Sinun on oltava Super Admin, Admin tai PM luodaksesi laskuja. Työtilassasi on oltava vähintään yksi asiakas ennen kuin voit luoda laskun.
Laskun etuliitteen asetukset
Ennen kuin aloitat laskujen luomisen, harkitse laskun etuliitteen määrittämistä. Etuliite näkyy jokaisen laskun numeron edessä ja auttaa tunnistamaan laskut toimistollesi kuuluviksi.1
Avaa laskuasetukset
Napsauta laskujen hallintapaneelissa oikeassa yläkulmassa olevaa Asetukset-painiketta.
2
Aseta etuliite
Siirry Laskun etuliite -kenttään ja syötä haluamasi etuliite (esimerkiksi
LASKU- tai toimistosi nimikirjaimet).3
Tallenna
Napsauta Tallenna ottaaksesi etuliitteen käyttöön kaikissa tulevissa laskuissa.
Laskun luominen
1
Avaa laskujen hallintapaneeli
Napsauta vasemmassa sivupalkissa Laskut avataksesi laskujen hallintapaneelin.
2
Aloita uusi lasku
Napsauta + Luo lasku. Laskun luomislomake avautuu.
3
Valitse asiakas
Valitse asiakkaan nimi pudotusvalikosta. Tämä on pakollinen kenttä. Kaikki kyseiseen asiakkaaseen liittyvät tilausten tunnukset täyttyvät automaattisesti seuraavaan kenttään.Luodaksesi suoran laskun (ei linkitetty tilaukseen), voit jättää tilauksen tunnus -kentän tyhjäksi tai valita Itsenäinen sähköposti laskuttaaksesi mitä tahansa sähköpostiosoitetta asiakasluettelosi ulkopuolelta.
4
Valitse tilauksen tunnus
Valitse tietty tilauksen tunnus, jolle laskutat. Tämä linkittää laskun oikeaan tilaukseen järjestelmässä. Suorien laskujen osalta ohita tämä kenttä.
5
Syötä laskutusosoite
Täytä Laskutusosoite:
- Maa, osavaltio ja kaupunki
- Postinumero
- Katuosoite (jos sovellettavissa)
6
Aseta tilaus- ja taloustiedot
Syötä Tilauksen tiedot -kohdassa seuraavat tiedot:
Suorille laskuille napsauta Lisää kohde lisätäksesi rivikohteita manuaalisesti. Syötä kohteen nimi, määrä ja hinta. Voit lisätä useita kohteita. Käytä + Veroprosentit -kohtaa soveltaaksesi tai luodaksesi veroprosentteja (sisältävä tai ulossulkeva).
7
Lisää muistiinpano (valinnainen)
Lisää Muistiinpano-kenttään lisäkonteksti asiakkaalle — esimerkiksi maksujärjestelyt, projektiviitteet tai henkilökohtainen viesti.
8
Tarkista tietopaneeli
Oikeanpuoleinen Tiedot-paneeli antaa sinulle reaaliaikaisen yhteenvedon:
- Laskun tilasta (oletuksena Luonnos)
- Asiakkaan nimestä, yrityksen nimestä ja osoitteesta
- Laskutusosoitteesta
- Palvelun nimestä ja tilauksen tunnuksesta
- Luontipäivästä ja eräpäivästä
- Kokonaissummasta
9
Lähetä asiakkaalle tai tallenna luonnoksena
- Napsauta Lähetä asiakkaalle lähettääksesi laskun sähköpostitse välittömästi. Tila muuttuu automaattisesti Luonnoksesta Avoimeksi.
- Napsauta Tallenna luonnoksena, jos haluat viimeistellä sen myöhemmin.
Toimiston logo ja osoite lisätään laskuun automaattisesti järjestelmän toimesta — sinun ei tarvitse syöttää niitä manuaalisesti jokaiselle laskulle.
Laskun tilasiirtymät
Kun lasku on luotu, se noudattaa määriteltyä tilakiertoa. Vain toimisto voi siirtää laskun tilojen välillä.Laskun muokkaaminen
Voit muokata laskua vain, kun se on Luonnos-tilassa.1
Avaa lasku
Etsi laskujen hallintapaneelista luonnoslasküu, jota haluat muokata. Napsauta sitä tai valitse sen vieressä oleva valintaruutu.
2
Napsauta Muokkaa
Valitse toimintovalikosta Muokkaa-vaihtoehto. Laskun lomake avautuu kaikkine olemassa olevine tietoineen esitäytettynä.
3
Tee muutokset
Päivitä mitä tahansa kenttiä — laskutustiedot, palvelukuvaukset, määrät, summat tai maksuehdot.
4
Tallenna
Napsauta Tallenna ottaaksesi muutokset käyttöön.
Laskun lähettäminen asiakkaalle
Jos tallensit laskun luonnoksena ja haluat lähettää sen myöhemmin:1
Etsi lasku
Etsi laskujen hallintapaneelista luonnoslaskü, jonka haluat lähettää.
2
Napsauta Lähetä lasku
Avaa lasku ja napsauta Lähetä lasku -painiketta. AgencyHandy toimittaa laskun asiakkaan tiedostossa olevaan sähköpostiosoitteeseen.
3
Vahvista toimitus
Tarkista vahvistusviesti varmistaaksesi, että lasku lähetettiin onnistuneesti. Laskun tila päivittyy Avoimeksi.
Jos lasku on Luonnos-tilassa ja päivität palvelun nimen, uusi nimi näkyy laskussa. Kun tila muuttuu Avoimeksi, Maksetuksi, Perimiskelvottomaksi tai Mitätöidyksi, laskun palvelun nimi lukitaan eikä se päivity.
Laskun lataaminen ja tulostaminen
Sekä toimisto että asiakas voivat ladata laskun milloin tahansa.1
Avaa lasku
Siirry laskujen hallintapaneeliin ja valitse lasku, jonka haluat ladata.
2
Käytä lataus/tulostus-toimintoa
Napsauta Lataa- tai Tulosta-vaihtoehtoa laskun toimintovalikosta.
3
Valitse formaatti
Valitse PDF latausta varten tai valitse tulostusasetukset fyysistä kopiota varten.
4
Tallenna tai tulosta
Tallenna tiedosto laitteellesi tai lähetä se tulostimelle. Tulostamisen jälkeen arkistoi lasku tai jaa se sidosryhmille tarpeen mukaan.
Muistutusten asettaminen laskuille
Laskumuistutusominaisuuden avulla voit automaattisesti ilmoittaa asiakkaille tulevista, erääntyneistä tai myöhässä olevista laskuista, jotta saat maksun ajallaan ilman manuaalista seurantaa.Muistutukset toimivat vain laskuissa, joilla on Avoin-tila ja asetettu eräpäivä.
1
Avaa laskuasetukset
Napsauta laskujen hallintapaneelin oikeassa yläkulmassa olevaa Asetukset-painiketta.
2
Siirry muistutusasetuksiin
Selaa vasemman paneelin Malli-osion alaosaan ja napsauta Muokkaa avataksesi muistutuksen määritysikkunan.
3
Valitse muistutustyyppi
Valitse jokin seuraavista:
- Jaksotettu muistutus — luo sarjan muistutuksia määrittämilläsi väleillä
- Älä lähetä muistutusta — poistaa muistutukset käytöstä valituille laskuille
4
Määritä muistutuksen tiedot
Jokaiselle muistutukselle sarjassa:
- Valitse muistutusmalli (esimerkiksi “Tuleva laskumaksumuistutus”)
- Aseta muistutuspäivä — esimerkiksi 3 päivää ennen tai jälkeen eräpäivän
- Määritä, aktivoituuko se ennen vai jälkeen eräpäivän
5
Lisää lisää muistutuksia tarvittaessa
Napsauta + Lisää toinen muistutus rakentaaksesi täydellisen muistutussarjan. Napsauta minkä tahansa muistutuksen vieressä olevaa Poista-painiketta poistaaksesi sen.
6
Sovella aktiivisiin laskuihin (valinnainen)
Valitse valintaruutu soveltaaksesi nämä muistutusasetukset tällä hetkellä aktiivisiin laskuihin, jos haluat uuden määrityksen kattavan jo Avoin-tilassa olevat laskut.
7
Tallenna
Napsauta Päivitä tallentaaksesi ja aktivoidaksesi muistutusaikataulun.
Suorat laskut (ilman tilauksen tunnusta)
Kun sinun on laskutettava asiakasta nopeasti luomatta ensin tilausta, käytä suoran laskun työnkulkua.1
Aloita uusi lasku
Siirry kohtaan Laskut → Luo lasku.
2
Valitse vastaanottajan tyyppi
Valitse vastaanottajan tyypiksi Yksityishenkilö tai Yritys.
3
Valitse tai syötä vastaanottaja
- Valitse olemassa oleva asiakas pudotusvalikosta tai
- Valitse Itsenäinen sähköposti kirjoittaaksesi minkä tahansa sähköpostiosoitteen — jopa sellaisen, jota ei ole rekisteröity asiakkaaksi
4
Jätä tilauksen tunnus tyhjäksi
Ohita tilauksen tunnus -kenttä. AgencyHandy luo itsenäisen laskun, jota ei ole linkitetty mihinkään tilaukseen.
5
Lisää kohteet, verot ja alennukset
Napsauta Lisää kohde lisätäksesi rivikohteita nimineen, määrineen ja hintoineen. Sovella veroprosentteja ja alennuksia tarpeen mukaan. Kokonaissumma päivittyy automaattisesti.
6
Aseta laskutusosoite ja muistiinpanot
Syötä laskutusosoite ja lisää asiakkaalle muistiinpanoja.
7
Lähetä tai tallenna
Napsauta Lähetä lasku toimittaaksesi sen välittömästi tai Tallenna luonnoksena tarkistaaksesi sen ensin.