Je moet Super Admin, Admin of PM zijn om facturen aan te maken. Er moet minimaal één klant bestaan in je werkruimte voordat je een factuur kunt genereren.
Factuurprefixinstellingen
Voordat je begint met het aanmaken van facturen, kun je overwegen je factuurprefix te configureren. Het prefix verschijnt voor elk factuurnummer en helpt facturen te identificeren als behorend tot je bureau.1
Open factuurinstellingen
Klik in het Factuurdashboard op de knop Instellingen rechtsboven.
2
Stel je prefix in
Navigeer naar het veld Factuurprefix en voer het gewenste prefix in (bijvoorbeeld
FACT- of de initialen van je bureau).3
Opslaan
Klik op Opslaan om het prefix toe te passen op alle toekomstige facturen.
Een factuur aanmaken
1
Open het Factuurdashboard
Klik op Facturen in de linker zijbalk om het Factuurdashboard te openen.
2
Start een nieuwe factuur
Klik op + Factuur aanmaken. Het formulier voor het aanmaken van een factuur wordt geopend.
3
Selecteer de klant
Kies de naam van de klant uit de vervolgkeuzelijst. Dit is een verplicht veld. Alle order-ID’s die aan die klant zijn gekoppeld, worden automatisch ingevuld in het volgende veld.Om een Directe factuur aan te maken (niet gekoppeld aan een order), kun je het veld Order-ID leeg laten of Onafhankelijk e-mailadres selecteren om elk e-mailadres buiten je klantenlijst te factureren.
4
Selecteer het order-ID
Selecteer het specifieke order-ID waarvoor je factureert. Dit koppelt de factuur aan de juiste order in het systeem. Voor directe facturen sla je dit veld over.
5
Voer het factuuradres in
Vul het Factuurbetalingsadres in:
- Land, provincie en stad
- Postcode
- Straatnaam (indien van toepassing)
6
Stel order- en financiële gegevens in
Voer onder Orderdetails het volgende in:
Voor Directe facturen klik je op Item toevoegen om regelitems handmatig toe te voegen. Voer de itemnaam, hoeveelheid en prijs in. Je kunt meerdere items toevoegen. Gebruik + Belastingtarieven om belastingtarieven toe te passen of aan te maken (inclusief of exclusief).
7
Voeg een notitie toe (optioneel)
Voeg in het veld Notitie aanvullende context toe voor de klant — bijvoorbeeld betalingsinstructies, projectreferenties of een persoonlijk bericht.
8
Bekijk het detailpaneel
Het Details-paneel aan de rechterkant geeft je een live samenvatting van:
- Factuurstatus (standaard Concept)
- Klantnaam, bedrijfsnaam en adres
- Factuurbetalingsadres
- Dienstnaam en order-ID
- Aanmaakdatum en vervaldatum
- Totaalbedrag
9
Naar klant sturen of opslaan als concept
- Klik op Naar klant sturen om de factuur onmiddellijk per e-mail te versturen. De status verandert automatisch van Concept naar Open.
- Klik op Opslaan als concept als je het later wilt afronden.
Het logo en adres van het bureau worden automatisch door het systeem aan de factuur toegevoegd — je hoeft deze niet handmatig op elke factuur in te voeren.
Factuurstatusovergangen
Zodra een factuur is aangemaakt, volgt deze een gedefinieerde statusstroom. Alleen het bureau kan een factuur tussen statussen verplaatsen.Een factuur bewerken
Je kunt een factuur alleen bewerken terwijl deze de status Concept heeft.1
Open de factuur
Zoek in het Factuurdashboard de conceptfactuur die je wilt bewerken. Klik erop of vink het selectievakje ernaast aan.
2
Klik op Bewerken
Selecteer de optie Bewerken in het actiemenu. Het factuurformulier wordt geopend met alle bestaande gegevens vooraf ingevuld.
3
Breng je wijzigingen aan
Werk velden bij — factuurgegevens, dienstomschrijvingen, hoeveelheden, bedragen of betalingsvoorwaarden.
4
Opslaan
Klik op Opslaan om je wijzigingen toe te passen.
Een factuur naar een klant sturen
Als je de factuur als concept hebt opgeslagen en deze later wilt verzenden:1
Zoek de factuur
Zoek in het Factuurdashboard de conceptfactuur die je wilt verzenden.
2
Klik op Factuur verzenden
Open de factuur en klik op de knop Factuur verzenden. AgencyHandy bezorgt de factuur op het e-mailadres van de klant dat in het systeem staat.
3
Bevestig de bezorging
Controleer het bevestigingsbericht om te verifiëren dat de factuur succesvol is verzonden. De factuurstatus wordt bijgewerkt naar Open.
Als een factuur de status Concept heeft en je de dienstnaam bijwerkt, wordt de nieuwe naam weerspiegeld in de factuur. Zodra de status verandert naar Open, Betaald, Oninbaar of Nietig, is de dienstnaam op de factuur vergrendeld en wordt deze niet meer bijgewerkt.
Een factuur downloaden en afdrukken
Zowel het bureau als de klant kan een factuur op elk moment downloaden.1
Open de factuur
Ga naar het Factuurdashboard en selecteer de factuur die je wilt downloaden.
2
Toegang tot downloaden/afdrukken
Klik op de optie Downloaden of Afdrukken in het factuuractiemenu.
3
Kies je formaat
Selecteer PDF voor downloaden of kies je printerinstellingen voor een fysieke kopie.
4
Opslaan of afdrukken
Sla het bestand op je apparaat op of stuur het naar de printer. Archiveer de factuur na het afdrukken of deel deze met belanghebbenden indien nodig.
Herinneringen instellen voor facturen
Met de functie Factuurherinnering kun je klanten automatisch informeren over aankomende, verschuldigde of achterstallige facturen, zodat je op tijd wordt betaald zonder handmatige opvolging.Herinneringen werken alleen voor facturen met de status Open en een ingestelde vervaldatum.
1
Open factuurinstellingen
Klik op de knop Instellingen rechtsboven in het Factuurdashboard.
2
Navigeer naar herinneringsinstellingen
Scroll naar de onderkant van de sectie Sjabloon in het linkerdeelvenster en klik op Bewerken om het configuratiemodal voor herinneringen te openen.
3
Kies een herinneringstype
Selecteer een van de volgende opties:
- Opeenvolgende herinnering — maakt een reeks herinneringen aan op intervallen die je zelf bepaalt
- Geen herinnering sturen — schakelt herinneringen uit voor de geselecteerde facturen
4
Configureer herinneringsdetails
Voor elke herinnering in de reeks:
- Kies het herinneringssjabloon (bijvoorbeeld “Herinnering aankomende factuurbetaling”)
- Stel de herinneringsdatum in — bijvoorbeeld 3 dagen voor of na de vervaldatum
- Geef aan of het wordt geactiveerd voor of na de vervaldatum
5
Voeg meer herinneringen toe indien nodig
Klik op + Nog een herinnering toevoegen om een volledige herinneringsreeks op te bouwen. Klik op de knop Verwijderen naast een herinnering om deze te verwijderen.
6
Toepassen op actieve facturen (optioneel)
Vink het selectievakje aan om deze herinneringsinstellingen toe te passen op momenteel actieve facturen als je wilt dat de nieuwe configuratie facturen dekt die al de status Open hebben.
7
Opslaan
Klik op Bijwerken om het herinneringsschema op te slaan en te activeren.
Directe facturen (zonder order-ID)
Wanneer je een klant snel wilt factureren zonder eerst een order aan te maken, gebruik je de werkstroom voor Directe facturen.1
Start een nieuwe factuur
Ga naar Facturen → Factuur aanmaken.
2
Kies het ontvangerstype
Selecteer Particulier of Bedrijf als ontvangerstype.
3
Selecteer of voer de ontvanger in
- Kies een bestaande klant uit de vervolgkeuzelijst, of
- Selecteer Onafhankelijk e-mailadres om een willekeurig e-mailadres in te voeren — ook een adres dat niet als klant is geregistreerd
4
Laat het order-ID leeg
Sla het veld Order-ID over. AgencyHandy maakt een zelfstandige factuur aan die niet aan een order is gekoppeld.
5
Voeg items, belastingen en kortingen toe
Klik op Item toevoegen om regelitems toe te voegen met namen, hoeveelheden en prijzen. Pas belastingtarieven en kortingen toe indien nodig. Het totaal wordt automatisch bijgewerkt.
6
Stel factuuradres en notities in
Voer het factuurbetalingsadres in en voeg eventuele notities voor de klant toe.
7
Verzenden of opslaan
Klik op Factuur verzenden om deze direct te bezorgen, of op Opslaan als concept om deze eerst te controleren.