noreply@agencyhandy.com vlastní e-mailovou adresou s vaší značkou, nakonfigurovat dedikovaný SMTP server pro spolehlivé doručování a přizpůsobit šablony používané pro oznámení klientům, faktury, nabídky a další. Správné nastavení zajistí, že vaše e-maily dorazí do doručené pošty klientů — ne do složky se spamem — a že každá zpráva odráží identitu vaší agentury.
Nastavení e-mailu mohou konfigurovat pouze Super administrátoři a Administrátoři. Přejděte do Konfigurace workspace → Nastavení e-mailu pro přístup k těmto možnostem.
Přehled komponent nastavení e-mailu
Vlastní e-mailová adresa
Nastavte jméno odesílatele a e-mailovou adresu, které klienti uvidí při přijímání zpráv z vašeho workspace.
Záznamy DKIM a SPF
Přidejte DNS autentizační záznamy, které potvrdí legitimitu vašich e-mailů a zabrání jejich označení jako spam.
SMTP server
Připojte vlastní poštovní server (např. Gmail, Outlook nebo server s vlastní doménou) pro odesílání veškeré odchozí pošty z AgencyHandy.
E-mailové šablony
Přizpůsobte obsah, předmět a design každého automatického e-mailu, který AgencyHandy odesílá klientům.
Část 1: Nastavení vlastní e-mailové adresy
Před konfigurací e-mailové adresy odesílatele potřebujete registrovanou doménu s e-mailovým hostingem. Mezi oblíbené poskytovatele patří Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail a Cloudflare Email Routing.Zaregistrujte doménu a nastavte e-mailový hosting
Pokud jste to ještě neudělali, zaregistrujte doménu u registrátora (např. GoDaddy, Namecheap, Cloudflare) a přihlaste se k poskytovateli e-mailového hostingu. Ujistěte se, že na dané doméně můžete vytvářet a spravovat e-mailové adresy (např.
hello@vasaagent.cz).Přejděte na Nastavení e-mailu v AgencyHandy
Přihlaste se do AgencyHandy. Přejděte do Konfigurace workspace v levém navigačním panelu a klikněte na Nastavení e-mailu.
Zadejte jméno odesílatele a e-mail
Do pole Jméno odesílatele zadejte jméno, které klienti uvidí jako odesílatele (např.
AgencyHandy Support nebo název vaší agentury). Do pole E-mail odesílatele zadejte vlastní e-mailovou adresu (např. hello@vasaagent.cz). Klikněte na Uložit.Ověřte svou e-mailovou adresu
AgencyHandy odešle ověřovací odkaz na zadanou e-mailovou adresu. Otevřete svou doručenou poštu, najděte ověřovací zprávu a klikněte na odkaz pro potvrzení vlastnictví.
Nakonfigurujte DNS záznamy DKIM, SPF a DMARC
Po uložení e-mailu odesílatele vám AgencyHandy poskytne DNS záznamy, které je třeba přidat:
- Záznam SPF (typ TXT) — opravňuje AgencyHandy odesílat e-maily jménem vaší domény.
- Záznamy DKIM (3 záznamy CNAME) — přidávají kryptografické podpisy k odchozím e-mailům, aby přijímající servery mohly ověřit jejich pravost.
- Záznam DMARC — definuje, jak mají příjemcovy servery nakládat s e-maily, které neprošly autentizací.
Část 2: Konfigurace DKIM a SPF (samostatné nastavení)
Pokud potřebujete generovat nebo znovu generovat záznamy DKIM a SPF samostatně, postupujte takto: Konfigurace workspace → E-maily → Nastavení DKIM a SPF → Generovat záznamy DKIM a SPF. Poté přidejte záznamy do svého DNS:| Typ záznamu | Typ DNS | Co nakonfigurovat |
|---|---|---|
| SPF | TXT | Zkopírujte Název a Hodnotu z AgencyHandy a přidejte nový TXT záznam do svého DNS |
| DKIM (×3) | CNAME | Zkopírujte každý pár Název a Hodnota; přidejte 3 samostatné záznamy CNAME s vypnutým proxy |
Propagace záznamů DKIM a SPF může trvat 2 minuty až 2 hodiny. Pokud stav stále ukazuje čekání po 2 hodinách, ověřte, zda byly záznamy zadány bez překlepů a zda neexistují žádné konfliktní záznamy.
Část 3: Nastavení SMTP
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) umožňuje směrovat veškerou odchozí poštu AgencyHandy přes váš vlastní ověřený poštovní server, čímž získáte větší kontrolu nad doručitelností a designem.Můžete použít buď E-mail s vlastní doménou nebo Poskytovatele SMTP e-mailu — ne obojí současně. Přepínání mezi nimi je kdykoli možné, ale při přepnutí zpět na vlastní e-mail budete muset znovu zadat konfiguraci e-mailu.
Otevřete nastavení SMTP serveru
Přejděte do Konfigurace workspace → Nastavení e-mailu a klikněte na SMTP server.
Přepněte na poskytovatele SMTP (pokud je třeba)
Pokud již máte nakonfigurován vlastní e-mail, zobrazí se potvrzovací vyskakovací okno s dotazem, zda chcete přepnout. Klikněte na Přepnout na SMTP a pokračujte. Tím se deaktivuje stávající nastavení vlastního e-mailu.
Zadejte přihlašovací údaje SMTP
Vyplňte požadovaná pole:
Po dokončení klikněte na Uložit.
| Pole | Příklad hodnoty | Poznámky |
|---|---|---|
| Název hostitele | smtp.gmail.com | Adresa SMTP serveru vašeho poskytovatele e-mailu |
| Uživatelské jméno | vy@vasadomena.cz | Vaše úplná e-mailová adresa |
| Heslo | Heslo aplikace | Použijte heslo specifické pro aplikaci (viz níže) |
| Port | 465 nebo 587 | 465 pro SSL, 587 pro TLS |
| Automatické TLS | Přepínač zapnout/vypnout | Volitelné — umožňuje automatický upgrade TLS |
Vygenerujte heslo aplikace (příklad Gmail)
Pokud používáte Gmail s povoleným dvoufázovým ověřením (nutné pro hesla aplikací):
- Přejděte na myaccount.google.com/security a potvrďte, že je aktivní dvoustupňové ověření.
- Navštivte myaccount.google.com/apppasswords.
- Klikněte na Vybrat aplikaci, zvolte Pošta (nebo zadejte vlastní název), poté klikněte na Vybrat zařízení a vyberte své nastavení.
- Klikněte na Vytvořit — Google vygeneruje 16místné heslo aplikace.
- Zkopírujte heslo a vložte ho do pole Heslo v nastavení SMTP AgencyHandy.
Potvrďte nastavení
Po uložení AgencyHandy zobrazí zprávu o úspěchu potvrzující „SMTP bylo úspěšně vytvořeno.“ Uložené informace o hostiteli, uživatelském jménu a portu se zobrazí na stránce nastavení SMTP.
Část 4: Přizpůsobení e-mailových šablon
AgencyHandy obsahuje předpřipravené šablony pro každý automatický e-mail, který odesílá. Každou z nich můžete přizpůsobit tak, aby odpovídala tónu vaší značky a obsahovala relevantní dynamický obsah. Dostupné šablony zahrnují:- Registrace klienta
- Odeslání nabídky
- Kontrola úkolu
- Odeslání faktury
- Připomínky faktur a předplatného
- Oznámení o vytvoření tiketu
Otevřete E-mailové šablony
Přejděte do Konfigurace workspace → E-maily a z podnabídky vyberte E-mailová šablona.
Vyberte šablonu k úpravě
Zobrazí se úplný seznam dostupných šablon. Kliknutím na libovolnou šablonu otevřete její konfigurační stránku.
Přizpůsobte pole šablony
Podle potřeby aktualizujte následující:
- E-mail odesílatele: Zvolte, která nakonfigurovaná e-mailová adresa tuto šablonu odesílá.
- Předmět: Napište jasný a stručný předmět.
- Tělo: Upravte obsah zprávy tak, aby odpovídal tónu a sdělení vaší agentury.
- Dynamické proměnné: Vložte zástupné symboly jako
{{client_name}},{{company_name}}nebo{{invoice_id}}pro automatické doplnění dat specifických pro klienta. - Odkazy na sociální sítě: Přidejte odkazy na profily vaší agentury na sociálních sítích pro podporu zapojení.
Odešlete testovací e-mail
Klikněte na Odeslat test pro odeslání náhledu šablony do vaší doručené pošty. Ověřte formátování, obsah a správné vyplnění všech dynamických proměnných.
Důležité poznámky
- SMTP a vlastní e-mail se vzájemně vylučují. V jednom workspace může být aktivní vždy pouze jedna metoda.
- Při přepnutí znovu zadejte e-mail. Pokud přepínáte ze SMTP zpět na vlastní e-mail, musíte znovu zadat přihlašovací údaje vlastního e-mailu.
- Nesprávné přihlašovací údaje SMTP blokují veškerou odchozí poštu. Pokud e-maily přestanou být odesílány po změně SMTP, dvakrát zkontrolujte název hostitele, port, uživatelské jméno a heslo.
- Propagace DKIM/SPF trvá určitou dobu. Počkejte až 2 hodiny a obnovte stránku Nastavení e-mailu, než dospějete k závěru, že došlo k chybě.
- Dynamické proměnné rozlišují velká a malá písmena. Používejte je přesně tak, jak jsou zobrazeny v editoru šablon, aby se správně doplňovaly.