Naar hoofdinhoud gaan
De offertafunctie van AgencyHandy biedt je een professionele, end-to-end workflow voor het omzetten van aanvragen in actieve projecten. Je kunt gedetailleerde offertes opbouwen met diensten, pakketten, add-ons, belastingen en juridische voorwaarden — en ze rechtstreeks vanuit het platform naar klanten of leads sturen. Zodra een klant accepteert, kan AgencyHandy automatisch een opdracht en factuur aanmaken, waardoor het handmatige heen-en-weerverkeer dat deals vertraagt wordt weggenomen.
Alleen Superbeheerders en Beheerders kunnen offertes aanmaken en versturen. Projectmanagers (PM’s) kunnen offertes bekijken maar niet versturen.

​
Offertedashboard

Om het offertedashboard te openen, klik je op Offertes in de linker zijbalk. Het dashboard toont al je verzonden en ontvangen offertes en geeft het volgende weer:
  • Status — Concept, Verzonden, Geaccepteerd of In behandeling
  • Aanmaakdatum, verzenddatum en vervaldatum
  • Weergavestatus — of de klant de offerte heeft geopend
  • Actiemenu om elke offerte te bewerken, verzenden, delen, archiveren of verwijderen
Je kunt offertes zoeken op ID en de lijst filteren of sorteren om snel te vinden wat je nodig hebt. Gebruik de schakelaar Actief / Gearchiveerd boven aan de lijst om te wisselen tussen actieve offertes en de offertes die je hebt gearchiveerd.

​
Een offerte aanmaken

Klik op Offerte aanmaken om de offertebouwer te openen. Deze is georganiseerd in drie secties: Overzicht, Algemene voorwaarden en Instellen.

​
Overzicht

De sectie Overzicht is waar je de inhoud en prijsstelling van de offerte opbouwt.

​
Offerte- en klantinformatie

Vul de volgende velden bovenaan de offerte in:
  • Offertenaam en Offerte-ID
  • Klant of lead — ondersteunt meerdere e-mailadressen; markeer er één als Primair
  • Bedrijfsnaam en Adres (land, staat, stad, postcode, aanvullende details)
  • Uitvoerder, Verzenddatum en Vervaldatum

​
Inhoudsblokken

Elk inhoudsblok gebruikt een ingebedde editor zodat je het verhaal kunt afstemmen op elke klant:
  • Inleiding — stel de context en achtergrond van de samenwerking voor
  • Over ons — benadruk de expertise van je bureau
  • Wat je krijgt — definieer de omvang en deliverables duidelijk
  • Garantie — schets eventuele garanties of toezeggingen

​
Aanbiedingen — Diensten, Pakketten, Add-ons en Belastingen

De sectie Aanbiedingen is waar je de prijsstelling configureert.
Voeg een of meer diensten toe aan de offerte. Voor elke dienst kun je:
  • Een prijstype selecteren: Eenmalig of Abonnement
  • De dienstvaluta kiezen (verschillende diensten kunnen verschillende valuta gebruiken in dezelfde offerte)
Voeg binnen elke dienst bestaande pakketten toe of maak nieuwe aan. Definieer voor elk pakket:
  • Pakketnaam
  • Hoeveelheid en prijs per eenheid
  • Totaalbedrag
Je kunt pakketten op elk moment vóór verzending verwijderen.
Koppel optionele add-ons aan een dienst. Add-ons verschijnen als extra’s die klanten naast de kerndienstprijs kunnen zien. Je kunt nieuwe add-ons direct vanuit de offertebouwer aanmaken zonder het formulier te verlaten.
Voeg eenmalige aangepaste items toe met een bepaalde hoeveelheid en eenheidsprijs. Items zijn handig voor ad-hockosten zoals installatiekosten of eenmalige deliverables.
Pas bestaande belastingtarieven toe of maak nieuwe aan rechtstreeks vanuit de offerte. Selecteer of elke belasting Exclusief is (bovenop de prijs toegevoegd) of Inclusief (al inbegrepen). Belastingen worden per dienst berekend.

​
Algemene voorwaarden

Gebruik de sectie Algemene voorwaarden om offertespecifieke juridische taal toe te voegen. Voeg annuleringsbeleid, restitutietermijnen, gebruiksrechten en andere voorwaarden toe die relevant zijn voor de samenwerking. Deze sectie helpt ervoor te zorgen dat beide partijen hun verplichtingen begrijpen vóór acceptatie.

​
Instellen

De sectie Instellen bepaalt wat er gebeurt nadat de offerte is verzonden.

Actie na acceptatie

Kies wat AgencyHandy doet wanneer de offerte wordt geaccepteerd: Niets doen of automatisch Opdracht en factuur aanmaken.

Herinneringen

Configureer herinneringsmeldingen om klanten aan te sporen die niet hebben gereageerd vóór de vervaldatum.

Wachtwoordbeveiliging

Voeg een wachtwoord toe aan de openbare offertekoppeling zodat alleen de beoogde ontvanger hem kan bekijken.

Opmerkingen

Sta klanten toe opmerkingen te plaatsen op de openbare offerteweergave voor eenvoudigere heen-en-weerdiscussie.

​
Een offerte versturen

Op elk moment tijdens het aanmaken kun je de offerte opslaan als Concept of er een Voorbeeld van bekijken. Als hij klaar is, klik je op Verzenden om hem af te leveren bij de klant of lead. Na verzending:
  • Wordt automatisch een openbare koppeling gegenereerd
  • Wordt de offertestatuts bijgewerkt van Concept naar Verzonden
  • Houdt AgencyHandy bij of de klant de offerte heeft bekeken
Vanuit het actiemenu van de offerte kun je ook opnieuw verzenden, downloaden, de openbare koppeling delen, opmerkingen bekijken of de offerte verwijderen.

​
Een offerte versturen met een specifiek pakket

Als je snel een offerte wilt sturen die direct is gekoppeld aan een specifiek dienstpakket, gebruik dan het verkorte formulier Offerte aanmaken:
1

Open de sectie Offertes

Ga naar Offertes in de linker zijbalk en klik op + Offerte aanmaken.
2

Vul het offerteformulier in

Voer de naam van de klant in en selecteer de dienst. Als de dienst meerdere pakketten heeft, verschijnen ze automatisch — selecteer het juiste pakket.Wijs optioneel een Manager toe aan de offerte.
3

Voeg opdrachtdetails toe

Schrijf een Opdrachtbeschrijving (verplicht) die beschrijft wat de klant zal ontvangen. Voeg eventuele ondersteunende bestanden toe tot 1 GB.
4

Stel prijzen en voorwaarden in

Bevestig het prijstype (eenmalig of abonnement), stel de duur, hoeveelheid, budget en valuta in. Voeg eventuele Algemene voorwaarden toe die relevant zijn voor de offerte.
5

Aanmaken en versturen

Klik op Aanmaken om de offerte te voltooien en te versturen naar de klant. De offerte verschijnt in zowel je lijst Verzonden als in de sectie Ontvangen van de klant.
Controleer de automatisch ingevulde prijsstelling en duur nogmaals voordat je op Aanmaken klikt. Eenmaal verzonden kan de klant de offerte accepteren, afwijzen of downloaden vanuit zijn sectie Ontvangen.

​
Levenscyclus van offertestatussen

​
Een offerte accepteren

Zowel het bureau als de klant kan een ontvangen offerte accepteren. Bij acceptatie maakt AgencyHandy automatisch een opdracht aan (als geconfigureerd in Instellen).
1

Ga naar Ontvangen offertes

Klik op Offertes in de zijbalk en selecteer vervolgens het tabblad Ontvangen.
2

Open de offerte

Selecteer de offerte die je wilt accepteren uit de lijst en bekijk de details.
3

Klik op Accepteren

Klik op de knop Accepteren om de offerte formeel te accepteren. De status wordt onmiddellijk bijgewerkt en beide partijen worden op de hoogte gesteld.
Als het bureau degene is die accepteert, ontvangen Superbeheerders en Beheerders meldingen. Als de klant accepteert, stelt AgencyHandy de Superbeheerder- en Beheerdergebruikers van het bureau op de hoogte.

​
Een offerte afwijzen

Als de voorgestelde voorwaarden, prijsstelling of omvang niet voldoen aan je vereisten, kun je de offerte afwijzen en een reden opgeven.
1

Ga naar Ontvangen offertes

Ga naar Offertes → Ontvangen.
2

Selecteer en bekijk de offerte

Kies de offerte die je wilt afwijzen en bekijk de details.
3

Klik op Afwijzen

Klik op Afwijzen en bevestig je beslissing. De afzender van de offerte ontvangt een melding samen met de reden die je hebt opgegeven.
Afgewezen offertes kunnen niet opnieuw worden verzonden. Beide partijen moeten een nieuwe offerte aanmaken om de onderhandelingen te hervatten.

​
Een offerte archiveren (intrekken)

Is een offerte die je hebt verstuurd niet meer van toepassing? Archiveer hem dan in plaats van hem te verwijderen. Archiveren trekt de offerte in bij de klant, maar bewaart hem met alle inhoud en geschiedenis in je werkruimte.
1

Open het actiemenu

Klik op Offertes in de zijbalk. Klik bij de offerte die je wilt intrekken op het menu ⋯.
2

Klik op Archiveren

Klik op Archiveren en bevestig in het dialoogvenster Offerte intrekken.
3

Vind hem in de weergave Gearchiveerd

De offerte verdwijnt uit je actieve lijst en wordt verplaatst naar de weergave Gearchiveerd, gemarkeerd met het label Gearchiveerd.
Zodra een offerte is gearchiveerd, kan je klant hem niet meer openen, accepteren of afwijzen. Als de klant zijn link gebruikt, ziet hij een melding dat de offerte niet meer beschikbaar is. Wil je hem terughalen? Schakel over naar de weergave Gearchiveerd, open het ⋯-menu van de offerte en klik op Dearchiveren. De offerte keert precies zoals hij was terug naar je actieve lijst en je klant kan hem weer openen.
Je kunt een geaccepteerde offerte niet archiveren, omdat die al een opdracht is geworden.

​
Openbare offerteweergave

Wanneer je een offerte verzendt, ontvangen klanten een koppeling naar een openbare weergave waar ze:
  • Alle diensten, prijsstelling, pakketten en belastingen kunnen bekijken
  • De offerte kunnen accepteren of afwijzen
  • Opmerkingen kunnen plaatsen (als opmerkingen zijn ingeschakeld)
  • De offerte veilig kunnen openen met een wachtwoord (als wachtwoordbeveiliging is ingeschakeld)

​
Aanvullende opmerkingen

Je kunt meerdere e-mailadressen toevoegen aan één offerte en er één markeren als primair contact. Offertes werken met zowel geregistreerde klanten als niet-geregistreerde leads.
Wanneer je de sectie Instellen configureert op “Opdracht en factuur aanmaken” bij acceptatie, genereert AgencyHandy automatisch de gekoppelde opdracht en factuur op het moment dat een offerte wordt geaccepteerd — geen handmatige stappen vereist.
Elke offerte bevat een volledig activiteitenspoor. Je kunt zien wanneer de offerte is aangemaakt, verzonden, bekeken, geaccepteerd of afgewezen, allemaal vanuit AgencyHandy.