Waarom intakeformulieren belangrijk zijn
Zonder een gestructureerd intakeproces raken belangrijke details begraven in e-mailthreads of worden ze simpelweg nooit verzameld. Een intakeformulier:- Standaardiseert briefings — elk project begint met dezelfde kwaliteit van informatie.
- Vermindert heen-en-weer communicatie — u krijgt wat u nodig heeft vooraf, zodat het werk direct kan beginnen.
- Stelt verwachtingen in — klanten denken na over hun vereisten voordat het project van start gaat, wat leidt tot een duidelijker bereik en minder revisiecycli.
- Leeft in de bestelling — alle antwoorden worden opgeslagen bij de bestelling in AgencyHandy, zodat uw team altijd weet waar ze moeten zoeken.
Twee manieren om een intakeformulier aan te maken
U kunt een intakeformulier aanmaken tijdens het instellen van een dienst, of onafhankelijk vanuit de sectie Formulieren en het later koppelen.- Vanuit een dienst
- Vanuit de sectie Formulieren
Dit is de meest directe route wanneer u een nieuwe dienst instelt en het intakeformulier vanaf dag één gereed wilt hebben.
Open of maak een dienst aan
Navigeer naar Diensten en open een bestaande dienst of maak een nieuwe aan.
Ga naar de instellingen van het intakeformulier
Zoek in de dienst-instellingen het tabblad of de sectie Intakeformulier (soms aangeduid als Vereisten).
Voeg uw velden toe
Klik op Veld toevoegen en kies het veldtype dat het beste past bij de informatie die u nodig heeft. Zie de referentie voor veldtypen hieronder voor een volledige lijst.
Configureer elk veld
Geef elk veld een duidelijk label en voeg indien nuttig tijdelijke tekst of instructies toe om de klant te begeleiden in zijn antwoord. Markeer het veld als Verplicht als het ingevuld moet worden voordat het formulier kan worden ingediend.
Beschikbare veldtypen
Tekst- en langere invulvelden
Tekst- en langere invulvelden
| Veldtype | Tekenlimiet | Het beste gebruikt voor |
|---|---|---|
| Kort antwoord | 120 tekens | Projectnamen, snelle labels, enkelvoudige antwoorden |
| Alinea | 500 tekens | Open briefings, achtergrondbeschrijvingen |
| Opgemaakte tekst | Flexibel | Gedetailleerde specificaties die baat hebben bij vet, cursief of lijsten |
Keuzevelden
Keuzevelden
| Veldtype | Beschrijving |
|---|---|
| Meerkeuze (selectievakje) | Laat klanten alle van toepassing zijnde opties aanvinken — handig voor het selecteren van leveringsformaten, doelplatforms of stijlvoorkeuren |
| Selectie (keuzerondje) | Laat klanten precies één optie kiezen — ideaal voor exclusieve keuzes zoals voorkeurstaal of pakketniveau |
Datum- en bestandsvelden
Datum- en bestandsvelden
| Veldtype | Beschrijving |
|---|---|
| Datum | Een datumkiezer voor deadlines, lanceringsdatums of evenementdata |
| Bestand bijvoegen | Stelt klanten in staat referentiebestanden te uploaden zoals logo’s, merkgidsen of voorbeeldassets |
| Spreadsheet | Voor bulkgegevensinvoer zoals trefwoordlijsten, productcatalogi of locatiegegevens |
Hoe klanten intakeformulieren invullen
Nadat een klant het afrekenen heeft voltooid van een bestelling met een gekoppeld intakeformulier, presenteert AgencyHandy automatisch het formulier als de volgende vereiste stap. Dit is wat er gebeurt:- De klant ziet een prompt om het intakeformulier voor hun nieuwe bestelling in te vullen.
- Ze werken elk veld door en uploaden eventuele vereiste bestanden onderweg.
- Zodra elk verplicht veld is ingevuld, klikken ze op Indienen.
- De antwoorden worden opgeslagen bij de bestelling in AgencyHandy en uw team wordt op de hoogte gesteld.
Als een klant het intakeformulier bij het afrekenen overslaat, kunnen ze er op elk moment naar terugkeren vanuit hun clientportal onder de relevante bestelling. U kunt ook zien of het formulier is ingevuld vanaf de bestellingsdetailpagina in uw dashboard.
Tips voor effectieve intakeformulieren
- Gebruik helptekst bij complexe velden om precies uit te leggen welke indeling of welk detailniveau u nodig heeft.
- Markeer werkelijk kritieke velden als Verplicht maar vermijd het markeren van alles als verplicht, anders kunnen klanten zich overweldigd voelen.
- Test het formulier zelf vanuit het perspectief van de klant voordat u het koppelt aan een actieve dienst — dien een testbestelling in en vul het formulier in om de doorstroom te controleren.
- Update formulieren wanneer uw proces wijzigt — u kunt een intakeformulier op elk moment bewerken en de bijgewerkte versie wordt toegepast op alle toekomstige bestellingen.