Požadavky na role
| Akce | Kdo ji může provést |
|---|---|
| Vytváření úkolů | Super Admin, Admin, Projektový manažer |
| Úprava úkolů | Super Admin, Admin, Projektový manažer |
| Mazání úkolů | Super Admin, Admin, Projektový manažer |
| Zobrazení úkolů v revizi / dokončených | Super Admin, Admin, PM, Klient |
| Odesílání a odpovídání na zpětnou vazbu | Super Admin, Admin, PM |
| Zaznamenávání času u úkolů | Všichni přiřazení uživatelé (Super Admini a Admini mohou zaznamenávat jménem ostatních) |
| Žádost o úkol (klient) | Klient |
| Schválení / zamítnutí požadovaných úkolů | Super Admin, Admin |
Zaměstnanci přiřazení k zakázce mohou vidět úkoly se stavem V revizi nebo Dokončeno. Úkoly ve stavu Probíhající nejsou pro zaměstnance viditelné.
Vytvoření úkolu
Otevřete zakázku
Přejděte do sekce Zakázky v levém postranním panelu a klikněte na zakázku, ke které chcete přidat úkol.
Přidejte nový úkol
V rámci zakázky přejděte na sekci Úkoly a klikněte na + Přidat nový úkol. Zobrazí se formulář pro vytvoření úkolu.
Vyplňte podrobnosti úkolu
Vyplňte dostupná pole:
| Pole | Poznámky |
|---|---|
| Název úkolu | Jasný a stručný název pracovní položky |
| Popis | Podrobný kontext, požadavky nebo pokyny |
| Přiřazená osoba | Člen týmu odpovědný za splnění úkolu |
| Štítek | Kategorizační tag pro uspořádání úkolů (např. Design, Copywriting) |
| Datum zahájení | Kdy práce na úkolu začíná |
| Datum dokončení | Kdy musí být úkol splněn |
| Vyžadována klientská revize | Zaškrtávací políčko, které vyžaduje schválení úkolu klientem před jeho označením jako Dokončeno — ve výchozím nastavení zaškrtnuto |
| Přílohy | Referenční soubory nebo podpůrné materiály |
Stavy úkolů
Úkoly procházejí následujícími stavy:- Probíhající — Na úkolu se pracuje (není viditelný pro klienty ani zaměstnance)
- V revizi — Úkol byl odeslán ke kontrole; viditelný pro klienty
- Dokončeno — Úkol byl schválen a splněn
Když klient nebo recenzent zamítne úkol ze stavu V revizi, jeho stav se automaticky vrátí na Probíhající.
Modální okno úkolu a stránka aktivity
Kliknutím na libovolný úkol se otevře Modální okno úkolu — podrobné zobrazení, které slouží jako centrum aktivit úkolu. Odtud můžete vidět a spravovat:- Aktuální stav, přiřazenou osobu, datum zahájení a datum dokončení
- Popis úkolu a přiložené soubory
- Všechna vlákna zpětné vazby a odpovědi
- Kompletní protokol aktivit zachycující každou aktualizaci, komentář a změnu stavu úkolu
Úprava úkolu
Chcete-li aktualizovat podrobnosti úkolu po jeho vytvoření, otevřete modální okno úkolu a upravte příslušná pole (název, popis, přiřazenou osobu, termíny, štítek nebo přílohy). Uložte změny pro jejich použití. Úkoly mohou upravovat pouze Super Admini, Admini a PM.Smazání úkolu
Chcete-li smazat úkol, otevřete jej a použijte možnost smazání v akčním menu úkolu. Smazání je trvalé — spolu s úkolem jsou odstraněny všechny přidružené záznamy o čase a verze souborů.Sledování času
AgencyHandy obsahuje vestavěné sledování času, takže váš tým může zaznamenávat hodiny přímo k úkolům — bez potřeby externího nástroje.Spuštění časovače
Spusťte časovač
Klikněte na Spustit časovač. Časovač začne běžet a zobrazuje název úkolu, aktuální uplynulý čas a celkový zaznamenaný čas.
V daný okamžik může běžet pouze jeden aktivní časovač. Spuštění nového časovače automaticky pozastaví jakýkoli existující.
Ruční zadání času
Pokud potřebujete zaznamenat čas zpětně, klikněte na Ruční zadání času u úkolu a zadejte:- Datum
- Čas zahájení a čas ukončení (nebo Dobu trvání v hodinách a minutách)
- Poznámky (volitelné)
Pracovní záznamy
Klikněte na tlačítko Pracovní záznam vedle časovače a zobrazte úplný přehled všech časových záznamů u úkolu, včetně data, časů zahájení/ukončení, celkového aktivního času a poznámek. Admini a Super Admini mohou mazat libovolný záznam; běžní uživatelé mohou mazat pouze své vlastní záznamy.Výkazy práce
V levém postranním panelu přejděte na Výkazy práce a zobrazte přehled veškerého zaznamenaného času napříč zakázkami. Můžete filtrovat podle názvu úkolu, ID zakázky, přiřazené osoby nebo časového období (denně, týdně, měsíčně) a výsledky seskupovat podle člena týmu, názvu služby nebo názvu úkolu. Z pohledu Výkazů práce lze také spustit časovač nebo přidat ruční záznam.Zpětná vazba k souborům
Systém zpětné vazby k souborům v AgencyHandy umožňuje vám i vašim klientům zanechávat přesné vizuální komentáře k dodávkám — přímo v rámci úkolů. Podporuje obrázky, PDF, videa a živé webové stránky s vestavěnou správou verzí a vláknovou diskusí.Nahrání souboru ke kontrole
Otevřete úkol, klikněte na ikonu ➕ v sekci Přílohy a nahrajte obrázek, PDF, video nebo vložte URL živé webové stránky.Zanechání zpětné vazby podle typu souboru
Obrázky a PDF Otevřete soubor a použijte panel nástrojů pro anotace (Šipka, Čára, Obdélník, Zvýraznění) k označení konkrétních oblastí. Vyberte oblast, napište komentář a zvolte, zda jej chcete sdílet se svým týmem, klientem nebo oběma. Anotace můžete také vracet zpět nebo opakovat a měnit jejich barvy. Videa Otevřete video a pozastavte je na přesném snímku, ke kterému se vaše zpětná vazba vztahuje. Napište svůj komentář — video se při psaní automaticky pozastaví. Zpětná vazba je opatřena časovým razítkem daného okamžiku. Časové razítko můžete odebrat a zanechat tak obecný komentář. Živé webové stránky Přidejte URL stránky k úkolu pomocí tlačítka ➕, poté nainstalujte rozšíření AgencyHandy pro prohlížeč. Otevřete stránku v Režimu prohlížení (interaktivní) nebo přepněte do Režimu revize pro pořízení snímku obrazovky a jeho anotaci pomocí nástrojů pro kreslení, text nebo tvary.Akce s komentáři
Každý komentář má nabídku se třemi tečkami s možnostmi:- Upravit komentář
- Kopírovat odpověď
- Smazat komentář
- Omezit viditelnost pouze na interní tým
Řešení zpětné vazby
Kliknutím na tlačítko ✓ u komentáře jej označte jako Vyřešeno. Vyřešené komentáře zůstávají viditelné pro referenci a lze je znovu otevřít. Obdržíte oznámení, když někdo jiný vyřeší komentář, který jste zanechali.Verze souborů
Klikněte na Nahrát novou verzi pro přidání revidovaného souboru. Předchozí verze a jejich zpětná vazba jsou zachovány a přístupné z rozevíracího seznamu verzí. Při otevření starší verze vás AgencyHandy upozorní, že existuje novější verze. Každý soubor lze označit jako Vyžaduje revizi nebo Schváleno, aby byl stav revize patrný na první pohled.Klienti mohou zanechávat zpětnou vazbu k souborům pouze tehdy, je-li u úkolu povoleno políčko Vyžadována klientská revize. Zpětná vazba k souborům je dostupná pouze v rámci úkolů nebo zakázek — ne v katalogu služeb ani v profilových obrázcích.
Úkoly požadované klientem
Klienti mohou odesílat požadavky na úkoly ze svého portálu, což jim poskytuje strukturovaný způsob, jak vyjádřit další potřeby bez obcházení vašeho schvalovacího procesu.Postup klienta
Přístup k požadavkům
Klient klikne na Požadavky v postranním panelu svého Klientského portálu — nebo použije tlačítko + Požádat o úkol přímo v rámci zakázky.
Vyplnění formuláře požadavku
Klient poskytne:
- Zakázku (povinné — požadavky musí být vázány na existující zakázku)
- Název úkolu (povinné)
- Popis (volitelné)
- Přílohy (volitelné — až 1 GB; formáty zahrnují PDF, DOCX, JPG, PNG, MP4, ZIP a další)
- Datum zahájení a ukončení (volitelné)
Postup agentury
Zobrazení příchozích požadavků
Klikněte na Požadavky v postranním panelu Portálu agentury. Všechny čekající požadavky se zobrazí v seznamu. Můžete filtrovat podle klienta nebo ID zakázky, řadit abecedně nebo podle data vydání a pomocí Předvoleb zobrazit nebo skrýt sloupce.
Kontrola požadavku
Klikněte na požadavek a před rozhodnutím si přečtěte popis a zobrazte náhled příloh.
Schválení nebo zamítnutí
Použijte akční tlačítka u každého požadavku ke schválení nebo zamítnutí jednotlivě — nebo použijte hromadné akce v pravém horním rohu ke schválení nebo zamítnutí všech požadavků najednou.
- Schválené požadavky se stanou aktivními úkoly v zakázce a budou sledovat normální pracovní postup úkolů.
- Zamítnuté požadavky zůstanou zaznamenány se stavem Zamítnuto a nebudou přidány do zakázky.
Klienti nemohou obejít krok schválení. Požadavek vždy vyžaduje akci agentury, než se stane živým úkolem. Čekající požadavky zůstávají viditelné jak klientovi, tak agentuře, dokud není přijato rozhodnutí.
Pohled Všechny úkoly
Kromě správy úkolů v rámci jednotlivých zakázek můžete zobrazit úkoly ze všech zakázek na jediné obrazovce. Přejděte na Úkoly v levém postranním panelu a otevřete stránku Všechny úkoly. Odtud můžete:- Zobrazit každý úkol, ke kterému máte přístup, bez ohledu na to, ke které zakázce patří
- Filtrovat a řadit podle stavu, přiřazené osoby, data dokončení nebo zakázky
- Rychle identifikovat opožděné nebo ohrožené položky v celé vaší pracovní zátěži