Naar hoofdinhoud gaan
De ticketfunctie van AgencyHandy biedt uw bureau een gestructureerde manier om clientvragen, problemen en verzoeken af te handelen. In plaats van vragen te laten verdwijnen in e-mails of chatgesprekken, wordt elk ondersteuningsverzoek opgeslagen in een ticket met een onderwerp, prioriteit, toegewezen persoon en status — alles doorzoekbaar en traceerbaar vanuit één dashboard. Zowel uw team als uw klanten kunnen tickets aanmaken, en de volledige geschiedenis van elk ticket wordt bewaard zodat niets over het hoofd wordt gezien.

​
Het ticketdashboard openen

Klik op Tickets in de linker zijbalk om het ticketdashboard te openen. Vanaf hier kunt u:
  • Tickets aanmaken, bewerken en verwijderen
  • Tickets zoeken op onderwerp, clientnaam of bestelnummer
  • Ticketstatus en prioriteit in één oogopslag bekijken
  • Alle openstaande, in de wacht gezette en gesloten tickets in het bureau bewaken

​
Wat tickets doen

Beheer van ondersteuningsverzoeken

Klanten en bureauteamleden kunnen vragen, problemen of verzoeken indienen via het ticketsysteem. Elke inzending wordt geregistreerd en bijgehouden.

Bijhouden van probleemoplossing

Wijs tickets toe aan teamleden, stel prioriteiten in en werk statussen bij naarmate de voortgang richting oplossing vordert. Iedereen blijft op de hoogte.

Communicatiegeschiedenis

Elk ticket behoudt een volledige geschiedenis van acties, updates en interacties. Bekijk eerdere communicatie op elk moment voor context of auditdoeleinden.

​
Een ticket aanmaken

Zowel bureauteamleden als klanten kunnen tickets aanmaken. Het aanmaakproces is voor beiden hetzelfde. Wie kan tickets aanmaken: Super Admin, Admin, PM en Client.
1

Open het ticketdashboard

Klik op Tickets in de linker zijbalk.
2

Klik op + Ticket aanmaken

Klik op de knop + Ticket aanmaken. Er verschijnt een formulier.
3

Selecteer de klant

Kies de naam van de klant uit de vervolgkeuzelijst. Hiermee wordt het ticket gekoppeld aan het juiste clientprofiel.
4

Koppelen aan een bestelling (optioneel)

Voer het bestelnummer in om het ticket te koppelen aan een specifieke bestelling. Dit is handig bij facturerings- of projectgerelateerde problemen. U kunt ook een ticket aanmaken zonder bestelnummer voor algemene vragen.
5

Vul de ticketgegevens in

Vul de volgende velden in:
6

Klik op Aanmaken

Klik op Aanmaken om het ticket op te slaan. Het verschijnt onmiddellijk in het ticketdashboard.

​
Ticketstatussen

Tickets doorlopen drie statussen naarmate het werk vordert:
Gebruik de status In de wacht wanneer u wacht op een reactie van een klant of een externe afhankelijkheid. Hierdoor blijft het ticket zichtbaar zonder de actieve wachtrij te vervuilen.

​
Een ticket bewerken

Bureauteamleden kunnen ticketgegevens op elk moment bijwerken om nieuwe informatie, prioriteitswijzigingen of oplossings-updates te weerspiegelen. Wie kan tickets bewerken: Super Admin, Admin en PM. Klanten kunnen tickets aanmaken maar niet bewerken.
Alleen tickets die zijn aangemaakt via de bureaukant kunnen worden bewerkt. Tickets ingediend door klanten kunnen na indiening niet door de klant worden gewijzigd.
1

Open het ticketdashboard

Navigeer naar Tickets in de linker zijbalk.
2

Selecteer het te bewerken ticket

Vink het selectievakje aan naast het ticket dat u wilt bewerken. De knop Ticket bewerken wordt actief.
3

Klik op Ticket bewerken

Klik op de knop Ticket bewerken. Het ticketformulier wordt geopend met alle bestaande gegevens ingevuld.
4

Breng uw wijzigingen aan

Werk alle velden bij die moeten worden gewijzigd — de beschrijving, prioriteit, toegewezen persoon, status of andere gegevens.
5

Opslaan

Klik op Opslaan om uw wijzigingen toe te passen. Het ticket wordt onmiddellijk bijgewerkt in het dashboard.
6

Updates communiceren

Als de wijziging significant is — zoals een prioriteitsescalatie of wisseling van toegewezen persoon — stel dan de relevante teamleden op de hoogte zodat ze adequaat kunnen reageren.

​
Een ticket verwijderen

Verwijder verouderde of onnodige tickets om het dashboard overzichtelijk en relevant te houden. Wie kan tickets verwijderen: Super Admin, Admin en PM.
1

Selecteer het ticket

Vink in het ticketdashboard het selectievakje aan naast het ticket dat u wilt verwijderen. De knop Verwijderen wordt actief.
2

Klik op Verwijderen

Klik op Verwijderen. Er verschijnt een bevestigingsvenster.
3

Bevestig de verwijdering

Bevestig uw beslissing in het venster. Het ticket wordt permanent uit het systeem verwijderd.
4

Verifieer de verwijdering

Controleer de ticketlijst of zoek het ticket op onderwerp of bestelnummer om te bevestigen dat het niet meer bestaat.
Het verwijderen van een ticket is permanent en kan niet ongedaan worden gemaakt. Zorg er vóór het verwijderen voor dat alle belangrijke communicatie of oplossingsnotities uit het ticket elders zijn gedocumenteerd.

​
Tickets zoeken en filteren

Gebruik de zoekbalk bovenaan het ticketdashboard om snel tickets te vinden. U kunt zoeken op:
  • Onderwerp — de tickettitel
  • Clientnaam — alle tickets van een specifieke klant
  • Bestelnummer — alle tickets gekoppeld aan een specifieke bestelling

​
Aanbevolen werkwijzen voor het gebruik van tickets

Spreek met uw team een prioriteitsschaal af voordat u begint met het aanmaken van tickets. Als “Hoog” voor verschillende mensen verschillende dingen betekent, werken escalatiewerkstromen niet goed. Gebruik Hoogste alleen voor problemen die clientleveringen blokkeren.
Het koppelen van een ticket aan een bestelnummer maakt het veel eenvoudiger om bij te houden welk clientprobleem welk project beïnvloedt. Dit helpt ook bij het terugkijken van eerdere tickets voor een specifieke bestelling.
Zodra een probleem is opgelost, wijzig de status dan meteen naar Gesloten. Tickets open laten na oplossing vergroot uw actieve wachtrij en maakt het moeilijker om echt werk in uitvoering te herkennen.
Wanneer u wacht op een klant of derde partij, zet het ticket dan op In de wacht in plaats van het open te laten. Dit geeft uw team een duidelijk signaal dat er geen actie nodig is totdat er een reactie binnenkomt.