K vytváření faktur musíte být Super Admin, Admin nebo PM. Než budete moci vygenerovat fakturu, musí ve vašem pracovním prostoru existovat alespoň jeden klient.
Nastavení předpony faktury
Než začnete vytvářet faktury, zvažte konfiguraci předpony faktury. Předpona se zobrazuje před každým číslem faktury a pomáhá identifikovat faktury jako patřící vaší agentuře.1
Otevřete nastavení faktur
V Dashboardu faktur klikněte na tlačítko Nastavení v pravém horním rohu.
2
Nastavte svou předponu
Přejděte na pole Předpona faktury a zadejte požadovanou předponu (například
FAK- nebo iniciály vaší agentury).3
Uložte
Klikněte na Uložit pro použití předpony u všech budoucích faktur.
Vytvoření faktury
1
Otevřete Dashboard faktur
Klikněte na Faktury v levém postranním panelu a otevřete Dashboard faktur.
2
Zahajte novou fakturu
Klikněte na + Vytvořit fakturu. Otevře se formulář pro vytvoření faktury.
3
Vyberte klienta
Z rozevíracího seznamu vyberte jméno klienta. Toto je povinné pole. Všechna ID zakázek přidružených k danému klientovi se automaticky načtou do dalšího pole.Chcete-li vytvořit přímou fakturu (nepropojenu se zakázkou), můžete ponechat pole ID zakázky prázdné nebo vybrat Nezávislý e-mail pro fakturaci na jakoukoli e-mailovou adresu mimo váš seznam klientů.
4
Vyberte ID zakázky
Vyberte konkrétní ID zakázky, za které fakturujete. Tím propojíte fakturu se správnou zakázkou v systému. Pro přímé faktury toto pole přeskočte.
5
Zadejte fakturační adresu
Vyplňte Adresu pro platbu:
- Země, kraj/stát a město
- PSČ
- Ulice a číslo popisné (je-li relevantní)
6
Nastavte podrobnosti zakázky a finanční údaje
V části Podrobnosti zakázky zadejte následující:
Pro přímé faktury klikněte na Přidat položku a ručně přidejte řádkové položky. Zadejte název položky, množství a cenu. Můžete přidat více položek. Pomocí + Sazby daně aplikujte nebo vytvořte daňové sazby (inkluzivní nebo exkluzivní).
7
Přidejte poznámku (volitelné)
Do pole Poznámka přidejte jakýkoli doplňující kontext pro klienta — například platební instrukce, reference projektu nebo osobní zprávu.
8
Zkontrolujte panel s podrobnostmi
Panel Podrobnosti na pravé straně vám poskytuje živý přehled:
- Stav faktury (ve výchozím nastavení Koncept)
- Jméno klienta, název společnosti a adresa
- Adresa pro platbu
- Název služby a ID zakázky
- Datum vytvoření a datum splatnosti
- Celková částka
9
Odešlete klientovi nebo uložte jako koncept
- Klikněte na Odeslat klientovi pro okamžité odeslání faktury e-mailem. Stav se automaticky změní z Koncept na Otevřeno.
- Klikněte na Uložit jako koncept, pokud jej chcete finalizovat později.
Logo a adresa agentury jsou na fakturu přidány automaticky systémem — nemusíte je ručně zadávat na každé faktuře.
Přechody stavů faktury
Po vytvoření faktury se řídí definovaným tokem stavů. Pouze agentura může přesouvat faktury mezi stavy.Úprava faktury
Fakturu lze upravovat pouze tehdy, je-li ve stavu Koncept.1
Otevřete fakturu
V Dashboardu faktur najděte koncept faktury, který chcete upravit. Klikněte na něj nebo zaškrtněte políčko vedle něj.
2
Klikněte na Upravit
Z akčního menu vyberte možnost Upravit. Formulář faktury se otevře se všemi stávajícími podrobnostmi předvyplněnými.
3
Proveďte změny
Aktualizujte libovolná pole — fakturační údaje, popisy služeb, množství, částky nebo platební podmínky.
4
Uložte
Klikněte na Uložit pro uplatnění změn.
Odeslání faktury klientovi
Pokud jste fakturu uložili jako koncept a chcete ji odeslat později:1
Najděte fakturu
V Dashboardu faktur vyhledejte koncept faktury, který chcete odeslat.
2
Klikněte na Odeslat fakturu
Otevřete fakturu a klikněte na tlačítko Odeslat fakturu. AgencyHandy doručí fakturu na e-mailovou adresu klienta v záznamu.
3
Potvrďte doručení
Zkontrolujte potvrzovací zprávu a ověřte, že faktura byla úspěšně odeslána. Stav faktury se aktualizuje na Otevřeno.
Pokud je faktura ve stavu Koncept a aktualizujete název služby, nový název se projeví ve faktuře. Jakmile se stav změní na Otevřeno, Zaplaceno, Nedobytné nebo Zrušeno, název služby na faktuře se uzamkne a nebude se aktualizovat.
Stahování a tisk faktury
Fakturu může kdykoli stáhnout jak agentura, tak klient.1
Otevřete fakturu
Přejděte na Dashboard faktur a vyberte fakturu, kterou chcete stáhnout.
2
Přistupte ke stažení/tisku
Klikněte na možnost Stáhnout nebo Tisk z akčního menu faktury.
3
Zvolte formát
Pro stažení vyberte PDF nebo zvolte nastavení tiskárny pro fyzickou kopii.
4
Uložte nebo vytiskněte
Uložte soubor do svého zařízení nebo odešlete na tiskárnu. Po vytištění fakturu archivujte nebo sdílejte se zainteresovanými stranami dle potřeby.
Nastavení připomínek pro faktury
Funkce připomínek faktur umožňuje automaticky upozorňovat klienty na nadcházející, splatné nebo po splatnosti faktur, abyste byli placeni včas bez manuálního sledování.Připomínky fungují pouze pro faktury se stavem Otevřeno a nastaveným datem splatnosti.
1
Otevřete nastavení faktur
Klikněte na tlačítko Nastavení v pravém horním rohu Dashboardu faktur.
2
Přejděte na nastavení připomínek
Přejděte na konec sekce Šablona v levém panelu a klikněte na Upravit pro otevření modálního okna konfigurace připomínek.
3
Zvolte typ připomínky
Vyberte jednu z následujících možností:
- Sekvenční připomínka — vytvoří sérii připomínek v intervalech, které definujete
- Neposílat připomínku — zakáže připomínky pro vybrané faktury
4
Nakonfigurujte podrobnosti připomínky
Pro každou připomínku v sekvenci:
- Zvolte šablonu připomínky (například „Připomínka nadcházející platby faktury“)
- Nastavte datum připomínky — například 3 dny před nebo po datu splatnosti
- Určete, zda se spustí před nebo po datu splatnosti
5
V případě potřeby přidejte další připomínky
Klikněte na + Přidat další připomínku pro sestavení celé sekvence připomínek. Kliknutím na tlačítko Smazat vedle připomínky ji odstraníte.
6
Použijte na aktivní faktury (volitelné)
Zaškrtněte políčko pro použití těchto nastavení připomínek na aktuálně aktivní faktury, pokud chcete, aby nová konfigurace pokryla faktury, které jsou již ve stavu Otevřeno.
7
Uložte
Klikněte na Aktualizovat pro uložení a aktivaci harmonogramu připomínek.
Přímé faktury (bez ID zakázky)
Pokud potřebujete rychle fakturovat klientovi bez předchozího vytvoření zakázky, použijte pracovní postup přímé faktury.1
Zahajte novou fakturu
Přejděte na Faktury → Vytvořit fakturu.
2
Zvolte typ příjemce
Jako typ příjemce vyberte Fyzická osoba nebo Společnost.
3
Vyberte nebo zadejte příjemce
- Z rozevíracího seznamu vyberte stávajícího klienta, nebo
- Vyberte Nezávislý e-mail pro zadání jakékoli e-mailové adresy — i takové, která není registrována jako klient
4
Ponechte pole ID zakázky prázdné
Přeskočte pole ID zakázky. AgencyHandy vytvoří samostatnou fakturu nepropojenu s žádnou zakázkou.
5
Přidejte položky, daně a slevy
Klikněte na Přidat položku pro přidání řádkových položek s názvy, množstvími a cenami. Dle potřeby použijte daňové sazby a slevy. Celková částka se aktualizuje automaticky.
6
Nastavte fakturační adresu a poznámky
Zadejte adresu pro platbu a přidejte případné poznámky pro klienta.
7
Odešlete nebo uložte
Klikněte na Odeslat fakturu pro okamžité doručení nebo na Uložit jako koncept pro předchozí kontrolu.