noreply@agencyhandy.com-afzenderadres vervangen door je eigen bedrijfse-mailadres, een eigen SMTP-server configureren voor betrouwbare bezorging en de sjablonen aanpassen die worden gebruikt voor klantmeldingen, facturen, offertes en meer. Een correcte instelling zorgt ervoor dat je e-mails in de inbox van klanten belanden — niet in de spammap — en dat elk bericht de huisstijl van jouw bureau weerspiegelt.
Alleen Superbeheerders en Beheerders kunnen e-mailinstellingen configureren. Ga naar Werkruimteconfiguratie → E-mailinstellingen om deze opties te openen.
Overzicht van e-mailinstelcomponenten
Aangepast e-mailadres
Stel de naam en het e-mailadres van de afzender in die klanten zien wanneer ze berichten ontvangen vanuit jouw werkruimte.
DKIM- en SPF-records
Voeg DNS-authenticatierecords toe om te bewijzen dat je e-mails legitiem zijn en te voorkomen dat ze als spam worden gemarkeerd.
SMTP-server
Koppel je eigen mailserver (bijv. Gmail, Outlook of een server met eigen domein) om alle uitgaande e-mails vanuit AgencyHandy te verzenden.
E-mailsjablonen
Pas de inhoud, onderwerpregels en huisstijl aan voor elke automatische e-mail die AgencyHandy naar klanten verstuurt.
Deel 1: Een aangepast e-mailadres instellen
Voordat je je afzenderadres configureert, heb je een geregistreerd domein met e-mailhosting nodig. Populaire aanbieders zijn Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail en Cloudflare Email Routing.1
Registreer een domein en stel e-mailhosting in
Als je dat nog niet hebt gedaan, registreer dan een domein bij een registrar (bijv. GoDaddy, Namecheap, Cloudflare) en meld je aan bij een e-mailhostingprovider. Zorg ervoor dat je e-mailadressen op dat domein kunt aanmaken en beheren (bijv.
hello@jouwbureau.nl).2
Ga naar E-mailinstellingen in AgencyHandy
Log in op AgencyHandy. Ga naar Werkruimteconfiguratie in de linkernavigatie en klik op E-mailinstellingen.
3
Voer je afzendernaam en e-mailadres in
Typ in het veld Afzendernaam de naam die klanten als afzender zien (bijv.
AgencyHandy Support of de naam van je bureau). Voer in het veld Afzender-e-mail het aangepaste e-mailadres in (bijv. hello@jouwbureau.nl). Klik op Opslaan.4
Verifieer je e-mailadres
AgencyHandy stuurt een verificatielink naar het ingevoerde e-mailadres. Open je inbox, zoek het verificatiebericht en klik op de link om het eigendom te bevestigen.
5
Configureer DKIM-, SPF- en DMARC-DNS-records
Na het opslaan van je afzender-e-mail geeft AgencyHandy de DNS-records die je moet toevoegen:
- SPF-record (TXT-type) — machtigt AgencyHandy om e-mails namens jouw domein te verzenden.
- DKIM-records (3 CNAME-records) — voegen cryptografische handtekeningen toe aan uitgaande e-mails zodat ontvangende servers de authenticiteit kunnen verifiëren.
- DMARC-record — bepaalt hoe ontvangende servers moeten omgaan met e-mails die de authenticatiecontroles niet doorstaan.
6
Bevestig de actieve status
Ga terug naar de pagina E-mailinstellingen in AgencyHandy. Zodra alle DNS-records zijn doorgegeven (dit kan 2 minuten tot 2 uur duren), wordt de e-mailstatus bijgewerkt van In behandeling naar een groen vinkje ✅. Je aangepaste e-mailadres is nu actief.
Deel 2: DKIM en SPF configureren (zelfstandige instelling)
Als je DKIM- en SPF-records onafhankelijk wilt genereren of opnieuw wilt genereren, volg dan dit pad: Werkruimteconfiguratie → E-mails → DKIM- en SPF-instelling → DKIM- en SPF-records genereren. Voeg de records vervolgens toe aan je DNS:DKIM- en SPF-records kunnen 2 minuten tot 2 uur nodig hebben om door te geven. Als de status na 2 uur nog steeds als in behandeling wordt weergegeven, controleer dan of de records zonder typefouten zijn ingevoerd en of er geen conflicterende records bestaan.
Deel 3: SMTP instellen
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) laat je alle uitgaande e-mails van AgencyHandy via je eigen geverifieerde mailserver sturen, waardoor je meer controle hebt over bezorgbaarheid en huisstijl.Je kunt kiezen voor een Aangepast domein-e-mailadres of een SMTP-e-mailprovider — niet beide tegelijk. Wisselen tussen beide is op elk moment mogelijk, maar je moet je e-mailconfiguratie opnieuw invoeren wanneer je terugschakelt naar een aangepast e-mailadres.
1
Open de SMTP-serverinstellingen
Ga naar Werkruimteconfiguratie → E-mailinstellingen en klik op SMTP-server.
2
Schakel over naar SMTP-provider (indien nodig)
Als je al een aangepast e-mailadres hebt geconfigureerd, verschijnt er een bevestigingspop-up met de vraag of je wilt overschakelen. Klik op Overschakelen naar SMTP om door te gaan. Dit schakelt de bestaande configuratie van het aangepaste e-mailadres uit.
3
Voer je SMTP-inloggegevens in
Vul de vereiste velden in:
Klik op Opslaan als je klaar bent.
4
Genereer een app-wachtwoord (Gmail-voorbeeld)
Als je Gmail gebruikt met tweefactorauthenticatie ingeschakeld (vereist voor app-wachtwoorden):
- Ga naar myaccount.google.com/security en bevestig dat verificatie in twee stappen actief is.
- Bezoek myaccount.google.com/apppasswords.
- Klik op App selecteren, kies E-mail (of voer een aangepaste naam in), klik vervolgens op Apparaat selecteren en kies je instelling.
- Klik op Genereren — Google genereert een app-wachtwoord van 16 tekens.
- Kopieer het wachtwoord en plak het in het veld Wachtwoord in de SMTP-instellingen van AgencyHandy.
5
Bevestig de instelling
Na het opslaan toont AgencyHandy een succesbericht: “SMTP is succesvol aangemaakt.” Je opgeslagen host, gebruikersnaam en poortgegevens worden weergegeven op de SMTP-instellingspagina.
6
Test de SMTP-verbinding
Klik op de knop Testen en voer een ontvanger-e-mailadres in. AgencyHandy stuurt een teste-mail naar dat adres. Controleer de inbox op het bevestigingsbericht: “Dit is een bevestiging dat je e-mailinstellingen in Agency Handy correct werken.”
Deel 4: E-mailsjablonen aanpassen
AgencyHandy bevat kant-en-klare sjablonen voor elke automatische e-mail die het verstuurt. Je kunt elk sjabloon aanpassen aan de toon van je merk en relevante dynamische inhoud opnemen. Beschikbare sjablonen zijn onder meer:- Aanmelding klant
- Offerte versturen
- Taakbeoordeling
- Factuur versturen
- Herinneringen voor facturen en abonnementen
- Meldingen bij het aanmaken van een supportticket
1
Open E-mailsjablonen
Ga naar Werkruimteconfiguratie → E-mails en selecteer E-mailsjabloon in het submenu.
2
Selecteer een te bewerken sjabloon
De volledige lijst met beschikbare sjablonen wordt weergegeven. Klik op een sjabloon om de configuratiepagina ervan te openen.
3
Pas de sjabloonvelden aan
Werk het volgende bij waar nodig:
- Afzender-e-mail: Kies welk geconfigureerd e-mailadres dit sjabloon verzendt.
- Onderwerp: Schrijf een duidelijke, beknopte onderwerpregel.
- Inhoud: Bewerk de berichtinhoud om overeen te komen met de toon en boodschap van je bureau.
- Dynamische variabelen: Voeg tijdelijke aanduidingen in zoals
{{client_name}},{{company_name}}of{{invoice_id}}om automatisch klantspecifieke gegevens in te vullen. - Links naar sociale media: Voeg links toe naar de sociale profielen van je bureau om betrokkenheid te stimuleren.
4
Stuur een teste-mail
Klik op Test versturen om een voorbeeld van het sjabloon naar je inbox te sturen. Controleer de opmaak, inhoud en of alle dynamische variabelen correct worden ingevuld.
5
Sla je wijzigingen op
Klik op Wijzigingen opslaan om het bijgewerkte sjabloon toe te passen. De nieuwe versie wordt gebruikt voor alle toekomstige automatische e-mails die overeenkomen met dat sjabloontype.
Belangrijke opmerkingen
- SMTP en aangepast e-mailadres sluiten elkaar uit. Per werkruimte kan slechts één methode tegelijk actief zijn.
- Voer e-mailadres opnieuw in bij wisseling. Als je van SMTP terugschakelt naar een aangepast e-mailadres, moet je je aangepaste e-mailgegevens opnieuw invoeren.
- Onjuiste SMTP-inloggegevens blokkeren alle uitgaande e-mails. Controleer je hostnaam, poort, gebruikersnaam en wachtwoord nogmaals als e-mails stoppen met verzenden na een SMTP-wijziging.
- DKIM/SPF-doorgifte kost tijd. Wacht tot 2 uur en vernieuw de pagina E-mailinstellingen voordat je concludeert dat er een fout is.
- Dynamische variabelen zijn hoofdlettergevoelig. Gebruik ze precies zoals weergegeven in de sjablooneditor om ervoor te zorgen dat ze correct worden ingevuld.