Devi essere un Super Admin, Admin o PM per creare fatture. Deve esistere almeno un cliente nel tuo workspace prima di poter generare una fattura.
Impostazioni Prefisso Fattura
Prima di iniziare a creare fatture, valuta la possibilità di configurare il prefisso della fattura. Il prefisso appare prima di ogni numero di fattura e aiuta a identificare le fatture come appartenenti alla tua agenzia.1
Apri le Impostazioni Fatture
Nella Dashboard Fatture, clicca sul pulsante Impostazioni nell’angolo in alto a destra.
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Imposta il tuo prefisso
Vai al campo Prefisso Fattura e inserisci il prefisso desiderato (ad esempio,
FAT- o le iniziali della tua agenzia).3
Salva
Clicca su Salva per applicare il prefisso a tutte le fatture future.
Creazione di una Fattura
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Apri la Dashboard Fatture
Clicca su Fatture nella barra laterale sinistra per aprire la Dashboard Fatture.
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Avvia una nuova fattura
Clicca su + Crea Fattura. Si aprirà il modulo di creazione fattura.
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Seleziona il cliente
Scegli il nome del cliente dal menu a tendina. Questo è un campo obbligatorio. Tutti gli ID ordine associati a quel cliente verranno popolati automaticamente nel campo successivo.Per creare una Fattura Diretta (non collegata a un ordine), puoi lasciare vuoto il campo ID ordine o selezionare E-mail Indipendente per fatturare qualsiasi indirizzo e-mail esterno al tuo elenco clienti.
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Seleziona l'ID Ordine
Seleziona l’ID ordine specifico per cui stai emettendo fattura. Questo collega la fattura all’ordine corretto nel sistema. Per le fatture dirette, salta questo campo.
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Inserisci l'indirizzo di fatturazione
Compila l’Indirizzo di Pagamento della Fattura:
- Paese, Stato e Città
- Codice postale
- Indirizzo stradale (se applicabile)
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Imposta i dettagli dell'ordine e finanziari
Nella sezione Dettagli Ordine, inserisci quanto segue:
Per le Fatture Dirette, clicca su Aggiungi Articolo per aggiungere voci manualmente. Inserisci il nome dell’articolo, la quantità e il prezzo. Puoi aggiungere più articoli. Usa + Aliquote IVA per applicare o creare aliquote fiscali (inclusive o esclusive).
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Aggiungi una nota (facoltativo)
Nel campo Nota, aggiungi qualsiasi contesto aggiuntivo per il cliente — ad esempio, istruzioni di pagamento, riferimenti al progetto o un messaggio personale.
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Esamina il pannello dei dettagli
Il pannello Dettagli sul lato destro ti fornisce un riepilogo in tempo reale di:
- Stato della fattura (Bozza per impostazione predefinita)
- Nome del cliente, nome dell’azienda e indirizzo
- Indirizzo di pagamento della fattura
- Nome del servizio e ID ordine
- Data di creazione e data di scadenza
- Importo totale
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Invia al cliente o salva come bozza
- Clicca su Invia al Cliente per inviare la fattura immediatamente via e-mail. Lo stato cambia automaticamente da Bozza ad Aperta.
- Clicca su Salva come Bozza se vuoi finalizzarla in seguito.
Il logo e l’indirizzo dell’agenzia vengono aggiunti automaticamente alla fattura dal sistema — non è necessario inserirli manualmente su ogni fattura.
Transizioni di Stato della Fattura
Una volta creata una fattura, segue un flusso di stato definito. Solo l’agenzia può spostare una fattura tra gli stati.Modifica di una Fattura
Puoi modificare una fattura solo mentre è nello stato Bozza.1
Apri la fattura
Nella Dashboard Fatture, trova la fattura in bozza che vuoi modificare. Cliccaci sopra o spunta la casella di controllo accanto ad essa.
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Clicca su Modifica
Seleziona l’opzione Modifica dal menu azioni. Il modulo della fattura si aprirà con tutti i dettagli esistenti precompilati.
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Apporta le modifiche
Aggiorna qualsiasi campo — dettagli di fatturazione, descrizioni dei servizi, quantità, importi o termini di pagamento.
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Salva
Clicca su Salva per applicare le modifiche.
Invio di una Fattura a un Cliente
Se hai salvato la fattura come bozza e vuoi inviarla in seguito:1
Trova la fattura
Nella Dashboard Fatture, individua la fattura in bozza che vuoi inviare.
2
Clicca su Invia Fattura
Apri la fattura e clicca sul pulsante Invia Fattura. AgencyHandy consegna la fattura all’indirizzo e-mail del cliente nel sistema.
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Conferma la consegna
Controlla il messaggio di conferma per verificare che la fattura sia stata inviata con successo. Lo stato della fattura si aggiorna ad Aperta.
Se una fattura è nello stato Bozza e aggiorni il nome del servizio, il nuovo nome verrà riflesso nella fattura. Una volta che lo stato cambia ad Aperta, Pagata, Non Recuperabile o Annullata, il nome del servizio sulla fattura è bloccato e non verrà aggiornato.
Scaricare e Stampare una Fattura
Sia l’agenzia che il cliente possono scaricare una fattura in qualsiasi momento.1
Apri la fattura
Vai alla Dashboard Fatture e seleziona la fattura che vuoi scaricare.
2
Accedi al download/stampa
Clicca sull’opzione Scarica o Stampa dal menu azioni della fattura.
3
Scegli il formato
Seleziona PDF per il download o scegli le impostazioni della stampante per una copia fisica.
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Salva o stampa
Salva il file sul tuo dispositivo o invialo alla stampante. Dopo la stampa, archivia la fattura o condividila con gli stakeholder secondo necessità.
Impostazione dei Promemoria sulle Fatture
La funzione Promemoria Fattura ti permette di notificare automaticamente i clienti riguardo a fatture imminenti, in scadenza o scadute, così vieni pagato puntualmente senza follow-up manuali.I promemoria funzionano solo sulle fatture che hanno stato Aperta e una data di scadenza impostata.
1
Apri le Impostazioni Fatture
Clicca sul pulsante Impostazioni in alto a destra nella Dashboard Fatture.
2
Vai alle impostazioni Promemoria
Scorri fino in fondo alla sezione Modello nel pannello di sinistra, poi clicca su Modifica per aprire il modal di configurazione dei promemoria.
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Scegli un tipo di promemoria
Seleziona una delle seguenti opzioni:
- Promemoria in Sequenza — crea una serie di promemoria a intervalli che definisci
- Non Inviare Promemoria — disabilita i promemoria per le fatture selezionate
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Configura i dettagli del promemoria
Per ogni promemoria nella sequenza:
- Scegli il modello di promemoria (ad esempio, “Promemoria Pagamento Fattura in Scadenza”)
- Imposta la data del promemoria — ad esempio, 3 giorni prima o dopo la data di scadenza
- Specifica se si attiva prima o dopo la data di scadenza
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Aggiungi altri promemoria se necessario
Clicca su + Aggiungi Altro Promemoria per creare una sequenza completa di promemoria. Clicca sul pulsante Elimina accanto a qualsiasi promemoria per rimuoverlo.
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Applica alle fatture attive (facoltativo)
Spunta la casella di controllo per applicare queste impostazioni di promemoria alle fatture attualmente attive se vuoi che la nuova configurazione copra le fatture già nello stato Aperta.
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Salva
Clicca su Aggiorna per salvare e attivare il programma di promemoria.
Fatture Dirette (Senza ID Ordine)
Quando devi fatturare rapidamente a un cliente senza creare prima un ordine, usa il flusso di lavoro delle Fatture Dirette.1
Avvia una nuova fattura
Vai su Fatture → Crea Fattura.
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Scegli il tipo di destinatario
Seleziona Individuale o Azienda come tipo di destinatario.
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Seleziona o inserisci il destinatario
- Scegli un cliente esistente dal menu a tendina, oppure
- Seleziona E-mail Indipendente per digitare qualsiasi indirizzo e-mail — anche uno non registrato come cliente
4
Lascia vuoto il campo ID Ordine
Salta il campo ID ordine. AgencyHandy crea una fattura autonoma non collegata ad alcun ordine.
5
Aggiungi articoli, tasse e sconti
Clicca su Aggiungi Articolo per aggiungere voci con nomi, quantità e prezzi. Applica aliquote fiscali e sconti secondo necessità. Il totale si aggiorna automaticamente.
6
Imposta indirizzo di fatturazione e note
Inserisci l’indirizzo di pagamento della fattura e aggiungi eventuali note per il cliente.
7
Invia o salva
Clicca su Invia Fattura per consegnarla immediatamente, o su Salva come Bozza per esaminarla prima.