noreply@agencyhandy.com con il tuo indirizzo email con marchio, configurare un server SMTP dedicato per una consegna affidabile e personalizzare i template usati per le notifiche ai clienti, le fatture, le proposte e altro ancora. Impostare correttamente questi parametri garantisce che le tue email raggiungano la posta in arrivo dei clienti — e non la cartella spam — e che ogni messaggio rifletta l’identità della tua agenzia.
Solo i Super Amministratori e gli Amministratori possono configurare le impostazioni email. Vai su Configurazione Workspace → Configurazione Email per accedere a queste opzioni.
Panoramica dei Componenti di Configurazione Email
Indirizzo Email Personalizzato
Imposta il nome mittente e l’indirizzo email che i clienti vedono quando ricevono messaggi dal tuo workspace.
Record DKIM e SPF
Aggiungi record DNS di autenticazione per dimostrare che le tue email sono legittime e impedire che vengano contrassegnate come spam.
Server SMTP
Connetti il tuo server di posta (es. Gmail, Outlook o un server di dominio personalizzato) per inviare tutte le email in uscita da AgencyHandy.
Template Email
Personalizza il contenuto, le righe dell’oggetto e il branding per ogni email automatica che AgencyHandy invia ai clienti.
Parte 1: Configurare un Indirizzo Email Personalizzato
Prima di configurare l’email mittente, è necessario avere un dominio registrato con un servizio di email hosting. I provider più diffusi includono Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail e Cloudflare Email Routing.1
Registra un dominio e configura l'email hosting
Se non l’hai ancora fatto, registra un dominio presso un registrar (es. GoDaddy, Namecheap, Cloudflare) e iscriviti a un provider di email hosting. Assicurati di poter creare e gestire indirizzi email su quel dominio (es.
hello@tuaagenzia.com).2
Vai a Configurazione Email in AgencyHandy
Accedi ad AgencyHandy. Vai su Configurazione Workspace nella navigazione sinistra, poi clicca su Configurazione Email.
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Inserisci il nome mittente e l'email
Nel campo Nome Mittente, digita il nome che i clienti vedranno come mittente (es.
Supporto AgencyHandy o il nome della tua agenzia). Nel campo Email Mittente, inserisci l’indirizzo email personalizzato (es. hello@tuaagenzia.com). Clicca su Salva.4
Verifica il tuo indirizzo email
AgencyHandy invia un link di verifica all’indirizzo email che hai inserito. Apri la tua casella di posta, trova il messaggio di verifica e clicca sul link per confermare la proprietà.
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Configura i record DNS DKIM, SPF e DMARC
Dopo aver salvato l’email mittente, AgencyHandy ti fornisce i record DNS da aggiungere:
- Record SPF (tipo TXT) — autorizza AgencyHandy a inviare email per conto del tuo dominio.
- Record DKIM (3 record CNAME) — aggiunge firme crittografiche alle email in uscita affinché i server riceventi possano verificarne l’autenticità.
- Record DMARC — definisce come i server destinatari devono gestire le email che non superano i controlli di autenticazione.
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Conferma lo stato attivo
Torna alla pagina di Configurazione Email in AgencyHandy. Una volta propagati tutti i record DNS (questo può richiedere da 2 minuti a 2 ore), lo stato dell’email si aggiorna da In attesa a mostrare un segno di spunta verde ✅. La tua email personalizzata è ora attiva.
Parte 2: Configurare DKIM e SPF (Configurazione Autonoma)
Se hai bisogno di generare o rigenerare i record DKIM e SPF in modo indipendente, segui questo percorso: Configurazione Workspace → Email → Configurazione DKIM e SPF → Genera record DKIM e SPF. Poi aggiungi i record al tuo DNS:I record DKIM e SPF possono richiedere da 2 minuti a 2 ore per propagarsi. Se lo stato mostra ancora “in attesa” dopo 2 ore, verifica che i record siano stati inseriti senza errori di battitura e che non esistano record in conflitto.
Parte 3: Configurare SMTP
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) ti consente di instradare tutte le email in uscita di AgencyHandy attraverso il tuo server di posta verificato, dandoti maggiore controllo sulla consegnabilità e sul branding.Puoi utilizzare Email con Dominio Personalizzato oppure un Provider Email SMTP — non entrambi contemporaneamente. È possibile passare da uno all’altro in qualsiasi momento, ma sarà necessario reinserire la configurazione email quando si torna all’email personalizzata.
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Apri le impostazioni del Server SMTP
Vai su Configurazione Workspace → Configurazione Email, poi clicca su Server SMTP.
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Passa al Provider SMTP (se necessario)
Se hai già un’email personalizzata configurata, appare un popup di conferma che chiede se vuoi passare. Clicca su Passa a SMTP per procedere. Questo disabilita la configurazione email personalizzata esistente.
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Inserisci le credenziali SMTP
Compila i campi richiesti:
Clicca su Salva quando hai finito.
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Genera una password app (esempio Gmail)
Se stai utilizzando Gmail con l’autenticazione a 2 fattori abilitata (obbligatoria per le password app):
- Vai su myaccount.google.com/security e conferma che la verifica in 2 passaggi sia attiva.
- Visita myaccount.google.com/apppasswords.
- Clicca su Seleziona app, scegli Posta (o inserisci un nome personalizzato), poi clicca su Seleziona dispositivo e scegli la tua configurazione.
- Clicca su Crea — Google genera una password app di 16 caratteri.
- Copia la password e incollala nel campo Password nelle impostazioni SMTP di AgencyHandy.
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Conferma la configurazione
Dopo aver salvato, AgencyHandy mostra un messaggio di successo che conferma “SMTP creato con successo.” I dettagli del host, nome utente e porta salvati appaiono nella pagina delle impostazioni SMTP.
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Testa la connessione SMTP
Clicca sul pulsante Test e inserisci un indirizzo email destinatario. AgencyHandy invia un’email di test a quell’indirizzo. Controlla la posta in arrivo per il messaggio di conferma: “Questa è una conferma che la configurazione email in Agency Handy funziona correttamente.”
Parte 4: Personalizzare i Template Email
AgencyHandy include template predefiniti per ogni email automatica che invia. Puoi personalizzare ciascuno per adattarlo al tono del tuo brand e includere contenuti dinamici pertinenti. I template disponibili includono:- Registrazione Cliente
- Invio Proposta
- Revisione Task
- Invio Fattura
- Promemoria Fattura e Abbonamento
- Notifiche Creazione Ticket
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Apri i Template Email
Vai su Configurazione Workspace → Email, poi seleziona Template Email dal sottomenu.
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Seleziona un template da modificare
Viene visualizzato l’elenco completo dei template disponibili. Clicca su qualsiasi template per aprire la sua pagina di configurazione.
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Personalizza i campi del template
Aggiorna i seguenti elementi secondo le necessità:
- Email Mittente: Scegli quale indirizzo email configurato invia questo template.
- Oggetto: Scrivi un oggetto chiaro e conciso.
- Corpo: Modifica il contenuto del messaggio per adattarlo al tono e alla comunicazione della tua agenzia.
- Variabili Dinamiche: Inserisci segnaposto come
{{client_name}},{{company_name}}o{{invoice_id}}per popolare automaticamente i dati specifici del cliente. - Link Social Media: Aggiungi link ai profili social della tua agenzia per favorire il coinvolgimento.
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Invia un'email di test
Clicca su Invia Test per inviare un’anteprima del template alla tua casella di posta. Verifica la formattazione, il contenuto e che tutte le variabili dinamiche si risolvano correttamente.
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Salva le modifiche
Clicca su Salva Modifiche per applicare il template aggiornato. La nuova versione verrà utilizzata per tutte le future email automatiche corrispondenti a quel tipo di template.
Note Importanti
- SMTP ed email personalizzata sono mutualmente esclusivi. Solo un metodo può essere attivo alla volta per workspace.
- Reinserisci l’email al cambio. Se passi da SMTP a una configurazione di email personalizzata, devi reinserire le credenziali della tua email personalizzata.
- Credenziali SMTP errate bloccano tutte le email in uscita. Ricontrolla il nome host, la porta, il nome utente e la password se le email smettono di essere inviate dopo una modifica SMTP.
- La propagazione DKIM/SPF richiede tempo. Attendi fino a 2 ore e aggiorna la pagina di Configurazione Email prima di concludere che c’è un errore.
- Le variabili dinamiche distinguono le maiuscole. Usale esattamente come mostrato nell’editor del template per garantire che vengano popolate correttamente.