يجب أن تكون مديرًا عامًا، أو مديرًا، أو مدير مشروع لإنشاء الفواتير. يجب أن يوجد عميل واحد على الأقل في مساحة عملك قبل أن تتمكن من إنشاء فاتورة.
إعدادات بادئة الفاتورة
قبل البدء في إنشاء الفواتير، فكّر في ضبط بادئة الفاتورة. تظهر البادئة قبل كل رقم فاتورة وتساعد على تمييز الفواتير باعتبارها تابعة لوكالتك.1
فتح إعدادات الفواتير
في لوحة تحكم الفواتير، انقر على زر الإعدادات في الزاوية العلوية اليمنى.
2
تحديد البادئة
انتقل إلى حقل بادئة الفاتورة وأدخل البادئة التي تريدها (مثلاً
INV- أو الأحرف الأولى لوكالتك).3
الحفظ
انقر على حفظ لتطبيق البادئة على جميع الفواتير المستقبلية.
إنشاء فاتورة
1
فتح لوحة تحكم الفواتير
انقر على الفواتير في الشريط الجانبي الأيسر لفتح لوحة تحكم الفواتير.
2
بدء فاتورة جديدة
انقر على + إنشاء فاتورة. سيُفتح نموذج إنشاء الفاتورة.
3
اختيار العميل
اختر اسم العميل من القائمة المنسدلة. هذا حقل إلزامي. ستُملأ جميع معرّفات الطلبات المرتبطة بذلك العميل تلقائيًا في الحقل التالي.لإنشاء فاتورة مباشرة (غير مرتبطة بطلب)، يمكنك ترك حقل معرّف الطلب فارغًا أو تحديد بريد إلكتروني مستقل لفوترة أي عنوان بريد خارج قائمة عملائك.
4
اختيار معرّف الطلب
حدد معرّف الطلب المحدد الذي تُصدر الفاتورة عنه. يربط هذا الفاتورة بالطلب الصحيح في النظام. للفواتير المباشرة، تجاوز هذا الحقل.
5
إدخال عنوان الفوترة
أكمل عنوان الدفع:
- الدولة والولاية والمدينة
- الرمز البريدي
- عنوان الشارع (إن انطبق)
6
تحديد تفاصيل الطلب والبيانات المالية
ضمن تفاصيل الطلب، أدخل ما يلي:
للـفواتير المباشرة، انقر على إضافة بند لإضافة بنود يدويًا. أدخل اسم البند والكمية والسعر. يمكنك إضافة بنود متعددة. استخدم + معدلات الضريبة لتطبيق معدلات ضريبة أو إنشائها (شاملة أو غير شاملة).
7
إضافة ملاحظة (اختياري)
في حقل الملاحظة، أضف أي سياق إضافي للعميل — مثلاً تعليمات الدفع أو مراجع المشروع أو رسالة شخصية.
8
مراجعة لوحة التفاصيل
توفر لوحة التفاصيل على الجانب الأيمن ملخصًا حيًا لـ:
- حالة الفاتورة (مسودة افتراضيًا)
- اسم العميل واسم الشركة والعنوان
- عنوان الدفع
- اسم الخدمة ومعرّف الطلب
- تاريخ الإنشاء وتاريخ الاستحقاق
- المبلغ الإجمالي
9
إرسال إلى العميل أو حفظ كمسودة
- انقر على إرسال إلى العميل لإرسال الفاتورة بالبريد الإلكتروني فورًا. تتغير الحالة تلقائيًا من مسودة إلى مفتوحة.
- انقر على حفظ كمسودة إذا أردت إنهاءها لاحقًا.
يضيف النظام تلقائيًا شعار الوكالة وعنوانها إلى الفاتورة — لا تحتاج إلى إدخالهما يدويًا في كل فاتورة.
انتقالات حالة الفاتورة
بعد إنشاء الفاتورة، تتبع تدفق حالة محددًا. يمكن للوكالة فقط نقل الفاتورة بين الحالات.تعديل فاتورة
يمكنك تعديل فاتورة فقط عندما تكون في حالة مسودة.1
فتح الفاتورة
في لوحة تحكم الفواتير، ابحث عن الفاتورة المسودة التي تريد تعديلها. انقر عليها أو ضع علامة في مربع الاختيار بجانبها.
2
النقر على تعديل
اختر خيار تعديل من قائمة الإجراءات. سيُفتح نموذج الفاتورة مع ملء جميع التفاصيل الموجودة مسبقًا.
3
إجراء تغييراتك
حدّث أي حقول — تفاصيل الفوترة أو أوصاف الخدمات أو الكميات أو المبالغ أو شروط الدفع.
4
الحفظ
انقر على حفظ لتطبيق تغييراتك.
إرسال فاتورة إلى عميل
إذا حفظت الفاتورة كمسودة وتريد إرسالها لاحقًا:1
البحث عن الفاتورة
في لوحة تحكم الفواتير، حدد الفاتورة المسودة التي تريد إرسالها.
2
النقر على إرسال الفاتورة
افتح الفاتورة وانقر على زر إرسال الفاتورة. يُسلّم AgencyHandy الفاتورة إلى عنوان البريد الإلكتروني المسجَّل للعميل.
3
تأكيد التسليم
تحقق من رسالة التأكيد للتحقق من إرسال الفاتورة بنجاح. تُحدَّث حالة الفاتورة إلى مفتوحة.
إذا كانت الفاتورة في حالة مسودة وقمت بتحديث اسم الخدمة، فسينعكس الاسم الجديد في الفاتورة. بمجرد تغيير الحالة إلى مفتوحة أو مدفوعة أو غير قابلة للتحصيل أو ملغاة، يُقفَل اسم الخدمة في الفاتورة ولن يُحدَّث.
تنزيل فاتورة وطباعتها
يمكن للوكالة والعميل تنزيل فاتورة في أي وقت.1
فتح الفاتورة
انتقل إلى لوحة تحكم الفواتير وحدد الفاتورة التي تريد تنزيلها.
2
الوصول إلى التنزيل/الطباعة
انقر على خيار تنزيل أو طباعة من قائمة إجراءات الفاتورة.
3
اختيار التنسيق
حدد PDF للتنزيل أو اختر إعدادات طابعتك للحصول على نسخة مادية.
4
الحفظ أو الطباعة
احفظ الملف على جهازك أو أرسله إلى الطابعة. بعد الطباعة، أرشف الفاتورة أو شاركها مع أصحاب المصلحة حسب الحاجة.
ضبط تذكيرات الفواتير
تتيح لك ميزة تذكير الفاتورة إخطار العملاء تلقائيًا بشأن الفواتير القادمة أو المستحقة أو المتأخرة حتى تحصل على دفعتك في الوقت المحدد دون متابعة يدوية.تعمل التذكيرات فقط على الفواتير التي لها حالة مفتوحة وتاريخ استحقاق محدد.
1
فتح إعدادات الفواتير
انقر على زر الإعدادات في أعلى يمين لوحة تحكم الفواتير.
2
الانتقال إلى إعدادات التذكير
مرّر إلى أسفل قسم القالب في اللوحة اليسرى، ثم انقر على تعديل لفتح نافذة إعداد التذكير.
3
اختيار نوع التذكير
حدد أحد الخيارات التالية:
- تذكير متسلسل — ينشئ سلسلة تذكيرات بفترات زمنية تحددها
- عدم إرسال تذكير — يعطّل التذكيرات للفواتير المحددة
4
إعداد تفاصيل التذكير
لكل تذكير في التسلسل:
- اختر قالب التذكير (مثلاً “تذكير بموعد دفع الفاتورة القادمة”)
- حدد تاريخ التذكير — مثلاً 3 أيام قبل تاريخ الاستحقاق أو بعده
- حدد ما إذا كان يُفعَّل قبل أو بعد تاريخ الاستحقاق
5
إضافة تذكيرات إضافية إذا لزم الأمر
انقر على + إضافة تذكير آخر لبناء تسلسل تذكير كامل. انقر على زر حذف بجانب أي تذكير لإزالته.
6
التطبيق على الفواتير النشطة (اختياري)
ضع علامة في مربع الاختيار لتطبيق إعدادات التذكير هذه على الفواتير النشطة حاليًا إذا أردت أن تشمل الإعدادات الجديدة الفواتير التي هي بالفعل في حالة مفتوحة.
7
الحفظ
انقر على تحديث لحفظ جدول التذكير وتفعيله.
الفواتير المباشرة (بدون معرّف طلب)
عندما تحتاج إلى فوترة عميل بسرعة دون إنشاء طلب أولاً، استخدم سير عمل الفاتورة المباشرة.1
بدء فاتورة جديدة
انتقل إلى الفواتير → إنشاء فاتورة.
2
اختيار نوع المستلم
حدد فرد أو شركة كنوع المستلم.
3
اختيار المستلم أو إدخاله
- اختر عميلاً موجودًا من القائمة المنسدلة، أو
- حدد بريد إلكتروني مستقل لكتابة أي عنوان بريد — حتى غير المسجَّل كعميل
4
ترك حقل معرّف الطلب فارغًا
تجاوز حقل معرّف الطلب. يُنشئ AgencyHandy فاتورة مستقلة غير مرتبطة بأي طلب.
5
إضافة البنود والضرائب والخصومات
انقر على إضافة بند لإضافة بنود بأسماء وكميات وأسعار. طبّق معدلات الضريبة والخصومات حسب الحاجة. يُحدَّث الإجمالي تلقائيًا.
6
تحديد عنوان الفوترة والملاحظات
أدخل عنوان الدفع وأضف أي ملاحظات للعميل.
7
الإرسال أو الحفظ
انقر على إرسال الفاتورة لتسليمها فورًا، أو حفظ كمسودة لمراجعتها أولاً.