Requisiti di Ruolo
| Azione | Chi Può Farlo |
|---|---|
| Creare attività | Super Admin, Admin, Project Manager |
| Modificare attività | Super Admin, Admin, Project Manager |
| Eliminare attività | Super Admin, Admin, Project Manager |
| Visualizzare attività in revisione / completate | Super Admin, Admin, PM, Cliente |
| Inviare e rispondere ai feedback | Super Admin, Admin, PM |
| Registrare il tempo sulle attività | Tutti gli utenti assegnati (i Super Admin e gli Admin possono registrare per conto di altri) |
| Richiedere un’attività (cliente) | Cliente |
| Approvare / rifiutare attività richieste | Super Admin, Admin |
I dipendenti assegnati a un ordine possono vedere le attività che sono nello stato In Revisione o Completata. Le attività In Corso non sono visibili ai dipendenti.
Crea un’Attività
Apri l'ordine
Vai su Ordini nella barra laterale sinistra e clicca sull’ordine in cui vuoi aggiungere un’attività.
Aggiungi una nuova attività
All’interno dell’ordine, scorri fino alla sezione Attività e clicca su + Aggiungi Nuova Attività. Apparirà un modulo di creazione attività.
Compila i dettagli dell'attività
Completa i campi disponibili:
| Campo | Note |
|---|---|
| Nome Attività | Un titolo chiaro e conciso per il lavoro da svolgere |
| Descrizione | Contesto dettagliato, requisiti o istruzioni |
| Assegnatario | Il membro del team responsabile del completamento dell’attività |
| Etichetta | Tag categorico per organizzare le attività (es. Design, Testi) |
| Data di Inizio | Quando inizia il lavoro sull’attività |
| Data di Scadenza | Quando l’attività deve essere completata |
| Revisione Cliente Richiesta | Casella di controllo che richiede al cliente di approvare l’attività prima che venga contrassegnata come Completata — selezionata per impostazione predefinita |
| Allegati | File di riferimento o materiali di supporto |
Stati delle Attività
Le attività attraversano i seguenti stati:- In Corso — L’attività è in lavorazione (non visibile ai clienti o ai dipendenti)
- In Revisione — L’attività è stata inviata per la revisione; visibile ai clienti
- Completata — L’attività è stata approvata e completata
Quando un cliente o un revisore rifiuta un’attività da In Revisione, il suo stato torna automaticamente a In Corso.
Finestra Attività e Pagina Attività
Cliccando su qualsiasi attività si apre la Finestra Attività, una visualizzazione completa che funge da hub delle attività. Da qui puoi vedere e gestire:- Stato attuale, assegnatario, data di inizio e data di scadenza
- Descrizione dell’attività e file allegati
- Tutti i thread di feedback e le risposte
- Un registro delle attività completo che mostra ogni aggiornamento, commento e cambio di stato sull’attività
Modifica un’Attività
Per aggiornare i dettagli di un’attività dopo che è stata creata, apri la finestra attività e modifica i campi pertinenti (nome, descrizione, assegnatario, date, etichetta o allegati). Salva le modifiche per applicare l’aggiornamento. Solo i Super Admin, gli Admin e i PM possono modificare le attività.Elimina un’Attività
Per eliminare un’attività, aprila e usa l’opzione di eliminazione nel menu azioni dell’attività. L’eliminazione è definitiva — tutti i log di tempo e le versioni dei file vengono rimossi insieme all’attività.Monitoraggio del Tempo
AgencyHandy include il monitoraggio del tempo integrato in modo che il tuo team possa registrare le ore direttamente sulle attività — senza strumenti esterni.Avviare il Timer
Avvia il timer
Clicca su Avvia Timer. Il timer inizia a scorrere e mostra il nome dell’attività, il tempo trascorso in tempo reale e il tempo totale registrato.
Puoi avere un solo timer attivo alla volta. L’avvio di un nuovo timer mette automaticamente in pausa quello esistente.
Inserimento Manuale del Tempo
Se devi registrare il tempo retroattivamente, clicca su Inserimento Manuale del Tempo sull’attività e inserisci:- Data
- Ora di Inizio e Ora di Fine (oppure una Durata in ore e minuti)
- Note (facoltativo)
Registri di Lavoro
Clicca sul pulsante Registro di Lavoro accanto al timer per vedere un riepilogo completo di tutte le voci di tempo sull’attività, incluse data, orari di inizio/fine, tempo totale attivo e note. Gli Admin e i Super Admin possono eliminare qualsiasi voce; gli utenti normali possono eliminare solo le proprie.Fogli Presenze
Vai su Fogli Presenze dalla barra laterale sinistra per una visualizzazione trasversale di tutto il tempo registrato su tutti gli ordini. Puoi filtrare per nome attività, ID ordine, assegnatario o intervallo di date (giornaliero, settimanale, mensile) e raggruppare i risultati per membro del team, nome del servizio o nome dell’attività. Puoi anche avviare un timer o aggiungere un inserimento manuale direttamente dalla visualizzazione Fogli Presenze.Feedback sui File
Il sistema di feedback sui file di AgencyHandy ti permette di lasciare commenti precisi e visivi sui deliverable — direttamente all’interno delle attività. Supporta immagini, PDF, video e siti web live, con controllo delle versioni e discussioni strutturate integrate.Caricare un File per la Revisione
Apri l’attività, clicca sull’icona ➕ nella sezione Allegati e carica un’immagine, un PDF, un video, o incolla l’URL di un sito web live.Lasciare Feedback per Tipo di File
Immagini e PDF Apri il file e usa la barra degli strumenti di annotazione (Freccia, Linea, Rettangolo, Evidenziazione) per contrassegnare aree specifiche. Seleziona una regione, digita il tuo commento e scegli se condividerlo con il tuo team, con il cliente o con entrambi. Puoi anche annullare o rifare le annotazioni e cambiare i colori delle annotazioni. Video Apri il video e mettilo in pausa nel fotogramma esatto in cui si applica il tuo feedback. Digita il tuo commento — il video si mette automaticamente in pausa mentre scrivi. Il feedback è contrassegnato con il timestamp di quel momento. Puoi rimuovere il timestamp per lasciare un commento generale. Siti Web Live Aggiungi l’URL del sito all’attività usando il pulsante ➕, quindi installa l’estensione del browser AgencyHandy. Apri il sito in Modalità Visualizzazione (interattiva) o passa alla Modalità Revisione per acquisire uno screenshot e annotarlo con strumenti di disegno, testo o forme.Azioni sui Commenti
Ogni commento ha un menu a tre punti con le opzioni per:- Modificare il commento
- Copiare la risposta
- Eliminare il commento
- Limitare la visibilità solo al team interno
Risoluzione del Feedback
Clicca sul pulsante ✓ su un commento per contrassegnarlo come Risolto. I commenti risolti rimangono visibili come riferimento e possono essere riaperti. Riceverai una notifica quando un commento che hai lasciato viene risolto da qualcun altro.Versioni dei File
Clicca su Carica Nuova Versione per aggiungere un file revisionato. Le versioni precedenti e il loro feedback sono conservati e accessibili dal menu a tendina delle versioni. Quando si apre una versione precedente, AgencyHandy ti avvisa che esiste una versione più recente. Puoi etichettare ogni file come Da Revisionare o Approvato per comunicare lo stato di revisione a colpo d’occhio.I clienti possono lasciare feedback sui file solo se la casella Revisione Cliente Richiesta è abilitata sull’attività. Il feedback sui file è disponibile solo all’interno di attività o ordini — non nel catalogo dei servizi o nelle immagini del profilo.
Attività Richieste dai Clienti
I clienti possono inviare richieste di attività dal loro portale, dando loro un modo strutturato per segnalare esigenze aggiuntive senza aggirare il tuo processo di approvazione.Flusso di Lavoro del Cliente
Accedi alle Richieste
Il cliente clicca su Richieste nella barra laterale del suo Portale Cliente — o usa il pulsante + Richiedi un’Attività direttamente all’interno di un ordine.
Compila il modulo di richiesta
Il cliente fornisce:
- Ordine (obbligatorio — le richieste devono essere collegate a un ordine esistente)
- Nome Attività (obbligatorio)
- Descrizione (facoltativo)
- Allegati (facoltativo — fino a 1 GB; i formati includono PDF, DOCX, JPG, PNG, MP4, ZIP e altri)
- Date di Inizio e Fine (facoltativo)
Flusso di Lavoro dell’Agenzia
Visualizza le richieste in arrivo
Clicca su Richieste nella barra laterale del Portale Agenzia. Tutte le richieste in attesa appaiono in una visualizzazione elenco. Puoi filtrare per cliente o ID ordine, ordinare alfabeticamente o per data di emissione, e usare Preferenze per mostrare o nascondere le colonne.
Esamina la richiesta
Clicca su una richiesta per leggere la descrizione e visualizzare in anteprima gli allegati prima di prendere una decisione.
Approva o rifiuta
Usa i pulsanti di azione accanto a ogni richiesta per approvare o rifiutare singolarmente — o usa le azioni in blocco in alto a destra per approvare o rifiutare tutte le richieste contemporaneamente.
- Le richieste Approvate diventano attività attive nell’ordine e seguono il normale flusso di lavoro delle attività.
- Le richieste Rifiutate rimangono registrate con uno stato Rifiutato e non vengono aggiunte all’ordine.
I clienti non possono aggirare la fase di approvazione. Una richiesta richiede sempre un’azione dell’agenzia prima di diventare un’attività attiva. Le richieste in attesa rimangono visibili sia al cliente che all’agenzia fino a quando non viene presa una decisione.
Visualizzazione Tutte le Attività
Oltre a gestire le attività all’interno dei singoli ordini, puoi visualizzare le attività su tutti gli ordini da un’unica schermata. Vai su Attività nella barra laterale sinistra per accedere alla pagina Tutte le Attività. Da qui puoi:- Vedere ogni attività di cui hai visibilità, indipendentemente dall’ordine di appartenenza
- Filtrare e ordinare per stato, assegnatario, data di scadenza o ordine
- Identificare rapidamente gli elementi in ritardo o a rischio nell’intero carico di lavoro