Roolivaatimukset
| Toiminto | Kuka voi tehdä sen |
|---|---|
| Luo tehtäviä | Super Admin, Admin, Project Manager |
| Muokkaa tehtäviä | Super Admin, Admin, Project Manager |
| Poista tehtäviä | Super Admin, Admin, Project Manager |
| Katso tarkistuksessa / valmis -tilassa olevia tehtäviä | Super Admin, Admin, PM, Asiakas |
| Lähetä ja vastaa palautteeseen | Super Admin, Admin, PM |
| Kirjaa aikaa tehtäville | Kaikki määritetyt käyttäjät (Super Adminit ja Adminit voivat kirjata muiden puolesta) |
| Pyydä tehtävää (asiakas) | Asiakas |
| Hyväksy / hylkää pyydetyt tehtävät | Super Admin, Admin |
Tilaukseen määritetyt työntekijät näkevät tehtävät, jotka ovat Tarkistuksessa tai Valmis -tilassa. Käynnissä-tilassa olevat tehtävät eivät näy työntekijöille.
Luo tehtävä
Avaa tilaus
Siirry vasemman sivupalkin Tilaukset-kohtaan ja napsauta tilausta, johon haluat lisätä tehtävän.
Lisää uusi tehtävä
Selaa tilauksen sisällä Tehtävät-osioon ja napsauta + Lisää uusi tehtävä. Tehtävän luomislomake avautuu.
Täytä tehtävän tiedot
Täytä käytettävissä olevat kentät:
| Kenttä | Huomautukset |
|---|---|
| Tehtävän nimi | Selkeä, ytimekäs otsikko työkohteelle |
| Kuvaus | Yksityiskohtainen konteksti, vaatimukset tai ohjeet |
| Vastuuhenkilö | Tehtävän suorittamisesta vastaava tiimin jäsen |
| Tunniste | Luokittelumerkintä tehtävien järjestämiseen (esim. Suunnittelu, Teksti) |
| Aloituspäivä | Milloin tehtävätyö alkaa |
| Eräpäivä | Milloin tehtävä on suoritettava |
| Asiakkaan tarkistus vaaditaan | Valintaruutu, joka edellyttää asiakkaan hyväksyntää ennen kuin tehtävä merkitään valmiiksi — oletuksena valittu |
| Liitteet | Viitetiedostot tai tukimateriaalit |
Tehtävien tilat
Tehtävät siirtyvät seuraavien tilojen läpi:- Käynnissä — Tehtävää työstetään (ei näy asiakkaille tai työntekijöille)
- Tarkistuksessa — Tehtävä on lähetetty tarkistettavaksi; näkyy asiakkaille
- Valmis — Tehtävä on hyväksytty ja suoritettu
Kun asiakas tai tarkistaja hylkää tehtävän Tarkistuksessa-tilasta, sen tila palautuu automaattisesti Käynnissä-tilaan.
Tehtäväikkuna ja toimintasivu
Minkä tahansa tehtävän napsauttaminen avaa Tehtäväikkunan, joka on koko tehtävän yksityiskohtainen näkymä, joka toimii tehtävän toimintakeskuksena. Täältä voit tarkastella ja hallita:- Nykyistä tilaa, vastuuhenkilöä, aloituspäivää ja eräpäivää
- Tehtävän kuvausta ja liitettyjä tiedostoja
- Kaikkia palauteketjuja ja vastauksia
- Täydellistä toimintolokia, joka näyttää jokaisen päivityksen, kommentin ja tilamuutoksen tehtävässä
Muokkaa tehtävää
Päivittääksesi tehtävän tietoja sen luomisen jälkeen, avaa tehtäväikkuna ja muokkaa asiaankuuluvia kenttiä (nimi, kuvaus, vastuuhenkilö, päivämäärät, tunniste tai liitteet). Tallenna muutokset ottaaksesi päivityksen käyttöön. Vain Super Adminit, Adminit ja projektipäälliköt voivat muokata tehtäviä.Poista tehtävä
Poistaaksesi tehtävän, avaa se ja käytä tehtävän toimintovalikon poistovaihtoehtoa. Poistaminen on pysyvää — kaikki liittyvät aikaloki- ja tiedostoversiomerkinnät poistetaan yhdessä tehtävän kanssa.Ajanseuranta
AgencyHandy sisältää sisäänrakennetun ajanseurannan, joten tiimisi voi kirjata tunnit suoraan tehtäville — ei tarvita ulkoista työkalua.Ajastimen käynnistäminen
Käynnistä ajastin
Napsauta Käynnistä ajastin. Ajastin alkaa käydä ja näyttää tehtävän nimen, reaaliaikaisen kuluneen ajan ja kokonaiskirjatun ajan.
Voit pitää vain yhden ajastimen käynnissä kerrallaan. Uuden ajastimen käynnistäminen keskeyttää automaattisesti mahdollisen olemassa olevan ajastimen.
Manuaalinen ajankirjaus
Jos sinun on kirjattava aikaa jälkikäteen, napsauta tehtävässä Manuaalinen ajankirjaus ja syötä:- Päivämäärä
- Aloitusaika ja lopetusaika (tai Kesto tunteina ja minuutteina)
- Muistiinpanot (valinnainen)
Työloki
Napsauta ajastimen vieressä olevaa Työloki-painiketta nähdäksesi täydellisen erittelyn kaikista tehtävän ajankirjauksista, mukaan lukien päivämäärä, aloitus-/lopetusajat, kokonaisaktiivinen aika ja mahdolliset muistiinpanot. Adminit ja Super Adminit voivat poistaa minkä tahansa merkinnän; tavalliset käyttäjät voivat poistaa vain omat merkintänsä.Tuntikirjanpito
Siirry vasemman sivupalkin Tuntikirjanpito-kohtaan nähdäksesi tilaukset ylittävän näkymän kaikesta kirjatusta ajasta. Voit suodattaa tehtävän nimen, tilauksen tunnuksen, vastuuhenkilön tai päivämäärävälin (päivittäinen, viikoittainen, kuukausittainen) mukaan, ja ryhmitellä tulokset tiimin jäsenen, palvelun nimen tai tehtävän nimen mukaan. Voit myös käynnistää ajastimen tai lisätä manuaalisen merkinnän suoraan Tuntikirjanpito-näkymästä.Tiedostopalaute
AgencyHandyn tiedostopalautejärjestelmä antaa sinulle ja asiakkaillesi mahdollisuuden jättää tarkkoja, visuaalisia kommentteja toimitettavista tuotteista — suoraan tehtävien sisällä. Se tukee kuvia, PDF-tiedostoja, videoita ja live-verkkosivustoja, ja siihen on rakennettu versiohallinta ja ketjutetut keskustelut.Tiedoston lataaminen tarkistettavaksi
Avaa tehtävä, napsauta ➕-kuvaketta Liitteet-osiossa ja lataa kuva, PDF, video tai liitä live-verkkosivuston URL-osoite.Palautteen jättäminen tiedostotyypin mukaan
Kuvat ja PDF-tiedostot Avaa tiedosto ja käytä merkintätyökalupalkkia (Nuoli, Viiva, Suorakulmio, Korostus) merkitäksesi tiettyjä alueita. Valitse alue, kirjoita kommenttisi ja valitse, haluatko jakaa sen tiimillesi, asiakkaalle vai molemmille. Voit myös kumota tai toistaa merkintöjä ja vaihtaa merkintöjen värejä. Videot Avaa video ja pysäytä se tarkalleen siihen kuvaan, johon palautteesi liittyy. Kirjoita kommenttisi — video pysähtyy automaattisesti kirjoittamisen ajaksi. Palaute merkitään kyseiseen hetkeen. Voit poistaa aikaleiman jättääksesi yleisen kommentin. Live-verkkosivustot Lisää sivuston URL-osoite tehtävään ➕-painikkeella, asenna sitten AgencyHandy-selainlaajennus. Avaa sivusto Katselutilassa (interaktiivinen) tai vaihda Arviointitilaan ottaaksesi kuvakaappauksen ja merkitäksesi sen piirros-, teksti- tai muototyökaluilla.Kommenttitoiminnot
Jokaisessa kommentissa on kolmen pisteen valikko, jossa on vaihtoehdot:- Muokkaa kommenttia
- Kopioi vastaus
- Poista kommentti
- Rajoita näkyvyys vain sisäiselle tiimille
Palautteen ratkaiseminen
Napsauta kommentin ✓-painiketta merkitäksesi sen Ratkaistuksi. Ratkaistut kommentit pysyvät näkyvissä viitettä varten ja ne voidaan avata uudelleen. Saat ilmoituksen, kun joku muu ratkaisee jättämäsi kommentin.Tiedostoversiot
Napsauta Lataa uusi versio lisätäksesi tarkistetun tiedoston. Aiemmat versiot ja niiden palaute säilytetään ja ovat käytettävissä versioiden pudotusvalikosta. Vanhempaa versiota avattaessa AgencyHandy ilmoittaa, että uudempi versio on olemassa. Voit merkitä jokaisen tiedoston tilaksi Tarkistusta odottaa tai Hyväksytty välittääksesi tarkistustilan yhdellä silmäyksellä.Asiakkaat voivat jättää palautetta tiedostoista vain, jos tehtävässä on käytössä Asiakkaan tarkistus vaaditaan -valintaruutu. Tiedostopalaute on käytettävissä vain tehtävien tai tilausten sisällä — ei palveluluettelossa tai profiilikuvissa.
Asiakkaan pyytämät tehtävät
Asiakkaat voivat lähettää tehtäväpyyntöjä portaalilstaan, mikä antaa heille jäsennellyn tavan tuoda esiin lisätarpeita ilman, että he ohittavat hyväksymisprosessisi.Asiakkaan työnkulku
Käytä pyyntöjä
Asiakas napsauttaa Pyynnöt-kohtaa Asiakasportaalin sivupalkissa — tai käyttää + Pyydä tehtävää -painiketta suoraan tilauksen sisällä.
Täytä pyyntölomake
Asiakas antaa:
- Tilaus (pakollinen — pyynnöt on sidottava olemassa olevaan tilaukseen)
- Tehtävän nimi (pakollinen)
- Kuvaus (valinnainen)
- Liitteet (valinnainen — enintään 1 Gt; formaatit sisältävät PDF, DOCX, JPG, PNG, MP4, ZIP ja muita)
- Aloitus- ja lopetuspäivät (valinnainen)
Toimiston työnkulku
Katso saapuvat pyynnöt
Napsauta Pyynnöt Toimistoportaalin sivupalkissa. Kaikki odottavat pyynnöt näkyvät luettelonäkymässä. Voit suodattaa asiakkaan tai tilauksen tunnuksen mukaan, lajitella aakkosjärjestyksessä tai julkaisupäivän mukaan, ja käyttää Asetuksia sarakkeiden näyttämiseen tai piilottamiseen.
Tarkista pyyntö
Napsauta pyyntöä lukeaksesi kuvauksen ja esikatsellaksesi liitteitä ennen päätöksen tekemistä.
Hyväksy tai hylkää
Käytä jokaisen pyynnön vieressä olevia toimintopainikkeita hyväksyäksesi tai hylätäksesi yksittäin — tai käytä oikeassa yläkulmassa olevia joukkoihin toimintoja hyväksyäksesi tai hylätäksesi kaikki pyynnöt kerralla.
- Hyväksytyt pyynnöt muuttuvat aktiivisiksi tehtäviksi tilauksessa ja noudattavat normaalia tehtävätyönkulkua.
- Hylätyt pyynnöt pysyvät kirjattuina Hylätty-tilassa eikä niitä lisätä tilaukseen.
Asiakkaat eivät voi ohittaa hyväksymisvaihetta. Pyyntö vaatii aina toimiston toimenpiteet ennen kuin siitä tulee aktiivinen tehtävä. Odottavat pyynnöt pysyvät näkyvissä sekä asiakkaalle että toimistolle, kunnes päätös tehdään.
Kaikki tehtävät -näkymä
Yksittäisten tilausten tehtävien hallinnan lisäksi voit tarkastella tehtäviä kaikissa tilauksissa yhdeltä näytöltä. Siirry vasemman sivupalkin Tehtävät-kohtaan päästäksesi Kaikki tehtävät -sivulle. Täältä voit:- Nähdä kaikki tehtävät, joihin sinulla on näkyvyys, riippumatta siitä, mihin tilaukseen ne kuuluvat
- Suodattaa ja lajitella tilan, vastuuhenkilön, eräpäivän tai tilauksen mukaan
- Tunnistaa nopeasti myöhästyneet tai riskissä olevat kohteet koko työkuormassasi