Naar hoofdinhoud gaan
Het abonnementsfactureringssysteem van AgencyHandy laat je de gehele terugkerende omzetwerkstroom automatiseren. Wanneer een klant zich abonneert op een dienst, maakt het platform een Abonnements-ID aan, genereert orders en stuurt bij elke factureringscyclus automatisch facturen — of dat nu dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks is. Jij blijft in controle: je kunt abonnementsdetails bekijken, betalingsgeschiedenis volgen, mislukte betalingen afhandelen en abonnementen annuleren wanneer nodig, allemaal vanuit AgencyHandy.

​
Hoe abonnementsfacturering werkt

De abonnementslevenscyclus in AgencyHandy volgt zes belangrijke fasen.
1

Maak een abonnementsdienst aan

Navigeer naar Diensten en klik op Nieuwe dienst aanmaken. Selecteer Abonnement als diensttype.Definieer:
  • Factureringscyclus — Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks of Jaarlijks
  • Verlengingsgedrag — Nieuwe order aanmaken, Bestaande order bijwerken of Ongewijzigd laten
  • Prijs & Betaalmethode — PayPal, Stripe of Handmatig
Klik op Publiceren om de dienst beschikbaar te stellen.
2

Klant koopt het abonnement

De klant selecteert de abonnementsdienst, gaat naar de kassa en kiest een betaalmethode.AgencyHandy:
  • Maakt automatisch een Abonnements-ID aan
  • Genereert een Order
  • Stuurt een Factuur
Voor PayPal of Stripe-betalingen wordt de factuur onmiddellijk als Betaald gemarkeerd. Voor Handmatige betaling blijft de factuur Open totdat het bureau de ontvangst bevestigt.
3

Geautomatiseerde terugkerende facturering

Op elke verlengingsdatum verwerkt AgencyHandy de betaling automatisch (voor PayPal/Stripe) en genereert de volgende factuur.Als de betaling slaagt, wordt de factuur als Betaald gemarkeerd. Als deze mislukt:
  • Blijft de factuur Open
  • Ontvangt de klant een Melding van mislukte betaling
  • Ontvangt het bureau een melding om opnieuw te proberen of bijgewerkte betalingsgegevens op te vragen
4

Beheer actieve abonnementen

Navigeer naar Abonnementsbeheer in de linker zijbalk om alle actieve en inactieve abonnementen te bekijken. Selecteer een abonnement om de volledige details te zien.
5

Afhandeling van annuleringen

Wanneer je een abonnement annuleert, kun je kiezen voor:
  • Volledig annuleren — stop alle toekomstige facturering en orders
  • De laatste actieve order laten doorlopen — laat de klant de dienst ontvangen tot de deadline van de huidige periode
Om een dienst volledig te verwijderen, moeten alle actieve abonnementen op die dienst eerst worden geannuleerd.
6

Meldingen

Het systeem stuurt automatisch:
  • Verlengingsherinneringen vóór de volgende factuurdatum
  • Betalingsbevestigingen na succesvolle afschrijvingen
  • Meldingen van mislukte betalingen aan zowel de klant als bureauadmins

​
Pagina abonnementsdetails

De pagina Abonnementsdetails geeft je een volledig beeld van elk individueel abonnement — van de dienst en het pakket tot elke factuur en elke vermelding in het gebeurtenislogboek.

​
Hoe te openen

  1. Ga naar Abonnementen in de linker zijbalk
  2. Klik op een abonnement in de lijst om de detailpagina te openen

​
Wat je kunt zien

  • Dienstnaam en Pakketnaam
  • Klantnaam
  • Factureringscyclus (bijv. Maandelijks, Jaarlijks)
  • Startdatum en Einddatum
  • Status van het abonnement (Actief of Inactief)
Een enkel abonnement kan meerdere gekoppelde orders en facturen hebben. Facturen die aan abonnementen zijn gekoppeld, worden dynamisch bijgewerkt wanneer betalingen worden ontvangen.

​
Abonnement wijzigen

Met Change plan zet u een actief abonnement over naar een ander pakket, een ander aantal of een andere prijs. Abonnementswijzigingen zijn alleen beschikbaar voor Stripe-abonnementen.
1

Open het dialoogvenster

Open de detailpagina van het abonnement en klik op Change plan.
2

Kies het nieuwe pakket

Selecteer onder New package een pakket en stel de Quantity in. Pakketten zijn gegroepeerd per dienst en het huidige pakket is gemarkeerd met (current).
3

Kies wanneer het ingaat

Kies onder When should it take effect?:
  • Immediately — bij een upgrade wordt het naar rato berekende verschil voor de rest van de huidige cyclus direct in rekening gebracht. Een downgrade kost niets en levert geen tegoed op.
  • At the next renewal — er wordt nu niets in rekening gebracht. De nieuwe prijs gaat in op de volgende factuurdatum.
Heeft het pakket een vast aantal cycli, kies dan ook hoe de Remaining term wordt geteld.
4

Controleer de samenvatting en pas toe

Bekijk de Summary en klik op Change plan now of Schedule change.
Een geplande wijziging verschijnt als melding bovenaan het dialoogvenster, met het nieuwe pakket, de datum en de dienst en aangepaste prijs als die veranderen. Klik op Cancel change om de wijziging vóór de verlenging ongedaan te maken.

​
Overstappen naar een andere dienst

U kunt een abonnement overzetten naar een pakket van een andere dienst in dezelfde workspace. Het pakket van de andere dienst moet dezelfde valuta en factuurcyclus hebben als het huidige abonnement. Pakketten die niet overeenkomen, worden getoond maar kunnen niet worden geselecteerd. Kiest u een pakket van een andere dienst, dan toont het dialoogvenster Dit abonnement wordt verplaatst naar en de naam van de dienst. Dialoogvenster Change plan met pakketten gegroepeerd per dienst Na de wijziging:
  • Horen het abonnement en de toekomstige bestellingen bij de nieuwe dienst.
  • Blijven bestaande taken zoals ze zijn. De standaardtaken van de nieuwe dienst worden niet toegevoegd.

​
Een aangepaste prijs instellen

Selecteer Aangepaste prijs om een eigen prijs per eenheid te rekenen in plaats van de pakketprijs. U kunt maximaal 2 decimalen invoeren, of hele getallen voor valuta zonder decimalen zoals JPY. Veld voor de aangepaste prijs in het dialoogvenster Change plan Stripe rekent de aangepaste prijs. Latere verlengingen behouden die prijs totdat u het abonnement opnieuw wijzigt zonder aangepaste prijs. De Summary toont de Aangepaste prijs per eenheid en de Dienst. Samenvatting met de aangepaste prijs en de nieuwe dienst

​
Beperkingen

  • Abonnementswijzigingen werken alleen voor Stripe-abonnementen.
  • De factuurcyclus wijzigen wordt niet ondersteund. U kunt bijvoorbeeld een maandabonnement niet overzetten naar een jaarpakket.
  • Een abonnement bevat één pakket. Gebruik add-ons voor diensten om meerdere items op één abonnement te factureren.

​
Wise-ondersteuning voor handmatige abonnementsfacturen

Als je internationale betalingen incasseert, kun je een Wise-betalingslink rechtstreeks in abonnementsfacturen insluiten. Dit geeft klanten een handige manier om te betalen zonder handmatig een bankoverschrijving in te stellen.

​
Vereisten

  • Een actief AgencyHandy-account
  • Een actief Wise-account met een gegenereerde geldige betalingslink
1

Open de factuursectie

Klik op Facturen in de linker zijbalk en klik vervolgens op + Factuur aanmaken.
2

Selecteer de klant en order

Kies de klant uit de vervolgkeuzelijst. Alle gerelateerde order-ID’s verschijnen. Selecteer het relevante order-ID en voer het bedrag en eventuele te factureren items in.
3

Pas kortingen en belastingen toe

Voeg eventuele kortingspercentages, kortingsbedragen, betaalde bedragen, verschuldigde bedragen en btw/belastinggegevens toe. Voeg indien nodig een factuuradres en notities toe.
4

Voeg de Wise-betalingslink toe

Selecteer in de sectie Betaalmethode de optie Wise als betaalmethode. Plak je Wise-betalingslink in het daarvoor bestemde veld.
5

Sla de factuur op

Klik op Opslaan om de factuur af te ronden. De Wise-betalingslink verschijnt in de factuur zodat de klant direct kan betalen.
Controleer altijd je Wise-betalingslink en factuurtotalen voordat je opslaat. Verifieer dat de orderdetails, kortingen en belastinginformatie correct zijn om factuurfouten te voorkomen.

​
Belangrijke opmerkingen over abonnementsfacturering

Alleen Super Admins en Admins kunnen abonnementen annuleren. Klanten kunnen hun eigen abonnementen niet annuleren — ze moeten annulering aanvragen via het bureau.
Zodra een abonnement is aangemaakt, kan het Abonnements-ID niet meer worden bewerkt. Dit zorgt voor consistente registratie gedurende de gehele looptijd van het abonnement.
Wanneer een betaling mislukt, blijft de factuur Open en wordt er een nieuwe order aangemaakt voor de mislukte periode. De abonnementsstatus blijft Actief totdat een admin de betaling handmatig opnieuw probeert of het abonnement annuleert.
Als een klant buiten Stripe of PayPal betaalt (bijv. via bankoverschrijving), moet de admin de factuur handmatig als Betaald markeren in AgencyHandy. Het systeem doet dit niet automatisch voor handmatige betalingen.
Als een klant een abonnementsbetaling start maar de betaling niet voltooit, blijven ze in het systeem als Lead totdat ze succesvol subscriben.
Vervaldatums voor abonnementsfacturen worden automatisch ingesteld op basis van de door jou geconfigureerde factureringscyclus (bijv. maandelijkse facturen zijn één maand na de startdatum verschuldigd).