Accesso al Dashboard dei Ticket
Clicca su Ticket nella barra laterale sinistra per aprire il Dashboard dei Ticket. Da qui puoi:- Creare, modificare ed eliminare ticket
- Cercare ticket per oggetto, nome del cliente o ID ordine
- Visualizzare lo stato e la priorità dei ticket a colpo d’occhio
- Monitorare tutti i ticket aperti, in attesa e chiusi dell’agenzia
Cosa Fanno i Ticket
Gestione delle Richieste di Supporto
I clienti e i membri del team dell’agenzia possono inviare domande, segnalare problemi o formulare richieste tramite il sistema di ticketing. Ogni invio viene registrato e tracciato.
Tracciamento della Risoluzione dei Problemi
Assegna i ticket ai membri del team, imposta le priorità e aggiorna gli stati man mano che il lavoro avanza verso la risoluzione. Tutti restano informati.
Cronologia delle Comunicazioni
Ogni ticket mantiene una cronologia completa di azioni, aggiornamenti e interazioni. Consulta le comunicazioni passate in qualsiasi momento per avere il contesto o per scopi di verifica.
Creazione di un Ticket
Sia i membri del team dell’agenzia che i clienti possono creare ticket. Il processo di creazione è identico per entrambi. Chi può creare ticket: Super Admin, Admin, PM e Cliente.Seleziona il cliente
Scegli il nome del cliente dall’elenco a discesa. Questo collega il ticket al profilo cliente corretto.
Collega a un ordine (facoltativo)
Inserisci l’ID ordine per associare il ticket a un ordine specifico. Questo è utile per problemi relativi alla fatturazione o al progetto. Puoi anche creare un ticket senza un ID ordine per richieste generali.
Compila i dettagli del ticket
Compila i seguenti campi:
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Oggetto | Un titolo breve e descrittivo per il ticket |
| Descrizione | Una spiegazione dettagliata del problema o della richiesta |
| Nome Assegnatario | Il membro del team responsabile della risoluzione del ticket |
| Priorità | Livello di urgenza: Massima, Alta, Normale, Bassa o Minima |
| Data di Apertura | La data di creazione del ticket (registrata automaticamente) |
| Stato | Stato corrente: Aperto, In Attesa o Chiuso |
Stati dei Ticket
I ticket attraversano tre stati man mano che il lavoro avanza:| Stato | Significato |
|---|---|
| Aperto | Il ticket è stato inviato ed è attivamente in lavorazione |
| In Attesa | Il lavoro sul ticket è temporaneamente sospeso, in genere in attesa di ulteriori informazioni |
| Chiuso | Il problema è stato risolto e il ticket è archiviato per riferimento futuro |
Modifica di un Ticket
I membri del team dell’agenzia possono aggiornare i dettagli del ticket in qualsiasi momento per riflettere nuove informazioni, modifiche alla priorità o aggiornamenti sulla risoluzione. Chi può modificare i ticket: Super Admin, Admin e PM. I clienti possono creare ticket ma non possono modificarli.Solo i ticket creati dal lato agenzia possono essere modificati. I ticket inviati dai clienti non possono essere modificati dal cliente dopo l’invio.
Seleziona il ticket da modificare
Spunta la casella di controllo accanto al ticket che vuoi modificare. Il pulsante Modifica Ticket diventerà attivo.
Clicca su Modifica Ticket
Clicca sul pulsante Modifica Ticket. Il modulo del ticket si aprirà con tutti i dettagli esistenti precompilati.
Apporta le modifiche
Aggiorna tutti i campi che devono essere modificati — la descrizione, la priorità, l’assegnatario, lo stato o altri dettagli.
Salva
Clicca su Salva per applicare le modifiche. Il ticket viene aggiornato immediatamente nel dashboard.
Eliminazione di un Ticket
Rimuovi i ticket obsoleti o non necessari per mantenere il dashboard pulito e pertinente. Chi può eliminare i ticket: Super Admin, Admin e PM.Seleziona il ticket
Nel Dashboard dei Ticket, spunta la casella di controllo accanto al ticket che vuoi eliminare. Il pulsante Elimina si attiverà.
Conferma l'eliminazione
Conferma la tua decisione nella finestra di dialogo. Il ticket viene rimosso definitivamente dal sistema.
Ricerca e Filtraggio dei Ticket
Usa la barra di ricerca nella parte superiore del Dashboard dei Ticket per trovare i ticket rapidamente. Puoi cercare per:- Oggetto — il titolo del ticket
- Nome del cliente — tutti i ticket di un cliente specifico
- ID ordine — tutti i ticket collegati a un ordine specifico
Buone Pratiche per l’Utilizzo dei Ticket
Imposta i livelli di priorità in modo coerente
Imposta i livelli di priorità in modo coerente
Accordati su una scala di priorità con il tuo team prima di iniziare a creare ticket. Se “Alta” significa cose diverse per persone diverse, i flussi di escalation si deteriorano. Usa Massima solo per problemi che bloccano le consegne ai clienti.
Collega i ticket agli ordini quando possibile
Collega i ticket agli ordini quando possibile
Collegare un ticket a un ID ordine rende molto più semplice tracciare quale problema del cliente sta influenzando quale progetto. Questo aiuta anche quando si esaminano i ticket passati per un ordine specifico.
Chiudi i ticket tempestivamente dopo la risoluzione
Chiudi i ticket tempestivamente dopo la risoluzione
Una volta risolto un problema, cambia immediatamente lo stato in Chiuso. Lasciare i ticket aperti dopo la risoluzione gonfia la coda attiva e rende più difficile individuare il lavoro genuinamente in corso.
Usa lo stato In Attesa per i periodi di attesa
Usa lo stato In Attesa per i periodi di attesa
Quando stai aspettando una risposta da un cliente o da una terza parte, imposta il ticket su In Attesa invece di lasciarlo Aperto. Questo dà al tuo team un segnale chiaro che non è necessaria alcuna azione fino all’arrivo di una risposta.