noreply@agencyhandy.com con il tuo indirizzo email con marchio, configurare un server SMTP dedicato per una consegna affidabile e personalizzare i template usati per le notifiche ai clienti, le fatture, le proposte e altro ancora. Impostare correttamente questi parametri garantisce che le tue email raggiungano la posta in arrivo dei clienti — e non la cartella spam — e che ogni messaggio rifletta l’identità della tua agenzia.
Solo i Super Amministratori e gli Amministratori possono configurare le impostazioni email. Vai su Configurazione Workspace → Configurazione Email per accedere a queste opzioni.
Panoramica dei Componenti di Configurazione Email
Indirizzo Email Personalizzato
Imposta il nome mittente e l’indirizzo email che i clienti vedono quando ricevono messaggi dal tuo workspace.
Record DKIM e SPF
Aggiungi record DNS di autenticazione per dimostrare che le tue email sono legittime e impedire che vengano contrassegnate come spam.
Server SMTP
Connetti il tuo server di posta (es. Gmail, Outlook o un server di dominio personalizzato) per inviare tutte le email in uscita da AgencyHandy.
Template Email
Personalizza il contenuto, le righe dell’oggetto e il branding per ogni email automatica che AgencyHandy invia ai clienti.
Parte 1: Configurare un Indirizzo Email Personalizzato
Prima di configurare l’email mittente, è necessario avere un dominio registrato con un servizio di email hosting. I provider più diffusi includono Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail e Cloudflare Email Routing.Registra un dominio e configura l'email hosting
Se non l’hai ancora fatto, registra un dominio presso un registrar (es. GoDaddy, Namecheap, Cloudflare) e iscriviti a un provider di email hosting. Assicurati di poter creare e gestire indirizzi email su quel dominio (es.
hello@tuaagenzia.com).Vai a Configurazione Email in AgencyHandy
Accedi ad AgencyHandy. Vai su Configurazione Workspace nella navigazione sinistra, poi clicca su Configurazione Email.
Inserisci il nome mittente e l'email
Nel campo Nome Mittente, digita il nome che i clienti vedranno come mittente (es.
Supporto AgencyHandy o il nome della tua agenzia). Nel campo Email Mittente, inserisci l’indirizzo email personalizzato (es. hello@tuaagenzia.com). Clicca su Salva.Verifica il tuo indirizzo email
AgencyHandy invia un link di verifica all’indirizzo email che hai inserito. Apri la tua casella di posta, trova il messaggio di verifica e clicca sul link per confermare la proprietà.
Configura i record DNS DKIM, SPF e DMARC
Dopo aver salvato l’email mittente, AgencyHandy ti fornisce i record DNS da aggiungere:
- Record SPF (tipo TXT) — autorizza AgencyHandy a inviare email per conto del tuo dominio.
- Record DKIM (3 record CNAME) — aggiunge firme crittografiche alle email in uscita affinché i server riceventi possano verificarne l’autenticità.
- Record DMARC — definisce come i server destinatari devono gestire le email che non superano i controlli di autenticazione.
Parte 2: Configurare DKIM e SPF (Configurazione Autonoma)
Se hai bisogno di generare o rigenerare i record DKIM e SPF in modo indipendente, segui questo percorso: Configurazione Workspace → Email → Configurazione DKIM e SPF → Genera record DKIM e SPF. Poi aggiungi i record al tuo DNS:| Tipo di Record | Tipo DNS | Cosa Configurare |
|---|---|---|
| SPF | TXT | Copia il Nome e il Valore da AgencyHandy e aggiungi un nuovo record TXT nel tuo DNS |
| DKIM (×3) | CNAME | Copia ogni coppia Nome e Valore; aggiungi 3 record CNAME separati con il proxy disabilitato |
I record DKIM e SPF possono richiedere da 2 minuti a 2 ore per propagarsi. Se lo stato mostra ancora “in attesa” dopo 2 ore, verifica che i record siano stati inseriti senza errori di battitura e che non esistano record in conflitto.
Parte 3: Configurare SMTP
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) ti consente di instradare tutte le email in uscita di AgencyHandy attraverso il tuo server di posta verificato, dandoti maggiore controllo sulla consegnabilità e sul branding.Puoi utilizzare Email con Dominio Personalizzato oppure un Provider Email SMTP — non entrambi contemporaneamente. È possibile passare da uno all’altro in qualsiasi momento, ma sarà necessario reinserire la configurazione email quando si torna all’email personalizzata.
Apri le impostazioni del Server SMTP
Vai su Configurazione Workspace → Configurazione Email, poi clicca su Server SMTP.
Passa al Provider SMTP (se necessario)
Se hai già un’email personalizzata configurata, appare un popup di conferma che chiede se vuoi passare. Clicca su Passa a SMTP per procedere. Questo disabilita la configurazione email personalizzata esistente.
Inserisci le credenziali SMTP
Compila i campi richiesti:
Clicca su Salva quando hai finito.
| Campo | Valore Esempio | Note |
|---|---|---|
| Nome Host | smtp.gmail.com | L’indirizzo del server SMTP del tuo provider email |
| Nome Utente | tu@tuodominio.com | Il tuo indirizzo email completo |
| Password | Password app | Usa una password specifica per app (vedi sotto) |
| Porta | 465 o 587 | 465 per SSL, 587 per TLS |
| TLS Auto | Attiva/disattiva | Opzionale — abilita l’aggiornamento TLS automatico |
Genera una password app (esempio Gmail)
Se stai utilizzando Gmail con l’autenticazione a 2 fattori abilitata (obbligatoria per le password app):
- Vai su myaccount.google.com/security e conferma che la verifica in 2 passaggi sia attiva.
- Visita myaccount.google.com/apppasswords.
- Clicca su Seleziona app, scegli Posta (o inserisci un nome personalizzato), poi clicca su Seleziona dispositivo e scegli la tua configurazione.
- Clicca su Crea — Google genera una password app di 16 caratteri.
- Copia la password e incollala nel campo Password nelle impostazioni SMTP di AgencyHandy.
Conferma la configurazione
Dopo aver salvato, AgencyHandy mostra un messaggio di successo che conferma “SMTP creato con successo.” I dettagli del host, nome utente e porta salvati appaiono nella pagina delle impostazioni SMTP.
Testa la connessione SMTP
Clicca sul pulsante Test e inserisci un indirizzo email destinatario. AgencyHandy invia un’email di test a quell’indirizzo. Controlla la posta in arrivo per il messaggio di conferma: “Questa è una conferma che la configurazione email in Agency Handy funziona correttamente.”
Parte 4: Personalizzare i Template Email
AgencyHandy include template predefiniti per ogni email automatica che invia. Puoi personalizzare ciascuno per adattarlo al tono del tuo brand e includere contenuti dinamici pertinenti. I template disponibili includono:- Registrazione Cliente
- Invio Proposta
- Revisione Task
- Invio Fattura
- Promemoria Fattura e Abbonamento
- Notifiche Creazione Ticket
Apri i Template Email
Vai su Configurazione Workspace → Email, poi seleziona Template Email dal sottomenu.
Seleziona un template da modificare
Viene visualizzato l’elenco completo dei template disponibili. Clicca su qualsiasi template per aprire la sua pagina di configurazione.
Personalizza i campi del template
Aggiorna i seguenti elementi secondo le necessità:
- Email Mittente: Scegli quale indirizzo email configurato invia questo template.
- Oggetto: Scrivi un oggetto chiaro e conciso.
- Corpo: Modifica il contenuto del messaggio per adattarlo al tono e alla comunicazione della tua agenzia.
- Variabili Dinamiche: Inserisci segnaposto come
{{client_name}},{{company_name}}o{{invoice_id}}per popolare automaticamente i dati specifici del cliente. - Link Social Media: Aggiungi link ai profili social della tua agenzia per favorire il coinvolgimento.
Invia un'email di test
Clicca su Invia Test per inviare un’anteprima del template alla tua casella di posta. Verifica la formattazione, il contenuto e che tutte le variabili dinamiche si risolvano correttamente.
Note Importanti
- SMTP ed email personalizzata sono mutualmente esclusivi. Solo un metodo può essere attivo alla volta per workspace.
- Reinserisci l’email al cambio. Se passi da SMTP a una configurazione di email personalizzata, devi reinserire le credenziali della tua email personalizzata.
- Credenziali SMTP errate bloccano tutte le email in uscita. Ricontrolla il nome host, la porta, il nome utente e la password se le email smettono di essere inviate dopo una modifica SMTP.
- La propagazione DKIM/SPF richiede tempo. Attendi fino a 2 ore e aggiorna la pagina di Configurazione Email prima di concludere che c’è un errore.
- Le variabili dinamiche distinguono le maiuscole. Usale esattamente come mostrato nell’editor del template per garantire che vengano popolate correttamente.