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Creare una fattura in AgencyHandy è un processo semplice che collega direttamente la tua fatturazione ai clienti e agli ordini. Inserisci il cliente, collega l’ordine, imposta gli importi, aggiungi eventuali note e invia — tutto da un unico modulo. Una volta inviata, puoi monitorare lo stato del pagamento, impostare promemoria automatici e scaricare la fattura in PDF in qualsiasi momento.
Devi essere un Super Admin, Admin o PM per creare fatture. Deve esistere almeno un cliente nel tuo workspace prima di poter generare una fattura.

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Impostazioni Prefisso Fattura

Prima di iniziare a creare fatture, valuta la possibilità di configurare il prefisso della fattura. Il prefisso appare prima di ogni numero di fattura e aiuta a identificare le fatture come appartenenti alla tua agenzia.
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Apri le Impostazioni Fatture

Nella Dashboard Fatture, clicca sul pulsante Impostazioni nell’angolo in alto a destra.
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Imposta il tuo prefisso

Vai al campo Prefisso Fattura e inserisci il prefisso desiderato (ad esempio, FAT- o le iniziali della tua agenzia).
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Salva

Clicca su Salva per applicare il prefisso a tutte le fatture future.

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Creazione di una Fattura

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Apri la Dashboard Fatture

Clicca su Fatture nella barra laterale sinistra per aprire la Dashboard Fatture.
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Avvia una nuova fattura

Clicca su + Crea Fattura. Si aprirà il modulo di creazione fattura.
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Seleziona il cliente

Scegli il nome del cliente dal menu a tendina. Questo è un campo obbligatorio. Tutti gli ID ordine associati a quel cliente verranno popolati automaticamente nel campo successivo.Per creare una Fattura Diretta (non collegata a un ordine), puoi lasciare vuoto il campo ID ordine o selezionare E-mail Indipendente per fatturare qualsiasi indirizzo e-mail esterno al tuo elenco clienti.
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Seleziona l'ID Ordine

Seleziona l’ID ordine specifico per cui stai emettendo fattura. Questo collega la fattura all’ordine corretto nel sistema. Per le fatture dirette, salta questo campo.
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Inserisci l'indirizzo di fatturazione

Compila l’Indirizzo di Pagamento della Fattura:
  • Paese, Stato e Città
  • Codice postale
  • Indirizzo stradale (se applicabile)
Questo indirizzo appare sulla fattura stampata per conformità e chiarezza.
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Imposta i dettagli dell'ordine e finanziari

Nella sezione Dettagli Ordine, inserisci quanto segue:
CampoDescrizione
ValutaLa valuta in cui desideri essere pagato
ID Ordine – ImportoIl valore monetario associato all’ordine
Sconto (%) e Importo ScontoApplica eventuali sconti applicabili
Importo PagatoQualsiasi importo già pagato dal cliente
Importo DovutoIl saldo residuo
Importo TotaleL’importo totale da pagare per l’ordine
Per le Fatture Dirette, clicca su Aggiungi Articolo per aggiungere voci manualmente. Inserisci il nome dell’articolo, la quantità e il prezzo. Puoi aggiungere più articoli. Usa + Aliquote IVA per applicare o creare aliquote fiscali (inclusive o esclusive).
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Aggiungi una nota (facoltativo)

Nel campo Nota, aggiungi qualsiasi contesto aggiuntivo per il cliente — ad esempio, istruzioni di pagamento, riferimenti al progetto o un messaggio personale.
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Esamina il pannello dei dettagli

Il pannello Dettagli sul lato destro ti fornisce un riepilogo in tempo reale di:
  • Stato della fattura (Bozza per impostazione predefinita)
  • Nome del cliente, nome dell’azienda e indirizzo
  • Indirizzo di pagamento della fattura
  • Nome del servizio e ID ordine
  • Data di creazione e data di scadenza
  • Importo totale
Controlla tutto attentamente prima di procedere.
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Invia al cliente o salva come bozza

  • Clicca su Invia al Cliente per inviare la fattura immediatamente via e-mail. Lo stato cambia automaticamente da Bozza ad Aperta.
  • Clicca su Salva come Bozza se vuoi finalizzarla in seguito.
Il logo e l’indirizzo dell’agenzia vengono aggiunti automaticamente alla fattura dal sistema — non è necessario inserirli manualmente su ogni fattura.

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Transizioni di Stato della Fattura

Una volta creata una fattura, segue un flusso di stato definito. Solo l’agenzia può spostare una fattura tra gli stati. 
Bozza → Aperta (quando inviata al cliente)
Aperta → Pagata           (pagamento ricevuto)
Aperta → Annullata        (fattura cancellata)
Aperta → Non Recuperabile (credito inesigibile)
Le fatture possono essere modificate solo mentre sono nello stato Bozza. Una volta che una fattura è passata ad Aperta, non è possibile modificarla. Se devi apportare modifiche, annulla la fattura e creane una nuova.

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Modifica di una Fattura

Puoi modificare una fattura solo mentre è nello stato Bozza.
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Apri la fattura

Nella Dashboard Fatture, trova la fattura in bozza che vuoi modificare. Cliccaci sopra o spunta la casella di controllo accanto ad essa.
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Clicca su Modifica

Seleziona l’opzione Modifica dal menu azioni. Il modulo della fattura si aprirà con tutti i dettagli esistenti precompilati.
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Apporta le modifiche

Aggiorna qualsiasi campo — dettagli di fatturazione, descrizioni dei servizi, quantità, importi o termini di pagamento.
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Salva

Clicca su Salva per applicare le modifiche.

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Invio di una Fattura a un Cliente

Se hai salvato la fattura come bozza e vuoi inviarla in seguito:
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Trova la fattura

Nella Dashboard Fatture, individua la fattura in bozza che vuoi inviare.
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Clicca su Invia Fattura

Apri la fattura e clicca sul pulsante Invia Fattura. AgencyHandy consegna la fattura all’indirizzo e-mail del cliente nel sistema.
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Conferma la consegna

Controlla il messaggio di conferma per verificare che la fattura sia stata inviata con successo. Lo stato della fattura si aggiorna ad Aperta.
Se una fattura è nello stato Bozza e aggiorni il nome del servizio, il nuovo nome verrà riflesso nella fattura. Una volta che lo stato cambia ad Aperta, Pagata, Non Recuperabile o Annullata, il nome del servizio sulla fattura è bloccato e non verrà aggiornato.

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Scaricare e Stampare una Fattura

Sia l’agenzia che il cliente possono scaricare una fattura in qualsiasi momento.
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Apri la fattura

Vai alla Dashboard Fatture e seleziona la fattura che vuoi scaricare.
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Accedi al download/stampa

Clicca sull’opzione Scarica o Stampa dal menu azioni della fattura.
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Scegli il formato

Seleziona PDF per il download o scegli le impostazioni della stampante per una copia fisica.
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Salva o stampa

Salva il file sul tuo dispositivo o invialo alla stampante. Dopo la stampa, archivia la fattura o condividila con gli stakeholder secondo necessità.

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Impostazione dei Promemoria sulle Fatture

La funzione Promemoria Fattura ti permette di notificare automaticamente i clienti riguardo a fatture imminenti, in scadenza o scadute, così vieni pagato puntualmente senza follow-up manuali.
I promemoria funzionano solo sulle fatture che hanno stato Aperta e una data di scadenza impostata.
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Apri le Impostazioni Fatture

Clicca sul pulsante Impostazioni in alto a destra nella Dashboard Fatture.
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Vai alle impostazioni Promemoria

Scorri fino in fondo alla sezione Modello nel pannello di sinistra, poi clicca su Modifica per aprire il modal di configurazione dei promemoria.
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Scegli un tipo di promemoria

Seleziona una delle seguenti opzioni:
  • Promemoria in Sequenza — crea una serie di promemoria a intervalli che definisci
  • Non Inviare Promemoria — disabilita i promemoria per le fatture selezionate
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Configura i dettagli del promemoria

Per ogni promemoria nella sequenza:
  • Scegli il modello di promemoria (ad esempio, “Promemoria Pagamento Fattura in Scadenza”)
  • Imposta la data del promemoria — ad esempio, 3 giorni prima o dopo la data di scadenza
  • Specifica se si attiva prima o dopo la data di scadenza
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Aggiungi altri promemoria se necessario

Clicca su + Aggiungi Altro Promemoria per creare una sequenza completa di promemoria. Clicca sul pulsante Elimina accanto a qualsiasi promemoria per rimuoverlo.
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Applica alle fatture attive (facoltativo)

Spunta la casella di controllo per applicare queste impostazioni di promemoria alle fatture attualmente attive se vuoi che la nuova configurazione copra le fatture già nello stato Aperta.
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Salva

Clicca su Aggiorna per salvare e attivare il programma di promemoria.

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Fatture Dirette (Senza ID Ordine)

Quando devi fatturare rapidamente a un cliente senza creare prima un ordine, usa il flusso di lavoro delle Fatture Dirette.
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Avvia una nuova fattura

Vai su Fatture → Crea Fattura.
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Scegli il tipo di destinatario

Seleziona Individuale o Azienda come tipo di destinatario.
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Seleziona o inserisci il destinatario

  • Scegli un cliente esistente dal menu a tendina, oppure
  • Seleziona E-mail Indipendente per digitare qualsiasi indirizzo e-mail — anche uno non registrato come cliente
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Lascia vuoto il campo ID Ordine

Salta il campo ID ordine. AgencyHandy crea una fattura autonoma non collegata ad alcun ordine.
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Aggiungi articoli, tasse e sconti

Clicca su Aggiungi Articolo per aggiungere voci con nomi, quantità e prezzi. Applica aliquote fiscali e sconti secondo necessità. Il totale si aggiorna automaticamente.
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Imposta indirizzo di fatturazione e note

Inserisci l’indirizzo di pagamento della fattura e aggiungi eventuali note per il cliente.
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Invia o salva

Clicca su Invia Fattura per consegnarla immediatamente, o su Salva come Bozza per esaminarla prima.
Le Fatture Dirette sono perfette per richieste urgenti, consulenze o qualsiasi lavoro che devi fatturare al di fuori del normale flusso di lavoro degli ordini. Il monitoraggio dei pagamenti per le fatture autonome deve essere gestito manualmente.