noreply@agencyhandy.com-afzenderadres vervangen door je eigen bedrijfse-mailadres, een eigen SMTP-server configureren voor betrouwbare bezorging en de sjablonen aanpassen die worden gebruikt voor klantmeldingen, facturen, offertes en meer. Een correcte instelling zorgt ervoor dat je e-mails in de inbox van klanten belanden — niet in de spammap — en dat elk bericht de huisstijl van jouw bureau weerspiegelt.
Alleen Superbeheerders en Beheerders kunnen e-mailinstellingen configureren. Ga naar Werkruimteconfiguratie → E-mailinstellingen om deze opties te openen.
Overzicht van e-mailinstelcomponenten
Aangepast e-mailadres
Stel de naam en het e-mailadres van de afzender in die klanten zien wanneer ze berichten ontvangen vanuit jouw werkruimte.
DKIM- en SPF-records
Voeg DNS-authenticatierecords toe om te bewijzen dat je e-mails legitiem zijn en te voorkomen dat ze als spam worden gemarkeerd.
SMTP-server
Koppel je eigen mailserver (bijv. Gmail, Outlook of een server met eigen domein) om alle uitgaande e-mails vanuit AgencyHandy te verzenden.
E-mailsjablonen
Pas de inhoud, onderwerpregels en huisstijl aan voor elke automatische e-mail die AgencyHandy naar klanten verstuurt.
Deel 1: Een aangepast e-mailadres instellen
Voordat je je afzenderadres configureert, heb je een geregistreerd domein met e-mailhosting nodig. Populaire aanbieders zijn Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail en Cloudflare Email Routing.Registreer een domein en stel e-mailhosting in
Als je dat nog niet hebt gedaan, registreer dan een domein bij een registrar (bijv. GoDaddy, Namecheap, Cloudflare) en meld je aan bij een e-mailhostingprovider. Zorg ervoor dat je e-mailadressen op dat domein kunt aanmaken en beheren (bijv.
hello@jouwbureau.nl).Ga naar E-mailinstellingen in AgencyHandy
Log in op AgencyHandy. Ga naar Werkruimteconfiguratie in de linkernavigatie en klik op E-mailinstellingen.
Voer je afzendernaam en e-mailadres in
Typ in het veld Afzendernaam de naam die klanten als afzender zien (bijv.
AgencyHandy Support of de naam van je bureau). Voer in het veld Afzender-e-mail het aangepaste e-mailadres in (bijv. hello@jouwbureau.nl). Klik op Opslaan.Verifieer je e-mailadres
AgencyHandy stuurt een verificatielink naar het ingevoerde e-mailadres. Open je inbox, zoek het verificatiebericht en klik op de link om het eigendom te bevestigen.
Configureer DKIM-, SPF- en DMARC-DNS-records
Na het opslaan van je afzender-e-mail geeft AgencyHandy de DNS-records die je moet toevoegen:
- SPF-record (TXT-type) — machtigt AgencyHandy om e-mails namens jouw domein te verzenden.
- DKIM-records (3 CNAME-records) — voegen cryptografische handtekeningen toe aan uitgaande e-mails zodat ontvangende servers de authenticiteit kunnen verifiëren.
- DMARC-record — bepaalt hoe ontvangende servers moeten omgaan met e-mails die de authenticatiecontroles niet doorstaan.
Deel 2: DKIM en SPF configureren (zelfstandige instelling)
Als je DKIM- en SPF-records onafhankelijk wilt genereren of opnieuw wilt genereren, volg dan dit pad: Werkruimteconfiguratie → E-mails → DKIM- en SPF-instelling → DKIM- en SPF-records genereren. Voeg de records vervolgens toe aan je DNS:| Recordtype | DNS-type | Wat te configureren |
|---|---|---|
| SPF | TXT | Kopieer de Naam en Waarde uit AgencyHandy en voeg een nieuw TXT-record toe in je DNS |
| DKIM (×3) | CNAME | Kopieer elk Naam- en Waarde-paar; voeg 3 aparte CNAME-records toe met proxy uitgeschakeld |
DKIM- en SPF-records kunnen 2 minuten tot 2 uur nodig hebben om door te geven. Als de status na 2 uur nog steeds als in behandeling wordt weergegeven, controleer dan of de records zonder typefouten zijn ingevoerd en of er geen conflicterende records bestaan.
Deel 3: SMTP instellen
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) laat je alle uitgaande e-mails van AgencyHandy via je eigen geverifieerde mailserver sturen, waardoor je meer controle hebt over bezorgbaarheid en huisstijl.Je kunt kiezen voor een Aangepast domein-e-mailadres of een SMTP-e-mailprovider — niet beide tegelijk. Wisselen tussen beide is op elk moment mogelijk, maar je moet je e-mailconfiguratie opnieuw invoeren wanneer je terugschakelt naar een aangepast e-mailadres.
Open de SMTP-serverinstellingen
Ga naar Werkruimteconfiguratie → E-mailinstellingen en klik op SMTP-server.
Schakel over naar SMTP-provider (indien nodig)
Als je al een aangepast e-mailadres hebt geconfigureerd, verschijnt er een bevestigingspop-up met de vraag of je wilt overschakelen. Klik op Overschakelen naar SMTP om door te gaan. Dit schakelt de bestaande configuratie van het aangepaste e-mailadres uit.
Voer je SMTP-inloggegevens in
Vul de vereiste velden in:
Klik op Opslaan als je klaar bent.
| Veld | Voorbeeldwaarde | Opmerkingen |
|---|---|---|
| Hostnaam | smtp.gmail.com | Het SMTP-serveradres van je e-mailprovider |
| Gebruikersnaam | jij@jouwdomein.nl | Je volledige e-mailadres |
| Wachtwoord | App-wachtwoord | Gebruik een app-specifiek wachtwoord (zie hieronder) |
| Poort | 465 of 587 | 465 voor SSL, 587 voor TLS |
| Auto TLS | Aan/uit schakelen | Optioneel — maakt automatische TLS-upgrade mogelijk |
Genereer een app-wachtwoord (Gmail-voorbeeld)
Als je Gmail gebruikt met tweefactorauthenticatie ingeschakeld (vereist voor app-wachtwoorden):
- Ga naar myaccount.google.com/security en bevestig dat verificatie in twee stappen actief is.
- Bezoek myaccount.google.com/apppasswords.
- Klik op App selecteren, kies E-mail (of voer een aangepaste naam in), klik vervolgens op Apparaat selecteren en kies je instelling.
- Klik op Genereren — Google genereert een app-wachtwoord van 16 tekens.
- Kopieer het wachtwoord en plak het in het veld Wachtwoord in de SMTP-instellingen van AgencyHandy.
Bevestig de instelling
Na het opslaan toont AgencyHandy een succesbericht: “SMTP is succesvol aangemaakt.” Je opgeslagen host, gebruikersnaam en poortgegevens worden weergegeven op de SMTP-instellingspagina.
Deel 4: E-mailsjablonen aanpassen
AgencyHandy bevat kant-en-klare sjablonen voor elke automatische e-mail die het verstuurt. Je kunt elk sjabloon aanpassen aan de toon van je merk en relevante dynamische inhoud opnemen. Beschikbare sjablonen zijn onder meer:- Aanmelding klant
- Offerte versturen
- Taakbeoordeling
- Factuur versturen
- Herinneringen voor facturen en abonnementen
- Meldingen bij het aanmaken van een supportticket
Open E-mailsjablonen
Ga naar Werkruimteconfiguratie → E-mails en selecteer E-mailsjabloon in het submenu.
Selecteer een te bewerken sjabloon
De volledige lijst met beschikbare sjablonen wordt weergegeven. Klik op een sjabloon om de configuratiepagina ervan te openen.
Pas de sjabloonvelden aan
Werk het volgende bij waar nodig:
- Afzender-e-mail: Kies welk geconfigureerd e-mailadres dit sjabloon verzendt.
- Onderwerp: Schrijf een duidelijke, beknopte onderwerpregel.
- Inhoud: Bewerk de berichtinhoud om overeen te komen met de toon en boodschap van je bureau.
- Dynamische variabelen: Voeg tijdelijke aanduidingen in zoals
{{client_name}},{{company_name}}of{{invoice_id}}om automatisch klantspecifieke gegevens in te vullen. - Links naar sociale media: Voeg links toe naar de sociale profielen van je bureau om betrokkenheid te stimuleren.
Stuur een teste-mail
Klik op Test versturen om een voorbeeld van het sjabloon naar je inbox te sturen. Controleer de opmaak, inhoud en of alle dynamische variabelen correct worden ingevuld.
Belangrijke opmerkingen
- SMTP en aangepast e-mailadres sluiten elkaar uit. Per werkruimte kan slechts één methode tegelijk actief zijn.
- Voer e-mailadres opnieuw in bij wisseling. Als je van SMTP terugschakelt naar een aangepast e-mailadres, moet je je aangepaste e-mailgegevens opnieuw invoeren.
- Onjuiste SMTP-inloggegevens blokkeren alle uitgaande e-mails. Controleer je hostnaam, poort, gebruikersnaam en wachtwoord nogmaals als e-mails stoppen met verzenden na een SMTP-wijziging.
- DKIM/SPF-doorgifte kost tijd. Wacht tot 2 uur en vernieuw de pagina E-mailinstellingen voordat je concludeert dat er een fout is.
- Dynamische variabelen zijn hoofdlettergevoelig. Gebruik ze precies zoals weergegeven in de sjablooneditor om ervoor te zorgen dat ze correct worden ingevuld.