Alleen Superbeheerders en Beheerders kunnen offertes aanmaken en versturen. Projectmanagers (PM’s) kunnen offertes bekijken maar niet versturen.
Offertedashboard
Om het offertedashboard te openen, klik je op Offertes in de linker zijbalk. Het dashboard toont al je verzonden en ontvangen offertes en geeft het volgende weer:- Status — Concept, Verzonden, Geaccepteerd of In behandeling
- Aanmaakdatum, verzenddatum en vervaldatum
- Weergavestatus — of de klant de offerte heeft geopend
- Actiemenu om elke offerte te bewerken, verzenden, delen of verwijderen
Een offerte aanmaken
Klik op Offerte aanmaken om de offertebouwer te openen. Deze is georganiseerd in drie secties: Overzicht, Algemene voorwaarden en Instellen.Overzicht
De sectie Overzicht is waar je de inhoud en prijsstelling van de offerte opbouwt.Offerte- en klantinformatie
Vul de volgende velden bovenaan de offerte in:- Offertenaam en Offerte-ID
- Klant of lead — ondersteunt meerdere e-mailadressen; markeer er één als Primair
- Bedrijfsnaam en Adres (land, staat, stad, postcode, aanvullende details)
- Uitvoerder, Verzenddatum en Vervaldatum
Inhoudsblokken
Elk inhoudsblok gebruikt een ingebedde editor zodat je het verhaal kunt afstemmen op elke klant:- Inleiding — stel de context en achtergrond van de samenwerking voor
- Over ons — benadruk de expertise van je bureau
- Wat je krijgt — definieer de omvang en deliverables duidelijk
- Garantie — schets eventuele garanties of toezeggingen
Aanbiedingen — Diensten, Pakketten, Add-ons en Belastingen
De sectie Aanbiedingen is waar je de prijsstelling configureert.Diensten
Diensten
Voeg een of meer diensten toe aan de offerte. Voor elke dienst kun je:
- Een prijstype selecteren: Eenmalig of Abonnement
- De dienstvaluta kiezen (verschillende diensten kunnen verschillende valuta gebruiken in dezelfde offerte)
Pakketten
Pakketten
Voeg binnen elke dienst bestaande pakketten toe of maak nieuwe aan. Definieer voor elk pakket:
- Pakketnaam
- Hoeveelheid en prijs per eenheid
- Totaalbedrag
Add-ons
Add-ons
Koppel optionele add-ons aan een dienst. Add-ons verschijnen als extra’s die klanten naast de kerndienstprijs kunnen zien. Je kunt nieuwe add-ons direct vanuit de offertebouwer aanmaken zonder het formulier te verlaten.
Items
Items
Voeg eenmalige aangepaste items toe met een bepaalde hoeveelheid en eenheidsprijs. Items zijn handig voor ad-hockosten zoals installatiekosten of eenmalige deliverables.
Belastingtarieven
Belastingtarieven
Pas bestaande belastingtarieven toe of maak nieuwe aan rechtstreeks vanuit de offerte. Selecteer of elke belasting Exclusief is (bovenop de prijs toegevoegd) of Inclusief (al inbegrepen). Belastingen worden per dienst berekend.
Algemene voorwaarden
Gebruik de sectie Algemene voorwaarden om offertespecifieke juridische taal toe te voegen. Voeg annuleringsbeleid, restitutietermijnen, gebruiksrechten en andere voorwaarden toe die relevant zijn voor de samenwerking. Deze sectie helpt ervoor te zorgen dat beide partijen hun verplichtingen begrijpen vóór acceptatie.Instellen
De sectie Instellen bepaalt wat er gebeurt nadat de offerte is verzonden.Actie na acceptatie
Kies wat AgencyHandy doet wanneer de offerte wordt geaccepteerd: Niets doen of automatisch Opdracht en factuur aanmaken.
Herinneringen
Configureer herinneringsmeldingen om klanten aan te sporen die niet hebben gereageerd vóór de vervaldatum.
Wachtwoordbeveiliging
Voeg een wachtwoord toe aan de openbare offertekoppeling zodat alleen de beoogde ontvanger hem kan bekijken.
Opmerkingen
Sta klanten toe opmerkingen te plaatsen op de openbare offerteweergave voor eenvoudigere heen-en-weerdiscussie.
Een offerte versturen
Op elk moment tijdens het aanmaken kun je de offerte opslaan als Concept of er een Voorbeeld van bekijken. Als hij klaar is, klik je op Verzenden om hem af te leveren bij de klant of lead. Na verzending:- Wordt automatisch een openbare koppeling gegenereerd
- Wordt de offertestatuts bijgewerkt van Concept naar Verzonden
- Houdt AgencyHandy bij of de klant de offerte heeft bekeken
Een offerte versturen met een specifiek pakket
Als je snel een offerte wilt sturen die direct is gekoppeld aan een specifiek dienstpakket, gebruik dan het verkorte formulier Offerte aanmaken:Vul het offerteformulier in
Voer de naam van de klant in en selecteer de dienst. Als de dienst meerdere pakketten heeft, verschijnen ze automatisch — selecteer het juiste pakket.Wijs optioneel een Manager toe aan de offerte.
Voeg opdrachtdetails toe
Schrijf een Opdrachtbeschrijving (verplicht) die beschrijft wat de klant zal ontvangen. Voeg eventuele ondersteunende bestanden toe tot 1 GB.
Stel prijzen en voorwaarden in
Bevestig het prijstype (eenmalig of abonnement), stel de duur, hoeveelheid, budget en valuta in. Voeg eventuele Algemene voorwaarden toe die relevant zijn voor de offerte.
Controleer de automatisch ingevulde prijsstelling en duur nogmaals voordat je op Aanmaken klikt. Eenmaal verzonden kan de klant de offerte accepteren, afwijzen of downloaden vanuit zijn sectie Ontvangen.
Levenscyclus van offertestatussen
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Concept | De offerte is aangemaakt maar nog niet verzonden. |
| Verzonden | De offerte is afgeleverd bij de klant of lead. |
| In behandeling | De klant heeft de offerte bekeken en teruggestuurd voor bespreking. |
| Geaccepteerd | Een van beide partijen heeft de offertevoorwaarden formeel geaccepteerd. Er wordt automatisch een opdracht aangemaakt als dit is geconfigureerd. |
| Afgewezen | Een van beide partijen heeft de offerte afgewezen. De afzender ontvangt een melding met de reden. |
Een offerte accepteren
Zowel het bureau als de klant kan een ontvangen offerte accepteren. Bij acceptatie maakt AgencyHandy automatisch een opdracht aan (als geconfigureerd in Instellen).Ga naar Ontvangen offertes
Klik op Offertes in de zijbalk en selecteer vervolgens het tabblad Ontvangen.
Als het bureau degene is die accepteert, ontvangen Superbeheerders en Beheerders meldingen. Als de klant accepteert, stelt AgencyHandy de Superbeheerder- en Beheerdergebruikers van het bureau op de hoogte.
Een offerte afwijzen
Als de voorgestelde voorwaarden, prijsstelling of omvang niet voldoen aan je vereisten, kun je de offerte afwijzen en een reden opgeven.Openbare offerteweergave
Wanneer je een offerte verzendt, ontvangen klanten een koppeling naar een openbare weergave waar ze:- Alle diensten, prijsstelling, pakketten en belastingen kunnen bekijken
- De offerte kunnen accepteren of afwijzen
- Opmerkingen kunnen plaatsen (als opmerkingen zijn ingeschakeld)
- De offerte veilig kunnen openen met een wachtwoord (als wachtwoordbeveiliging is ingeschakeld)
Aanvullende opmerkingen
Meerdere e-mailadressen en leads
Meerdere e-mailadressen en leads
Je kunt meerdere e-mailadressen toevoegen aan één offerte en er één markeren als primair contact. Offertes werken met zowel geregistreerde klanten als niet-geregistreerde leads.
Automatisch aangemekte opdrachten en facturen
Automatisch aangemekte opdrachten en facturen
Wanneer je de sectie Instellen configureert op “Opdracht en factuur aanmaken” bij acceptatie, genereert AgencyHandy automatisch de gekoppelde opdracht en factuur op het moment dat een offerte wordt geaccepteerd — geen handmatige stappen vereist.
Bijhouden van offerteactiviteit
Bijhouden van offerteactiviteit
Elke offerte bevat een volledig activiteitenspoor. Je kunt zien wanneer de offerte is aangemaakt, verzonden, bekeken, geaccepteerd of afgewezen, allemaal vanuit AgencyHandy.