متطلبات الأدوار
| الإجراء | من يستطيع القيام به |
|---|---|
| إنشاء المهام | المدير العام، المدير، مدير المشروع |
| تعديل المهام | المدير العام، المدير، مدير المشروع |
| حذف المهام | المدير العام، المدير، مدير المشروع |
| عرض المهام قيد المراجعة / المنجزة | المدير العام، المدير، مدير المشروع، العميل |
| إرسال الملاحظات والرد عليها | المدير العام، المدير، مدير المشروع |
| تسجيل الوقت على المهام | جميع المستخدمين المعيّنين (يمكن للمديرين العامين والمديرين التسجيل نيابةً عن الآخرين) |
| طلب مهمة (العميل) | العميل |
| الموافقة على المهام المطلوبة أو رفضها | المدير العام، المدير |
يمكن للموظفين المعيّنين لطلب ما رؤية المهام التي في حالة قيد المراجعة أو منجزة. المهام في حالة جارية غير مرئية للموظفين.
إنشاء مهمة
إضافة مهمة جديدة
داخل الطلب، مرّر إلى قسم المهام وانقر على + إضافة مهمة جديدة. سيظهر نموذج إنشاء المهمة.
ملء تفاصيل المهمة
أكمل الحقول المتاحة:
| الحقل | ملاحظات |
|---|---|
| اسم المهمة | عنوان واضح وموجز لبند العمل |
| الوصف | سياق تفصيلي أو متطلبات أو تعليمات |
| المُعيَّن | عضو الفريق المسؤول عن إنجاز المهمة |
| التصنيف | وسم تصنيفي لتنظيم المهام (مثلاً: تصميم، محتوى) |
| تاريخ البدء | موعد بدء العمل على المهمة |
| تاريخ الاستحقاق | الموعد الذي يجب إنجاز المهمة فيه |
| مراجعة العميل مطلوبة | مربع اختيار يستلزم موافقة العميل على المهمة قبل تعيينها منجزة — مُفعَّل افتراضيًا |
| المرفقات | ملفات مرجعية أو مواد داعمة |
حالات المهام
تمر المهام بالحالات التالية:- جارية — يُعمل على المهمة (غير مرئية للعملاء أو الموظفين)
- قيد المراجعة — قُدِّمت المهمة للمراجعة؛ مرئية للعملاء
- منجزة — تمت الموافقة على المهمة وإنجازها
عند رفض عميل أو مراجع مهمةً من حالة قيد المراجعة، تعود حالتها تلقائيًا إلى جارية.
نافذة المهمة وصفحة النشاط
يفتح النقر على أي مهمة نافذة المهمة، وهي عرض تفصيلي كامل يُعدّ مركز نشاط المهمة. يمكنك من هنا الاطلاع على ما يلي وإدارته:- الحالة الحالية والمُعيَّن وتاريخ البدء وتاريخ الاستحقاق
- وصف المهمة وأي ملفات مرفقة
- جميع خيوط الملاحظات والردود
- سجل نشاط كامل يُظهر كل تحديث وتعليق وتغيير في الحالة على المهمة
تعديل مهمة
لتحديث تفاصيل مهمة بعد إنشائها، افتح نافذة المهمة وعدّل الحقول ذات الصلة (الاسم والوصف والمُعيَّن والتواريخ والتصنيف أو المرفقات). احفظ تغييراتك لتطبيق التحديث. يمكن للمديرين العامين والمديرين ومديري المشاريع فقط تعديل المهام.حذف مهمة
لحذف مهمة، افتحها واستخدم خيار الحذف في قائمة إجراءات المهمة. الحذف نهائي — يتم إزالة جميع سجلات الوقت وإصدارات الملفات المرتبطة بها مع المهمة.تتبع الوقت
يتضمن AgencyHandy تتبعًا مدمجًا للوقت يتيح لفريقك تسجيل الساعات مباشرةً على المهام — دون الحاجة إلى أي أداة خارجية.بدء المؤقت
بدء المؤقت
انقر على بدء المؤقت. يبدأ المؤقت في العمل ويعرض اسم المهمة والوقت المنقضي في الوقت الفعلي وإجمالي الوقت المسجَّل.
يمكنك تشغيل مؤقت واحد فقط في كل مرة. يؤدي بدء مؤقت جديد إلى إيقاف أي مؤقت موجود تلقائيًا.
إدخال الوقت يدويًا
إذا كنت بحاجة إلى تسجيل الوقت بأثر رجعي، انقر على إدخال الوقت يدويًا على المهمة وأدخل:- التاريخ
- وقت البدء ووقت الانتهاء (أو المدة بالساعات والدقائق)
- الملاحظات (اختياري)
سجلات العمل
انقر على زر سجل العمل بجانب المؤقت لعرض تفصيل كامل لجميع إدخالات الوقت على المهمة، بما في ذلك التاريخ وأوقات البدء والانتهاء وإجمالي وقت النشاط وأي ملاحظات. يمكن للمديرين والمديرين العامين حذف أي إدخال؛ يمكن للمستخدمين العاديين حذف إدخالاتهم الخاصة فقط.الجداول الزمنية
انتقل إلى الجداول الزمنية من الشريط الجانبي الأيسر للحصول على عرض شامل لجميع الأوقات المسجَّلة عبر الطلبات. يمكنك التصفية حسب اسم المهمة أو معرّف الطلب أو المُعيَّن أو نطاق التاريخ (يومي أو أسبوعي أو شهري)، وتجميع النتائج حسب عضو الفريق أو اسم الخدمة أو اسم المهمة. يمكنك أيضًا بدء مؤقت أو إضافة إدخال يدوي مباشرةً من عرض الجداول الزمنية.ملاحظات الملفات
يتيح نظام ملاحظات الملفات في AgencyHandy لك ولعملائك ترك تعليقات دقيقة ومرئية على المُسلَّمات — مباشرةً داخل المهام. يدعم الصور وملفات PDF والفيديوهات والمواقع الإلكترونية الحية، مع نظام للإصدارات ونقاشات مترابطة.رفع ملف للمراجعة
افتح المهمة، انقر على أيقونة ➕ في قسم المرفقات، وارفع صورة أو PDF أو فيديو، أو الصق رابط موقع إلكتروني حي.ترك الملاحظات حسب نوع الملف
الصور وملفات PDF افتح الملف واستخدم شريط أدوات التعليق التوضيحي (سهم، خط، مستطيل، تظليل) لتحديد مناطق بعينها. حدد منطقة، اكتب تعليقك، واختر ما إذا كنت تريد مشاركته مع فريقك أو العميل أو كليهما. يمكنك أيضًا التراجع عن التعليقات التوضيحية أو إعادتها وتغيير ألوانها. الفيديوهات افتح الفيديو وأوقفه عند الإطار الدقيق الذي ينطبق عليه ملاحظتك. اكتب تعليقك — يتوقف الفيديو تلقائيًا أثناء الكتابة. يُضاف طابع زمني للملاحظة عند تلك اللحظة. يمكنك إزالة الطابع الزمني لترك تعليق عام بدلاً من ذلك. المواقع الإلكترونية الحية أضف رابط الموقع إلى المهمة باستخدام زر ➕، ثم ثبّت امتداد AgencyHandy للمتصفح. افتح الموقع في وضع العرض (تفاعلي) أو بدّل إلى وضع المراجعة لالتقاط لقطة شاشة وإضافة تعليقات توضيحية عليها بأدوات الرسم والنص والأشكال.إجراءات التعليقات
يحتوي كل تعليق على قائمة بثلاث نقاط تتضمن خيارات:- تعديل التعليق
- نسخ الرد
- حذف التعليق
- تقييد الرؤية للفريق الداخلي فقط
حل الملاحظات
انقر على زر ✓ على التعليق لتعيينه كـمحلول. تظل التعليقات المحلولة مرئية للرجوع إليها ويمكن إعادة فتحها. ستتلقى إشعارًا عند حل تعليق تركته شخص آخر.إصدارات الملفات
انقر على رفع إصدار جديد لإضافة ملف معدَّل. يتم الحفاظ على الإصدارات السابقة وملاحظاتها ويمكن الوصول إليها من القائمة المنسدلة للإصدارات. عند فتح إصدار أقدم، يُعلمك AgencyHandy بوجود إصدار أحدث. يمكنك تصنيف كل ملف على أنه بحاجة إلى مراجعة أو معتمد لإيصال حالة المراجعة بنظرة سريعة.لا يمكن للعملاء ترك ملاحظات على الملفات إلا إذا كان مربع اختيار مراجعة العميل مطلوبة مُفعَّلاً على المهمة. ملاحظات الملفات متاحة فقط داخل المهام أو الطلبات — وليس في كتالوج الخدمات أو صور الملف الشخصي.
المهام المطلوبة من العملاء
يمكن للعملاء تقديم طلبات مهام من بوابتهم، مما يمنحهم طريقة منظمة لإبراز الاحتياجات الإضافية دون تجاوز عملية الموافقة الخاصة بك.سير عمل العميل
الوصول إلى الطلبات
ينقر العميل على الطلبات في الشريط الجانبي لبوابة العميل — أو يستخدم زر + طلب مهمة مباشرةً داخل الطلب.
ملء نموذج الطلب
يوفر العميل:
- الطلب (إلزامي — يجب ربط الطلبات بطلب موجود)
- اسم المهمة (إلزامي)
- الوصف (اختياري)
- المرفقات (اختياري — حتى 1 جيجابايت؛ تشمل الصيغ PDF, DOCX, JPG, PNG, MP4, ZIP وغيرها)
- تواريخ البدء والانتهاء (اختياري)
سير عمل الوكالة
عرض الطلبات الواردة
انقر على الطلبات في الشريط الجانبي لبوابة الوكالة. تظهر جميع الطلبات المعلّقة في عرض قائمة. يمكنك التصفية حسب العميل أو معرّف الطلب، والترتيب أبجديًا أو حسب تاريخ الإصدار، واستخدام التفضيلات لإظهار الأعمدة أو إخفائها.
الموافقة أو الرفض
استخدم أزرار الإجراءات بجانب كل طلب للموافقة أو الرفض بشكل فردي — أو استخدم إجراءات الدُفعة في أعلى اليمين للموافقة على جميع الطلبات أو رفضها دفعةً واحدة.
- تصبح الطلبات الموافَق عليها مهامًا نشطة في الطلب وتتبع سير عمل المهمة الاعتيادي.
- تظل الطلبات المرفوضة مسجَّلة بحالة مرفوض ولا تُضاف إلى الطلب.
لا يمكن للعملاء تجاوز خطوة الموافقة. يتطلب الطلب دائمًا إجراءً من الوكالة قبل أن يصبح مهمة نشطة. تظل الطلبات المعلّقة مرئية للعميل والوكالة حتى يتم اتخاذ قرار بشأنها.
عرض كل المهام
بالإضافة إلى إدارة المهام داخل الطلبات الفردية، يمكنك عرض المهام عبر جميع الطلبات من شاشة واحدة. انتقل إلى المهام في الشريط الجانبي الأيسر للوصول إلى صفحة كل المهام. يمكنك من هنا:- رؤية كل مهمة لديك رؤية عليها، بغض النظر عن الطلب الذي تنتمي إليه
- التصفية والترتيب حسب الحالة أو المُعيَّن أو تاريخ الاستحقاق أو الطلب
- تحديد العناصر المتأخرة أو المعرّضة للخطر بسرعة عبر عبء عملك بالكامل