kleur — kies een onderscheidende kleur voor snelle visuele herkenning
4
Sla de categorie op
Klik op Aanmaken. De categorie is nu beschikbaar om toe te wijzen bij het bewerken van klantprofielen.
5
Wijs klanten toe aan de categorie
Open een klantprofiel, klik op Bewerken, selecteer het veld Categorie en kies de relevante categorie. Klik op Bijwerken om op te slaan.
Klantactiviteitenlogboek
Het activiteitenlogboek registreert elke inlog- en uitloggebeurtenis voor het portaalaccount van een klant, wat je een duidelijk auditspoor van hun betrokkenheid geeft. Het logboek bekijken:- Ga naar Klanten en open het profiel van een specifieke klant.
- Klik op het tabblad Activiteitenlogboek in de bovenste navigatiebalk van het profiel.
- Bekijk de chronologische lijst met authenticatiegebeurtenissen.
- Exacte datum en tijdstempel van elke inlog
- Exacte datum en tijdstempel van elke uitlog
- Een doorlopende geschiedenis van alle authenticatiegebeurtenissen
In dit stadium legt het activiteitenlogboek alleen authenticatiegebeurtenissen vast (inloggen en uitloggen). Acties die binnen het portaal worden ondernomen — zoals het bekijken van opdrachten — worden hier nog niet gelogd.