Pipelinefasen
Elke lead die je aanmaakt, begint in de fase Nieuw en kan vooruit worden verplaatst naarmate je relatie zich ontwikkelt:| Fase | Betekenis |
|---|---|
| Nieuw | Lead is zojuist in de pipeline terechtgekomen |
| Gecontacteerd | Je hebt ten minste één keer contact opgenomen |
| Gekwalificeerd | Lead voldoet aan jouw doelklantcriteria |
| In behandeling | Actieve gesprekken zijn gaande |
| Offerte verzonden | Een formele offerte is afgeleverd |
| Onderhandeling | Voorwaarden worden besproken |
| Klant | Klaar om te converteren naar een klantaccount |
Een lead verplaatsen naar de fase Klant op het bord converteert hem niet automatisch — je moet nog steeds op Converteren naar klant klikken in de leadkaart om hem naar het tabblad Klanten te verplaatsen.
Een lead aanmaken
Open het Leads-bord
Klik in de linker zijbalk op CRM en selecteer vervolgens het tabblad Leads. Het Kanban-bord laadt met al je bestaande pipelinefasen.
Klik op Lead aanmaken
Selecteer de knop + Lead aanmaken rechtsboven op het bord. Er wordt een aanmaakformulier geopend.
Vul leadgegevens in
Vul de onderstaande velden in. Naam en E-mail zijn verplicht; al het andere is optioneel maar aanbevolen voor betere filtering en rapportage.
- Voornaam / Achternaam (verplicht)
- E-mail (verplicht)
- Bedrijfsnaam
- Categorie
- Status — stelt de initiële Kanban-fase in (standaard Nieuw)
- Bron — bijv. Facebook, Website (max. 50 tekens; tekst daarna wordt afgekapt met een tooltip)
- Leadwaarde — geschatte dealwaarde
- Telefoonnummer
- Website
- Toegewezen agent — teamlid dat verantwoordelijk is voor deze lead
- Laatste interactie — datum van meest recente contact
- Adres — Land, Staat, Stad, Postcode
- Bijlagen — PDF’s, JPEG’s, PNG’s en tekstbestanden kunnen direct in het leadmodal worden bekeken; niet-ondersteunde indelingen geven een downloadprompt
Leads volgen op het Kanban-bord
Zodra er leads op het bord staan, heb je verschillende manieren om ermee te werken:- Slepen en neerzetten — pak een leadkaart en zet hem neer in een andere faskolom om de huidige status weer te geven.
- Op een kaart klikken — opent het leaddetailmodal waar je alle velden kunt bewerken, notities kunt bekijken, het activiteitenlogboek kunt raadplegen, een e-mail kunt sturen of naar een klant kunt converteren.
- Leadgegevens afdrukken — gebruik de knop Afdrukken in de rechterbovenhoek van het leadmodal om een afdrukbare samenvatting te genereren.
Een lead bewerken
Open een leadkaart en klik op Bewerken (of werk de contactgegevens of notitievelden direct bij in het modal). Wijzigingen worden onmiddellijk opgeslagen en vastgelegd in het activiteitenlogboek.Als een e-mailadres al bestaat als zowel een klant als een lead, kan die lead niet worden geconverteerd naar een klant. Los het duplicaat op voordat je de conversie probeert.
Een lead converteren naar een klant
Leads filteren en zoeken
Gebruik de werkbalk boven het Kanban-bord om te beperken wat je ziet:Zoekbalk
Typ een naam of e-mailadres om overeenkomende leads direct te vinden in alle pipelinefasen.
Toegewezen agent
Filter het bord om alleen leads te tonen die zijn toegewezen aan een specifiek teamlid.
Leadwaarde
Filter op geschatte dealgrootte om hoogwaardige prospects prioriteit te geven.
Datum laatste interactie
Identificeer leads die recentelijk niet zijn benaderd en follow-up nodig hebben.
Bron
Bekijk alleen leads uit een bepaald kanaal, zoals Website of Facebook.
Leads e-mailen
Je kunt e-mails rechtstreeks vanuit het Kanban-bord of vanuit een leadmodal opstellen en verzenden — geen externe e-mailclient vereist.| Veld | Details |
|---|---|
| Aan | Vooraf ingevuld met het e-mailadres van de lead |
| Onderwerp | Verplicht; maximaal 250 tekens |
| Inhoud | Rich text-editor; maximaal 10.000 tekens |
| Bijlagen | Tot 5 bestanden; totale groottelimiet 25 MB |
Notities
Elke lead bevat een speciale sectie Notities in het detailmodal. Notities zijn bewerkbaar en verwijderbaar, en elke notitie toont de naam van het teamlid dat hem heeft geschreven, samen met een tijdstempel. Gebruik notities om gesprekssamenvattingen, klantvoorkeuren of follow-upherinneringen te loggen die het hele team kan zien.Leads importeren
Breng een bestaande prospectlijst in bulk in AgencyHandy met een CSV- of Excel-bestand.Upload je bestand
Sleep je CSV- of Excel-bestand of blader ernaar. Het bestand moet minimaal een kolom Naam en E-mail bevatten.
Kolomtoewijzing
De importeur toont een kolomtoewijzer. Koppel elke kolom in je bestand aan het overeenkomstige AgencyHandy-veld. Optioneel toe te wijzen velden zijn: Bron, Leadwaarde, Telefoonnummer, Bedrijfsnaam en Adres.
Leads exporteren
Exporteer je pipelinegegevens voor rapportage, back-ups of integratie met andere hulpmiddelen.Kies je kolommen
Selecteer Alle kolommen om elk veld te exporteren, of kies Aangepaste kolommen om alleen de benodigde gegevens te selecteren.
Activiteitenlogboek
Elke wijziging die in een lead wordt aangebracht, wordt automatisch vastgelegd in het tabblad Activiteitenlogboek in het leadmodal. Het logboek legt vast:- Gebruiker — welk teamlid de wijziging heeft aangebracht
- Details — wat er is gewijzigd, bijvoorbeeld “Status gewijzigd van ‘Nieuw’ naar ‘Gecontacteerd’”
- Uploads van bijlagen, toevoeging van notities en bewerking van velden
Geautomatiseerde herinneringen en taken
AgencyHandy stuurt geautomatiseerde meldingen wanneer een lead langer dan een configureerbaar aantal dagen inactief is in een fase — bijvoorbeeld “Follow-up met [Leadnaam].” Belangrijke acties zoals het versturen van een offerte kunnen ook automatisch taken aanmaken in de taakmanager om je leveringsproces op schema te houden.Webhooks voor leadgebeurtenissen
AgencyHandy activeert webhookgebeurtenissen voor de volgende leadacties, zodat je externe CRM-systemen, automatiseringstools of datapijplijnen kunt koppelen:Lead.Created
Lead.Created
Wordt geactiveerd wanneer een nieuwe lead wordt aangemaakt. Payload bevat: lead-ID, status, bron, toegewezen agent en tijdstempels.
Lead.Updated
Lead.Updated
Wordt geactiveerd wanneer een veld van een lead wordt bijgewerkt. Payload bevat dezelfde velden plus een samenvatting van wat er is gewijzigd.
Lead.Deleted
Lead.Deleted
Wordt geactiveerd wanneer een lead uit het systeem wordt verwijderd. Payload bevat het lead-ID en de tijdstempel van verwijdering.
Rapportagestatistieken
Volg de gezondheid van je pipeline met ingebouwde rapportagestatistieken:- Aantal leads per fase
- Conversieratio’s van lead naar klant
- Gemiddelde tijd die een lead in elke fase doorbrengt
- Best presterende agents op conversievoluime