Het ticketdashboard openen
Klik op Tickets in de linker zijbalk om het ticketdashboard te openen. Vanaf hier kunt u:- Tickets aanmaken, bewerken en verwijderen
- Tickets zoeken op onderwerp, clientnaam of bestelnummer
- Ticketstatus en prioriteit in één oogopslag bekijken
- Alle openstaande, in de wacht gezette en gesloten tickets in het bureau bewaken
Wat tickets doen
Beheer van ondersteuningsverzoeken
Klanten en bureauteamleden kunnen vragen, problemen of verzoeken indienen via het ticketsysteem. Elke inzending wordt geregistreerd en bijgehouden.
Bijhouden van probleemoplossing
Wijs tickets toe aan teamleden, stel prioriteiten in en werk statussen bij naarmate de voortgang richting oplossing vordert. Iedereen blijft op de hoogte.
Communicatiegeschiedenis
Elk ticket behoudt een volledige geschiedenis van acties, updates en interacties. Bekijk eerdere communicatie op elk moment voor context of auditdoeleinden.
Een ticket aanmaken
Zowel bureauteamleden als klanten kunnen tickets aanmaken. Het aanmaakproces is voor beiden hetzelfde. Wie kan tickets aanmaken: Super Admin, Admin, PM en Client.Selecteer de klant
Kies de naam van de klant uit de vervolgkeuzelijst. Hiermee wordt het ticket gekoppeld aan het juiste clientprofiel.
Koppelen aan een bestelling (optioneel)
Voer het bestelnummer in om het ticket te koppelen aan een specifieke bestelling. Dit is handig bij facturerings- of projectgerelateerde problemen. U kunt ook een ticket aanmaken zonder bestelnummer voor algemene vragen.
Vul de ticketgegevens in
Vul de volgende velden in:
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Onderwerp | Een korte, beschrijvende titel voor het ticket |
| Beschrijving | Een gedetailleerde uitleg van het probleem of verzoek |
| Naam toegewezen persoon | Het teamlid dat verantwoordelijk is voor het oplossen van dit ticket |
| Prioriteit | Urgentieniveau: Hoogste, Hoog, Normaal, Laag of Laagste |
| Aanmaakdatum | De datum waarop het ticket is aangemaakt (automatisch vastgelegd) |
| Status | Huidige toestand: Open, In de wacht of Gesloten |
Ticketstatussen
Tickets doorlopen drie statussen naarmate het werk vordert:| Status | Betekenis |
|---|---|
| Open | Het ticket is ingediend en er wordt actief aan gewerkt |
| In de wacht | Het werk aan het ticket is tijdelijk gepauzeerd, doorgaans in afwachting van meer informatie |
| Gesloten | Het probleem is opgelost en het ticket is gearchiveerd ter referentie |
Een ticket bewerken
Bureauteamleden kunnen ticketgegevens op elk moment bijwerken om nieuwe informatie, prioriteitswijzigingen of oplossings-updates te weerspiegelen. Wie kan tickets bewerken: Super Admin, Admin en PM. Klanten kunnen tickets aanmaken maar niet bewerken.Alleen tickets die zijn aangemaakt via de bureaukant kunnen worden bewerkt. Tickets ingediend door klanten kunnen na indiening niet door de klant worden gewijzigd.
Selecteer het te bewerken ticket
Vink het selectievakje aan naast het ticket dat u wilt bewerken. De knop Ticket bewerken wordt actief.
Klik op Ticket bewerken
Klik op de knop Ticket bewerken. Het ticketformulier wordt geopend met alle bestaande gegevens ingevuld.
Breng uw wijzigingen aan
Werk alle velden bij die moeten worden gewijzigd — de beschrijving, prioriteit, toegewezen persoon, status of andere gegevens.
Opslaan
Klik op Opslaan om uw wijzigingen toe te passen. Het ticket wordt onmiddellijk bijgewerkt in het dashboard.
Een ticket verwijderen
Verwijder verouderde of onnodige tickets om het dashboard overzichtelijk en relevant te houden. Wie kan tickets verwijderen: Super Admin, Admin en PM.Selecteer het ticket
Vink in het ticketdashboard het selectievakje aan naast het ticket dat u wilt verwijderen. De knop Verwijderen wordt actief.
Bevestig de verwijdering
Bevestig uw beslissing in het venster. Het ticket wordt permanent uit het systeem verwijderd.
Tickets zoeken en filteren
Gebruik de zoekbalk bovenaan het ticketdashboard om snel tickets te vinden. U kunt zoeken op:- Onderwerp — de tickettitel
- Clientnaam — alle tickets van een specifieke klant
- Bestelnummer — alle tickets gekoppeld aan een specifieke bestelling
Aanbevolen werkwijzen voor het gebruik van tickets
Stel prioriteitsniveaus consistent in
Stel prioriteitsniveaus consistent in
Spreek met uw team een prioriteitsschaal af voordat u begint met het aanmaken van tickets. Als “Hoog” voor verschillende mensen verschillende dingen betekent, werken escalatiewerkstromen niet goed. Gebruik Hoogste alleen voor problemen die clientleveringen blokkeren.
Koppel tickets aan bestellingen waar mogelijk
Koppel tickets aan bestellingen waar mogelijk
Het koppelen van een ticket aan een bestelnummer maakt het veel eenvoudiger om bij te houden welk clientprobleem welk project beïnvloedt. Dit helpt ook bij het terugkijken van eerdere tickets voor een specifieke bestelling.
Sluit tickets direct na oplossing
Sluit tickets direct na oplossing
Zodra een probleem is opgelost, wijzig de status dan meteen naar Gesloten. Tickets open laten na oplossing vergroot uw actieve wachtrij en maakt het moeilijker om echt werk in uitvoering te herkennen.
Gebruik de status In de wacht voor wachtperiodes
Gebruik de status In de wacht voor wachtperiodes
Wanneer u wacht op een klant of derde partij, zet het ticket dan op In de wacht in plaats van het open te laten. Dit geeft uw team een duidelijk signaal dat er geen actie nodig is totdat er een reactie binnenkomt.